Produtividade: dá para conciliar trabalho e estudos?

Existem métodos de planejamento que ajudam a lidar com o volume de tarefas e auxiliam você a manter o equilíbrio

A maioria das pessoas tem o primeiro contato com a real necessidade de administrar o tempo e suas atividades, de maneira mais efetiva e rigorosa, ao conquistar o primeiro emprego e, ao mesmo tempo, iniciar em um curso de graduação – alguns alunos lidam com isso ainda no ensino médio. É nessa fase que o número de tarefas aumenta e que muitos alunos pensam em desistir do primeiro estágio, para dedicarem tempo somente aos estudos. Não é fácil, mas é possível ter tempo para trabalho e estudos, e abdicar do trabalho pode não ser uma boa alternativa logo de começo.

Primeiro porque, ao terminar o curso, vai ser mais difícil achar vaga para profissionais que não tiveram nenhuma experiência de estágio ou qualquer tipo de vivência prévia. Segundo, quem deixa de trabalhar, acaba tendo a tendência de abusar de atividades circunstanciais (afinal, você não estuda todos os dias, não é verdade?) como as redes sociais, passeios com a mãe, baladas fora de hora, etc. E terceiro: não adianta deixar para depois, mais cedo ou mais tarde você terá de aprender a se organizar e ser mais produtivo em menos tempo, do contrário, esqueça a ideia de ser um profissional de resultados no mercado de trabalho.

Sabendo disso, não enlouqueça! Existem métodos de planejamento que ajudam a lidar com o volume de tarefas e auxiliam você a manter o equilíbrio. Veja cinco passes básicos para que trabalho e estudos entrem em harmonia:

1- Escreva suas atividades: não deixe nada na cabeça, registre o que tem para fazer em uma agenda, caderno, celular ou um software de planejamento. Se você não anota, fica impossível de planejar e logo de arrumar tempo! A dica é ter apenas um lugar para registrar, ou você vai se perder! Registre tudo, da vida, escola, trabalhos, TCC e outras atividades que precisam ser realizadas no trabalho;

2- Trace seu planejamento: com todas as atividades em mãos (tente conseguir o máximo que puder de um semestre), passe para o seu método de anotações todas as tarefas, distribuindo-as com a antecedência de ao menos três dias do termino do prazo. Isso lhe dará mais mobilidade no dia a dia, fazendo com que cumpra tudo no prazo e ainda ganhe um tempo para descansar ou adiantar novas tarefas;

3- Cuidado com as urgências: atividades urgentes são aquelas que não estavam programadas para acontecerem, e o tempo para realizá-las está curto, ou já acabou. São as atividades que chegam em cima da hora, que não podem ser previstas, mas que geralmente causam estresse. Para evitá-las, reserve de 30 minutos a 1 hora do seu dia para esses imprevistos. Não esqueça de colocar tempo nas suas anotações!

4- Evite as atividades circunstanciais: sabe aquela atividade que, se você não tivesse perdido seu tempo com ela, não faria a menor diferença? Essas são as tarefas circunstanciais, aquelas que nos fazem perder tempo a toa, como navegar por horas na internet sem propósito. Lute contra elas! Dica: a noite, ao chegar em casa, vá direto para o banho e comece a se preparar para o próximo dia. Evite deitar no sofá para assistir TV – com o cansaço e a preguiça, certamente você passará horas em frente a TV e irá dormir mais tarde do que realmente precisa, sem ter produzido nada neste período, nem ter descansado;

5- Foco! Mas nenhuma dessas dicas pode ser realmente eficaz se você não tiver definido de maneira clara quais são os seus objetivos (ex. conquistar determina vaga dentro da empresa, ou terminar no menor tempo possível o curso, para iniciar outro). Além disso, é de extrema importância que você esteja 100% focado em conquistar esses objetivos, o que significa que, algumas vezes, a preguiça pode até aparecer, mas você terá de ser mais forte e seguir com o seu planejamento.

Preparado para iniciar sua vida profissional e acadêmica de uma maneira mais produtiva? Foco nos estudos e objetivo claro no trabalho, essas são as peças chaves para conciliar ambas as atividades de maneira equilibrada e sem estresse.

Por Christian Barbosa - http://www.administracaovirtual.com

Melhorias de Processos segundo o PDCA – Parte III

Introdução

Em continuidade aos artigos escritos sobre PDCA, escreverei hoje sobre a segunda fase da etapa P, a fase de Análise de Fenômeno, também conhecido pelo método e conceito similar do Sr. Hitoshi Kume, o QC Story, de fase de Observação.

