Inteligência Competitiva não é Benchmarking

Dois autores tratam bem este assunto. Para Spendolini, 1992, Benchmarking é uma ferramenta sistemática de caráter prevalentemente defensivo.

Por sua vez, Inteligência Competitiva – IC, segundo Kahaner, 1996, IC é uma ferramenta sistêmica de caráter prevalentemente ofensivo.

• O objetivo do Bechmarking é identificar fatores e elementos críticos existentes no negócio, com ênfase nas opções de associações e alianças.
• O objetivo da Inteligência Competitiva é identificar os fatores, elementos e tendências ambientais críticos para os negócios. Interpretar as tendências e antecipar situações futuras, incluíndo oportunidades para alianças e cooperação com competidores.

Quanto ao processo, enquanto no Benchmarking o processo é contínuo e sistemático, para avaliar produtos e serviços, em Inteligência Competitiva é um programa sistêmico de recoleta e de análise, de informações de referência das atividades dos competidores.

Ainda, são processos de trabalho das organizações conhecidas por utilizá-los, das melhores práticas com o objetivo de melhorar os processos da organização no Benchmarking, enquanto são tendências gerais do negócio, para fortalecer as possibilidades de uma organização das metas das organizações, de âmbito macro, com o objetivo de melhorar o negócio (processos e estratégias) no caso de Inteligência Competitiva.

Enquanto Spendolini não menciona Inteligência Competitiva, por sua vez, Kahaner, cita Benchmarking como uma atividade com as seguintes características:

• Interno;
• Competidores diretos;
• Orientado a funções; e
• Orientação horizontal (implicações interdependentes pelos departamentos da organização).

Por fim, segundo Rodrigues e Riccardi, 2007, o Benchmarking, mais do que preocupar-se com o "quê" produz o competidor, está interessado com "como" ele o faz, especificando como ele o desenha, como ele o produz, como ele faz seu marketing e com que serviços ele o acompanha. Pode ser qualificado como uma atividade eminentemente defensiva já que analisa fatos já produzidos.

Segundo os mesmos autores, Inteligência Competitiva, além das características indicadas, se preocupa profundamente com a distribuição – a mais ampla possível – das informações que for capaz de recolher. Assim concentrando-se nas seguintes atividades:

1. Antecipação de mudança no mercado;

2. Antecipação de ações dos competidores;

3. Descobrimento de novos potenciais competitivos;

4. Deduções (implicações) obtidas pela análise de fracassos e sucessos dos outros;

5. Aumento do nível da qualidade de possíveis aquisições;

6. Conhecimento acerca de novas tecnologias, produtos e processos que podem afetar o negócio da empresa;

7. Conhecimento das mudanças políticas, legislativas ou regulatórias que podem afetar o negócio;

8. Avaliação da conveniência de entrar em novos negócios;

9. Estudo e análise das mudanças que se produzem na natureza própria da competição;

10. Efetuar análise situacional interna revisando operações correntes em ação na Empresa, para determinar o que realmente os executivos sabem acerca dos competidores e seus modus operandi;

11. Definir a orientação prioritária da IC que os executivos consideram necessária no momento específico;

12. Desenvolver atividades de contra-inteligência, de desinformação e de inteligência defensiva, já que os dados estruturados ou que não se podem obter pela IC podem ter grande importância para a segurança das atividades de operação da organização.

Espero ter contribuído para que você aproveite melhor estas ideias.

Referências:

SPENDOLINI, Michael. The Benchmarking book. New York: AMACOM, 1992, pp. 9-10

KAHANER, Harry. Competitive Intelligence. New York: Touchstone, 1996, pp. 37.

RODRIGUES, Leonel Cezar e RICCARDI, Riccardo. Inteligência Competitiva: nos negócios e organizações. Maringá: UNICORPORE, 2007, pp.112. 

Por: Alfredo Passos - http://www.administradores.com.br/

Coaching

Um novo campo profissional emerge no mercado de trabalho, o Coaching. 

Há várias formas de definir esta profissão, mas basicamente é um mecanismo que tem como objetivo aumentar o grau de desempenho de uma pessoa, de uma comunidade ou de um ambiente empresarial.

O coach, indivíduo preparado para exercer este ofício, alia em sua atuação práxis e métodos diferentes, pois pretende oferecer ao indivíduo a oportunidade de percorrer sua jornada existencial o mais próximo possível da perfeição. 

Com esta ideia em mente o profissional se vale de procedimentos e recursos técnicos diversos, todos certificados pela Ciência, para atingir uma proporção maior de soluções positivas.

O coaching oferece ao cliente uma orientação nas esferas particular e profissional, com o objetivo de prepará-lo para colher frutos objetivos e assertivos tanto no campo trabalhista quanto na vida pessoal. A pessoa que contrata esta assessoria está em busca de aperfeiçoamento, progresso, desenvolvimento, tranqüilidade, e tem como objetivo ser feliz.

Portanto, pode-se dizer que ele é um aliado do coach, pois anseia realmente pela mudança interior. Assim, o cliente está disposto a interagir com o profissional, uma vez que tem como meta construir uma existência mais aceitável. Para isso o indivíduo precisa se munir de paciência e tempo, pois deve se submeter a uma assistência incessante até estar pronto para caminhar por si próprio.

O candidato a coach vai adquirir um saber multidisciplinar, passando pelas Ciências Comportamentais, pelos principais filósofos, pela aprendizagem e aprimoramento moral e intelectual do público adulto, por uma teoria dos sistemas e, enfim, pelos caminhos que envolvem a gestão de empresas, métodos e espírito de chefia.

Há várias espécies de coaching, e as principais são:

• Coaching Executivo, 
• Pessoal ou Coaching de Vida ou Pessoal, e o 
• Coaching de Performance ou Coaching do Desempenho. 

• O primeiro (Coaching Executivo) tem como objetivo habilitar os gestores de organizações empresariais a desenvolver um desempenho de maior qualidade e a conquistar o grau de excelência na vida particular e nas transações financeiras. 

O executivo é assessorado no estabelecimento de objetivos, habilidades, incumbências e desígnios da sua instituição empresarial. 

• O segundo ( Pessoal ou Coaching de Vida ou Pessoal) almeja transformar as pessoas em seres capazes de exercitar sua auto-realização por meio da concretização de seus objetivos. 

Assim elas são niveladas no patamar de uma vida estável, conscientes de seus princípios, da missão a cumprir e do sentido de sua existência. O propósito almejado pelo indivíduo pode se circunscrever a qualquer campo de sua jornada existencial, na saúde, na relação com o outro, na busca espiritual, no setor financeiro, em sua trajetória profissional, na gestão do tempo, no âmbito familiar, entre outros.

• O terceiro (Coaching de Performance ou Coaching do Desempenho) tem como meta desbloquear os talentos natos dos profissionais. Neste procedimento um indivíduo assessora o outro no exercício, na assimilação e na conquista dos propósitos desejados. 

Isto ocorre por meio de um processo de conhecimento de si mesmo e pela tomada de consciência sobre as obrigações pessoais de cada um no campo do desenvolvimento profissional.

Por Ana Lucia Santana - http://www.infoescola.com/

METÁFORAS DO MARKETING

A formulação de planos de marketing é sobremaneira influenciada pelos modelos mentais daqueles responsáveis pela tomada de decisões. Um modo de nos aprofundarmos neste assunto é observarmos as principais metáforas do marketing. 

Como salienta Gareth Morgan, autor do livro Imagens da Organização, "usamos a metáfora sempre que tentamos compreender um elemento da nossa experiência em face de outro. Assim, a metáfora prossegue por meio de afirmações implícitas e explícitas de que A é (ou parece) B. 

Quando se diz que 'o homem é um leão', usa-se a imagem do leão para chamar a atenção dos aspectos do homem parecidos com o leão".

Metáforas

Deste modo, ao identificarmos as principais metáforas do marketing, ampliaremos nossa compreensão sobre esta atividade e nos tornaremos mais aptos a formular estratégias de marketing mais efetivas. São cinco as principais metáforas do marketing.

