Diagrama de Tartaruga é uma ferramenta da qualidade utilizada para descrever visualmente as características dos processos.
Com este diagrama, você conseguirá organizar as entradas, saídas, métricas, recursos e outras informações importantes sobre o processo de maneira muito simples. Ele auxilia no mapeamento geral de processos, facilitando a descrição e a análise de quais os recursos humanos, materiais e quais procedimentos são necessários para que o processo seja executado da melhor maneira possível e estabelecendo indicadores para monitorar as saídas.
Composto
de 7 campos: Processo, Entradas, Saídas, Recursos, Como, Quem e
Indicadores, o diagrama esclarece o processo, evidenciando todos os fatores que devem ser levados em
conta no momento da execução.
Vamos
entender o que significa cada campo e como preenchê-los usando o exemplo de um
processo de entrega de eletrodomésticos.
Processo
Esse
campo visa identificar qual é o processo, formalizando quem é o
responsável pela execução e preestabelecendo qual o resultado
esperado. O responsável, no caso do nosso exemplo, será o motorista do
caminhão que fará a entrega e o resultado esperado é a própria entrega do
produto, no prazo certo e sem danos.
Entradas
Aqui
serão listados os insumos que serão utilizados no processo e
que, geralmente, são resultados de processos anteriores. Tudo aquilo que será,
de alguma forma, transformado dentro do processo é uma entrada.
No caso
de uma indústria, podemos pensar em um pedido direcionado ao setor de produção
e nas matérias-primas necessárias para produzir os produtos. O pedido irá
iniciar todo o processo, indicando ao gestor da produção quantos itens devem
ser fabricados enquanto a matéria-prima será efetivamente transformada em
produto.
Na nossa
entrega, as entradas seriam a Ordem de entrega, pois é o primeiro contato do
responsável do processo com o que realmente deverá ser executado; e o próprio
eletrodoméstico, que é o bem que será transformado durante a execução
do processo. Nesse caso, a transformação corresponde ao transporte da
mercadoria. Para o nosso exemplo, vamos utilizar uma geladeira de 400 Lts.
Saídas
A Saída é
o que se origina do processo, aquilo que o processo emite quando
termina. Pode ser o produto de uma linha de produção ou uma informação que
dará origem a um novo processo, depende da circunstância.
A Ordem
de entrega que é entrada no nosso processo de entrega, por exemplo,
anteriormente, no processo de vendas, foi uma saída, emitida pelo vendedor no
final do atendimento ao cliente.
No
processo de entrega, a saída é o eletrodoméstico entregue na casa do cliente,
sem danos e dentro do tempo estimado!
Recursos
É tudo o que você precisa para realizar o trabalho, pode incluir máquinas,
ferramentas, softwares, materiais. Para entregar a geladeira ao cliente,
precisaremos do caminhão, das cordas para amarrar o produto (para ele não ficar
balançando dentro do caminhão) e do carrinho de mão que os entregadores usam
para levar o produto para dentro da casa do comprador.
Como
No campo
“como” serão descritos os procedimentos, normas e documentos que
nortearão a realização do processo, quais devem ser as práticas
adotadas na realização da tarefa, podem ser fornecidas instruções de
trabalho, procedimentos, POPs, Checklists e uma série de informações
documentadas. No nosso exemplo, podemos pensar nos mapas que os
entregadores usarão e nas normas estabelecidas pela empresa. Além disso será
necessário o endereço da entrega, que pode ter sido coletado em um formulário
preenchido pelo cliente na hora da compra.
Quem
Também é
preciso listar a equipe de trabalho que realizará a saída, todos que
forem necessários à sua boa realização. Também é preciso listar as
habilidades/competências que esses profissionais precisam ter para conseguirem executar as
tarefas. No nosso processo, precisaremos de um motorista para o
caminhão e de alguém para auxiliar na carga e descarga do produto. Para evitar
contratempos, preferencialmente, ambos devem ser habilitados e,
obrigatoriamente, o motorista deve possuir CHN compatível com o caminhão que
dirige.
Indicadores
Finalizado
o processo, é hora de monitorar se o resultado (saída) está de acordo com o que
você estabeleceu. Aqui são listados os meios de avaliar o que foi
feito. Geralmente é estabelecido um grupo de indicadores preestabelecidos para
isso. No nosso caso, por exemplo: resultados de pesquisa de satisfação,
produtos entregues com defeito, produtos entregues no prazo.
Se essas medições já são realizadas, elas devem estar listadas no seu processo, se não, é importante que você encontre um indicador que deixe claro o resultado do seu processo.
Todo processo precisa ser avaliado, do contrário, se não
há necessidade de avaliá-lo, é muito provável que ele não seja
importante para a empresa, afinal, não precisa de atenção alguma.
Agora,
vejamos como ficaria o nosso Diagrama de Tartaruga preenchido com os dados que
usamos como exemplo:
Por que “Tartaruga”?
Se você
ainda não conhecia essa ferramenta, pode estar com uma dúvida na cabeça, “Mas
por que esse nome?” Esse fluxograma recebeu o nome de “Tartaruga”
pois a disposição das abas que circulam o processo forma um desenho
semelhante ao de uma tartaruga, veja só:
O diagrama de tartaruga é uma ferramenta simples que pode ajudar a analisar e documentar um processo mais precisamente. Além disso, com pequenas modificações, também ajudará o auditor a compreender melhor o processo na hora da auditoria, demonstrando claramente todas as informações necessárias para entendê-lo e verificar se ele está saindo de acordo com o planejado.
Com
pequenas adaptações, você pode por exemplo, acrescentar ao seu mapeamento de
processos um enfoque à gestão de riscos.
Você pode
incluir mais um campo, listando nele os riscos ou oportunidades presentes no
processo mapeado.
Uma saída será sempre a entrada de
outro processo. Dessa forma, também é possível utilizar vários
diagramas para exemplificar a relação macro entre os processos do seu SGQ,
determinado entradas e saídas de acordo com a continuidade de cada atividade.
Esse mapeamento serve de informação documentada e ajuda a preencher os
requisitos 4.4.1 da ISO, relativo aos processos do SGQ, e 4.4.2, que estabelece que
a empresa mantenha e retenha informação documentada que assegure a conformidade
dos processos.
Copiado: https://blogdaqualidade.com.br/
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