Se você observa o título deste post e se pergunta o que é o Ciclo PDCA e por que ele precisa estar em sua empresa, aí vai a resposta: maior qualidade na realização das tarefas e consequentes ganhos nos resultados.
Parece interessante? Vamos entender o porquê.
PDCA: o que é?
O Ciclo PDCA é uma ferramenta de gestão voltada à qualificação de processos de uma empresa, sendo aplicada a partir de ações cíclicas, como o próprio nome indica. Isso significa que os resultados dependem de uma sequência de etapas que se repetem em uma mesma ordem, não havendo um fim determinado.
O instrumento costuma ser utilizado dentro de uma estratégia de gestão de erros, tendo foco principalmente na causa e não apenas nas consequências de um problema, propondo um controle mais rigoroso e eficiente, além da padronização das tarefas, aumentando a confiabilidade e a segurança para a tomada de decisões no negócio.
A sigla PDCA indica a letra inicial em inglês de cada uma das etapas que compõem o ciclo:
- P: Plan - planejar
- D: Do - fazer
- C: Check - checar
- A: Action - agir
São exemplos de possíveis aplicações do Ciclo PDCA na sua empresa:
- Ajustar um produto à conformidade exigida pelo cliente
- Promover um treinamento de vendas
- Alcançar maior produtividade nas tarefas
- Reduzir custos e despesas
- Qualificar o atendimento ao cliente.
O que precisa ficar claro é que todas as áreas da sua empresa nas quais seja identificada alguma oportunidade de melhoria, o Ciclo PDCA se candidata como uma das principais metodologias a solucionar seus problemas.
Como aplicar o Ciclo PDCA
A aplicação do Ciclo PDCA parte de um diagnóstico empresarial, através do qual o gestor poderá identificar quais processos carecem de ajustes para que se alcance um maior nível de qualidade.
Como citamos, pode se tratar de melhorias em um produto, nas vendas, no atendimento ao cliente ou mesmo na produtividade, fazendo mais em menos tempo e com menos recursos. A necessidade identificada é que determinará onde a metodologia irá atuar.
Detectado o problema, vamos passar à execução da ferramenta. Para isso, vale observar o diagrama que marca o Ciclo PDCA e, logo abaixo, uma descrição sobre cada uma das suas etapas.
1. Planejar
Você tem um problema e uma meta: solucioná-lo. Como isso será feito é o que a etapa de planejamento irá detalhar. Não por acaso, é a fase mais complexa e que exige maiores esforços do gestor, pois dela dependem as demais ações do PDCA.
Para cumprir essa etapa, pense em um plano de ação, delimitando tudo o que será feito e estabeleça prazos para ir avançando. É válido definir indicadores de desempenho como base para o cumprimento das metas e também recorrer a outras ferramentas e técnicas de administração, se assim couber.
2. Fazer
Não há segredos: agora, você precisa colocar em prática o que planejou na etapa anterior. Se cumpriu à risca o passo 1, deve ter em mãos um instrumento sólido, que previu em detalhes a fase da execução.
Embora a sua empresa seja pequena, é provável que você não faça nada sozinho, certo? O mesmo se aplica agora, então, a orientação e o treinamento de todos os envolvidos é fundamental para o sucesso da estratégia. Garanta com que os colaboradores tenham entendido as metas e o caminho para realizá-las.
Ainda nessa etapa, é preciso acompanhar a execução e reunir informações que serão úteis para a análise no passo seguinte, a qual pode manter ou ajustar o que foi planejado.
3. Checar
A terceira fase do Ciclo PDCA não precisa aguardar o encerramento da segunda para ser iniciada. Ao contrário, é importante que comece tão logo os primeiros resultados do plano de ação apareçam. O segredo aqui é comparar o desempenho entre o que foi previsto e o que foi realizado.
A etapa de checagem pode indicar que a estratégia transcorre como o planejado (o que demanda continuidade), que os resultados estão demorando mais que o esperado (o que requer ajustes pontuais) ou, no pior dos cenários, que as ações propostas estão se mostrando equivocadas (o que exige retornar ao passo 1).
4. Agir
A fase 4 da metodologia é destinada ao aperfeiçoamento do seu plano. Enquanto a análise ofereceu um diagnóstico sobre a sua estratégia, agora é o momento de fazer os ajustes necessários, que podem ser preventivos (visando evitar algum erro que comprometa a execução) ou corretivos (para reparar equívocos que já afetam os resultados).
É possível também chegar a essa etapa com as metas atingidas e um plano que se mostrou perfeito, mas é pouco provável que isso aconteça. É por isso que o PDCA é cíclico, já que busca promover um constante aprimoramento.
Conforme retorna ao planejamento e qualifica a sua execução, mais conhecimento o gestor adquire e menos erros ele identifica na análise, aproximando-se das metas propostas.
5 dicas para acertar no PDCA
- Garante que a roda gire: não faça sem planejar, não analise sem fazer, não altere sem analisar, não desista no primeiro giro.
- Se há muitos problemas, organize a abordagem: priorize as tarefas conforme urgência e gravidade.
- Veja se há elementos para juntar ao plano: não é por que problemas estão sendo resolvidos que novos não irão surgir.
- Seja um líder e gestor melhor: diversos autores acreditam que o método pode melhorar também competências individuais.
- A prática pode levar à perfeição: inclua o Ciclo PDCA na rotina da empresa.
O Ciclo PDCA funciona como um programa de qualidade, podendo ser adaptado a praticamente todos os processos internos e externos, padronizando ações e reduzindo erros que poderiam resultar em prejuízos, direta ou indiretamente.
Agora, ao final do artigo, acreditamos que fica mais fácil encontrar uma resposta à nossa pergunta inicial. A sua empresa precisa da metodologia porque ela resultará em melhores produtos e serviços, gerará economia de tempo e de recursos e tende a culminar na satisfação do cliente.
Copiado: https://blog.contaazul.com
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