-A primeira delas, e a mais óbvia, é ver o marketing como uma guerra.

O mercado é um campo de batalha, os concorrentes são os inimigos e o território a ser conquistado são os clientes. As estratégias formuladas a partir dessa metáfora visam aniquilar a concorrência com ataques violentos, sem um limite claro para o uso dessa violência. Os clientes assim conquistados tornam-se reféns dessas empresas - as outras opções foram duramente enfraquecidas.

- O marketing pode ser visto também como disputa de poder entre empresas e entre empresas e clientes.

As estratégias visam submeter a outra parte à vontade da empresa. Os monopólios, oligopólios, monopsônios e oligopsônios utilizam-se nitidamente dessa estratégia. Novamente, os clientes não têm outras opções, vêem suas necessidades e desejos pouco satisfeitos e, provavelmente, deixarão a empresa quando obtiverem outras opções.

- As ações de mercado podem ser também vistas como passos de um jogo.

Neste, existem regras claras e as estratégias visam tão-somente a superação dos rivais. Normalmente, esta estratégia traz benefícios aos clientes - como preço mais baixo -, mas podem enfraquecer os jogadores - margens de lucro menores, por exemplo.

- A quarta maneira de ver o marketing é pela idéia de troca. Esta idéia é considerada por muitos autores a base do marketing. As estratégias formuladas visam a satisfação das partes. Deve-se identificar o que a outra parte deseja para fazer sua oferta e, em contrapartida, receber o que a empresa deseja. A troca também pode ser vista entre empresas, através de joint-ventures, alianças estratégicas, etc.

- Finalmente, a quinta metáfora refere-se à idéia de comunidade.

As estratégias formuladas visam a criação de interdependência. As empresas fazem parte de um sistema social e devem preocupar-se com o bem-estar dos demais envolvidos - não só os acionistas, como também os funcionários, os clientes e a comunidade em geral. Devem eliminar suas atividades que trazem danos ao sistema e incentivar as benéficas.

Conclusões

Algumas considerações finais devem ser feitas:

- A utilização das duas primeiras metáforas tende a trazer resultados no curto prazo, mas podem criar dificuldades para o futuro da empresa, pois não visam a criação de lealdade do cliente;

- A terceira metáfora, embora desenvolva nos clientes a preferência por seu produto, não necessariamente cria lealdade e pode trazer prejuízos para a ação da empresa;

- As duas últimas metáforas voltam-se para o longo prazo, pois visam, mais do que as outras, a criação de lealdade no consumidor, seja por uma melhor identificação de suas necessidades e desejos, seja pela criação de laços emocionais;

- Finalmente, não existe uma metáfora melhor que outra; as estratégias devem ser formuladas de acordo com os desafios de mercado de cada empresa e de acordo com as preferências de seus dirigentes.

Por: JOÃO BAPTISTA VILHENA - http://www.rhportal.com.br/

SAIBA USAR SUA INTELIGÊNCIA SOCIAL PARA TER SUCESSO

Há um poeta chamado John Donne e em seu poema “Porque os sinos dobram?” usa a seguinte frase: “Nenhum homem é uma ilha, completa em si mesma; todo homem é um pedaço do continente, uma parte da terra firme”. 

Estudos recentes da Neurociência descobriram que esta afirmação tem muito sentido e saber um pouco sobre isso pode lhe ajudar a ter mais sucesso em seus relacionamentos.

Os cientistas identificaram uma área em nosso cérebro responsável pelo que eles chamaram de Cérebro Social. 

Trata-se de uma área repleta de neurônios-espelho, uma região com um grande número de circuitos projetados para nos harmonizarmos e interagirmos com o cérebro da outra pessoa. 

São neurônios que, em um momento de interação, copiam em nossos cérebros exatamente as mesmas impressões que ocorrem no cérebro da outra pessoa.  Isso mesmo, eles conseguiram isolar esta área no cérebro e monitorá-la enquanto as pessoas interagem e o que ocorre lá é exatamente igual na cabeça de duas pessoas em interação. Isso vale também para grupos.

Você já percebeu como as emoções são as vezes contagiosas? 

Quando encontra uma pessoa negativa acaba sentindo aquela negatividade e quando encontra alguém de bem com a vida, sente-se bem também. Isso tem relação com o funcionamento do Cérebro Social. 

Trata-se da mesma área usada para a prática da empatia e também por criar conexões fortes entre as pessoas. É uma área que literalmente foi feita para criar conexão cérebro a cérebro. No Coach chamamos esta conexão de Rapport.

Se pensar sobre isso tudo, pode perceber o quanto é importante manter-se em estados emocionais positivos, para assim, contribuir com o meio em que está. 

Outro ponto positivo de saber sobre isso, é compreender como pode maximizar o potencial de seu Cérebro Social, de modo que possa conectar-se profundamente com as pessoas para construir interações de qualidade, o que certamente lhe ajudará a ter sucesso em seus relacionamentos, compreendendo melhor o outro e o ajudando a compreender melhor você. Para potencializar esta conexão, há basicamente 3 ingredientes:

Primeiro, prestar atenção. Isso não é banal, normalmente quando as pessoas conversam, ficam pensando na resposta que irá dar antes da outra pessoa concluir o que está falando. Abandonar este hábito e prestar atenção sincera amplia a conexão cérebro a cérebro.

Segundo, estar não verbalmente em sincronia. É olhar nos olhos, ficar de frente, colocar o seu corpo em atenção ao corpo do outro. Duas pessoas quando estão conectadas acabam criando um sincronismo entre os corpos, que flui naturalmente. Não force nada, apenas coloque-se de frente a outra pessoa e lhe dê atenção.

Terceiro, fortaleça a empatia, enxergue no outro a intenção positiva por trás daquilo que ela diz. Veja o outro como alguém digno de seu respeito e carinho. Ainda que discorde das ideias, busque a intenção positiva por traz das palavras, aprenda a discordar da ideia e do ponto de vista do outro, sem ofender-se com o outro.

Colocar-se em Rapport com o outro, em uma conexão sincera e produtiva é uma habilidade natural do ser humano. Você veio com este dispositivo, ele está no seu cérebro e se chama Cérebro Social, então use-o com sabedoria.

POR CÉSAR AUGUSTO SANTIAGO - www.portaleducacao.com.br

O Desafio do Administrador do Futuro

“A miséria do mundo, em que prevalece o devorar para não ser devorado, não deve ser medida em termos de estatística de renda. É uma catástrofe moral.... Não trabalhamos apenas para ter uma renda, mas para encontrar sentido em nossas vidas. O que fazemos é parte de quem somos. Ver-nos apenas como um meio para lucros colhidos pelos outros é uma afronta à nossa auto-estima”. (Alan Ryan, Professor de Princeton).

A globalização é um fenômeno do mundo dos negócios, imprevisível e irresistível, gostemos dela ou não, o profissional do futuro tem ficar conectado 24 horas, ou seja, o profissional deste século que quer ter uma carreira brilhante e de sucesso precisa estudar muito, participar de eventos, workshop, etc. para empreender neste mercado global.

Todos nós sabemos que para ter sucesso neste mercado global, precisamos abrir as janelas do futuro, Winston Churchill, ex - primeiro ministro da Grã-Bretanha, dizia na década de 50 que os impérios do futuro seriam os impérios do conhecimento, da informação e da tecnologia. Essa afirmação nunca foi tão verdadeira. As grandes complexidades das empresas, das organizações e do mercado de trabalho global exigem um comprometimento com o estudo sistêmico permanente e a disposição para o aprendizado de novas habilidades. 

Cada vez que o mundo dos negócios fica suficientemente complexo, volátil e insondável a ponto de um gênio financeiro como o bilionário George Soros perder 600 milhões de dólares em um único dia, concluímos que essa é a maneira de Deus dizer a simples mortais como nós que o mundo dos negócios incontestavelmente mudou e está se tornando um lugar bem amedrontador e for a de controle.