O objetivo desta fase é, conforme MATTOS (1998), apreciar as características do problema a ser solucionado. Por mais que a ansiedade e a necessidade de solucionar o problema de uma forma mais rápida estejam em mente, este é o momento de encontrar direções que levarão à causa fundamental ou raiz do problema, não de resolvê-lo.

Entendimento da fase

Na fase da Análise do Fenômeno, é necessário investigar o problema sob diferentes características, opiniões e pontos de vista. Sugiro que para alcançar o objetivo desta fase, você utilize no mínimo, três ferramentas da qualidade – a Lista de Verificação, conhecido no ambiente industrial como check list, o Diagrama de Pareto e a Estratificação.

A Lista de Verificação auxiliará o membro da equipe a efetuar uma boa coleta de dados, a fim de resgatar informações importantes sobre o problema. Mas, como selecionar o que deverá estar contido na lista de verificação?

Antes de tudo, nesta e em outras fases do método, é necessário haver planejamento. E, por que não planejar a coleta de dados? Para um planejamento mais detalhado, o plano pode ser elaborado utilizando a ferramenta 5W1H, porém, para um planejamento mais simples e eficiente, utilize a ferramenta 3W, conforme a figura abaixo:

O que?	Quem?	Quando?
Realizar a observação das variáveis definidas pelo grupo para o problema X1	Carlos Rui	Até 22.05.08
Analisar a coleta de dados das variáveis para o problema X1 e identificar dados para a próxima etapa do projeto	Rui Carlos	Até 12.06.08

Exemplo de planejamento da coleta de dados utilizando a ferramenta 3W

Sim, observar as variáveis! Nesta etapa não deveríamos poupar dois esforços:

a) sair do escritório e deslocar-se à área onde o problema está localizado, ou ainda, no processo onde o problema poderá estar localizado;

b) ouvir os principais conhecedores do processo, os colaboradores que o executam.

Voltando à lista de verificação, o que deverá conter nela? O que inserir e o que não deve ser inserido?

Utilize a técnica do brainstorming com o grupo para definir as variáveis e dados que poderão ser observados e contidos na lista. Reforçando que no grupo deveriam participar colaboradores que representem todo o limite de controle do processo onde poderá estar o problema.

De uma forma geral, um problema pode ser investigado conforme diferentes e específicos pontos de vista, tais como⁽¹⁾:

a) Tempo: Os resultados são diferentes de manhã, à tarde, à noite, às segundas-feiras, feriados, etc.?

b) Tipo: Os resultados são diferentes dependendo do produto, matéria-prima, do material usado?

c) Sintoma: Os resultados são diferentes se os defeitos são cavidades ou porosidades, se o absenteísmo é por falta ou licença médica, se a parada é por queima de um motor ou falha mecânica, etc.?

d) Local: Os resultados são diferentes em partes diferentes de uma peça (defeitos no

topo, na base, periferia)? Em locais diferentes (acidentes em esquinas, no meio da rua, calçada), etc.?

e) Indivíduo: Que turma? Que operador?

As questões acima deveriam estar contidas na lista de verificação, para a observação do problema definido em seu projeto. Outras perguntas específicas do seu processo poderão ser incluídas na lista, como⁽²⁾:

• Condição climática do ambiente - temperatura, umidade relativa, luminosidade;
• Sensibilidade ou resolução efetiva do instrumento de medição, fundo de escala, etc...;
• Máquina ou equipamento utilizado na fabricação do produto, dentre um grupo de máquinas do mesmo tipo; entre outros...

Em tempo, outra boa iniciativa para identificar quais as variáveis ou partes de um processo que podem contribuir, em paralelo com as questões acima, é realizar uma análise das informações contidas no mapeamento de processos. Este documento será citado quando iniciarmos os artigos sobre SDCA [_e_] Estabilização de Processos. Com o mapeamento em mãos, entrevistando os colaboradores que executam as respectivas tarefas do processo.

Após finalizar a coleta de dados, o próximo passo desta fase é analisar as informações obtidas, para tal os dados devem estar dispostos de maneira adequada. Uma destas formas é oDiagrama de Pareto, já utilizado em fases anteriores.

