Realizar a gestão patrimonial de uma empresa de forma eficiente e controlada traz muitos ganhos, como otimização de custos, maior controle dos bens e melhora no aproveitamento de instalações e equipamentos. Por isso, ela é extremamente importante para o ambiente organizacional, devendo ter destaque na administração de uma companhia.
Todavia, nem sempre ela recebe a devida atenção nas empresas, o que provoca a perda de oportunidades e gera até confusões na hora de informar o fisco sobre os bens das organizações. Um gerenciamento ineficiente nesse campo também pode resultar em acúmulo de materiais dispensáveis, manutenção de itens obsoletos ou defasados e aumento desnecessário do ativo imobilizado. Para ajudar você a evitar isso e otimizar sua gestão patrimonial, montamos uma espécie de manual para que você entenda como ela funciona e como aperfeiçoá-la no seu empreendimento. Portanto, não deixe de conferir!
O que é patrimônio? O primeiro ponto é entender o conceito de patrimônio, que está relacionado aos bens, obrigações e direitos de uma organização ou pessoa. Há também o patrimônio familiar, que tem a ver com o que uma família possui, e o patrimônio público, pertencente ao povo em geral. No nosso caso, focaremos no aspecto empresarial, ou seja, naquilo que é da empresa.
O que são bens? - Para tanto, é preciso entender que os bens são aqueles itens que possuem valor econômico para o negócio, isto é, que podem ser transformados em dinheiro. Eles podem ser classificados em diferentes tipos (às vezes em dois ou mais deles) conforme suas características mais marcantes, tais como:
- bens tangíveis — são os itens que têm forma física e podem ser mais facilmente mensurados, como equipamentos, maquinários, mercadorias e insumos em estoque, entre outros;
- bens intangíveis — aquilo que não conta com forma física, mas tem valor para a empresa. Por exemplo: marca, direitos autorais, patentes etc.;
- bens imóveis — são os objetos que não podem ser movidos, como instalações físicas, terrenos e construções (casas, apartamentos, prédios). Eles são vinculados ao solo em que se encontram, sendo dificilmente retirados para outras áreas;
- bens móveis — são os itens que podem ser movidos de um local a outro, não perdendo suas qualidades e nem sofrendo avarias. Os exemplos mais comuns são veículos, equipamentos de produção e a mobília;
- bens numerários — corresponde aos valores monetários da empresa, ou seja, ao dinheiro disponível em caixa ou em contas nos bancos;
- bens de consumo — se empregados no processo produtivo, designam materiais usados para a manutenção, conservação, limpeza etc. Entre eles, temos os produtos de higienização, combustível e materiais administrativos;
- bens de venda — produtos para comercialização, estando eles nas lojas ou em estoque;
- bens primários — itens que não sofreram modificações ou transformações, geralmente insumos, como minérios;
- bens intermediários — são fabricados e usados na produção de outros bens, não ficando disponíveis para o consumo final. Um exemplo é o tecido empregado em outros objetos usados nas indústrias. No entanto, o tecido feito para a venda direta aos clientes não entra nesse tipo;
- bens de produção ou de capital — também são empregados para a produção de outros bens, mas sendo eles os responsáveis diretos por isso. Por exemplo, máquinas e equipamentos;
- bens finais — mercadorias prontas para o consumo, também sendo classificadas como bens de consumo quando orientadas para a venda. Podem ser duráveis, não-duráveis (alimentos e outros perecíveis) e semiduráveis (que se desgastam com o uso, como uniformes).
O que são direitos?
Os direitos referem-se às transações comerciais da organização, isto é, ao que ela tem direito a receber por conta de negociações, contratos, vendas etc. Por exemplo, parcelas de produtos comercializados a prazo, juros a receber, aluguéis de instalações, veículos ou equipamentos, entre outros.
O que são obrigações?
As obrigações correspondem a todos os valores assumidos pelo negócio para pagamento. Entre elas, temos as dívidas com fornecedores, governo e demais credores, sendo oriundas de duplicatas, créditos, impostos etc. Salários de funcionários também entram na conta, bem como a quitação de serviços recebidos de terceiros.
O que são aspectos quantitativos e qualitativos do patrimônio?
Existem aspectos quantitativos e qualitativos do patrimônio que precisam ser observados para um melhor entendimento sobre ele. A parte qualitativa diz respeito às características e à natureza de cada um dos bens, obrigações e direitos. O outro, por sua vez, refere-se à valoração do patrimônio em termos quantitativos, ou seja, monetários.
Por que realizar a gestão patrimonial?