Deus ajuda a quem cedo... 

Esse novo e intrépido mundo corporativo será virtualmente irreconhecível e exigirá habilidades de sobrevivência totalmente diferentes.

A raiz do problema é que, enquanto o mundo dos negócios virou completamente de cabeça para baixo, a maioria das pessoas que o conduz ainda opera com base em concepções e formulas que foram elaboradas para lidar com uma era completamente diferentes. Isso é perfeitamente compreensível; a maioria dos “lideres” empresariais de hoje teve toda a educação formal e maior parte de suas experiências empresariais em um mundo que , deixou de existir. Em meados dos anos 90, o cenário dos negócios está cheio de combatentes de guerras frias, lutando batalhas de ontem e usando o arsenal gerencial e conceitual de anteontem.

“AS EMPRESAS VÃO SER DELES” (Por David Cohen)

Uma pesquisa exclusiva revela quais são as aspirações, as idéias, os valores e as angústias da nova geração de executivos brasileiros.

O que podemos esperar dos futuros líderes das empresas brasileiras? Quais os comportamentos comuns, em que valores se baseiam, como lidar com as questões do dia-a-dia? Perguntas difíceis. Para respondê-las, recorremos a vários especialistas: homens de negócios, headhunters, psicólogos, acadêmicos. Em seguida, navegamos o mar de estereótipos que já se produziu sobre o assunto: pesquisas de mercado, artigos, livros e reportagens.

Desse emaranhado de informações, estudos, análises, e opiniões surge um perfil cuja principal característica é o paradoxo, em diversos níveis, da ligeira contradição até a total impossibilidade de conciliação. Nada de muito estranho nisso, já que essa geração está se formando no tempo da instabilidade, na era do Tao – tudo que é, ao mesmo tempo não é. Eis algumas conclusões:

• O jovem executivo fará parte da primeira geração verdadeiramente preocupada com a qualidade de vida e quer mais equilíbrio no tempo que dedica à profissão, mas também exige desafios cada vez maiores no trabalho – em geral, acompanhados de mais pressão.

• Ele quer segurança, e sabe que a segurança vem da criatividade e do arrojo: numa palavra, a segurança vem do risco.

• Ele não se incomoda de ficar no escritório 10, 12, 14 horas por dia, mas não aceita passar um minuto sequer em atividades improdutivas.

• Ele gosta do poder, mas não considera legítima nenhuma autoridade que não venha do mérito e do consenso. E trata igual o faxineiro ao presidente da firma.

• A lealdade à empresa está morta. Em compensação, ele trabalha como ninguém pelo sucesso da companhia, porque este como o melhor caminho para o seu próprio sucesso.

• Ele não trabalha mais com a velha perspectiva de uma carreira de 35 anos. Seu cálculo é de 10 anos de sacrifício e dedicação, para depois colher os frutos do trabalho.

• Ele não admite ficar muito tempo fazendo o mesmo trabalho. Mas que ficar tempo suficiente para imprimir sua marca pessoal.

• Ele se reconhece o tubarão no mar corporativo e sabe que, como os tubarões, se parar de nadar não consegue respirar. Quer formação contínua, quer aprender e ensinar. Acredita que terá de competir em breve com gente ainda mais bem preparada, mas incentiva o crescimento dos rivais porque vê neles o sustento para o seu próprio crescimento.

• Ele endossa os rumos que país está tomando, mas desconfia do ritmo e da competência do governo.

• Ele é consumista, mas planeja antes de comprar. Tem preocupações sociais, mas não se apto a atuar fora do seu mundo privado.

• Ele quer uma vida independente e como parte disso exige um trabalho que o satisfaça. Acaba trabalhando mais e tendo menos vida independente.

• Ele pratica esportes, não fuma ou fuma pouco e preza a liberdade de costumes, mas identifica um certo retorno aos valores mais perenes e moderados de espiritualidade e família.

• Ele vive num mundo globalizado. Preza as viagens internacionais como forma de manter-se atualizado e aprender e como oportunidade para unir vida pessoal e vida profissional.

• Ele quer dinheiro, é claro. Mas não só isso. Ele quer realização no trabalho, quer autonomia, quer enxergar as perspectivas de ascensão rápida. Ele quer tudo, ao mesmo tempo, agora.

E tem gás para isso. Pensar na carreira em primeiro lugar é uma reação natural, e até saudável. Nos últimos 10 anos, o mundo passou por transformações excepcionais, e o Brasil se abriu a elas. Computadores e Internet, fortalecimento de blocos, internacionalização do trabalho, livre migração de capitais, fim da Guerra Fria e da lógicabipolar que dividia o mundo em duas áreas de influência, downsizing e reengenharia, ênfase na produtividade. A tudo isso essa geração terá que reagir. 

Entendemos que o administrador do século XXI é o profissional de hoje que pensa e utiliza as idéias do futuro. Este é um sujeito que:

• Faz com que as pessoas sob seu comando gostem de executar o que ele quer;

• Consegue que subordinados queiram ajudá-lo e se sintam realizados com isso;

• Não tem subordinados. Tem seguidores. Ele não dá ordens, mas todo mundo faz o que ele deseja;

• Consegue fazer com que as pessoas acreditem que o interesse delas e o dele é o mesmo;

• Transmite segurança, confiança. Ele inspira lealdade. É confidente, faz com que as pessoas se sintam à vontade para falar a verdade;

• Transmite senso de justiça. Ele toma decisões justas, não protege um ou outro. Todas as suas decisões e atitudes são transparentes;

• Dá o exemplo. Se o expediente começa às oito horas , ele chega às oito horas. Numa campanha de corte de custos, não promove festas nem troca de carro;

• Não precisa ser infalível. Mas precisa ter mais acertos do que erros;

• Faz com que pessoas sigam na direção da companhia. Ele faz com que essa direção seja transparente, justa e clara;

Sabe que não consegue fazer tudo sozinho. Mas não comanda pelo medo. As pessoas o seguem por que acreditam na sua visão.

O atendimento ótimo ao cliente é um dos fatores que serão decisivos para o sucesso do administrador do século XXI. Este cliente pode ser tanto o interno com o externo. 

Eis alguns aspectos que ajudarão neste atendimento ótimo ao cliente:

Melhore a sua autoconfiança. Muita gente não atende bem seus clientes porque, realmente, acha que não conseguirá atendê-los.

Crie situações ganha-ganha. Quando ficar claro que você não conseguirá atender aquele pedido, ajude o cliente a encontrar uma solução alternativa.

Entregue o que você prometeu – e mais. Esse mais fará você ser lembrado. (Alternativa: prometa menos do que você sabe que pode entregar com um esforço extra.)

Antecipe-se aos pedidos. A idéia básica é: se alguém pede à secretária que compre uma passagem de avião, ela deveria reservar o hotel também.

Ofereça ajuda espontaneamente. Não espere que te peçam, aja. Não se restrinja à postura de fazer apenas o seu trabalho.

Apresente soluções ou peça ajuda para achar soluções. Não seja mais um provedor de problemas na face da Terra. Tente ser um provedor de meios para resolvê-los. Não reclame da situação. Assuma responsabilidades para melhorá-la.

Faça aquilo de que você gosta e não apenas o que você sabe. Quem faz aquilo de que gosta dedica-se mais. Se você tiver sorte, as duas coisas serão uma só, mas nem sempre é o caso. 

Consequentemente, quem ambiciona uma carreira global de sucesso haverão de manter os livros sempre abertos e as mentes inquisitivas e criativas. Pelo estudo, temos a possibilidade de abrir nossa mentes, de superar os limites mais ou menos estreitos de nossos bairrismos, de enriquecer-nos, humanamente, por meio de conhecimentos mais apurados sobre o mundo e sobre nós mesmos. Sem aprendizado contínuo, qualquer que seja o know-how aprendido, ele ficará obsoleto em seis meses ou menos. Como dizia Catão, célebre por suas convicções no senado romano, “sem aprendizado contínuo, a vida é apenas uma imagem da morte”.

