ÉTICA NA SECRETARIA

Pensa-se muito de que um assunto como este já é bastante desgastado por todos os meios e já muito discutido em todos os segmentos, porém se ainda criamos novos conceitos e repensamos sobre o tema é porque ainda deve-se ter uma atenção especial. Devido à sua importância não devemos jamais deixar cair no esquecimento ou sendo visto como algo banal e ultrapassado.

A ética é o ramo da filosofia que diz respeito ao caráter, ou seja, o que descreve os traçosmorais da personalidade. Focarei nossa discussão à cerca da ética no ambiente de trabalho nas igrejas já que é minha posição profissional e o mote deste artigo.

Costuma-se pensar que a ética é a mesma para todas as ocasiões e lugares, porém  cada momento requer um tipo de comportamento e olhar sobre tal questão, sendo a ética traçosmorais da personalidade podemos relacionar que para cada local há a necessidade de se ter uma postura diferente, não se perde o caráter, adequa-se à ocasião.

Obviamente a ética é necessária em qualquer tipo de trabalho, por isto dizemos: é o mínimo que se espera de um bom profissional. Para termos elegância, eficiência, credibilidade e satisfação é imprescindível que a ética esteja presente em nossos posicionamentos. Trabalhando numa igreja exige-se que este seja o ponto principal para a permanência neste meio, acredito até que seja algo vital, tanto para executar bem o trabalho como para não se envolver em questões que não nos dizem respeito, ou pelo menos as que não devemos opinar.

Certamente conviver com os membros da igreja é satisfatório em relacionamento e troca de experiência, porém devemos olhá-los com seriedade quando o assunto é pessoal. Diversos problemas da sociedade são trazidos até à Igreja como: problemas financeiros, conjugais, vícios, conflitos, entre outros que podem levar o ser humano à loucura ou ao desespero. Estes membros encontram na igreja e no pastor um apoio, como o de um pai para orientação. Da mesma forma que o pastor deve sigilo e respeito àquela pessoa, assim nós como secretários (as) devemos também.

Além dos problemas habituais com os membros locais da igreja também tratamos, ou ao menos sabemos, de dificuldades vividas por pastores de outras igrejas e denominações. Estes problemas devem ser colocados num nível mais elevado de seriedade pelo cargo que exercem, não por serem mais importantes, mas por suas posições envolverem o cuidado com as pessoas, as quais, em sua maioria, tem dificuldades em aceitar que um sacerdote possa ter qualquer tipo de deslize em sua vida pessoal.

A dualidade desta posição para os secretários de uma igreja é compreender a obra e ter uma visão aberta ao Reino de Deus e saber que os erros acontecerão, as falhas aparecerão e não é por ser igreja que estamos livres de qualquer tipo de crise.

Gosto muito de relacionar a diferença dos profissionais das igrejas com empresas seculares porque este segmento ainda não foi muito discutido pela maioria. Não sei se por existir grande preconceito por parte da sociedade em imaginar que as igrejas têm funcionários legalmente registrados (alguns relacionam os maus exemplos explorados pela mídia de que igreja só está interessada em dinheiro), ou pelo fato de se pensar que os que estão lá não são profissionais porque, para eles, uma igreja não necessita disso.

O valor da secretaria e a ética

Lembro-me que ao iniciar a faculdade de Secretariado Executivo sentia a necessidade de explicar e passar a ideia do que era o meu trabalho na igreja, sabia que o ramo a ser apresentado não era comum para aquela realidade e tão somente sóbria para aqueles que não tem religião. Sempre gostei de trabalhar na igreja sinto o valor do meu trabalho e acho importante apresentar isso às pessoas, portanto em trabalhos apresentados eu sempre procurava colocar exemplos do profissionalismo da igreja e frisar bem que não era um local como visto pela maioria, de que apenas lida com dinheiro, e sim com vidas, assessoramento, eventos, e que o dinheiro era para sustento próprio, não como meta.

Posicionar-se perante as pessoas como profissional que sabe o valor do seu trabalho, compreender a necessidade de estar lá é uma postura ética. Quando colocamos valor naquilo que fazemos e acreditamos em seu resultado mesmo que não seja colocado em gráficos e metas no fim do mês é saber que o seu caráter, amor e discrição estará atingindo a vida daqueles que procuram a igreja.

