PASSO 4 –Alinhamento
Com varias operações acontecendo num mesmo fluxo as vezes fica difícil organizar a coisa toda. Uma dica legal para isso: todas as operações principais devem ficar alinhadas no eixo central, tendo como referência os símbolos de início e fim.
Por que isso é importante, nada muito crítico, mais uma questão de minúcia. É como receber uma receita médica com uma letra horrível e outra com uma letra legível e de fácil compreensão. Entendeu?
Ah! Mas meu fluxo tem várias decisões que podem gerar vários finais diferentes, o que faço? Respondendo: mesmo que isso ocorra, deve haver um caminho que seja o ideal ou mais adequado, se positivo, é ele que deve “puxar” o alinhamento do fluxo. As demais operações devem ficar hierarquicamente posicionadas umas as outras.
Se a operação 3 vem depois da 2, o lógico é que a 3 fiquei abaixo da dois. Se a 4 for precedida por uma decisão e se for a resposta idel,ela deve ficar logo abaixo da decisão e a secundária (operação “alternativa”) paralelo a operação 4, não abaixo ou acima, do lado.
Outra questão sobre o alinhamento que vale a pena frisar, se a decisão cria um subfluxo em paralelo há duas alternativas: ou se cria um alinhamento paralelo ou indica-se esta saída apontando para um outro fluxo.
O que vai definir uma em detrimento da outra é o objetivo da construção do fluxo. Se for mostrar todo detalhamento possível a opção do alinhamento paralelo é mais adequada, mas se esse subfluxo, não for importante no momento, pode-se apenas indicar sua ocorrência, ou ainda, condensá-lo numa única operação, desde de que haja a observação deste fato.
PASSO 5 – Revisão inicial
Agora que o fluxo está montado chegou a hora de refiná-lo. Como? Revisando e revisando. Nessa hora repasse todo o fluxo e de preferência ensinando a alguém, isso reforça a sequência na sua mente. Quando estiver fazendo isso questione as operações através de algumas perguntas básicas que façam você ter a certeza de que não há mais nada a acrescentar aquele estágio.
As vezes são necessárias mais de uma revisão.
Seguindo estes cinco passos podemos criar um fluxo muito satisfatório do nosso processo. Nos próximos passos vamos torna-lo mais robusto, agregando valor as suas informações.
PASSO 6 – Determinação de pontos críticos
Neste momento, com o fluxo já criado e revisado, chega o momento de se trabalhar com ele, não mais por ele. Uma das formas mais importantes é indicar no fluxo quais o ponto crítico do processo, ou quais são estes.
Por definição de ponto crítico entenda que não falamos aqui do maior problema, ou do que mais dá dor de cabeça, nem do que gera mais custo, estamos tratando aqui do que relaciona tempo e custo. Não basta olhar somente um fator, isso tornaria simplista de mais a análise. As vezes um problema é frequente mas não gera um alto custo, como pode acontecer justamente o contrário.
Ponto crítico é aquele que possui a menor capacidade de processamento dentro da cadeia. Por ter essa menor capacidade, qualquer problema que ocorra nele é um transtorno, gera-se estoque antes dele, ociosidade após, elevação nos custos de operação e uma sobrecarga desse recurso já escasso.
Identifique qual é essa operação e a destaque no fluxo. Aproveite e indique também qual ou quais são as operações diretamente atingidas por ele. Como fazer isso? Tanto faz. Coloque a símbolo de outra cor ou a letra em negrito, use um símbolo especifico para o ponto crítico, não faz diferença. O que vale é a indicação correta.
PASSO 7 –Interações entre setores
Outro item interessante: as interações. As vezes algumas operações acontecem em mais de um setor, outras, envolvem o cliente, outras se restringem a somente um local.
Quando houver essa interação explicite isso no fluxo. A forma de fazer isso pode ser através de faixas de cores diferentes, caixas de operações em cores diferentes ou somente uma linha destacando um setor do outro.
Desta forma fica mais claro o impacto de um setor sobre o outro, quais as operações críticas (não confunda com ponto crítico) entre estes e, portanto, mais fácil a tomada de decisão sobre elas.
PASSO 8 – A matriz de características
O último item a que faço referência trata da “matriz de características”. Como ela é utilizada? Simples! Abra o excel ou word, tanto faz, e crie uma tabela com as informações:
Colunas:
- Nome da operação: lembre que para cada operação há um verbo, não há a operação “cortar e descartar”, há sim, uma chamada “cortar” e outra “descartar”;
- Características de funcionamento: Quem fornece para esta operação? O que ele agrega de valor? Qual a maior dificuldade dela? Envolve mais de um setor? É um ponto crítico? Retém posso do cliente? E inúmeras outras mais. Seja criativo;
- Observações críticas de desempenho: Qual o fator limitador desta operação? Quais seus principais problemas de desempenho? E o histórico?;
- Observações favoráveis ao desempenho:O que tem de aspecto positivo?;
Tempo de operação: cronometre.
Linhas:
- Preenchimento dos dados das colunas.
Simples e direto.
PASSO 9 – Revise e Enxugue: Melhore
Agora você não só tem um fluxo bem construído como tem um check do panorama do setor. Esses dados podem, e devem, ser utilizados nas reuniões críticas da qualidade, pois, são uma fonte ímpar de informações sobre os processos.
Neste momento cabe uma revisão criteriosa de todo o trabalho feito. É o momento de apontar as melhorias.
Como dito anteriormente, quanto mais complexo for o fluxo mais complexo deve ser o fluxograma, este segundo tem a obrigação de explicitar todas as nuances do processo, principalmente seus excessos.
Vão algumas dicas:
- Elimine as inspeções desnecessárias: foque somente as inspeções críticas, lembrando que nenhum tipo agrega valor ao produto/serviço, toda ela que puder ser eliminada assim o deve ser. Inspeção é um mal necessário, é uma operação crítica para a qualidade, mas consome tempo e não eleva o valor final do ofertado.
- Enxugue as operações: identifique quais são as operações que agregam valor, as que não agregam, levam uma observação e devem ser alvo de questionamentos quanto a sua real necessidade;
- Elimine o transporte: nada mais improdutivo que transporte, indiscutivelmente toda ele que puder ser eliminado deve ser e se não o puder, que seja reduzido ao máximo;
- Diminua a burocracia: aqui vai outro item que só emperra o processo, portanto, limite-se ao estritamente necessário. Não foi força de lei ou alguma necessidade do banco de dados de algum indicador, não crie registro.
Vale uma importante recomendação: essa revisão e enxugamento cabe no papel, e nele tudo é bom e fácil. Essa etapa envolve um nível de complexidade muito superior a construção de um fluxograma, mas, se utiliza dele para tal.
Essa etapa deve ser feita em conjunto com o setor envolvido e apenas apontada como sugestões de melhoria, que por sua vez devem passar pelo crivo da gerência do setor, possivelmente de uma engenharia industrial, núcleo de desenvolvimento de produtos e diversos outros mais.
A construção do fluxo é apenas um arcabouço para um trabalho muito maior, uma base fundamental e que pode trazer muitos benefícios a curto e médio prazo.
E nunca esqueça! A cada mudança revise o fluxo.
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