“Cada fracasso ensina ao homem algo que ele necessitava aprender” Charles Dickens (1812-1870), escritor inglês que retratou a miséria dos primeiros tempos da Revolução Industrial.

“Existe na vida algo pior que o fracasso: não haver tentado nada.” Franklin Delano Roosevelt (1882-1945), presidente dos Estados Unidos entre 1933 e 1945, responsável pelo programa de recuperação econômica com New Deal.

Por:  Paulo Barreto dos Santos - Analista da Divisão de Compras/Contratos da Prodesp, 

ÉTICA NA SECRETARIA

Pensa-se muito de que um assunto como este já é bastante desgastado por todos os meios e já muito discutido em todos os segmentos, porém se ainda criamos novos conceitos e repensamos sobre o tema é porque ainda deve-se ter uma atenção especial. Devido à sua importância não devemos jamais deixar cair no esquecimento ou sendo visto como algo banal e ultrapassado.

A ética é o ramo da filosofia que diz respeito ao caráter, ou seja, o que descreve os traçosmorais da personalidade. Focarei nossa discussão à cerca da ética no ambiente de trabalho nas igrejas já que é minha posição profissional e o mote deste artigo.

Costuma-se pensar que a ética é a mesma para todas as ocasiões e lugares, porém  cada momento requer um tipo de comportamento e olhar sobre tal questão, sendo a ética traçosmorais da personalidade podemos relacionar que para cada local há a necessidade de se ter uma postura diferente, não se perde o caráter, adequa-se à ocasião.

Obviamente a ética é necessária em qualquer tipo de trabalho, por isto dizemos: é o mínimo que se espera de um bom profissional. Para termos elegância, eficiência, credibilidade e satisfação é imprescindível que a ética esteja presente em nossos posicionamentos. Trabalhando numa igreja exige-se que este seja o ponto principal para a permanência neste meio, acredito até que seja algo vital, tanto para executar bem o trabalho como para não se envolver em questões que não nos dizem respeito, ou pelo menos as que não devemos opinar.

Certamente conviver com os membros da igreja é satisfatório em relacionamento e troca de experiência, porém devemos olhá-los com seriedade quando o assunto é pessoal. Diversos problemas da sociedade são trazidos até à Igreja como: problemas financeiros, conjugais, vícios, conflitos, entre outros que podem levar o ser humano à loucura ou ao desespero. Estes membros encontram na igreja e no pastor um apoio, como o de um pai para orientação. Da mesma forma que o pastor deve sigilo e respeito àquela pessoa, assim nós como secretários (as) devemos também.

Além dos problemas habituais com os membros locais da igreja também tratamos, ou ao menos sabemos, de dificuldades vividas por pastores de outras igrejas e denominações. Estes problemas devem ser colocados num nível mais elevado de seriedade pelo cargo que exercem, não por serem mais importantes, mas por suas posições envolverem o cuidado com as pessoas, as quais, em sua maioria, tem dificuldades em aceitar que um sacerdote possa ter qualquer tipo de deslize em sua vida pessoal.

A dualidade desta posição para os secretários de uma igreja é compreender a obra e ter uma visão aberta ao Reino de Deus e saber que os erros acontecerão, as falhas aparecerão e não é por ser igreja que estamos livres de qualquer tipo de crise.

Gosto muito de relacionar a diferença dos profissionais das igrejas com empresas seculares porque este segmento ainda não foi muito discutido pela maioria. Não sei se por existir grande preconceito por parte da sociedade em imaginar que as igrejas têm funcionários legalmente registrados (alguns relacionam os maus exemplos explorados pela mídia de que igreja só está interessada em dinheiro), ou pelo fato de se pensar que os que estão lá não são profissionais porque, para eles, uma igreja não necessita disso.

O valor da secretaria e a ética

Lembro-me que ao iniciar a faculdade de Secretariado Executivo sentia a necessidade de explicar e passar a ideia do que era o meu trabalho na igreja, sabia que o ramo a ser apresentado não era comum para aquela realidade e tão somente sóbria para aqueles que não tem religião. Sempre gostei de trabalhar na igreja sinto o valor do meu trabalho e acho importante apresentar isso às pessoas, portanto em trabalhos apresentados eu sempre procurava colocar exemplos do profissionalismo da igreja e frisar bem que não era um local como visto pela maioria, de que apenas lida com dinheiro, e sim com vidas, assessoramento, eventos, e que o dinheiro era para sustento próprio, não como meta.

Posicionar-se perante as pessoas como profissional que sabe o valor do seu trabalho, compreender a necessidade de estar lá é uma postura ética. Quando colocamos valor naquilo que fazemos e acreditamos em seu resultado mesmo que não seja colocado em gráficos e metas no fim do mês é saber que o seu caráter, amor e discrição estará atingindo a vida daqueles que procuram a igreja.

"Um homem é verdadeiramente ético apenas quando obedece sua compulsão para ajudar toda a vida que ele é capaz de assistir, e evita ferir toda coisa que vive". (Albert Schweitzer)

URL: http://www.institutojetro.com/artigos/administracao-geral/etica-na-secretaria.html
Site: www.institutojetro.com
Título do artigo: Ética na secretaria
Autor: Rafaela Bonezzi Junqueira Scicchitano

Noções Básicas e Historico de Almoxarifado

Noções Básicas de Almoxarifado

• Histórico dos Almoxarifados Primitivos

O almoxarifado se constituía em um depósito, quase sempre o pior e mais inadequado local da empresa, onde os materiais eram acumulados de qualquer forma, utilizando mão-de-obra desqualificada.

Com o tempo surgiram sistemas de manuseio e de armazenagem bastante sofisticados, o que acarretou aumento da produtividade, maior segurança nas operações de controle e rapidez na obtenção das informações.

O termo Almoxarifado é derivado de um vocábulo árabe que significa " depositar".

• Conceituação

Almoxarifado é o local destinado à guarda e conservação de materiais, em recinto coberto ou não, adequado à sua natureza, tendo a função de destinar espaços onde permanecerá cada item aguardando a necessidade do seu uso, ficando sua localização, equipamentos e disposição interna acondicionados à política geral de estoques da empresa.

O almoxarifado deverá:

1. assegurar que o material adequado esteja, na quantidade devida, no local certo, quando necessário;
2. impedir que haja divergências de inventário e perdas de qualquer natureza;
3. preservar a qualidade e as quantidades exatas;
4. possuir instalações adequadas e recursos de movimentação e distribuição suficientes a um atendimento rápido e eficiente;

Depositar materiais em um almoxarifado é o mesmo que depositar dinheiro em um banco

Portanto pode-se comparar o esquema de funcionamento do almoxarifado ao de um banco, conforme esquema abaixo :

BANCO

ALMOXARIFADO

Entrada para estoque, Ficha de depósito bancário, Nota fiscal de compra, Saída do estoque, Cheque, Requisição de material

• Eficiência do Almoxarifado

1. da redução das distâncias internas percorridas pela carga e do conseqüente aumento do número das viagens de ida e volta;
2. do aumento do tamanho médio das unidades armazenadas;
3. da melhor utilização de sua capacidade volumétrica;

• Organização do Almoxarifado

O organograma funcional do almoxarifado está demonstrado na figura abaixo :

1. Receber para guarda e proteção os materiais adquiridos pela empresa;
2. Entregar os materiais mediante requisições autorizadas aos usuários da empresa;
3. Manter atualizados os registros necessários;

Vamos analisar os setores componentes da estrutura funcional do almoxarifado :

• CONTROLE :

Embora não haja menção na estrutura organizacional do almoxarifado, o controle deve fazer parte do conjunto de atribuições de cada setor envolvido, qual seja, recebimento, armazenagem e distribuição.

