Taxonomia Corporativa

Estamos sem sombra de dúvidas vivendo na era do conhecimento. 

Poderíamos utilizar todo espaço deste artigo para enumerar as tendências que confirmam isso. Economia sem peso, educação continuada, ativos intangíveis, capital intelectual e a gestão do conhecimento são apenas algumas das expressões mais recentes que confirmam a era em questão.

Se a informação já se fazia importante às empresas antes era do conhecimento quem dirá hoje em dia. E se a informação é tão importante na atualidade por que tanta empresa ainda não a trata como merecia? Por que tantos gestores desconhecem ou negligenciam sua gestão efetiva?

Pretendo aqui discorrer sobre a taxonomia corporativa e seus benefícios. Muito embora seja um poderoso instrumento para organizar, expor e recuperar informações, é curiosamente o modo mais ignorado pelas empresas como alternativa de apoio à gestão da informação. 

Não por acaso, este artigo defende que um poder transformador é criado quando a curiosidade e o conhecimento se unem ao contexto e encontram uma boa taxonomia (vitrine de informações) para explorar, gerando condições excelentes para a criação de novos saberes.

Para fins corporativos, poderíamos definir taxonomia como a organização peculiar de um conjunto de informação para um propósito particular. A organização em taxonomia depende de técnicas responsáveis por nomear repositórios, classificar e organizar informações relevantes. 

Em resumo, a taxonomia é um processo dedicado a classificar e facilitar o acesso à informação, cujo esforço se torna ineficaz e inútil pela falta de empatia de quem as constrói para com aqueles que as utilizarão. Veja um exemplo clássico de taxonomia na figura 1.

Figura 1

Pelo modo como normalmente são implementadas as taxonomias, ou seja, a partir de uma lista de conceitos e categorias segundo os quais se organizam hierarquicamente os conteúdos (informações e documentos) de interesses, uma analogia quase inevitável surge: as taxonomias são como vitrines que expõem as informações de maneira organizada hierarquicamente e classificadas de modo automático no local apropriado.

O grande trunfo das ferramentas de taxonomia é poder ler grandes conjuntos de documentos, provenientes de diferentes fontes e, automaticamente, classificá-las dentro das pastas/taxonomias correspondentes para sua recuperação futura quando necessária. 

A figura 2 ilustra este processo de identificação da informação e sua classificação peculiar (cada uma em sua pasta devida).

Figura 2

Sob o ponto de vista da usabilidade, contexto e aderência aos desafios do negócio, uma ferramenta eficiente é aquela que permite, com facilidade, que a construção e a gestão das taxonomias sejam conduzidas pelos próprios funcionários (knowledge workers). 

As “vitrines” (taxonomias) no mundo corporativo são muito mais precisas e intuitivas quando projetadas e organizadas pelos usuários, dentro de particular experiência organizacional.

As jóias da corporação: como expor o que deve ser exibido? – O que o comerciante faz para vender suas jóias? Expõe de maneira organizada! Cria e organiza vitrines! O que a empresa deve fazer com suas informações? Não seriam tão preciosas quanto as jóias da joalheria? Em nossos dias, “vitrines” bem montadas são um grande trunfo não só para comerciantes.

A vitrine é o ponto chave de uma loja, onde são expostas as mercadorias para a venda. A vitrine atrai e exerce forte influência sobre aqueles que entram na loja e sobre os resultados do estabelecimento. Com isso, tanto no comércio, quanto nas corporações (pela força das taxonomias), a falta de vitrines ou mesmo as vitrines mal feitas simplesmente repudiam bons resultados.

Pela valorização das “Jóias da Coroa”, vitrinistas da informação ganham força na empresa moderna.

Pés no chão: expondo apenas o que pode e deve ser exibido – O projeto da taxonomia deve ser responsável. E para isso é preciso ter claro que a taxonomia deve exibir a cada usuário apenas o que pode e deve ser visto, no contexto de suas atividades e atribuições. Antes de tudo, as taxonomias devem ser planejadas. 

A taxonomia responsável resulta da mais genuína política de acesso, disseminação e segurança da informação. Pressupõe a exposição do que há valor com propósito, gerando resultado e benefício estratégico.

Ainda que as taxonomias possam ser personalizadas (individuais) e projetadas pelos próprios usuários, as fontes de informação que alimentam estas taxonomias precisam estar protegidas, assegurando que as informações que não podem cair em conhecimento público fiquem isoladas. 

Devemos aqui evitar a exposição ao público de informações secretas de negócios e isso é garantido com segurança das fontes exploradas pelas taxonomias. 

A taxonomia é a vitrine; e as jóias que serão expostas devem resultar do mais genuíno planejamento.

Por: Figueiredo, Saulo Porfírio - Pós-graduado em Engenharia da Informação, diretor da Soft Consultoria