Podemos ver nos dias de hoje uma uma grande crise na área de desenvolvimento de software no Brasil e no mundo. Isso já não é novidade para ninguém, basta você pesquisar na Internet e logo encontrará diversas estatísticas que comprovam o assunto.
No Brasil uma média 35% dos projetos de software são cancelados antes de estarem concluídos; 58% dos projetos de software excedem mais da metade da estimativa de custo e somente 10% dos projetos, em grandes empresas, são entregues no tempo e orçamento planejados. Outro numero preocupante é que as empresas Brasileiras já perderam mais de 20% dos projetos para empresas estrangeiras. Digamos que o maior culpado disso são as próprias empresas de TI que não resistem às pressões dos clientes, sejam externas ou internas, e acaba supondo estimativas impossíveis de cumprir, apenas para agradar o cliente.
Muitos projetos também desandam quando o desenvolvedor não têm competência e vende seu produto como se tivesse. Ou então ele é competente mas não suporta a pressão do cliente.
Muitas vezes a empresa de TI possui uma ótima equipe de venda, porém sua equipe técnica não é competente o suficiente ou possui problemas de relacionamento.
Podemos supor que o cliente tem o conhecimento dos processos que envolvem o desenvolvimento de uma solução tecnologica, e por sua vez ele confia no profissional que está envolvido no projeto, mas também a empresa de TI deve ter muita competência para gerenciar corretamente o projeto.
A partir deste ponto que se torna indispensável a figura de um gerente de projetos, porém o que é ser um gerente de projetos? Qual o perfil deste profissional?
Aí que entram novos culpados na história, neste caso o Governo e Instituições de ensino que não preparam os profissionais para a realidade do mercado. Bem, eles preparam, mas todas as ações iniciam depois dos problemas já existirem. Paises de primeiro mundo, por sua vez, antecipam os problemas futuros e investem para que tudo corra bem.
Muitos países como Nova Zelândia, Australia e outros, tem absorvido projetos de tecnologia por serem mais competentes e possuirem processos eficientes para satisfazer o cliente. É isso mesmo, muitos paises tem desenvolvido projetos de outros países com maior demanda ou muitas empresas de paises de primeiro mundo tem adquirido empresas de países subdesenvolvidos onde a demanda de serviços é maior, mudando desta forma a maneira como estas trabalham.
Isso é facil de constatar, basta você olhar no mercado de trabalho e ver as vagas em aberto, onde as empresas dizem ser multi-nacionais e pedem como requisito o Inglês fluente e certificação PMI.
Quem no Brasil possui certificação PMI ou algo semelhante? É muito dificil encontrar este tipo de profissional.
Com relação as qualificações oferecidas, até algum tempo atrás se analisarmos a grade curricular dos cursos de graduação na área de TI, nenhuma instituição agregava temas voltados a gestão estrategica em TI ou gestão de projetos.
Já instituições dos Estados Unidos, Canadá, Inglaterra, Australia, Nova Zelândia e muito outros, vem inclusive oferecendo a muito tempo cursos de graduação para formar gestores de projetos ou de empresas de TI.
Nos últimos dois anos que é possível ver no Brasil o nascimento de alguns cursos de pós-graduação e MBA executivo voltados para esses temas e cursos de tecnologos que também oferecem temas de gestão de projetos ou TI.
Um bom gerente de projetos pode ajudar a diminuir ou evitar muitos dos problemas encontrados em empresas Brasileiras. E o gerente não precisa necessariamente saber sobre tudo no projeto. Basta conhecer quem sabe, saber onde buscar e saber agregar talentos. E além de agregar talentos, tem a obrigação de saber como posicioná-los corretamente no projeto.
Mas o profissional de gestão de projetos ainda é pouco qualificado. Normalmente ela era um analista de sistemas ou alguém oriundo dos degrais mais baixos da cadeia de TI e por competencia assumiu um cargo de gestor de projetos, aprendendo com os erros e acerto. Provavelmente muitos são leitores de artigos ou até mesmo do PMBOK, mas certamente não são academicamente qualificados.
Mas como se qualificar e montar um bom perfil profissional?
Bem, antes de mais nada o profissional adequado é um gestor, um gerente dinâmico, seja lá o que ele gerencia, pois como o próprio PMBOK diz: A diferença entre gerenciamento geral e gerenciamento de projetos se diferencia apenas pelo conceito de projeto, que nada mais é que um esforço a um empreendimento finito feito com proposito de criar um único produto ou serviço.
Já em gerenciamento geral o esforço está no empreendimento para criar uma empresa ou negócio, porém sem um fim determinado.