A gestão patrimonial é importante para as empresas porque ajuda a manter sob controle os custos relacionados aos bens e obrigações do negócio, além de facilitar a administração dos direitos da organização. Ela também permite a correta mensuração dos estoques, dos itens pertencentes ao empreendimento e dos níveis de obsolência, defasagem ou depreciação dos equipamentos. A gestão patrimonial conta com um instrumento importante para a correta análise dos três itens acima citados: o Balanço Patrimonial (BP). Esse demonstrativo é fundamental para orientar o gestor da área e também os líderes dos setores administrativo, financeiro, contábil, entre outros. Com a ajuda dele, a gestão do patrimônio pode ser feita com maior eficiência e controle. Desse modo, ela permite saber o montante e a quantidade dos ativos (direitos e bens) e dos passivos (obrigações e dívidas) da companhia. Ainda facilita a obtenção de informações sobre o patrimônio construído e acumulado ao longo dos anos, o que permite entender se a organização está crescendo, se encontra-se estagnada ou se há declínio em suas operações.
A gestão patrimonial também é importante para a própria credibilidade da empresa, pois, sem ela, os resultados financeiros do negócio podem ser comprometidos ou colocados em dúvida. Portanto, o correto controle do patrimônio é essencial também para a transparência das operações do empreendimento junto ao governo, aos parceiros e demais stakeholders. Como visto, não se deve descuidar desse processo, não só pelo exposto, mas também porque ele facilita a execução de outros procedimentos financeiros, como o planejamento orçamentário. Esse, por sua vez, pode ser feito com maior precisão quando considerados os dados fornecidos pelas atividades de controle do patrimônio. Isso porque os bens, obrigações e direitos qualificados e quantificados em determinado período permitem a previsão dos recursos que entrarão ou serão necessários no período subsequente. Basicamente, as estimativas orçamentárias passam a ter como base as necessidades reais da empresa.
Quais os benefícios da gestão patrimonial?
De forma mais específica, é possível dizer que a gestão adequado do patrimônio é capaz de gerar importantes benefícios para a empresa, como a descoberta do valor real da companhia. Isso graças ao controle e ao levantamento de seus bens, direitos e obrigações. Outras vantagens incluem:
- a produção de demonstrativos e balanços mais acertados, auxiliando a diretoria e os gerentes no processo de tomada de decisões;
- maior adequação às imposições legais e governamentais relacionadas ao controle patrimonial;
- evitar o direcionamento de recursos à aquisição de bens desnecessários;
- melhora na identificação das necessidades de equipamentos e maquinários, possibilitando a realização de investimentos adequados para aquisição ou manutenção desses ativos;
- maior proteção contra extravios, roubos e desvios de recursos, pois todo o patrimônio da empresa passa a ser corretamente identificado e registrado;
- atendimento aos requisitos e exigências de instituições financeiras caso seja preciso buscar crédito junto a elas;
- permite uma otimização do gerenciamento de riscos, já que os bens identificados e listados podem ser melhor segurados. Afinal, sem uma boa gestão do patrimônio, você poderá não saber exatamente quais os bens da empresa e sem esse conhecimento dificilmente conseguirá protegê-los;
- o apoio dado ao processo orçamentário facilita a redução de recursos e investimentos mal empregados. Aliás, é possível fazer estimativas até sobre o tempo de utilização e a vida útil de maquinários, o que ajuda a evitar aplicar recursos caso eles estejam bons ainda;
- prevenção de problemas com o fisco, especialmente por omissões de receita e ganhos obtidos com vendas de bens imobilizados. Isso pode gerar multas, processos administrativos/fiscais e outras sanções por parte da Receita Federal e de outros órgãos do governo.
Quais são as etapas da gestão patrimonial?
A gestão patrimonial pode ser posta em prática por meio de etapas, embora isso possa variar de empresa para empresa, de acordo com o setor e as características do empreendimento. Mas, em geral, ela pode seguir a seguinte estrutura:
1. Adoção de sistemas de apoio
Para começar, lembre-se de buscar uma ferramenta tecnológica para ajudar na realização do controle patrimonial. Com o uso de um sistema da área, dá para otimizar as etapas seguintes desse processo, já que ele entrega maior agilidade na execução de procedimentos de controle de ativo fixo, correção monetária e catalogação de bens.Um software do tipo é capaz de manter, de modo estruturado, todas as informações relevantes da gestão patrimonial, organizando-as em relatórios úteis para os gestores. Ele também deve ter boa integração com soluções contábeis para ajudar a produzir demonstrativos e outros documentos necessários para a área, como:
- Balanços Patrimoniais;
- baixas do ativo imobilizado;
- relatórios das depreciações;
- balancetes de cada período;
- listagem com os bens por filiais ou grupos;
- análise de despesas, receitas ou resultados relacionados ao patrimônio etc.