A diferença, neste caso, na utilização da ferramenta supracitada, é que ela será utilizada consecutivamente, a fim de estratificar os pontos em comum e definir assim as pistas para a definição da causa do problema. Um exemplo de estratificação está citado no diagrama abaixo⁽¹⁾: 

A sequencia acima pode ser explicada pelo exemplo a seguir:

a) O primeiro “Pareto” foi realizado para definir a quantidade e porcentagem dos principais defeitos de fabricação que causam a reclamação de clientes em uma linha de usinagem, sendo os defeitos A e os defeitos B os de maior importância;

b) Excluindo os defeitos C e D, foi priorizada a estratificação dos defeitos A e B. Sendo assim, mais dois “Paretos” foram elaborados a partir das informações coletadas, dando pistas e direções para a definição de possíveis causas primárias do problema;

c) E, assim por diante, até chegar aos Diagramas de Pareto E, F, I e J, que darão as informações finais obtidas através da coleta de dados.

Após todas as estratificações realizadas, e com as pistas para a causa definidas, é salutar escrever todas as conclusões desta fase, sendo estas conclusões a informação necessária para a próxima fase, a fase de Análise de Processo.

Observações

- As pistas para a resolução de um problema estão dentro do próprio problema, pois a variação em um indicador é seguida pela variação na(s) causa(s), havendo até a possibilidade de existir uma reação entre elas;

- Para verificar a possibilidade de haver uma correlação entre as variáveis coletadas, pode ser utilizada nesta fase mais uma ferramenta da qualidade, o Diagrama de Correlação, organizando as variáveis independentes no eixo X, e as variáveis dependentes no eixo Y;

- Devem-se buscar mais alternativas e jamais se contentar com as possibilidades de observação esgotadas. Isto é, observar cada vez melhor o problema, antes de definir qualquer conclusão.

Bibliografia

CAMPOS, Vicente Falconi. Controle da Qualidade Total (no Estilo Japonês) In: ANEXO B – MASP - Método de Análise e Solução de Problemas.

TOMELIN, Cleomar Alfeu. ANEXO B – MASP - Método de Análise e Solução de Problemas, Curitiba, 2004.

Por - José Luiz S. Messias - http://www.qualidadebrasil.com.br

CONFIABILIDADE: UMA FERRAMENTA CAPITALISTA.

Investir em uma relação de confiança com o consumidor gera o tipo de lucro que qualquer capitalista adora 

"Ninguém se lembraria do Bom Samaritano se ele tivesse apenas boas intenções. Ele também possuía dinheiro".
Margaret Thatcher 

O choque entre a confiabilidade e os interesses financeiros de uma empresa é real. Esse é um obstáculo crítico e que deve ser constantemente superado. Empresas que fazem apenas a "coisa certa" não estão propensas a mudar o modo como a administração enxerga o mundo. Os lucros sim. Confiabilidade é, na verdade, uma ferramenta que gera o tipo de lucro que certamente é adorado por qualquer bom capitalista. 

Por sorte, a confiabilidade é uma ferramenta fundamental, uma vez que a questão do lucro está cada vez mais complexa. De acordo com um relatório da indústria Norte-americana de Banco de Varejo, o setor gerou 36 bilhões de dólares apenas com taxas no ano de 2006, que significa que quase metade da receita dessa indústria é proveniente de taxas. O mesmo relatório aponta que, nos últimos 10 anos, as taxas cobradas pelos bancos aumentaram em 44%. Contudo, não se pode levantar desconfiança sobre toda arrecadação que os bancos cobram dos clientes.

Bancos são um caso extremo, mas empresas de telefonia, varejo, cartões de crédito e muitas outras obtêm um lucro altíssimo proveniente de consumidores inocentes ou mal informados. Bilhões de dólares são tomados por cartões pré-pagos ou de vale-presente. Na visão da maioria das empresas, tratar o consumidor de maneira justa é colocar o lucro em risco. Não é surpresa que o fato de se tornar uma empresa de confiança pode implicar em um custo muito elevado para qualquer negócio.

Isso não significa, entretanto, que as empresas não tentarão. Apesar do custo, confiabilidade é algo que, inevitavelmente, se desenvolverá no mercado. Mesmo que custe bilhões de dólares, a confiabilidade é algo que se tornará uma característica dominante de competitividade nos negócios, devido ao aumento de expectativas dos consumidores em relação à confiança e respeito serem abastecidas constantemente pelo irresistível ritmo do progresso tecnológico. O mundo se tornará mais interativo e transparente e a pressão competitiva forçará as empresas a ajustar seu negócio para se tornar mais confiável. 

