EXCELÊNCIA PROFISSIONAL:

EXCELÊNCIA PROFISSIONAL:

1) Pensar em como as coisas podem ser melhoradas

2) Fazer o que precisa ser feito por iniciativa própria

3) Fazer as coisas sem ter de ser lembrado

4) Concentrar no que precisa ser feito, sem esperar receber ordens

5) Em todo trabalho, há chances de melhorar e fazer a diferença

6) Evitar desculpas

7) Procurar formas de tornar seu trabalho mais fácil

8) Pensar em como poderá melhorar as coisas

9) Pensar em como poderia organizar melhor seu trabalho

10) Pensar em novas formas de fazer o que está fazendo

11) Não há uma única forma correta de realizar determinada tarefa

12) As coisas não devem continuar a ser feitas como sempre foram

13) Para cada necessidade, identificar três formas de atender ou contornar

14) São exatamente os detalhes que você não verifica que dão errado!

15) Em reunião, seja participante ativo

16) Pensar nas consequências das ações

17) Tomar iniciativa

18) Não esperar

19) Avaliar fatos, prós e contras

20) Fazer o melhor trabalho possível

21) Tentar melhorar seu trabalho atual

22) Ser mais rigoroso crítico de si mesmo ao avaliar o que fez

23) Deixar seu supervisor sempre a par do andamento do seu trabalho

24) Tornar a coisa difícil mais fácil, dividindo em tarefas menores, realizáveis

25) Não esperar que os outros lhe digam o que fazer sem precisar ser constantemente lembrado e cobrado 

Trechos do livro FAÇA O QUE TEM QUE SER FEITO E NÃO APENAS O QUE TE PEDEM”, de Bob Nelson, Ed. Sextante, 2020

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4 Métodos Centificamente Comprovados para Parar de Procrastinar

Você tem um projeto enorme com o prazo se aproximando a toda velocidade, e você sabe que deveria começar a trabalhar, mas você simplesmente não consegue parar de procrastinar. Em vez de trabalhar, você responde a alguns e-mails, organiza suas pastas, liga para sua avó, e lava toda a louça – qualquer coisa para adiar esse famigerado projeto só um pouquinho.

Obviamente, esse não é o método mais produtivo que existe, especialmente quando você realmente precisa colocar a mão na massa e terminar esse maldito projeto que está na sua lista de tarefas há semanas.

Mas o que você pode fazer para se inspirar a começar a avançar nesses projetos que parecem ser imensos e inacabáveis? Parece que a ciência encontrou ótimas soluções.

Por que você sempre adia os projetos importantes?

Existem algumas razões psicológicas que podem fazer com que você seja seu pior inimigo no que diz respeito a avançar em grandes projetos. Muitas vezes, tudo se resume a uma autossabotagem da sua produtividade; pesquisadores descobriram que isso pode vir de um esforço subconsciente de autopreservação.

Se você fizer algo que é o exato contrário do que você deveria estar fazendo (por exemplo, limpar seu inbox em vez de fazer o esboço do relatório importante), você estará criando uma desculpa – um elemento externo que você poderá culpar por não ter feito progresso algum.

Outras pesquisas cientificas ilustram outras maneiras em que seu cérebro pode estar te passando a perna. Um estudo realizado pela Universidade de Yale descobriu que seu cérebro tenta simular trabalho produtivo enchendo seu tempo com tarefas pequenas e facilmente realizáveis na sua lista de tarefas. Você não estará realizando nada do seu projeto importante, mas estará sentindo que está sendo produtivo.

Seu cérebro é mesmo um malandrinho, não é?

Como parar de procrastinar e realmente começar a trabalhar

Mesmo que “just do it” seja um slogan legal, não e exatamente um conselho muito útil ou motivador para sua produtividade. Afinal, se você tivesse a força de vontade de simplesmente fazer as coisas, você já teria feito.

Então aqui estão quatro dicas comprovadas cientificamente para que você finalmente pare de procrastinar:

1. Estabeleça pequenas etapas seguindo o princípio do progresso

Você sabe que cumprir uma tarefa enorme ou um projeto desafiador é incrível, mas não é sempre tão simples assim. Ao menos que você seja algum tipo de super-herói da produtividade, você não terá ondas de genialidade e produtividade todos os dias.

