O
professor de Harvard Jacques Horovitz nos brinda com 10 dicas de como
aumentar a eficiência das equipes empresariais. São dicas interessantes,
que devem ser seguidas a risca para termos sucesso.
Abaixo de cada dica um pequeno comentário meu em azul.
1. Se não estiver na agenda, não vai acontecer
— Utilize uma espécie de agenda (ou pauta), compartilhada por toda a
equipe, para se estabelecer claramente o que cada um está fazendo e os
prazos (deadlines) para cada um cumprir sua tarefa (ou projeto). A
agenda, normalmente baseada na Web, deve ter uma descrição sumária do
trabalho (como uma pauta), datas e ser atualizada conforme o trabalho
progride. A descrição do progresso do trabalho pode ajudar a forçar o
cumprimento da tarefa (ou do projeto). A agenda deve ser adaptada para
cada tipo de organização. Dependendo da organização, indivíduos podem
notificar colegas ou superiores que precisam falar com eles, dentro de
um tempo estabelecido.
A
agenda é fundamental em qualquer trabalho. Paute a sua vida. Gerencie
tudo, desde uma ida ao supermercado como uma audiência ou um prazo. Sem
agendar, nada vai acontecer mesmo.
2. Concentre-se na execução do projeto —
Projetos grandes devem ser divididos em etapas (ou subprojetos). Eles
podem ser executados em menos tempo, informam a conclusão de etapas e
criam um senso de progresso. Uma pessoa encarregada de supervisionar os
membros da equipe certifica-se, periodicamente, de que as etapas estão
sendo vencidas. Não permita que dificuldades se transformem em barreiras
intransponíveis, que levam ao abandono do projeto.
Foco
é mais do que fundamental, é essencial. Uma frase de Steve Jobs diz bem
isto: "Algumas pessoas acham que foco significa dizer sim para a coisa
em que você irá se focar. Mas não é nada disso. Significa dizer não às
centenas de outras boas idéias que existem. Você precisa selecionar
cuidadosamente." Quer dizer, diga não ao que não está presente no seu
foco!
3. Projeto sem responsável não vai adiante
— Uma grande ideia não passa de uma coisa frágil. Mesmo as melhores
ideias morrem, se alguém não assume a responsabilidade de colocá-las em
ação. O responsável pelo projeto deve ter prazos, recursos, autonomia e
talento para cumpri-lo a tempo.
Diz
o dito popular que se o cão tiver dois para o alimentar, ele morrerá de
fome, pois cada um irá dizer que o outro deve fazer. Diga quem vai
fazer e pronto. Tenha responsáveis com prazos certos, sempre.
4. Priorize, priorize, priorize
— Poucas pessoas podem se dar ao luxo de ter todo o tempo do mundo para
executar uma tarefa (ou projeto). Muitos de nós passamos nossos dias
definindo prioridades e escolhendo entre opções. A chave para uma
execução bem-sucedida é escolher as tarefas importantes — aquelas que
vão causar o maior impacto na concretização de nossos objetivos — em vez
daquelas que parecem urgentes, mas que podem esperar sua vez. A outra
ferramenta importante aqui é delegação. Se você não tiver de cumprir uma
tarefa pessoalmente, delegue-a a outra pessoa.
Além
de priorizar, saiba que certas tarefas são essenciais, outras
prioritárias, outras ainda importantes. Em qual delas começo primeiro?
Aquela que realmente pode influenciar nas outras ou que o prazo esteja
acabando primeiro. Inicie por aquilo que é realmente o número um.
5. Inicie, para ganhar tempo
— A iniciação de um projeto não é mais do que começar a usar os
recursos disponíveis para disparar o processo, mesmo que você não irá
ter o tempo, de imediato, para se envolver com ele como queria. Ao
iniciar um projeto, outros membros da equipe podem começar a trabalhar
nele. Por exemplo, podem começar a buscar e analisar dados relevantes.
Assim, quando você estiver pronto para embarcar no projeto, não vai
começar da estaca zero, passando a distribuir trabalhos preliminares.