2. Levantamento do inventário dos bens do empreendimento
Após escolher um bom software, é preciso realizar uma listagem de todos os ativos da organização. Aqui pode ser feito um levantamento dos bens com posterior identificação deles por meio de placas, adesivos ou fichas. Também é indicado realizar registros fotográficos e descrições sobre suas características e localizações dentro das dependências da empresa. No entanto, é preciso destacar que essa fase precisa ser feita constantemente para checagem dos materiais registrados, pois, ao longo do tempo, os objetos podem ser mudados de lugar, vendidos ou alienados. Inclusive outros podem ser adquiridos e postos no lugar dos descartados.
3. Análise dos ativos existentes
Nessa fase acontece a verificação e identificação do valor de cada bem, avaliando-se o valor justo, que é o que ele vale no momento, e o residual, o que se espera que ele chegue a valer no final de sua vida útil. Também se observa o custo de reposição dele, pois será preciso, no momento ou em um período futuro, trocá-lo para que o processo ligado a ele continue sendo realizado.
4. Avaliação da vida útil dos bens
É importante analisar e revisar a vida útil de cada bem do negócio, para que seja possível estimar até quando se poderá contar com ele. É aqui que se analisa a vida útil econômica, ou seja, o tempo em que se poderá empregá-lo, e a vida útil transcorrida — o período em que ele já foi usado. É preciso ficar atento em relação à condição de cada bem para checar se sua vida útil não foi reduzida em virtude de má conservação, sobrecarga ou negligência. Caso seja constatado que ocorreu algo assim, você poderá planejar formas melhores de, futuramente, manter e acondicionar não só esse bem, como outros.
5. Atualização dos bens do inventário
É preciso executar a atualização dos valores monetários de cada item de seu patrimônio para que, desse modo, haja um controle e monitoramento mais efetivo das “peças” que compõem o seu negócio. Desse modo, é preciso fazer a contabilização da depreciação dos itens presentes na companhia em seu imobilizado.
6. Conciliação entre os aspectos físicos e contábeis
Nessa etapa é feita uma comparação das informações existentes na base contábil com os dados constantes no inventário físico. É aqui que serão identificados os itens contabilizados, porém que não constam fisicamente nos inventários da companhia. Também é nessa fase que se observa os bens que não têm registro contábil, embora estejam na organização.Dessa conciliação resultam alguns relatórios, como o de sobras físicas, o de bens conciliados e o de sobras contábeis. Normalmente, algumas companhias realizam, depois dessas etapas, o chamado Teste de Impairment ou Teste de Recuperabilidade do Ativo. Ele procura avaliar se os ativos do negócio encontram-se desvalorizados.
O propósito desse teste é garantir que o valor contábil registrado de um bem possa ser recuperável pela sua capacidade de produzir dinheiro, ou receita, o que é feito por meio de sua comercialização ou utilização.Vale destacar que o Teste de Impairment está de acordo com as Normas Contábeis Brasileiras (CPC01). Além disso, conforme a Lei Nº. 11.638/07, é obrigatório para sociedades empresariais consideradas de grande porte a análise em relação à recuperação de valores que foram registrados no imobilizado da empresa.Enquadram-se nisso as organizações que conseguiram, no exercício anterior, receita bruta anual maior que R$ 300 milhões ou ativo total superior a R$ 240 milhões.Existem dicas para gerir corretamente e se manter atualizado? Sim, e traremos algumas a seguir:
1. Otimize a gestão do inventário empresarial
Um inventário corresponde à relação e descrição dos bens que estão em posse de uma companhia. Através dele, é possível otimizar o controle da evolução dos ativos, fornecendo suporte para a produção do Balanço Patrimonial. O inventário também dá uma perspectiva melhor dos itens da empresa, permitindo que os gestores se preparem de forma adequada para provisionar os recursos necessários para aquisição de novos ativos, especialmente de reposição. Se isso não for feito, os bens que precisam ser trocados podem gerar custos devido a quebras, exigindo consertos e prejudicando o funcionamento de processos. Por exemplo, uma máquina que para de produzir ocasiona um prejuízo grande com atrasos. Para montar um bom inventário, você precisa definir funcionários que serão responsáveis por catalogar e gerir as informações relacionadas a ele. Também é indicado estabelecer categorias de bens patrimoniais. Adiante, separamos algumas orientações para você registrar cada bem do seu negócio e, desse modo, otimizar o monitoramento do seu inventário:
- inclua a categoria do item;
- especifique quem foi o responsável pelo registro do bem;
- coloque a área do responsável;
- inclua a data de compra do objeto;
- especifique a idade e o valor de compra do item;
- avalie o seu estado de conservação e descreva essa informação;
- acrescente a vida útil do bem em anos;
- defina o seu valor atual após o período de uso;
- anote a depreciação sofrida;
- marque o seu número de série e modelo (se existirem esses dados);
- mencione o local de armazenamento.