"Um homem é verdadeiramente ético apenas quando obedece sua compulsão para ajudar toda a vida que ele é capaz de assistir, e evita ferir toda coisa que vive". (Albert Schweitzer)

URL: http://www.institutojetro.com/artigos/administracao-geral/etica-na-secretaria.html
Site: www.institutojetro.com
Título do artigo: Ética na secretaria
Autor: Rafaela Bonezzi Junqueira Scicchitano

SECRETARIADO – Funções, Atribuições e Perfil Profissional

Quais as Principais Funções de um Secretário? Que Qualidades São Necessárias? Quais São as Suas Atribuições?  

Embora essa função – em sua grande maioria - venha sendo executada nas empresas pelo sexo feminino, tem-se observado – nos últimos tempos – um enorme contingente de homens executando-a com eficiência (tais como os assessores, os chefes de gabinetes etc.). 

Nas empresas, um (a) secretário (a) tem uma função de “staff” (assessoria) e, por esse motivo, suas funções são parecidas com as de um administrador; tais como:

• Planejar.
• Organizar.
• Coordenar.
• Comandar.
• Controlar

O(a) secretário(a) pode ser considerado(a) o elo  na cadeia do diálogo entre a direção da empresa e o corpo de colaboradores. Trata-se de uma profissão competitiva, onde a maioria das tarefas é especializada e outras exigirão o bom senso, a diplomacia e a discrição. No exercício de suas funções o(a) secretário(a) pode galgar três níveis hierárquicos:

• Júnior (quando ainda é principiante)
• Sênior (quando já possui de dois a três anos de experiência)
• Executivo (a) (nível de diretoria – devendo, para tal, ser no mínimo bilíngüe e, normalmente, já ter mais de 5 anos de experiência)

ATRIBUTOS PESSOAIS DO (a) SECRETÁRIO (a)

Normalmente, o (a) secretário (a) é o (a) anfitrião (ã) do escritório da empresa e, por esse motivo, os atributos mais importantes para quem ocupa essa posição são a diplomacia, o equilíbrio e a compostura. Tais atributos são necessários, a fim de tentar evitar os incidentes inesperados que podem destruir a rotina de um escritório.

A aparência de um (a) secretário (a) espelha a imagem de toda empresa, na medida em que ele (a) é o “cartão de visitas” da organização e, dessa forma, o (a) ocupante desse cargo deve possuir uma aparência sóbria (discreta), que não comprometa a imagem de sua empresa.

Um (a) secretário (a) deve ter iniciativa própria, estar sempre atento (a) e deve ouvir as outras pessoas com atenção. Suas tarefas devem ser terminadas ao tempo e a hora, uma vez que esse cargo exige alto padrão de desempenho de suas tarefas.

O (a) secretário (a) deve ter lealdade e discrição, não devendo por isso, fazer qualquer tipo de comentário em público sobre seu superior e muito menos expô-lo ao ridículo. O (a) secretário (a) tem acesso a documentos confidenciais de seu chefe e também de toda organização e, por isso:

• Não deverá revelar os segredos comerciais, nem mesmo após deixar a empresa.
• Deverá saber o limite de sua autoridade.
• Sempre solicitar instruções completas e claras, agindo com a máxima competência e procurando sempre não comentar nem especular sobre o que lhe for informado.

Atribuições do (a) Secretário (a)

O (a) técnico (a) de secretaria tem várias atribuições e, dentre elas podemos destacar:

• Organizar o seu local de trabalho, mantendo-o limpo e funcional.
• Estabelecer uma rotina diária de trabalho.
• Organizar e manter atualizada a sua agenda e a do seu chefe executivo.
• Despachar com seu chefe.
• Distribuir tarefas a seus auxiliares (se tiver)
• Recepcionar visitantes e manter contatos de interesse da empresa.
• Atender a telefonemas, filtrando as ligações para seu chefe.
• Redigir correspondências.
• Digitar e reproduzir correspondências e outros documentos.
• Expedir correspondências.
• Protocolar documentos.
• Receber, selecionar, ordenar, encaminhar e arquivar documentos.
• Preparar e secretaria reuniões.
• Tomar providências relativas às viagens dos executivos da organização.
• Controlar o “caixa pequeno”.