Por essa razão, dividir uma tarefa grande em pequenas etapas é um ótimo truque de produtividade. Primeiramente, cria um roteiro claro de ações que você pode seguir para atingir a meta final. Em vez de sentir que você não tem a mínima ideia de por onde começar, você terá um esqueleto detalhado do que deverá acontecer, e quando.

Pesquisas recentes delineiam um fenômeno chamado “princípio do progresso” que explica que, de todas as coisas que podem turbinar as emoções e percepções durante um dia de trabalho, a mais importante é avançar em um projeto significativo. Aprender a reconhecer e celebrar essas pequenas realizações dentro de um projeto maior irá aumentar seu humor e sua motivação de maneira significativa.

Resumindo, a felicidade e a produtividade estão mais ligadas que você imagina. Então vá fundo e faça sua dancinha da felicidade quando conseguir terminar uma etapa; sua produtividade agradece.

2. Estabeleça prazos acirrados

Qual dessas afirmações dá um maior sentimento de urgência: esse projeto importante deve ser entregue em dois meses ou em 60 dias?

Se você for como a maioria das pessoas, o prazo delineado em dias instaura um sentimento muito maior de urgência. É um pouco contra intuitivo, você poderia penar que o número maior seria um pouco mais confortante. Porém, delimitar tarefas em dias (em vez de em meses) pode realmente ajudar a ter aquele chute no traseiro de que você precisa para trabalhar.

Durante um estudo realizado na Universidade de Michigan e na USC, participantes foram divididos em dois grupos. Perguntaram ao primeiro grupo se eles fossem se aposentar em 40 anos, quando eles deveriam começar a economizar para a aposentadoria. Perguntaram ao segundo grupo se eles fossem se aposentar em 14.600 dias (o equivalente a 40 anos), quando deveriam começar a economizar?

Como previsto, o grupo que recebeu o tempo medido em dias sentiu mais urgência para começar a economizar mais cedo comparado com o grupo que recebeu a medida em anos.

Mas por quê? De acordo com os pesquisadores, estabelecer prazos em dias conecta melhor seu “eu” futuro com seu “eu” presente, aumentando assim o sentimento de que o tempo está se esgotando.

3. Você não está fazendo uma maratona

Quando você tem um prazo que se aproxima como uma tempestade escura, é muito fácil pensar que o que você deve fazer é se estacionar na frente do computador até que você esteja exausto e com olheiras até os joelhos, até a madrugada.

Mas, como descobertas cientificas indicam, você teria melhores resultados se trabalhasse aos pouquinhos em vez de fazer maratonas de trabalho. Na verdade, fazer sessões de trabalho de 52 minutos com pausas de 17 minutos pode ser o ideal absoluto para aumentar sua produtividade.

Se você não gostar desses horários malucos, a Técnica Pomodoro é um método de gestão do tempo de 25 minutos que ajudará que você tenha certeza de que está tomando suas pausas quando deve, e que seu cérebro tem tempo de recuperar o fôlego.

Pode parecer contra produtivo fazer pausas quando você está tentando acabar algo rápido. Contudo, elas podem realmente ajudar sua sanidade e sua produtividade. Além do que, a ciência está aqui para apoiá-las. Pesquisadores analisaram as atividades cerebrais de pessoas que estavam sonhando acordadas, e descobriram que regiões associadas com resoluções de problemas complexos estavam altamente ativas durante esse período:

4. Seu stress está te autossabotando

Mesmo que a dica de tomar uma distância e respirar um pouco possa parecer um clichê, ela é realmente válida.

Níveis elevados de stress podem destruir sua produtividade. Como mostra essa pesquisa da Towers Watson, 57% dos funcionários que sofrem com stress elevado no trabalho eram significativamente menos produtivos, e até se sentiam desengajados do próprio trabalho.

De acordo com pesquisas realizadas pela Tower Watson, existem correlações surpreendentes entre stress e produtividade (ou a falta dela):

• 57% dos funcionários que sentiam altos níveis de stress no trabalho se sentiam menos produtivos e desengajados
• 68% dos funcionários sentiam que as horas de que precisavam para completar o trabalho a cada dia não cabiam no dia de trabalho
• Altos níveis de stress no trabalho estão correlacionados com absenteísmo

Então se você sentir um nó na barriga e você estiver suando frio, descanse um pouco vá respirar. Você poderá atacar seu projeto com muito mais foco, atenção e com menos pânico.