Se analisarmos de perto, a confiabilidade é na verdade bem atrativa financeiramente para um negócio, mesmo que em princípio custe dinheiro em forma de renúncia de lucro ou de despesas incorridas, como ocorre em melhorias de negócio. Quando a Amazon lembra o cliente que ele já comprou o livro que selecionou, está abdicando de um lucro imediato – um lucro que ele estaria disposto a dar para a empresa, antes de lembrá-lo que já havia adquirido o livro. Se os lucros de curto prazo fossem o único critério que a Amazon considerasse para medir seu desempenho, jamais faria algo tão "estúpido" ou "irracional" como recusar-se a ganhar dinheiro de um consumidor disposto (ou desatento) a gastar. De fato o que a Amazon ganha nessa transação é bem mais valioso financeiramente para a companhia, incluindo a lealdade e a manutenção dos clientes, assim como o aumento das chances de recomendação do site para amigos e conhecidos.

A chave para entender porque a confiabilidade pode se tornar atrativa financeiramente para uma empresa é reconhecer que muitos de seus benefícios econômicos não são imediatos, mas demandam tempo: os consumidores recorrentes compram mais e uma sólida reputação gera novos negócios. Quantificar esses benefícios – incluindo o valor de uma crescente lealdade à marca, recomendações e aumento nas vendas – requer uma capacidade de análise de clientes robusta, assim como uma perspectiva financeira que razoavelmente equilibra resultados de curto e longo prazo.

Retirado, com permissão dos autores, do livro Extreme Trust: Honesty as a Competitive Advantage , de Don Peppers e Dra. Martha Rogers

Por- Don Peppers e Dra. Martha Rogers

http://darleisimioni.blogspot.com.br

Os Blogs e o Marketing Digital

O papel dos blogs no marketing digital

Você possui uma empresa e precisa criar novas maneiras de alavancar as vendas e se fazer percebido no mercado. Isso não é nenhuma novidade no mundo competitivo e em constante transformação em que estamos vivendo.

A cada dia descobrimos novas maneiras de nos comunicar, propostas inovadoras que deram certo e pensamos: o que é melhor para minha empresa? Qual a melhor forma de me destacar diante desse mercado em plena mudança?

Mas não é tão difícil explicar por que algumas empresas crescem e aparecem mais que outras. O que acontece é que as companhias de sucesso apostam na modernidade e na comunicação de marketing estratégico. Sabe aquela velha história de estar no lugar certo, na hora certa? Pois é, com investimentos em informação, as empresas conseguem estar sempre atualizadas e assim, conseguem acompanhar essa “metamorfose ambulante” dos dias atuais.

Sim, existem milhares de maneira de você fazer isso. A internet trouxe um leque interminável de opções para as empresas que buscam o diferencial em marketing e, posso dizer com toda certeza, que o blog é uma aposta válida e que pode trazer resultados expressivos para seu negócio.

Os blogs como ferramentas de marketing online

Com a evolução do mundo da web, o blog se transformou em uma fonte inesgotável de renda, permitindo atingir ótimos resultados em sua campanha de marketing. Isso porque ela coloca a informação em primeiro lugar, necessita de baixo investimento e com a vantagem de fazer isso de uma maneira informal, sem parecer “intocável”. Além disso, ele ainda é a melhor forma de se destacar em resultados de ferramentas de busca, isso aumenta a visibilidade da empresa e o número de pessoas que acessam suas informações.

Outro ponto a destacar é a proximidade. Os blogs oferecem a liberdade dos stakeholders se envolverem com a empresa, criando um ambiente de troca de opiniões, colaboração e inteligência. Isso porque as pessoas gostam de ser ouvidas e de sentir que sua opinião tem relevância, por isso ouvi-las é essencial para uma empresa que quer aproveitar as informações do blog para sua área estratégica.

Muitas empresas de sucesso encontraram no blog o meio mais simples e mais estruturado para lançar produtos, serviços, divulgar grandes conquistas, realizar jogos de entretenimento ou promoções de itens.

Pelos argumentos descritos, fica clara a importância do blog corporativo. Não só para a eficiência da comunicação da empresa com seus clientes, como também para o fortalecimento do negócio da organização. Feita da maneira correta, com a otimização de recursos que envolvem aspectos internos e externos da página, o blog acaba se tornando um aliado estratégico para sua empresa.

MARKETING DIGITAL - http://www.blogdoecommerce.com.br

PROGRAMA 5S - QUALIDADE

O 5S ou House keeping é um conjunto de técnicas desenvolvidas no Japão e utilizadas inicialmente pelas donas-de-casa japonesas para envolver todos os membros da famíliana administração e organização do lar. 