Colunista: Julio Cesar S. Santos- http://www.qualidadebrasil.com.br

Secretariado – funções, atribuições e perfil profissional

Quais as Principais Funções de um Secretário? Que Qualidades São Necessárias? Quais São as Suas Atribuições?Embora essa função – em sua grande maioria - venha sendo executada nas empresas pelo sexo feminino, tem-se observado – nos últimos tempos – um enorme contingente de homens executando-a com eficiência (tais como os assessores, os chefes de gabinetes etc.). Nas empresas, um (a) secretário (a) tem uma função de "staff" (assessoria) e, por esse motivo, suas funções são parecidas com as de um administrador; tais como:

■Planejar.

■Organizar.

■Coordenar.

■Comandar.

■Controlar

O(a) secretário(a) pode ser considerado(a) o elo na cadeia do diálogo entre a direção da empresa e o corpo de colaboradores. Trata-se de uma profissão competitiva, onde a maioria das tarefas é especializada e outras exigirão o bom senso, a diplomacia e a discrição. No exercício de suas funções o(a) secretário(a) pode galgar três níveis hierárquicos:

■Júnior (quando ainda é principiante)

■Sênior (quando já possui de dois a três anos de experiência)

■Executivo (a) (nível de diretoria – devendo, para tal, ser no mínimo bilíngüe e, normalmente, já ter mais de 5 anos de experiência)

ATRIBUTOS PESSOAIS DO (a) SECRETÁRIO (a)

Normalmente, o (a) secretário (a) é o (a) anfitrião (ã) do escritório da empresa e, por esse motivo, os atributos mais importantes para quem ocupa essa posição são a diplomacia, o equilíbrio e a compostura. Tais atributos são necessários, a fim de tentar evitar os incidentes inesperados que podem destruir a rotina de um escritório.

A aparência de um (a) secretário (a) espelha a imagem de toda empresa, na medida em que ele (a) é o "cartão de visitas" da organização e, dessa forma, o (a) ocupante desse cargo deve possuir uma aparência sóbria (discreta), que não comprometa a imagem de sua empresa.

Um (a) secretário (a) deve ter iniciativa própria, estar sempre atento (a) e deve ouvir as outras pessoas com atenção. Suas tarefas devem ser terminadas ao tempo e a hora, uma vez que esse cargo exige alto padrão de desempenho de suas tarefas.

O (a) secretário (a) deve ter lealdade e discrição, não devendo por isso, fazer qualquer tipo de comentário em público sobre seu superior e muito menos expô-lo ao ridículo. O (a) secretário (a) tem acesso a documentos confidenciais de seu chefe e também de toda organização e, por isso:

■Não deverá revelar os segredos comerciais, nem mesmo após deixar a empresa.

■Deverá saber o limite de sua autoridade.

■Sempre solicitar instruções completas e claras, agindo com a máxima competência e procurando sempre não comentar nem especular sobre o que lhe for informado.

Atribuições do (a) Secretário (a)

O (a) técnico (a) de secretaria tem várias atribuições e, dentre elas podemos destacar:

■Organizar o seu local de trabalho, mantendo-o limpo e funcional.

■Estabelecer uma rotina diária de trabalho.

■Organizar e manter atualizada a sua agenda e a do seu chefe executivo.

■Despachar com seu chefe.

■Distribuir tarefas a seus auxiliares (se tiver)

■Recepcionar visitantes e manter contatos de interesse da empresa.

■Atender a telefonemas, filtrando as ligações para seu chefe.

■Redigir correspondências.

■Digitar e reproduzir correspondências e outros documentos.

■Expedir correspondências.

■Protocolar documentos.

■Receber, selecionar, ordenar, encaminhar e arquivar documentos.

■Preparar e secretaria reuniões.

■Tomar providências relativas às viagens dos executivos da organização.

■Controlar o "caixa pequeno".

Por: Julio Cesar S. Santos - Professor, consultor e palestrante, co-autor do livro: "Trabalho e Vida Pessoal - 50 Contos Selecionados" (Ed. Qualytimark, Rio de Janeiro, 2001).