2. Estabeleça um manual de procedimentos
É indicado elaborar um manual de procedimentos e normas referentes à gestão dos ativos da empresa, em que deve ser explicado a forma de registro, manutenção e baixa de cada bem.Também é preciso indicar como cada transferência ou substituição de objeto deve ser feita. Para simplificar, elabore um fluxograma de como isso deve ser feito — aliás, esse instrumento pode ser usado para melhorar a visualização das etapas acima mencionadas.
3. Utilize instrumentos de localização de ativos
Busque instrumentos que ajudem na localização dos ativos do patrimônio. Você pode usar diagramas, planilhas, tabelas, entre outros documentos que colaboram para esse propósito.
4. Adote um software de gestão patrimonial
Já foi mencionado, mas não custa reforçar a importância de contar com um software que forneça suporte para o gerenciamento dos bens tangíveis da companhia. Esse sistema poderá automatizar dados e processos de registros, além de gerar documentos e informações vitais, como previsões de manutenções, balancetes, controles de objetos no inventário etc.
O controle do inventário e das obrigações/direitos da empresa não é uma tarefa fácil, demandando bastante trabalho e empenho. Por isso, é importante contratar um gestor patrimonial experiente para ser encarregado desse serviço.
Como está envolvido diretamente com o gerenciamento de bens, direitos e obrigações, ele é capaz de ajudar outros líderes do negócio. Inclusive, tem chances de realizar uma recomendação personalizada de investimentos tendo por base as necessidades e condições reais da empresa.Sendo assim, a alocação de ativos passará a ser feita com maior eficiência e precisão, o que, futuramente, poderá trazer melhores resultados para o empreendimento.É preciso destacar que o gestor patrimonial é um profissional de confiança, sendo responsável pela análise, assessoria e gerenciamento dos bens do negócio, o que inclui recursos e investimentos. Uma de suas atribuições é pensar em estratégias que possam aumentar o patrimônio corporativo, colaborando, dessa forma, com a própria gestão da empresa.Ele também ficará envolvido no dimensionamento de riscos que possam afetar o inventário e no planejamento de soluções que evitam ou resolvem eventuais problemas relacionados a ele. Esse profissional ainda será encarregado de definir prioridades e objetivos visando ao aproveitamento de oportunidades do mercado, tudo isso sem deixar de proteger o patrimônio empresarial.
Quais as consequências de não realizar o controle patrimonial?
Falta de informação sobre a depreciação do patrimônio -
Sem um bom controle patrimonial fica difícil saber o quanto de depreciação atingiu cada bem do inventário, o que pode gerar dificuldades na mensuração de custos e despesas operacionais.Em relação ao Balanço Patrimonial, é preciso destacar que os ativos imobilizados contabilizados têm seus registros feitos em correspondência aos seus valores de aquisição, dos quais se descontam percentuais de depreciação, amortização ou exaustão.O montante de depreciação de cada bem precisa ser lançado periodicamente, em sucessão nas contas de depreciação. Isso é feito até que ocorra a depreciação total, o item chegar à obsolescência ou desgaste completo.É necessário destacar que o procedimento de desgaste de cada bem é computado todo ano em contas acumuladoras de saldo. Dessa forma, o processo continua com esses valores sendo contabilizados pela empresa como custo de despesa operacional.No entanto, quando o bem atinge a depreciação total (momento em que a depreciação chega a 100%), porém ele ainda existe e pode ser usado, o ativo é baixado contabilmente ao se executar sua doação, venda ou finalização de serventia. Vale destacar que a depreciação é caracterizada como despesa operacional sem desembolso.
Inadequações à lei
Como visto, manter uma boa gestão patrimonial é essencial para a empresa ficar em conformidade com os órgãos de fiscalização do governo. Se ela não faz isso, poderá ter problemas com o fisco, o que gerará sanções, multas, processos etc.Por isso, é importante manter o correto controle patrimonial, com um adequado detalhamento de informações e otimização do controle dos itens do inventário. Tudo isso observando atentamente os dispostos na já mencionada Lei 11.638/7.Uma boa gestão patrimonial permite identificar e gerir corretamente os bens do negócio. Além disso, possibilita aos líderes da empresa, com base em sua situação e nos recursos físicos/monetários existentes, delimitar o melhor investimento hoje, amanhã e para os próximos anos. Tudo isso com maiores chances de êxito.A correta mensuração do inventário, das obrigações e dos direitos do empreendimento também melhora a tomada de decisões e fornece aos gestores informações valiosas para a condução da companhia. Dessa forma, os líderes deixam de gerenciar os recursos e ativos corporativos “no escuro” e conseguem traçar rumos com base em relatórios mais precisos.Por fim, vale destacar que a gestão patrimonial não se resume apenas a controle de itens do inventário, uma vez que tem grande papel na administração de investimentos que podem ser feitos no negócio ou em ativos do mercado. Dessa forma, ela colabora também para o aumento dos resultados do empreendimento por meio de ganhos com aplicações e títulos.
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