O controle deve fornecer a qualquer momento as quantidades que se encontram à disposição em processo de recebimento, as devoluções ao fornecedor e as compras recebidas e aceitas.

• RECEBIMENTO

As atividades de recebimento abrangem desde a recepção do material na entrega pelo fornecedor até a entrada nos estoques. A função de recebimento de materiais é módulo de um sistema global integrado com as áreas de contabilidade, compras e transportes e é caracterizada como uma interface entre o atendimento do pedido pelo fornecedor e os estoques físico e contábil.

O recebimento compreende quatro fases :

1. 1a fase : Entrada de materiais; 2a fase : Conferência quantitativa; 3a fase : Conferência qualitativa; 4a fase : Regularização

• ARMAZENAGEM

A guarda dos materiais no Almoxarifado obedece a cuidados especiais, que devem ser definidos no sistema de instalação e nolayout adotado, proporcionando condições físicas que preservem a qualidade dos materiais, objetivando a ocupação plena do edifício e a ordenação da arrumação.

FASES

DESCRIÇÃO

1A FASE - Verificação das condições de recebimento do material; 2A FASE - Identificação do material; 3A FASE - Guarda na localização adotada; 4A FASE - Informação da localização física de guarda ao controle; 5A FASE - Verificação periódica das condições de proteção e armazenamento; 6A FASE - Separação para distribuição;

• DISTRIBUIÇÃO

Os materiais devem ser distribuídos aos interessados mediante programação de pleno conhecimento entre as partes envolvidas.

• DOCUMENTOS UTILIZADOS

Os seguintes documentos são utilizados no Almoxarifado para atendimento das diversas rotinas de trabalho :

1. Ficha de controle de estoque (para empresas ainda não informatizadas) : documento destinado a controlar manualmente o estoque, por meio da anotação das quantidades de entradas e saídas, visando o seu ressuprimento;
2. Ficha de Localização (também para empresas ainda não informatizadas) : documento utilizado para indicar as localizações, através de códigos, onde o material está guardado;
3. Comunicação de Irregularidades : documento utilizado para esclarecer ao fornecedor os motivos da devolução, quanto os aspectos qualitativo e quantitativo;

1. Relatório técnico de inspeção : documento utilizado para definir, sob o aspecto qualitativo, o aceite ou a recusa do material comprado do fornecedor;

1. Requisição de material : documento utilizado para a retirada de materiais do almoxarifado;

1. Devolução de material : documento utilizado para devolver ao estoque do almoxarifado as quantidades de material porventura requisitadas além do necessário;

PERFIL DO ALMOXARIFE

O material humano escolhido deve possuir alto grau de sentimento de honestidade, lealdade, confiança e disciplina.

RECEBIMENTO

• Conceituação

Recebimento é a atividade intermediária entre as tarefas de compra e pagamento ao fornecedor, sendo de sua responsabilidade a conferência dos materiais destinados à empresa.

As atribuições básicas do Recebimento são :

1. coordenar e controlar as atividades de recebimento e devolução de materiais;
2. analisar a documentação recebida, verificando se a compra está autorizada;
3. controlar os volumes declarados na Nota Fiscal e no Manifesto de Transporte com os volumes a serem efetivamente recebidos;
4. proceder a conferência visual, verificando as condições de embalagem quanto a possíveis avarias na carga transportada e, se for o caso, apontando as ressalvas de praxe nos respectivos documentos;
5. proceder a conferência quantitativa e qualitativa dos materiais recebidos;
6. decidir pela recusa, aceite ou devolução, conforme o caso;
7. providenciar a regularização da recusa, devolução ou da liberação de pagamento ao fornecedor;
8. liberar o material desembaraçado para estoque no almoxarifado;

A análise do Fluxo de Recebimento de Materiais permite dividir a função em quatro fases :

1a fase - entrada de materiais ; 2a fase - conferência quantitativa; 3a fase - conferência qualitativa; 4a fase - regularização;

1a fase - Entrada de Materiais : A recepção dos veículos transportadores efetuada na portaria da empresa representa o início do processo de Recebimento e tem os seguintes objetivos :

• a recepção dos veículos transportadores;
• a triagem da documentação suporte do recebimento;

• constatação se a compra, objeto da Nota Fiscal em análise, está autorizada pela empresa;
• constatação se a compra autorizada está no prazo de entrega contratual;

• constatação se o número do documento de compra consta na Nota Fiscal;

• cadastramento no sistema das informações referentes a compras autorizadas, para as quais se inicia o processo de recebimento;
• o encaminhamento desses veículos para a descarga;

As compras não autorizadas ou em desacordo com a programação de entrega devem ser recusadas, transcrevendo-se os motivos no verso da Nota Fiscal. Outro documento que serve para as operações de análise de avarias e conferência de volumes é o "Conhecimento de Transporte Rodoviário de Carga", que é emitido quando do recebimento da mercadoria a ser transportada.

As divergências e irregularidades insanáveis constatadas em relação às condições de contrato devem motivar a recusa do recebimento, anotando-se no verso da 1a via da Nota Fiscal as circunstâncias que motivaram a recusa, bem como nos documentos do transportador. O exame para constatação das avarias é feito através da análise da disposição das cargas, da observação das embalagens, quanto a evidências de quebras, umidade e amassados.

Os materiais que passaram por essa primeira etapa devem ser encaminhados ao Almoxarifado. Para efeito de descarga do material no Almoxarifado, a recepção é voltada para a conferência de volumes, confrontando-se a Nota Fiscal com os respectivos registros e controles de compra. Para a descarga do veículo transportador é necessária a utilização de equipamentos especiais, quais sejam : paleteiras, talhas, empilhadeiras e pontes rolantes.

O cadastramento dos dados necessários ao registro do recebimento do material compreende a atualização dos seguintes sistemas :

• Sistema de Administração de Materiais e gestão de estoques: dados necessários à entrada dos materiais em estoque, visando ao seu controle;
• Sistema de Contas a pagar : dados referentes à liberação de pendências com fornecedores, dados necessários à atualização da posição de fornecedores;
• Sistema de Compras : dados necessários à atualização de saldos e baixa dos processos de compras;

2a fase - Conferência Quantitativa; É a atividade que verifica se a quantidade declarada pelo fornecedor na Nota Fiscal corresponde efetivamente à recebida. A conferência por acusação também conhecida como " contagem cega " é aquela no qual o conferente aponta a quantidade recebida, desconhecendo a quantidade faturada pelo fornecedor. A confrontação do recebido versus faturado é efetuada a posteriori por meio do Regularizador que analisa as distorções e providencia a recontagem.

Dependendo da natureza dos materiais envolvidos, estes podem ser contados utilizando os seguintes métodos :

• Manual : para o caso de pequenas quantidades;
• Por meio de cálculos : para o caso que envolvem embalagens padronizadas com grandes quantidades;
• Por meio de balanças contadoras pesadoras: para casos que envolvem grande quantidade de pequenas peças como parafusos , porcas, arruelas;
• Pesagem : para materiais de maior peso ou volume, a pesagem pode ser feita através de balanças rodoviárias ou ferroviárias;
• Medição : em geral as medições são feitas por meio de trenas;

• CONFERÊNCIA QUALITATIVA

Visa garantir a adequação do material ao fim que se destina. A análise de qualidade efetuada pela inspeção técnica, por meio da confrontação das condições contratadas na Autorização de Fornecimento com as consignadas na Nota Fiscal pelo Fornecedor, visa garantir o recebimento adequado do material contratado pelo exame dos seguintes itens:

1. Características dimensionais;  Características específicas; Restrições de especificação;

• MODALIDADES DE INSPEÇÃO DE MATERIAIS

São selecionadas a depender do tipo de material que se está adquirindo, quais sejam :

1. Acompanhamento durante a fabricação : torna-se conveniente acompanhar in loco todas as fases de produção, por questão de segurança operacional;
2. Inspeção do produto acabado no fornecedor : por interesse do comprador, a inspeção do P. A. será feita em cada fornecedor;
3. Inspeção por ocasião do fornecimento : a inspeção será feita pôr ocasião dos respectivos recebimentos.