No final dos anos 60, quando os industriais japoneses começaram a implantar o sistema de qualidade total (QT) nas suas empresas, perceberam que o 5S seria um programa básico para o sucesso da QT. 

Esse programa pode ser conhecido com outros nomes, porém 5S é o mais utilizado e vem das iniciais das cinco técnicas que o compõe: 

 Seiri - organização, utilização, liberação da área; 
 Seiton - ordem, arrumação; 
 Seiso - limpeza; 
 Seiketsu - padronização, asseio, saúde; 
 Shitsuke - disciplina, autodisciplina.

O 5S pode ser implantado como um plano estratégico que, ao longo do tempo, passa a ser incorporado na rotina, contribuindo para a conquista da qualidade total e tendo como vantagem o fato de provocar mudanças comportamentais em todos os níveis hierárquicos.  

Muitos dos conceitos da qualidade total se fundamentam na teoria da melhoria contínua (Kaizen: Kai, mudança e Zen, para melhor), pois a QT  é um processo e não um fato que possa ser considerado concluído. Numa primeira etapa é necessário estabelecer a ordem para então buscar a QT. Para estabelecer a ordem usamos o 5S. 

Alguns objetivos desse programa são: 

• melhoria do ambiente de trabalho;
• prevenção de acidentes;
• incentivo à criatividade;
• redução de custos;
• eliminação de desperdício;
• desenvolvimento do trabalho em equipe;
• melhoria das relações humanas;
• melhoria da qualidade de produtos e serviços.

SEIRI - Organização, liberação da área 

Essa técnica é utilizada para identificar e eliminar objetos e informações desnecessárias, existentes no local de trabalho. 

Seu conceitro chave é a utilidade, porém, devemos tomar cuidado com o que vai ser descartado para não perdermos informações e/ou documentos importantes. 

A tabela abaixo mostra como separar e selecionar:  

    

IDENTIFICAÇÃO	PROVIDÊNCIAS
Se é usado toda hora	Colocar no próprio local de trabalho
Se é usado todo dia	Colocar próximo ao local de trabalho
Se é usado toda semana	Colocar no almoxarifado, etc
Se não é necessário	Descartar, disponibilizar

     

As principais vantagens do Seiri são:   

• conseguir liberação de espaço;
• eliminar ferramentas, armários, prateleiras e materiais em excesso;
• eliminar dados de controle ultrapassados;
• eliminar itens fora de uso e sucata;
• diminuir risco de acidentes.

Para a execução do Seiri devem ser definidas e instaladas áreas de descarte.Essas áreas devem ser devidamente sinalizadas para evitar que se tornem "áreas de bagunça". Todo material descartado deve ser etiquetado e controlado (materiais para recuperação, alienação, almoxarifado, materiais para outros órgãos, reciclagem ou para lixo ou sucata).  

A responsabilidade da pessoa que está descartando só termina no momento do destino final do material descartado. 

SEITON - Ordem, arrumação 

É uma atividade para arrumarmos as coisas que sobraram depois do Seiri. Seu conceito chave é a simplificação. Os materiais devem ser colocados em locais de fácil acesso e de maneira que seja simples verificar quando estão fora de lugar. 

Vantagens: 

• rapidez e facilidade para encontrar documentos, materiais, ferramentas e outros objetos;
• economia de tempo;
• diminuição de acidentes.

SEISO - Limpeza 

Nesta etapa devemos limpar a área de trabalho e também investigar as rotinas que geram sujeira, tentando modificá-las. Todos os agentes que agridem o meio-ambiente podem ser englobados como sujeira (iluminação deficiente, mal cheiro, ruídos, pouca ventilação, poeira, etc).  

Cada usuário do ambiente e máquinas é responsável pela manutenção da limpeza. A prática do Seiso inclui: 

• não desperdiçar materiais;
• não forçar equipamentos;
• deixar banheiros e outros recintos em ordem após o uso, etc.

Como vantagens da aplicação desse terceiro S, temos: 

• melhoria do local de trabalho;
• satisfação dos empregados por trabalharem em ambiente limpo;
• maior segurança e controle sobre equipamentos, máquinas e ferramentas;
• eliminação de desperdício.

SEIKETSU - Padronização, asseio, saúde 

Após termos cumprido as três primeiras etapas do programa 5S devemos partir para a padronização e melhoria contínua das atividades. Essa etapa exige perseverança, pois se não houver mudanças no comportamento das pessoas e nas rotinas que geram sujeira logo voltaremos a situação inicial, antes da implantação do 5S. 

