Programa 5S – Estruturando a Implantação

A implantação de um Programa 5S não é nada fácil, pois implica em mudança de atitudes e envolve a todos, do topo à base da pirâmide. Tenho recebido notáveis contribuições, dentre elas a do Eng. Koichiro Watanabe, que tem larga experiência na implantação de 5S em empresas japonesas e nos brinda com suas lúcidas e brilhantes intervenções, dentre outros. Mas, seguindo o jogo a estruturação de um Programa 5S começa pela elaboração de um cronograma de implantação, entretanto antes de já sair pedalando é importante conhecer  alguns itens que poderão auxiliá-lo na organização do seu cronograma, que são eles:

Prazos

O Programa 5S tem um cronograma básico, mais ou menos padronizado, e testado com sucesso em muitas empresas, que pode ser usado como modelo, pois ninguém precisa inventar a roda. Ele prevê um prazo para cada etapa do programa;

Local

Deve ser o mais agradável e adequado, e que, preferencialmente, comporte todas as pessoas sentadas. É importante que a sala seja previamente organizada com todo material necessário;

Reuniões

Cada etapa da implantação é precedida de uma reunião com a participação de todos que trabalham na empresa. Escolha um dia da semana ideal para isso. De preferência negocie com os seus parceiros o melhor horário;

Cartazes e Murais

Outra iniciativa que gera bons resultados é a manutenção de um jornal-mural que acompanhe, em forma de notícias, o andamento do programa. O jornal pode ter qualquer nome (por exemplo “O Esfregão”), pode conter uma síntese das decisões tomadas nas diversas reuniões, notas sobre os progressos obtidos e, também, servir de expositor de notícias publicadas nos jornais e nas revistas através de temas relacionados com o programa: saúde, qualidade de vida, ecologia, combate ao desperdício, qualidade total, entre outros, a criatividade é livre;

Registre a Situação Atual da Empresa em Fotos ou Filme

Tire fotos de todos os ambientes de trabalho e de circulação geral, dê ênfase aos locais que estão “bagunçados”, mostre gavetas, interior de armários, mesas de trabalho, área de produção e também aquelas famosas salinhas da bagunça, onde tudo é “jogado” por lá e esquecido por todos. Lembre-se de organizar bem este material para que possa, ao final do programa, documentar os mesmo locais depois da implantação. Utilize este material na reunião;

Na elaboração do cronograma de implantação observe o espaço de tempo entre as etapas, não coloque um espaço de tempo muito longo nem curto demais. Tenha claro o melhor tempo, de acordo com o tamanho da empresa, a época em que irá começar, o ramo de atividade e etc;

Observe o cronograma básico que você pode seguir para a implantação do programa na sua empresa. (Claro que o aspecto deste cronograma pode ficar mais bonitinho, conforme o capricho de cada um).

Etapa                                                                        Data Inicial                Data Final

Planejamento ................................................................     ___/___/____          ___/___/___

Lançamento ..................................................................     ___/___/____          ___/___/___

Implantação do Seiri (descarte   .....................................     ___/___/____          ___/___/___

Implantação do Seiton (organização)  .............................     ___/___/____          ___/___/___

Implantação do Seiso (limpeza)  ...................................     ___/___/____          ___/___/___

Implantação do Seiketsu (higiene) ................................     ___/___/____          ___/___/___

Implantação do Shitsuke (ordem mantida).....................     ___/___/____          ___/___/___

Todo mundo sabe que uma das melhores formas de educar é com o exemplo. Então lidere o processo de implementação do Programa 5S, dando o exemplo com suas novas atitudes. A formalização escrita e disseminada por todos da empresa mostrará o comprometimento em facilitar, estimular, prover os recursos necessários ao sucesso do programa, sendo isso um fator fundamental para obter os melhores resultados. Os novos hábitos são incorporados na interação de cada um com o outro e com o grupo. Sendo assim, a demonstração do empenho sincero na transformação de seus comportamentos e atitudes servirá como exemplo para todos os outros.

Você já está na cara do gol para começar a implantar, de fato, o Programa 5S, então vamos dar uma repassadinha nos últimos tópicos:

• Uma andorinha só não faz verão, então forme uma equipe de apoio para auxiliar na implantação do Programa;
• Crie varios cartazes referentes aos conceitos e benefícios do Programa, isso é uma maneira de envolver todas as pessoas da organização;
• Realize o diagnóstico da atual situação, utilizando a lista de verificação nos setores da sua Empresa;
• Planeje o lançamento do programa em toda a organização;

Cinco dias úteis antes da data marcada para a reunião de Lançamento, afixe, nos locais mais visíveis da empresa,  cartazes para provocar a expectativa de todos em relação ao programa. Três dias úteis antes da reunião, será a vez de afixar um Cartaz-Convite já preenchido com a data, a hora, assinaturas e local da reunião;

Durante o lançamento é necessário a presença de no mínimo um diretor “pra dar sustância”, demonstrar o nível de comprometimento da alta direção e pra galera perceber que o jogo é à vera. De preferência peça pro “homem” dar uma ”palhinha”  pra rapaziada;

Está chegada a hora de iniciar a implantação prática dos 5 sensos, mas antes é interessante verificar as possíveis causas de insucesso na implantação deste programa, o que veremos no nosso próximo encontro.

Colunista: Mauricio de Oliveira 

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