Então este profissional deve entender de analise financeira, fluxo de caixa, orçamento, economia, custos, estratégia, tecnicas de gerenciamento, liderança e motivação de equipe, entre muito outros temas que foram um gestor. Depois disso este profissional deve iniciar o estudo de técnicas, ferramentas e metodologias voltadas ao gerenciamento de projetos, seja lá qual for o produto final.
É justamente isso o que o PMBook apresenta, mas se limita.
Então antes de mais nada seja um gerente de verdade, entenda sobre o que é um negocio (Empresa), como inicar um negócio, como planejar as etapas para executar este negócio, fazê-lo crescer, fazê-lo chegar aos objetivos pelo qual ele existe, entende tudo o que está envolvido com este negócio, quem são os stakeholders, o que pode afetar este negócio e resultar em um bom ou mau desempenho. E nunca esqueça que você não esta sozinho, que seu trabalho não é o único do qual a empresa depende. Lembre sempre do conceito de trabalho em equipe.
Bom, tendo isso bem definido em sua cabeça, as 10 dicas podem ser úteis quando se tratando de gerenciar um projeto:
1. Saiba quem é a equipe, ganhe sua colaboração e a mantenha motivada
Saber com quem você está trabalhando e com quem pode contar é fundamental. Tente fazer com que a equipe toda seja as suas mãos e você será apenas o cerebro. Mostre que você sabe o que está fazendo e que seus pensamentos, solicitações e ações serão de fundamental importancia para o bom resultado do trabalho deles. Motivação também é um dos pontos chave neste negócio. Uma equipe motivada produz produtos de mais qualidade e em tempos menores. Apple e Pixar são grandes exemplos de equipes motivadas.
2. Monitore diariamente o desempenho do projeto e também de cada membro da equipe
Monitore diariamente elementos como custo, qualidade e atendimento a prazo. Você deve documentar no plano de projetos qual a qualidade esperada e variação de custo e prazo. Aproveite para monitorar o desempenho de cada indiciduo da equipe, assim será facil indentificar os gargalos.
3. Gerencie o escopo
Verifique quais são as reais expectativas do cliente e em casos de divergência negocie com base nos dados que você tem (proposta comercial com o escopo é lei).
Ambos devem ter ciência do que foi comprado e o que será feito. Não há problema algum em alterar o escopo, porém deve ficar claro o impacto de alterações (para mais ou para menos). Formalize sempre o que será feito e formalize também toda mudança.
4. Tenha auditorias de qualidade periódicas
Uma auditoria independente ajuda muito a saber se o projeto esta bem sob a óptica da empresa. Utilize isto para corrigir possíveis problemas em casa e não no seu cliente.
5. Faça reuniões de acompanhamento periódicas
O PMI fala muito sobre isso. É muito importante fazer eventos de acompanhamento tanto interno (com sua equipe) quanto com seu cliente (apresentando o desempenho). Documente sempre os eventos de acompanhamento e utilize esta documentação para na próxima reunião.
6. Gerencie os riscos do projeto
Durante todo o projeto você gerencia riscos, podemos dizer que o gerenciamento de projetos é na verdade gerenciamento de riscos, desta forma, identifique todos os possíveis riscos e defina planos para gerenciamento destes riscos. Sempre que possível tenha uma contingência para os casos onde “algo deu errado”
7. Elabore planos de ação
Durante os eventos de acompanhamento (ou fora deles) defina planos de ação para todos os problemas ou dependências críticas. Não esqueça de colocar em seu plano o elementos como data limite e situação. Para a date limite deixe uma pequena margem para caso de algo dar errado. É melhor você surpreender o cliente entegando altes do que atarsar a entrega.
8. Ouça
Você não é o dono da verdade, então ouça o que sua equipe tem a dizer. Analise as diversas opiniões antes de tomar suas decisões. Isso vai ajudar muito no seu relacionamento com a equipe e pode ser de fundamental importancia para ter 100% de colaboração.
9. Comunique todos os envolvidos sobre a situação real do projeto
Bom ou ruim é melhor que todos saibam a situação real do projeto o quanto antes. Esta é uma boa prática de gerenciamento pregada tanto pelo PMI quanto o CMMI. Documente, divulgue e tome ações quando necessário. Quando a situação for ruim, tente induzir a equipe a dar sugestões de como resolver o problema, assim você tira um pouco da carga das suas costas e compartilha a importância de que se tudo correr sempre bem, estará bem para todos.
10. Tenha sempre um plano B
Plano B para as situações que mais podem trazer problemas à seus projetos é fundamental. O plano B pode ser a diferença entre o sucesso ou o fracasso.
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