Assim, através do Seiketsu conseguimos manter a organização, arrumação e limpeza obtidas através dos três primeiros Ss (Seiri, Seiton, Seiso). 

Além do ambiente de trabalho o asseio pessoal acaba melhorando, pois os funcionários, não querendo destoar do ambiente limpo e agradável, acabam por incorporar hábitos mais sadios quanto à aparência e higiene pesssoais. 

Nessa etapa, devem ser elaboradas normas para detalhar as atividades do 5S que serão executadas no dia-a-dia e as responsabilidades de cada um. 

Como principais vantagens do estabelecimento do Seiketsu, temos: 

• equilíbrio físico e mental;
• melhoria do ambiente de trabalho;
• melhoria de áreas comuns (banheiros, refeitórios, etc)
• melhoria nas condições de segurança.

SHITSUKE - Disciplina ou autodisciplina 

O compromisso pessoal com o cumprimento dos padrões éticos, morais e técnicos, definidos pelo programa 5S, define a última etapa desse programa. 

Se o Shitsuke está sendo executado significa que todas as etapas do 5S estão se consolidando.  

    

Quando as pessoas passam a fazer o que tem que ser feito e da maneira como deve ser feito, mesmo que ninguém veja, significa que existe disciplina. Para que esse estágio seja atingido todas as pessoas envolvidas devem discutir e participar  da  elaboração de normas e procedimentos que forem adotados no programa 5S. 

As vantagens são: 

• trabalho diário agradável;
• melhoria nas relações humanas;
• valorização do ser humano;
• cumprimento dos procedimentos operacionais e administrativos;
• melhor qualidade, produtividade e segurança no trabalho.

IMPLANTAÇÃO DO PROGRAMA 5S 

Embora composto por técnicas simples a implantação do programa deve seguir alguns passos.  

• Sensibilização - é preciso sensibilizar a alta administração para que esta se comprometa com a condução do programa 5S.

• Definição do gestor ou comitê central - quando  a direção da empresa  adota  o programa 5S, deve decidir quem irá  promovê-lo. O gestor deve ter capacidade de liderança  e conhecimento dos conceitos que fazem parte desse programa. É função do gestor:

• criar a estrutura para implantar o 5S
• elaborar o plano diretor
• treinar líderes
• promocão integrada do 5S.
• Anúncio oficial - a direção deve anunciar, para todos os integrantes da organização, a decisão de implantar o 5S. Esse anúncio pode ser feito através de carta aberta ou de uma cerimônia, sempre enfatizando  a importância da adoção dos conceitos do 5S na empresa.

• Treinamento do gestor ou do comitê central - o treinamento pode ser feito através de literatura específica, visitas a outras instituições que já estejam implantando o programa 5S, cursos, etc.

• Elaboração do plano-diretor - esse plano deve definir objetivos a serem atingidos, estratégias para atingí-los e meios de verificação.

• Treinamento da média gerência e facilitadores - esse treinamento visa um maior compromisso da média gerência com a execução do 5S, assim como treinar pessoas que possam difundir os conceitos do 5S  para os demais funcionários.

• Formação de comitês locais - a função desse comitê é promover o 5S no seu local de trabalho.

• Treinamento de comitês locais para o lançamento do 5S - com um maior conhecimento sobre o 5S os comitês locais podem orientar e conduzir os colegas de trabalho durante a implantação do programa.

Antes do lançamento do programa 5S devem ser elaborados formulários para avaliação de cada etapa do programa. Através desses formulários poderemos visualizar se todas as etapas estão sendo cumpridas e onde há falhas. 

Cada área onde será implantado o 5S deve ter um diagnóstico inicial, inclusive com registro fotográfico ou filmagem das áreas para comparação do antes e depois do 5S. 

Feito o diagnóstico, deve ser escolhida uma data para o "Dia da Grande Limpeza", marco inicial para a implantação do 5S. Definida a data devem ser providenciados os seguintes itens: 

* áreas para descarte de materiais provenientes do Seiri;  

* equipamentos de limpeza, proteção individual, transporte e descarte; 

O dia do lançamento do 5S deve ser um dia festivo, com eventos tais como: café da manhã ou almoço de confraternização, gincana, palestra, apresentação de grupos culturais, etc. 

  

O dia seguinte ao dia do lançamento do 5S é um dia propício para a primeira de uma série de avaliações que deverão ser realizadas visando sempre a melhora contínua do ambiente de trabalho (filosofia Kaizen).  

BIBLIOGRAFIA CONSULTADA:  

 NATALI, M.   Praticando o 5S: na indústria, comércio e vida pessoal. São Paulo: Editora STS, 1995. 101p.