• DOCUMENTOS UTILIZADOS NO PROCESSO DE INSPEÇÃO :

1. especificação de compra do material e alternativas aprovadas;
2. desenhos e catálogos técnicos;
3. padrão de inspeção, instrumento que norteia os parâmetros que o inspetor deve seguir para auxiliá-lo a decidir pela recusa ou aceitação do material.

• SELEÇÃO DO TIPO DE INSPEÇÃO

A depender da quantidade, a inspeção pode ser total ou por amostragem, utilizando-se de conceitos estatísticos.

A análise visual tem por finalidade verificar o acabamento do material, possíveis defeitos, danos à pintura, amassamentos.

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A análise dimensional tem por objetivo verificar as dimensões dos materiais, tais como largura, comprimento, altura, espessura, diâmetros.

Os ensaios específicos para materiais mecânicos e elétricos comprovam a qualidade, a resistência mecânica, o balanceamento e o desempenho de materiais e/ou equipamentos.

Testes não destrutivos de ultra-som, radiografia, líquido penetrante, dureza, rugosidade, hidráulicos, pneumáticos também podem ser realizados a depender do tipo de material.

• REGULARIZAÇÃO

Caracteriza-se pelo controle do processo de recebimento, pela confirmação da conferência qualitativa e quantitativa, respectivamente por meio do laudo de inspeção técnica e pela confrontação das quantidades conferidas versus faturadas.

1. liberação de pagamento ao fornecedor ( material recebido sem ressalvas);
2. liberação parcial de pagamento ao fornecedor;
3. devolução de material ao fornecedor;
4. reclamação de falta ao fornecedor;
5. entrada do material no estoque;

• Documentos envolvidos na Regularização :

Os procedimentos de Regularização, visando à confrontação dos dados, objetivando recontagem e aceite ou não de quantidades remetidas em excesso pelo fornecedor, envolvem os seguintes documentos :

1. nota Fiscal;
2. conhecimento de transporte rodoviário de carga;
3. documento de contagem efetuada;
4. relatório técnico da inspeção inspeção;
5. especificação de compra;
6. catálogos técnicos;
7. desenhos;

• Devolução ao Fornecedor

O material em excesso ou com defeito será devolvido ao Fornecedor, dentro de um prazo de 10 dias a contar da data do recebimento, acompanhado da Nota Fiscal de Devolução, emitida pela empresa compradora.

INTERFACES DO SISTEMA DE RECEBIMENTO DE MATERIAIS

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• ARMAZENAGEM

A correta utilização do espaço disponível demanda estudo exaustivo das cargas a armazenar, dos níveis de armazenamento, das estruturas para armazenagem e dos meios mecânicos a utilizar.

Indica-se a real ocupação do espaço por meio do indicador " taxa de ocupação volumétrica", que leva em consideração o espaço disponível versus o espaço ocupado.

Para entendermos plenamente a utilização do espaço vertical, há que se analisar a utilidade de paletes para a movimentação, manuseio e armazenagem de materiais. A paletização vem sendo utilizada em empresas que demandam manipulação rápida e armazenagem racional, envolvendo grandes quantidades. A paletização tem como objetivo realizar, de uma só vez, a movimentação de um número maior de unidades. Ao pallet é atribuído o aumento da capacidade de estocagem, economia de mão-de-obra, tempo e redução de custos. O emprego de empilhadeiras e pallets já proporcionou a muitas empresas economia de até 80 % do capital despendido com o sistema de transporte interno.

Inicialmente os pallets eram empregados na manipulação interna de armazéns e depósitos e hoje acompanham a carga, da linha de produção à estocagem, embarque e distribuição. Em razão da padronização das medidas do pallet pelos países como Estados Unidos e Inglaterra, eles passaram a ser utilizados através dos continentes em caminhões, vagões ferroviários e embarcações marítimas.

E o que é um palete ?

Trata-se de uma plataforma disposta horizontalmente para carregamento, constituída de vigas, blocos ou uma simples face sobre os apoios, cuja altura é compatível com a introdução dos garfos da emplilhadeira, e que permite o agrupamento de materiais, possibilitando o manuseio, a estocagem, a movimentação e o transporte num único carregamento.

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Os pallets são plataformas, nas quais as mercadorias são empilhadas, servindo para unitizar, ou seja, transformar a carga numa única unidade de movimentação.

• VANTAGENS DA UTILIZAÇÃO DE PALETES

1. Melhor aproveitamento do espaço disponível para armazenamento, utilizando-se totalmente do espaço vertical disponível, por meio do empilhamento máximo;
2. Economia nos custos de manuseio de materiais, por meio da redução do custo da mão-de-obra e do tempo necessário para as operações braçais;
3. Possibilidade de utilização de embalagens plásticas ou amarração por meio de fitas de aço da carga unitária, formando uma só embalagem individual;
4. Compatibilidade com todos os meios de transporte (marítimo, terrestre, aéreo);
5. Facilita a carga, descarga e distribuição nos locais acessíveis aos equipamentos de manuseio de materiais;
6. Permite a disposição uniforme de materiais, o que concorre para a desobstrução dos corredores do armazém e dos pátios de descarga;
7. Os paletes podem ser manuseados por uma grande variedade de equipamentos, como empilhadeiras, transportadores, elevadores de carga e até sistemas automáticos de armazenagem;

• Estudo do layout

Alguns cuidados devem ser tomados durante o projeto do layout de um almoxarifado, de forma que se possa obter as seguintes condições :

1. máxima utilização do espaço;
2. efetiva utilização dos recursos disponíveis ( mão de obra e equipamentos );
3. pronto acesso a todos os itens;
4. máxima proteção aos itens estocados;
5. boa organização;
6. satisfação das necessidades dos clientes.

No projeto de um almoxarifado devem ser verificados os seguintes aspectos :

1. itens a serem estocados ( itens de grande circulação, grande peso e volume);
2. corredores (facilidades de acesso);
3. portas de acesso (altura, largura);
4. prateleiras e estruturas (altura x peso );
5. piso (resistência).

• Critérios de Armazenagem

Dependendo das características do material, a armazenagem pode dar-se em função dos seguintes parâmetros :

1. fragilidade; b) combustibilidade;  c) volatilização; d) oxidação; e) explosividade;

1. intoxicação;
2. radiação;
3. corrosão;
4. inflamabilidade;
5. volume;
6. peso;
7. forma;.

Os materiais sujeitos à armazenagem não obedecem regras taxativas que regulem o modo como os materiais devem ser dispostos no Almoxarifado. Por essa razão, deve-se analisar, em conjunto, os parâmetros citados anteriormente, para depois decidir pelo tipo de arranjo físico mais conveniente, selecionando a alternativa que melhor atenda ao fluxo de materiais:

1. armazenagem por tamanho : esse critério permite bom aproveitamento do espaço;
2. armazenamento por freqüência : esse critério implica armazenar próximo da saída do almoxarifado os materiais que tenham maior freqüência de movimento;
3. armazenagem especial, onde destacam-se :

1. os ambientes climatizados;
2. os produtos inflamáveis, que são armazenados sob rígidas normas de segurança;
3. os produtos perecíveis ( método FIFO)

1. Armazenagem em área externa : devido à sua natureza, muitos materiais podem ser armazenados em áreas externas, o que diminui os custos e amplia o espaço interno para materiais que necessitam de proteção em área coberta. Podem ser colocados nos pátios externos os materiais a granel, tambores e “containers” , peças fundidas e chapas metálicas.
2. Coberturas alternativas : não sendo possível a expansão do almoxarifado, a solução é a utilização de galpões plásticos, que dispensam fundações, permitindo a armazenagem a um menor custo.