Não deixe para amanhã ou para depois. Comece agora.
6. Não faça alardes sobre o projeto —
Não fique falando sobre a tarefa ou projeto que está executando.
Trabalhe em silêncio. Deixa para anunciá-lo ao mundo, quando houver
sucesso comprovado para relatar. Ficar alardeando o que você pretende
realizar apenas aumenta as expectativas das pessoas. Quando os
resultados anunciados não forem obtidos, isso só vai criar frustração e
vai danificar a confiança que as pessoas têm em seu trabalho. Em vez
disso, foque-se em suas ações e na execução da tarefa (ou projeto), até
concretizá-lo. O trabalho pronto vale mais do que muitas palavras.
Isto é fundamental. Boca fechada. Vaca amarela. Fique quieto e trabalhe. O sucesso vem quando ele já aconteceu e não antes.
7. Questione tudo
— Poucas pessoas fazem perguntas, suficientemente, a si mesmas e aos
outros. Perguntas constituem uma maneira valiosa de avaliar a situação,
analisar opções e evitar erros. Assim, você não deve fazer suposições.
Faça perguntas. Você está na direção certa? Há outras opções? Há algum
especialista que possa me dizer como isso foi feito antes? Existe alguém
que pode me dizer como isso funcionou com ele(a)? E lembre-se: fazer
perguntas não é o suficiente. Você deve se dispor a ouvir as respostas,
de forma aberta, e aceitar a possibilidade de que pode ter de mudar os
rumos para chegar aos resultados pretendidos.
Questionar
é sinonimo de inteligência. É sinonimo de crescimento e senso de
oportunidade. Quem a tudo cala e consente, não compreende a
importancia/complexidade do trabalho.
8. Quando estiver em dúvida, decida
— A realidade é, muitas vezes, nebulosa. Frequentemente, não há um
caminho que seja mais claro que os outros, não importa o quanto
analisamos, cuidadosamente, os prós e contras. Um teste — ou uma
tentativa — é uma maneira simples de avaliar se uma ideia funciona ou
não. Mas nem sempre isso é possível. Nesse caso, uma decisão corajosa é a
única opção. Determinação é melhor do que procrastinação. A ação traz
aprendizado. O aprendizado pode levar a melhores decisões, na sequência
do projeto. E também energiza outros membros da equipe, por mostrar-lhes
que a ação é melhor do que sentar e esperar.
Se
você está no comando, decida. Se não está, questione a decisão e o
porque dela não ter ocorrido ainda. Como diz a música, quem sabe faz a
hora não espera acontecer...
9. Crie novas rotinas
— Gastamos a maior parte de nosso tempo tratando de problemas do dia a
dia, e seguindo as rotinas diárias, sem questioná-las. Entretanto,
quando precisamos traçar um plano de ação diferente, as velhas rotinas
nos impedem de nos afastar do passado. A mudança das rotinas faz com que
coisas novas aconteçam.
Critique. Não aceite as coisas como elas são somente porque sempre assim foram. Pense. Somente assim sairás da inércia.
10. Saiba qual é sua segunda melhor solução
— Em qualquer organização, os recursos humanos são inestimáveis. Mas a
vida traz surpresas. Um membro essencial de sua equipe pode sair e você
deve estar preparado para essa situação. Deve sempre ter um plano de
sucessão porque, do contrário, haverá problemas para continuar
desenvolvendo o projeto. Entretanto, conforme o projeto vai em frente,
torna-se claro que diversas pessoas podem assumir a responsabilidade de
tocá-lo, a qualquer tempo. O que é melhor? Mudar o projeto ou a pessoa
encarregada dele? Para todos os aspectos do projeto, você deve ter uma
segunda solução, caso alguma coisa saia do curso.
Ou
seja, tenha sempre um plano B, ou um plano C, ou ainda um plano J. Crie
outras possibilidades, afinal pode não dar certo e temos que estar
focando naquilo que dá efetivo resultado.
Por: Gustavo Rocha - http://www.qualidadebrasil.com.br
Nenhum comentário:
Postar um comentário