RIBEIRO, H.   5S A Base para a Qualidade Total: um roteiro para uma implantação bem sucedida. Salvador: Casa da Qualidade. 1994. 115p. 

Postado: http://www.esalq.usp.br

Uma organização com excelência

Como será uma organização que atinge a excelência? Quais características ela precisa ter para conseguir o sucesso?

Chegar à excelência é difícil, agora, manter isso é ainda muito mais. Para que uma organização atinja a excelência, é necessário, entre outras coisas, o comprometimento de todas as pessoas da empresa. Segue algumas dicas abaixo, para quem quiser chegar lá:

• A direção, todos os gestores e os colaboradores precisam realizar suas atividades bem feitas na primeira vez e sempre. A busca pelo erro zero dever ser contínua. Entretanto, caso cometa um erro, é importante saber o que fazer para solucioná-lo e ainda analisar o porquê aconteceu, para evitar a reincidência.
• A busca da qualidade deve fazer parte de todos os momentos e situações das pessoas que compõem a organização. A qualidade é um processo inesgotável... Quando se atinge uma meta, já aparecem outras melhorias que precisam ser realizadas.
• A empresa deve ter foco no cliente. Procure saber se os seus clientes estão satisfeitos, antecipe suas necessidades e busque superar suas expectativas.
• Ter bons líderes é fundamental. Só assim a empresa conseguirá ir para frente.
• A organização precisa crescer constantemente e com lucratividade. Precisa ter sustentabilidade.
• As mudanças na organização precisam ser planejadas e gerenciadas.
• É preciso que haja participação e espírito de equipe. Para alcançar o sucesso, todos devem fazer a sua parte.
• Em uma organização, todos os setores são importantes, e basta que um setor falhe para comprometer todo o sistema. É importante que um setor apóie e ajude o outro.
• Ninguém conhece melhor o trabalho do que aquele que o executa. Esta é a pessoa mais indicada para dizer o que deve ser melhorado em seu trabalho.
• As pessoas devem se orgulhar de trabalhar na organização, precisam vestir a camisa da empresa. Elas devem se comprometer e trabalhar com o coração.
• Toda decisão precisa ser baseada em fatos. Analise cada situação e, depois, decida como agir. Evite agir por impulso.

Agora, se você for um executivo na empresa onde trabalha, saiba o que vários executivos dizem que é necessário para que uma organização funcione bem: ter um bom ambiente de trabalho é fundamental. A organização perfeita, na visão dos executivos, é aquela que faz com que ele vá, todos os dias, para o trabalho com alegria.

O dia-a-dia, segundo eles, deve ser algo extremamente prazeroso e, para isso, a empresa precisa proporcionar um ambiente humano, amigável, familiar e confortável. O resto é consequência.

Foi considerado, ainda, que a organização precisa se preocupar com plano de carreira, desempenho e remuneração, equipe qualificada, comunicação, respeito, qualidade de vida, motivação, intercâmbio de ideias e ter uma estratégia clara e bem definida.

Reflita sobre o que você leu até aqui. Será que a sua empresa está no caminho certo para atingir a excelência?

Por: : Sonia Jordão -  http://www.qualidadebrasil.com.br

Departamentalização por produtos ou serviços

Também conhecido como especialização horizontal, a departamentalização é uma forma muito utilizada para se obter a homogeneidade e o equilíbrio entre as tarefas de cada órgão da empresa. A fim de aumentar a eficiência e gerar uma maior qualidade no trabalho executado.

Depois de falarmos sobre a departamentalização por funções, hoje vamos falar um pouco sobre a departamentalização por produtos ou serviços. Fique atento!

Departamentalização por produtos ou serviços

Este tipo de departamentalização diz respeito à forma como a organização irá se organizar de acordo com o produto ou serviço realizado. Nele, todas as tarefas ligadas à produção de um determinado produto ou serviço devem estar agrupadas em um mesmo departamento. Mesmo que estas tarefas tenham naturezas diferentes.

Se uma empresa produz o produto X, que exige a realização das atividades A, B, C e D em sua produção, ela deve reunir todas estas atividades em um mesmo departamento do produto X. Assim, tudo o que envolve a produção deste produto estará interligada e em constante contato nesta área da empresa. Facilitando a aplicação de tecnologias, máquinas, equipamentos, conhecimento, mão-de-obra etc.