Pare de procrastinar, de verdade dessa vez

Esses projetos grandes que você andou adiando já devem ser suficientes para criar um nó na barriga e uma sensação de desastre iminente. Mas você não precisa se esconder em baixo de sua mesa e se esconder até que ele desapareça – isso não irá ajudar em nada além de rasgar sua calça no joelho.

Em vez disso, siga esses quatro métodos cientificamente comprovados, e ataque esse projeto assustador de uma vez por todas – ou, pelo menos até que o próximo apareça.

Copiado: https://blog.trello.com/

Matriz de Prioridade GUT ( Gravidade, Urgência e Tendência)

Todo sistema de gestão é composto por um conjunto complexo de atividades. Dessa forma, é comum que durante a rotina surjam diversos problemas. O complicado é que as vezes fica difícil conciliar esses problemas e o tempo que temos para resolvê-los.

Você provavelmente já deve ter se deparado com alguma situação e que precisava decidir no que iria trabalhar. Igualmente, pode ter tido dificuldade para decidir o que fazer, afinal nem sempre essa decisão fica muito clara. Principalmente quando há muita coisa a resolver, a impressão que temos é que não é possível priorizar nada, que tudo precisa ser resolvido de imediato.

No post de hoje, vamos falar um pouco sobre uma ferramenta que ajuda a priorizar a resolução de problemas: a Matriz de Prioridade (GUT). Essa matriz é bastante simples, mas ajuda muito a priorizar as atividades e analisá-las de forma mais crítica. Assim é mais fácil decidir o que precisa de mais atenção.

Matriz de Prioridade GUT:  gravidade, urgência e tendência

A Matriz de Prioridade GUT analisa três fatores básicos de qualquer problema, e procura quantificar numericamente que problemas são mais graves. Por meio dela, é possível apontar de forma concreta, com uma escala numérica, quais problemas são mais prejudiciais a empresa. Assim é possível priorizar melhor as atividades.

Por se tratar de uma ferramenta simples, a Matriz de Prioridade GUT pode ser utilizada em qualquer contexto e por qualquer pessoa. É importante que quem for aplicá-la conheça bem o processo, pois poderá avaliar melhor o problema.

Como funciona a ferramenta

A Matriz de Prioridade GUT analisa três aspectos: gravidade, urgência, tendência. Para cada aspecto analisado, deve-se dar uma nota que varia de 1 a 5, de acordo com o aspecto analisado. Vejamos melhor o que cada aspecto avalia:

Gravidade

Avalia o grau de impacto que o problema pode causar. Pode-se avaliar, por exemplo: se haverá prejuízos; se a produção será parada; se o cliente será prejudicado; etc. Aqui, quanto mais grave o problema, maior será a nota atribuída.

Urgência

Na Urgência, devemos avaliar o quão rápido esse problema precisa ser resolvido. Aqui, podemos falar, por exemplo, sobre problemas que tem prazos específicos para serem resolvidos. Além disso, também podemos levar em consideração se o problema está afetando o cliente e, assim, precisa ser resolvido mais rápido. Quanto menos tempos tivermos para resolver esse problema, maior será a nossa nota.

Tendência

No último aspecto analisado, temos a tendência. Ela corresponde a quanto o problema pode piorar se não for resolvido.

Suponhamos, por exemplo, que temos uma não conformidade relacionada aos instrumentos de medição da empresa estarem medindo incorretamente. Quanto mais tempo passar, mais produtos estarão sendo produzido fora dos padrões, aumentando cada vez mais o retrabalho e o prejuízo. Então esse problema tem uma alta tendência, uma pontuação maior. Quanto mais esse problema puder piorar, maior será a pontuação atribuída a ele.

Multiplique as notas atribuídas

Depois que você analisar os problemas, atribuindo notas para Gravidade, Tendência e Urgência, é preciso multiplicar os resultados. Basta fazer Gravidade x Tendência x Urgência. Veja um exemplo:

Problema	Gravidade	Urgência	Tendência	Nível de Prioridade
Lâmpada da recepção queimada	2	1	1	2
Máquina de corte com manutenção atrasada	3	3	5	45
Colaboradores executando processo sem EPI	4	4	5	80
Contratação de novo colaborador para qualidade	3	3	3	27
Procedimentos de trabalho desatualizados	4	5	3	60

Agora, na coluna “Nível de prioridade” temos uma escala que mostra qual problema precisa ser resolvido mais urgentemente. Quanto maior o número alcançado nessa coluna, maior a prioridade de resolução, pois maiores serão os impactos dele na empresa.