ADMINISTRAÇÃO - Conceitos básicos

 A administração trata, desde seus primórdios, de organizar o trabalho de forma racional. A partir do final do século XIX, começa a adquirir o status de ciência, com as tentativas de aplicação de métodos científicos ao estudo e aprimoramento do trabalho, assim como ao desempenho do trabalhador. Desde então, há sucessivas definições para esta atividade. Maximiano (1997), por exemplo, sugere que "a administraçãoé o processo de tomar e colocar em prática decisões sobre objetivos e utilização de recursos". Sob estaótica, várias pessoas estão envolvidas na administração de uma organização do terceiro setor, mesmo que,à primeira vista, não se percebam como tal.

A administração se caracteriza como uma atividade meio; não é um fim em si mesma. Administrar diz respeito ao desempenho da organização como um todo, em um determinado contexto.

Desempenho, por sua vez, está relacionado aos conceitos de eficácia, eficiência e efetividade.

Eficácia é a capacidade de realizar objetivos, eficiência é utilizar produtivamente os recursos,  efetividade é realizar a coisa certa para transformar a situação existente. Portanto, os conceitos e técnicas de administração devem servir para que as organizações  alcancem o desempenho que desejam. Sinteticamente, estas funções podem ser descritas da seguinte maneira:

· Planejamento–diz respeito às decisões sobre objetivos, ações futuras e recursos necessários para realizar objetivos.

· Organização–compreende as decisões sobre a divisão de poder, traduzido em autoridade, tarefas e responsabilidades entre pessoas e na divisão de recursos para realizar as tarefas.

· Direção ou coordenação–trata de ativar as pessoas para atingir os objetivos propostos e proporcionar o sentido de missão, na expressão de Peter Drucker.

· Controle–abrange as decisões sobre a compatibilidade entre objetivos esperados e resultados alcançados.

No entanto, as organizações não são iguais; possuem objetivos e contam com recursos diferentes entre si, atuam em campos distintos. Isto faz com que a administração de cada uma se caracterize por ênfases distintas. Numa tipologia bastante sintética, mas que serve ao propósito deste texto, podemos agrupar as organizações em: governamentais, privadas com fins de lucro e privadas sem fins lucrativos. Permeando estes grupos, encontra-se o plano cultural onde atuam – temos, assim, um quadro inicial de referência. As organizações governamentais têm o objetivo de atender as necessidades públicas e de gerir o funcionamento do Estado. Como necessidades e prioridades são definidas a partir do jogo político de forças da sociedade, podemos dizer que os princípios clássicos que regem a administração pública – impessoalidade, hierarquia, regras estabelecidas etc.– apresentam-se de forma distinta em cada ambiente cultural tratado.

Já as empresas privadas são caracterizadas por atender as necessidades de grupos de consumidores, estando inseridas num contexto maior ou menor de competição em mercados. Isto faz com que tenham que estar organizadas a partir da idéia de conquistar um lugar no mercado em meio a outras empresas que oferecem produtos ou serviços, de certa forma, semelhantes. Quanto maior a competitividade do setor, mais precisam estabelecer estratégias de diferenciação perante os consumidores, responderàs iniciativas da concorrência e antecipar-se, captando tendências de futuro. O plano cultural irá caracterizar tanto sua atuação no mercado quanto sua relação com a sociedade em geral, especialmente nas relações de trabalho e na influência que exercem junto a políticas de caráter público.

As organizações sem fins lucrativos atuam no âmbito da sociedade civil, onde o aspecto político tem papel de destaque. São pautadas por interesses que podem variar desde um conjunto de membros (um sindicato, por exemplo) até propostas mais amplas de transformação social (o caso das ongs), passando pelas propostas de assistência aos carentes (entidades beneficentes). Sua atuação diz respeito a atingir fins públicos, a partir da utilização de recursos privados e públicos. O ambiente cultural irá condicionar seus objetivos e as estratégias para realizá-los.

Diante desta multiplicidade de organizações, as noções de eficiência, eficácia e efetividade, assim como os processos básicos da administração – planejamento, organização, direção e controle – vão assumir características específicas em cada tipo de organização. O que importa ressaltar é  que estas quatro funções gerais são inerentes à existência de qualquer uma delas, formam uma totalidade e devem estar ajustadas à missão organizacional para que se obtenha o seu melhor desempenho. Não existem fórmulas pré-estabelecidas para a administração das organizações. Cada uma encontra, a partir das indicações gerais, as maneiras mais adequadas ao seu desempenho.

Liliane G. da Costa Reis

http://www.scribd.com/doc/272385/Conceitos-basicos