Organograma para depart. por produto (autor desconhecido)

Segundo Chiavenato, este tipo de departamentalização permite à organização maximizar sua concentração de esforços em determinadas atividades e linhas de produtos, contribuindo consideravelmente para o atingimento dos objetivos da empresa. Além, claro, de reduzir os custos de produção dos produtos/serviços.

Neste modelo, cada departamento possui completa autonomia e autossuficiência com suas próprias unidades de produção, vendas, pesquisa e desenvolvimento. É indicado para ambientes instáveis e com muitas mudanças.

Ainda segundo o autor, quando o processo produtivo de um produto possui um ciclo de vida rápido, a organização pode utilizar a departamentalização por projetos, que veremos adiante em outro post.

Vantagens da Departamentalização por produtos ou serviços

Entre as vantagens desta modalidade de departamentalização, está o fato de o gerenciamento e a coordenação serem concentrados em departamentos específicos. Assim, como o foco é o produto/serviço, os departamentos são cobrados pelo desempenho de cada item, aumentando aresponsabilidade dos envolvidos, incentivando um maior empenho das equipes de trabalho.

A departamentalização por produtos também facilita a inovação, uma vez que reúne as equipes correlatas e as concentra em pesquisas e desenvolvimento específicos para cada produto. Esta vantagem é um dos principais motivos que levam algumas organizações a trocarem a departamentalização funcional pela por produtos/serviços.

Desvantagens da Departamentalização por produtos ou serviços

Talvez uma das maiores desvantagens deste modelo seja a baixa interação entre os departamentos, dificultando a comunicação e a troca de experiências entre as equipes de trabalho. Pode fazer também com que as pessoas foquem mais em suas especialidades do que no objetivo geral da organização.

Este modelo possui uma abordagem mais introspectiva, fazendo com que os trabalhadores e gestores fiquem mais voltados para os acontecimentos internos à empresa, dificultando suas percepções sobre o ambiente externo e suas mudanças.

Por Gustavo Periard - http://www.sobreadministracao.com

Departamentalização por Funções ou Funcional

Departamentalização por funções

Este tipo de departamentalização também é conhecido como “departamentalização funcional“. Ele tem como objetivo principal agrupar as atividades e tarefas de uma organização de acordo com as funções principais desenvolvidas por ela. Funciona da seguinte maneira: se uma empresa possui funções de produção e vendas, por exemplo, ela deverá agrupar suas atividades em departamentos de produção e vendas.

Basicamente, a departamentalização é a concentração de atividades semelhantes em que a empresa é especialista e com a mesma finalidade em grupos específicos. Este é o critério de organização de atividades empresarias mais utilizado nos dias de hoje. É indicado para cenários estáveis e de pouca mudança.

Mas é importante salientar que não existe uma denominação específica para estes departamentos criados na empresa. Tudo dependerá do seu ramo de atividade. Chiavenato explica em seu livro “Introdução à Teoria Geral da Administração” que uma indústria pode utilizar em sua departamentalização, termos como “produção”, “vendas” e “finanças”; já uma empresa atacadista poderá utilizar outras denominações para funções parecidas, como “compras”, “vendas” e “finanças”.

Outro ponto importante analisado pelo autor é a importância de algumas atividades, em detrimento de outras, neste processo. No caso de um hospital, por exemplo, que normalmente não possui um departamento de vendas; e uma igreja que não possui um departamento de produção de serviços, mas que executam esta função. Elas praticam estas atividades, mas não são especialistas nelas e, portanto, não possuem departamentos específicos para tal.

A departamentalização pode ser definida de acordo com critérios estabelecidos pela organização, e que não necessariamente precisam ser iguais aos de outras empresas do mesmo ramo, por exemplo.

Vantagens da departamentalização por funções

Através deste tipo de departamentalização, é possível agrupar vários especialistas em um único grupo e sob uma mesma chefia especializada, garantindo plena utilização das habilidades técnicas dos profissionais envolvidos.

Além de permitir uma significativa economia de escala, advinda do aproveitamento de pessoas, móveis, máquinas e produção em massa em departamentos específicos.

Desvantagens da departamentalização por funções

Em alguns casos, a departamentalização por funções pode reduzir a cooperação entre as pessoas de outros departamentos, uma vez que este tipo de organização de atividades exige grande concentração dos profissionais especialistas em seus departamentos.

Dificulta também a adaptação às mudanças externas à organização, devido à sua abordagem mais voltada para o que acontece no interior dos departamentos. Porém, isto irá variar de empresa para empresa, de acordo com sua abordagem e tipo de gestão.

Por Gustavo Periard - http://www.sobreadministracao.com