Portanto, no exemplo, o indicado seria resolver os problemas na seguinte ordem:

1. Colaboradores executando processo sem EPI;
2. Procedimentos de trabalho desatualizados;
3. Máquina de corte com manutenção atrasada;
4. Contratação de novo colaborador para qualidade;
5. Lâmpada da recepção queimada.

Vale ressaltar que a análise e a atribuição da pontuação vão depender do seu processo e do contexto da usa empresa. Por isso vale a pena envolver as pessoas que executam as atividades nessa análise. Além disso, com algumas modificações simples, é possível aplicar essa técnica a qualquer contexto, como para priorizar tarefas ou a tratativa de não conformidades.

A priorização tem de ser fruto de análise

O mais interessante sobre essa técnica é que ela permite atribuir dados mais específicos aos problemas, tirando nossa análise e priorização do campo subjetivo. O maior problema de priorizar sem fazer isso é cair no risco de trabalhar nas coisas erradas. Com isso, podemos, por exemplo, priorizar problemas que poderiam ser adiados; e deixar de resolver outros que trarão grandes prejuízos à empresa.

Assim, antes de decidir que problemas resolver, analise todos os fatores! Cada vez mais, o planejamento e a análise são a principal competência buscada nos profissionais. Isso acontece porque essa é a característica que faz diferença no dia a dia e ajuda a trazer maiores resultados para as empresas. Portanto, seja usando a Matriz de Prioridade GUT ou qualquer outra ferramenta, aprenda a priorizar seu trabalho!

Modelo de planilha para Análise Gut

O resultado apresentado pela matriz GUT tem como objetivo apontar as prioridades, orientando a organização para as ações a serem tomadas em prol da melhoria dos processos. 

Copiado: https://blogdaqualidade.com.br/

Como Recomeçar Minha Empresa no Varejo do Zero?

Como recomeçar minha empresa? Essa é a pergunta que muitos varejistas tradicionais fazem. A mudança de estilos de vida, preferências dos consumidores, a internet e a contínua incerteza econômica estão causando problemas financeiros a muitos empreendedores.

Seja por motivos internos ou externos, a maior parte das empresas (60%) vai sair dos negócios em poucos anos. Mas se você está buscando motivos ou maneiras para recomeçar, tenho boas notícias. Continue a leitura para saber mais!

A importância do recomeço

Administrar um negócio é muito arriscado. De fato, 6 em cada 10 empresas encerram as atividades após 5 anos no mercado, segundo o IBGE.

Essa estatística pode não ser muito animadora para novos empreendedores. Mas esse dado não serve para desestimular, apenas para alertar que a maioria falha por planejamento insuficiente ou liderança ruim — mesmo com uma excelente ideia produto ou serviço.

Listamos os principais problemas que prejudicam operações de todos os tamanhos:

• concorrência desleal: quando muitas empresas (sem um diferencial relevante) lutam para conquistar os mesmos clientes. Essa concorrência excessiva, na maioria dos casos, força uma competição pelos menores preços.
• mudanças no consumo: quando uma solução não é mais necessária ou foi substituída por inovações tecnológicas.
• barreiras de entrada: alguns segmentos têm grandes desafios para novos players, seja o excesso de requisitos legais, exigências técnicas ou grandes custos iniciais.
• ideia sem validação: muitas ideias não são testadas no mercado para garantir sua aceitação e lucratividade.
• tecnologia desatualizada: todos os segmentos são impactados por mudanças tecnológicas. É improvável que uma empresa que tente competir com uma tecnologia ultrapassada tenha vantagem competitiva.

Verifique qual dos problemas acima afetou sua operação e continue a leitura para mais dicas.

Como recomeçar minha empresa

Não importa qual o motivo da falência: entre no mercado com um plano de negócios revisado que aborde os problemas que você tinha e, claro, como pretende superá-los. Quais foram os aprendizados? Como fará as coisas de maneira diferente?