Independentemente do critério ou método de armazenamento adotado é oportuno observar as indicações contidas nas embalagens em geral, conforme mostram as figuras abaixo :

• Localização de Materiais

O objetivo de um sistema de localização de materiais é estabelecer os meios necessários à perfeita identificação da localização dos materiais. Normalmente é utilizada uma simbologia (codificação) alfanumérica que deve indicar precisamente o posicionamento de cada material estocado , facilitando as operações de movimentação e estocagem.

O almoxarife é o responsável pelo sistema de localização de materiais e deverá possuir um esquema do depósito com o arranjo físico dos espaços disponíveis por área de estocagem.

Sistemass de endereçamento ou localização dos estoques ;

Existem dois métodos básicos : o sistema de endereços fixos e o sistema de endereços variáveis.

• Sistema de endereçamento fixo :

Nesse sistema existe uma localização específica para cada produto. Caso não haja muitos produtos armazenados , nenhum tipo de codificação formal será necessária. Caso a linha de produtos seja grande, deverá ser utilizado um código alfanumérico, que visa a minimização do tempo de localização dos materiais.

• Sistema de endereçamento variável :

Nesse sistema não existem locais fixos de armazenagem, a não ser para itens de estocagem especial. Os materiais vão ocupar os locais disponíveis dentro do depósito. O inconveniente desse sistema é o perfeito controle que se deve ter da situação, para que não se corra o risco de possuir material perdido em estoque, que somente será descoberto ao acaso ou durante o inventário. Esse controle deverá ser feito por duas fichas, uma ficha para controle do saldo por item e a outra para controle do saldo por local de estoque.

Apesar de o sistema de endereços variáveis possibilitar melhor utilização do espaço, este pode resultar em maiores percursos para montar um pedido, pois um único item pode estar localizado em diversos pontos Esse método é mais popular em sistemas de manuseio e armazenagem automatizados, que exigem um mínimo de mão-de-obra.

• Classificação e Codificação dos materiais

Um sistema de classificação e codificação de materiais é fundamental para que existam procedimentos de armazenagem adequados, um controle eficiente dos estoques e uma operacionalização correta do almoxarifado.

Classificar um material significa agrupá-lo segundo sua forma, dimensão, peso, tipo e uso. Em outras palavras, classificar um material significa ordená-lo segundo critérios adotados, agrupando-os de acordo com as suas semelhanças. Classificar os bens dentro de suas peculiaridades e funções tem como finalidade facilitar o processo de posteriormente dar-lhes um código que os identifique quanto aos seus tipos, usos, finalidades, datas de aquisição, propriedades e seqüência de aquisição. Por exemplo, com a codificação do bem passamos a ter, além das informações acima mencionadas, um registro que nos informará todo o seu histórico, tais como preço inicial, localização, vida útil esperada, valor depreciado, valor residual, manutenção realizada e previsão de sua substituição.

Codificar um material significa representar todas as informações necessárias, suficientes e desejadas por meio de números e/ou letras, com base na classificação obtida do material.

A tecnologia de computadores está revolucionando a identificação de materiais e acelerando o seu manuseio.

A chave para a rápida identificação do produto, das quantidades e fornecedor é o código de barras lineares ou código de distribuição. Esse código pode ser lido com leitores óticos (scanners) . Os fabricantes codificam esse símbolo em seus produtos e o computador no depósito decodifica a marca, convertendo-a em informação utilizável para a operação dos sistemas de movimentação interna, principalmente os automatizados.

NOÇÕES SOBRE ALMOXARIFADO III

• Classificação e Codificação dos materiais

Um sistema de classificação e codificação de materiais é fundamental para que existam procedimentos de armazenagem adequados, um controle eficiente dos estoques e uma operacionalização correta do almoxarifado.

Classificar um material significa agrupá-lo segundo sua forma, dimensão, peso, tipo e uso. Em outras palavras, classificar um material significa ordená-lo segundo critérios adotados, agrupando-os de acordo com as suas semelhanças. Classificar os bens dentro de suas peculiaridades e funções tem como finalidade facilitar o processo de posteriormente dar-lhes um código que os identifique quanto aos seus tipos, usos, finalidades, datas de aquisição, propriedades e seqüência de aquisição. Por exemplo, com a codificação do bem passamos a ter, além das informações acima mencionadas, um registro que nos informará todo o seu histórico, tais como preço inicial, localização, vida útil esperada, valor depreciado, valor residual, manutenção realizada e previsão de sua substituição.

A classificação dos itens é composta de diversas etapas, quais sejam : catalogação, simplificação, especificação, normalização e padronização rumo à codificação de todos os materiais que compõem o estoque da empresa.

Vejamos melhor a conceituação de " classificação ", definindo melhor cada uma dessas etapas :

• Catalogação : significa o arrolamento de todos os itens existentes de modo a não omitir nenhum deles.

Vantagens da Catalogação :

1. A catalogação proporciona uma idéia geral da coleção;
2. Facilita a consulta por parte dos usuários;
3. Facilita a aquisição de materiais;
4. possibilita a conferência;
5. evita duplicidade de codificação;

• Simplificação : significa a redução da grande diversidade de itens empregados para uma mesma finalidade. Quando duas ou mais peças podem ser usadas para o mesmo fim, recomenda-se a escolha pelo uso de uma delas;

• Especificação : significa a descrição detalhada de um item, como suas medidas, formato, tamanho, peso etc. Quanto mais detalhada a especificação de um item, menos dúvida se terá a respeito de sua composição e características, mais fácil será a sua compra e inspeção no recebimento.

• Normalização : essa palavra deriva de normas, que são as prescrições sobre o uso do material; portanto significa a maneira pela qual o material deve ser utilizado em suas diversas aplicações;

• Padronização : significa estabelecer idênticos padrões de peso, medidas e formatos para os materiais, de modo que não existam muitas variações entre eles. Por exemplo, a padronização evita que centenas de parafusos diferentes entrem em estoque.

Vantagens da Padronização :

1. Possibilita a simplificação de materiais;
2. Facilita o processo de normalização de materiais;
3. Aumenta poder de negociação;
4. Reduz custos de aquisição e controle;
5. Reduz possibilidade de erros na especificação;
6. Facilita a manutenção;
7. Possibilita melhor programação de compras;
8. Permite reutilização e permutabilidade

Assim a catalogação, a simplificação, a especificação, a normalização e a padronização constituem os diferentes passos rumo à codificação. A partir da classificação pode-se codificar os materiais .

Codificar um material significa representar todas as informações necessárias, suficientes e desejadas por meio de números e/ou letras, com base na classificação obtida do material.

A tecnologia de computadores está revolucionando a identificação de materiais e acelerando o seu manuseio.

A chave para a rápida identificação do produto, das quantidades e fornecedor é o código de barras lineares ou código de distribuição. Esse código pode ser lido com leitores óticos (scanners) . Os fabricantes codificam esse símbolo em seus produtos e o computador no depósito decodifica a marca, convertendo-a em informação utilizável para a operação dos sistemas de movimentação interna, principalmente os automatizados.

ESTRUTURAS METÁLICAS PARA ARMAZENAGEM

Fatores que influenciam na escolha das estruturas metálicas para armazenagem :

• tipo de material (peso e volume);
• equipamentos utilizados para a movimentação (empilhadeiras);
• largura mínima dos corredores;
• níveis de armazenagem (altura máxima para empilhamento);

Tipos de estrutura metálica para armazenagem:

• estrutura leve em prateleira de bandeja : adequadas para materiais leves;

• estrutura porta-palete : as prateleiras são substituídas por um par de vigas que se encaixam nas colunas, com possibilidade de regulagem da altura.

Os paletes são retirados por empilhadeiras que se movimentam nos corredores.

MOVIMENTAÇÃO DE MATERIAIS

Dependendo do tipo de empresa, do tipo de produto ou serviço, do sistema de produção utilizado e de outras características, a movimentação de materiais pode atingir um custo de 15 a 70 % do custo total da produção.

O estudo da movimentação de materiais deve levar em consideração todas as características do processo produtivo, já que faz parte inerente dele.