Sempre revise esses pontos e use ferramentas dedicadas para análise desses dados para comprovar se você está no caminho certo. O elemento mais importante para recomeçar um negócio é observar toda a operação com novos olhos:

• Como está a concorrência e o comportamento consumidor?
• Quais as tendências e as novas tecnologias?
• Quais os melhores parceiros/fornecedores?
• Qual o diferencial do seu negócio?

É muito fácil errar nas decisões quando você precisa de dinheiro rápido. Então, antes de refazer o planejamento, tenha um capital disponível para suas despesas pessoais para, no mínimo, 2 anos. Veja outras dicas a seguir.

Faça uma lista dos principais erros

Em primeiro lugar, faça uma análise profunda em todos os negócios anteriores e veja os principais pontos de falha. Não destaque apenas os problemas genéricos como “falta de vendas”, procure pelos problemas específicos como: “sacrifiquei meu orçamento de marketing para pagar um aluguel caro.” ou “misturei o caixa da empresa com minhas despesas pessoais, com isso perdi o controle financeiro.”

Conquiste seus antigos clientes

Não tenha medo de informar aos clientes o motivo pelo qual sua empresa está inativa. Isso demonstra confiança e honestidade. Diga o motivo e ofereça alguma vantagem para reconquistá-los. Eles podem ser o impulso necessário para voltar aos negócios.

Revise sua estratégia de preços

Vender algo mais barato é a estratégia mais comum em empresas iniciantes, mas se o diferencial é o preço, a empresa é facilmente substituível. Sacrificar a margem nunca é a melhor estratégia a longo prazo. Você pode realizar promoções eventuais, porém, tenha em mente que esse “desconto” precisa ser recuperado. A melhor alternativa é agregar valor ao produto e à marca.

Dê atenção especial ao marketing

Algumas empresas (físicas ou virtuais) não têm um orçamento mensal para marketing, esse é um enorme erro. O investimento em marketing deve estar no planejamento, assim como aluguel, impostos e fornecedores.

Analise as mudanças de consumo

Não é novidade para ninguém que o mercado está sofrendo uma grande transformação. Há 10 anos você imaginava pedir um táxi ou pagar um boleto pelo celular?

A verdade é que a maioria dos empresários reconhece essa mudança, mas eles simplesmente não querem quebrar os antigos conceitos de negócio.

Hoje, não existem barreiras comerciais. É possível comercializar para o mundo todo com apenas um computador e internet. Os pontos físicos ainda são relevantes, mas essa é apenas uma opção dentre inúmeras outras.

Aproveite o poder das mídias sociais

Você pode expandir seus negócios, aumentar a conscientização e criar uma sólida reputação com as mídias sociais. A geração de leads também faz parte do processo de crescimento e as mídias sociais são importantes nesse sentido.

Interaja com seus clientes diariamente e anuncie seus produtos e serviços nas várias plataformas de mídia social. A ideia é gerar leads qualificados e convertê-los em clientes.

Considere outros segmentos

Em muitos casos, a inovação vem de empresas que não estão “viciadas” em um modelo de negócio. Após vários anos em uma atividade, é muito difícil observar oportunidades e novos padrões de consumo. Por exemplo, as cooperativas de táxi dominavam o mercado de transportes, mas foi preciso uma empresa de tecnologia (fundada em 2009) para revolucionar o setor — o Uber.

Evite complicações tributárias

Infelizmente, os empreendedores brasileiros ainda sofrem com a burocracia em todos os setores. Portanto, ter um apoio contábil é crucial nesse momento. Além de receber auxílio com todos os documentos necessários, você ainda garante o regime tributário correto para sua atuação. Afinal, ninguém quer surpresas com multas e impostos desnecessários.

Encontre novos caminhos

Mesmo que uma empresa esteja indo bem, um problema (interno ou externo) pode levá-la ao seu declínio. Ou ainda, uma combinação de pequenos problemas que acabam sendo demais para lidar.

Para não acompanhar as estatísticas de falências, é necessário uma liderança eficaz, financiamento adequado, objetivos bem definidos e boas práticas comerciais para suportar os primeiros anos de operação.

Lembre-se de não considerar a falha como uma etapa final. Praticamente todas as empresas de sucesso enfrentaram dificuldades no passado. Esse pode ser o momento de usar seus aprendizados e redirecionar o novo negócio para o caminho certo. Esperamos que a dúvida “como recomeçar minha empresa?” tenha sido esclarecida.

Copiado: https://blog.olist.com/

Priorizar e Delegar: Pense Nisso!

Funcionário, gestor, CEO… não importa a posição que você ocupa no mercado de trabalho, não é segredo que o dia de todo mundo só tem 24h. 

O problema é saber lidar com todas as demandas, profissionais e pessoais, no tempo que temos disponível.

Quem está percorrendo o árduo caminho de montar seu próprio negócio, sabe que isso, de longe, não significa pouco trabalho. 

Desde a consolidação de sua ideia até o estabelecimento de sua empresa como uma máquina com engrenagens que funcionem direitinho, o caminho é longo e cheio de detalhes.

Se você já percorreu esse caminho, então, sabe que o volume de trabalho a ser feito não diminuiu.

É exatamente por isso que você precisa compreender a importância de dividir a carga de trabalho. Se você está tendo dificuldades em lidar com o seu tempo, este post vai te ajudar a enxergar as coisas com mais clareza. 

Vamos te mostrar os porquês e como administrar todo o volume de trabalho entre sua equipe e si próprio, porque você também merece horas de descanso e lazer!

Saiba delegar o trabalho

“Se você quer algo bem feito, faça você mesmo.” Muita gente passa a infância ouvindo esta frase em família, mas esta é a pior coisa que você pode acreditar.

Se você está montando uma empresa, uma das primeiras coisas que você precisa colocar na cabeça é que você precisa se rodear de pessoas competentes e de confiança, com quem você poderá dividir a carga de trabalho.

Ninguém é o melhor em tudo. Se você está preocupado com a qualidade do resultado final, isso é perfeitamente compreensível. 

É natural que criemos apego aos projetos que “encabeçamos” e o desejo de controlar todo o trabalho para garantir que tudo saia como planejado é quase inevitável.

Mas isso não significa que seus funcionários não sejam capazes de chegar ao resultado que você espera. É importante aprender a manter um canal de comunicação aberto e agradável com cada um deles e entender a melhor forma de alinhar o que você espera de seu trabalho.

Seja claro e compartilhe suas ideias da forma mais detalhada possível entre sua equipe. Uma conversa aberta, ao invés de uma simples cadeia de comando vai garantir com que essas pessoas compreendam o que você quer e precisa, para assim entregar resultados mais adequados.

A produtividade

Nunca confunda produtividade com ser ocupado. A produtividade é o ponto principal na vida de quem está afundando em seu volume de trabalho. Mas o que você precisa se perguntar é o seguinte: você compreende o que é ser produtivo?

Produtividade e a organização estão intimamente ligadas. Não espere conseguir dar conta de todas as suas demandas sem antes definir uma maneira de se organizar. ]

Para isso, desenvolva o hábito de fazer listas. Listas mensais, semanais e diárias.

“Mas se eu tenho uma agenda semanal, para quê eu preciso da diária?” A resposta é simples. Se você concentrar todos os seus afazeres em só um lugar, ele vai ficar poluído e repleto de tarefas, fazendo com que, ao invés de tornar-se uma solução, vai ser mais uma fonte de ansiedade. E isso é a última coisa que a gente precisa.

Já, colocar suas tarefas em listas diferentes vai te auxiliar a definir suas prioridades. Estas são tarefas que só você pode desempenhar. Pense direitinho quais elas são, o que realmente precisa da sua mão para conseguir andar. A partir dessa definição, você vai saber o que delegar.

Cuidado ao organizar

Por último, mas não menos importante, tenha o mesmo cuidado de organizar sua vida pessoal quanto a sua vida profissional. Se você dedicar toda a sua energia no trabalho, vai acabar perdendo a cabeça. 

Relações pessoais e momentos de lazer importam muito, então reserve tempo para ambos!

Como sempre, vai um conselho importante: cada pessoa tem mais afinidade com uma forma de organização, e você precisa encontrar a sua. Para isso, teste instrumentos diferentes. 

Se é uma agenda física, um planner impresso fixado na parede ou aplicativos nos smartphones, quem vai encontrar o mais adequado é você!

Copiado: https://mufasa.agency/