Dá-se o nome de movimentação de materiais a todo o fluxo de materiais dentro da empresa. A movimentação de materiais é uma atividade indispensável a qualquer sistema de produção e visa não somente o abastecimento das seções produtivas, mas também a garantia da seqüência do processo de produção entre as seções envolvidas.

A movimentação pode ser horizontal ou vertical. É horizontal quando a movimentação se dá em um espaço plano e em um mesmo nível. É vertical quando a empresa utiliza edifícios de vários andares ou níveis de altura.

A movimentação de materiais quando bem administrada pode trazer grandes economias para a empresa e um excelente resultado para a produção.

Principais finalidades da movimentação de materiais :

Aumento da capacidade produtiva da empresa, que pode ser conseguido :

• através da redução do tempo de fabricação;

• através do incremento da produção, pela intensificação do abastecimento de materiais às seções produtivas;

• utilização racional da capacidade de armazenagem, utilizando plenamente o espaço disponível e aumentando a área útil da fábrica;

Melhorar as condições de trabalho, proporcionando :

• maior segurança e redução de acidentes durante as operações com materiais;
• redução da fadiga nas operações com materiais e maior conforto para o pessoal;
• aumento da produtividade da mão-de-obra;

Reduzir os custos de produção, através da :

• redução da mão-de-obra braçal pela utilização de equipamentos de manuseio e transporte;
• redução dos custos de materiais, através de acondicionamento e transporte adequados que permitam reduzir as perdas ou estragos de materiais;
• redução de custos em despesas gerais, através de menores despesas de transporte e menores níveis de estoques de materiais.

Melhorar a distribuição : a distribuição, que se inicia na preparação do produto e termina no usuário, é grandemente melhorada com a racionalização dos sistemas de manuseio, através da :

• melhoria na circulação : criação de corredores bem definidos; endereçamento fácil; equipamentos eficientes; métodos eficientes de carga e descarga;

• localização estratégica de almoxarifados : criação de pontos de armazenagem próximos aos consumidores, para distribuição aos pontos de venda, só é possível graças aos equipamentos de movimentação e armazenagem;

• Melhoria dos serviços aos usuários : a proximidade das mercadorias dos centros consumidores implica em rapidez na entrega, menores riscos de deterioração ou quebra, menor custo;

• Maior disponibilidade do produto em cada região ;

EQUIPAMENTOS UTILIZADOS PARA MOVIMENTAÇÃO DE MATERIAIS :

O manuseio pode ser efetuado das seguintes formas :

• manualmente;
• por meio de carrinhos impulsionados manualmente;
• por meio de emplilhadeiras (não possui limitação de direção horizontal ou vertical, podendo ser elétrica, com motor a gás, diesel ou gasolina);

• por meio de paleteiras (tipo de empilhadeira limitada ao manuseio horizontal);

• por meio de pontes rolantes : trata-se de equipamento constituído de estrutura metálica, sustentada por duas vigas, ao longo das quais a ponte rolante se movimenta; entre as duas vigas corre um carrinho com um gancho;

• por meio de guindastes : trata-se de equipamento utilizado em área externa, equipados com lança e com capacidade de carga acima de 5 t.

Quase sempre esses equipamentos servem para o transporte e elevação de cargas. São muito utilizados em áreas de armazenamento de ferro para construção, nas linhas de produção de construção pesada, na recepção e expedição de cargas de grandes proporções e peso, nas indústrias metalúrgicas e siderúrgicas;

• por meio de transportadores contínuos : são utilizados para o caso de movimentação constante e ininterrupta de materiais entre dois pontos predeterminados. É o caso da mineração, dos terminais de carga e descarga, armazéns de granéis, terminais de recepção e expedição de mercadorias. Sua maior aplicação na indústria é a linha de montagem na produção em série. Nos sistemas de produção contínua - como nas fábricas de refrigerantes, cervejas, óleos alimentícios etc. - os transportadores contínuos são controlados e integrados por equipamentos eletrônicos, com paradas em pontos determinados.

Ex. : correias transportadoras, esteiras transportadoras, roletes transportadores, transportadores de fita metálica, transportadores de rosca, transportadores magnéticos, transportadores vibratórios, transportadores pneumáticos.

Princípios básicos para a movimentação de materiais :

Para que um sistema de transporte interno seja eficiente é preciso que sejam adotados certos princípios básicos para a movimentação de materiais, quais sejam :

• obedecer o fluxo do processo produtivo e utilizar meios de movimentação que facilitem esse fluxo;

• eliminar distâncias e eliminar ou reduzir todos os transportes entre as operações;
• usar a força da gravidade sempre que possível;
• minimizar a manipulação, preferindo meios mecânicos aos manuais;
• considerar sempre a segurança do pessoal envolvido;
• utilizar cargas unitárias sempre que possível;
• procurar a utilização máxima do equipamento, evitando o transporte vazio, isto é utilizar o sempre o transporte nos dois sentidos de ida e volta;

• prever sempre um sistema alternativo de transporte, para uso em caso de falha do principal;

A necessidade de revisão parcial ou total do sistema de movimentação de materiais ocorre quando :

• homens e mulheres estão manipulando cargas, respectivamente, acima de 30 kg e de 10 kg;

• materiais estão sendo desviados do caminho mais direto e natural de sua transformação no processo fabril, para fins de inspeção, conferência etc.;

• pessoal da produção está abandonando seus postos para efetuar operações de transporte;

• cruzamentos freqüentes de trajetórias de materiais em movimento;

• os trabalhadores da produção têm de parar até serem supridos de matéria-prima;

• os materiais vão e voltam na mesma direção por mais de uma vez no seu processo de transformação;

• cargas acima de 50kg são levantadas por mais de 1 metro sem ajuda mecânica;

• Custos da Movimentação de Materiais

Os custos de movimentação de materiais constituem geralmente uma parcela significativa do custo total de fabricação. Isso significa que o custo de movimentação de materiais influenciam o custo final do produto /serviço sem contribuir em nada para a sua melhoria. Daí a necessidade de se tentar constantemente baratear o custo do produto/serviço através de uma seleção rigorosa dos meios de movimentação adequados ao sistema de produção utilizado pela empresa.

Os custos de movimentação de materiais são os seguintes :

1. equipamentos utilizados : capital empatado em equipamentos;
2. combustível utilizado : ou seja, despesas efetuadas com combustível ou energia para alimentar os equipamentos de movimentação;
3. pessoal para a operação dos equipamentos : motoristas de tratores ou empilhadeiras, operadores de guindastes ou de elevadores, pessoal auxiliar etc.
4. manutenção de equipamentos : ou seja despesas com manutenção e com oficinas de consertos, peças e componentes de reposição, bem como com o pessoal da oficina;
5. perdas de material decorrentes de manuseio, de acidentes na movimentação, quebras, estragos em embalagens;

• Definição do tipo de movimentação :

Uma série de itens devem ser analisados antes da definição do tipo de equipamento que será utilizado para a movimentação de materiais :

1. tipo do produto (dimensões, características mecânicas, quantidade a ser transportada;
2. edificação (layout, espaço entre as colunas, resistência do piso, dimensão das passagens, dos corredores e das portas );
3. seqüência das operações;
4. método de armazenagem;
5. custo da movimentação;
6. área necessária para o funcionamento do equipamento;
7. fonte de energia necessária;
8. deslocamento e direção do movimento;
9. mão-de-obra;
10. flexibilidade do equipamento a ser adotado;
11. grau de supervisão requerido para a operação (transportadores x empilhadeiras);
12. possibilidade da variação da velocidade do equipamento (adaptação ao volume de expedição e recebimento, ao alto índice eventual de perdas, à ausência ocasional de pessoal e à inexperiência do operário);
13. tipo de trajetória (fixa : transportador, limitada : ponte rolante, livre : empilhadeiras);

Por: Sergio Lopes de Souza Junior - http://www.artigonal.com/