6 Melhores Ferramentas de Gestão e Análise de Risco

O gerenciamento de riscos é, certamente, uma das áreas de gestão de projetos mais críticas e complexas, pois está diretamente ligado ao fracasso ou ao sucesso de um projeto, demandando muito conhecimento de métodos e processos.

A gestão de riscos existe justamente para que as possibilidades de sucesso de um projeto sejam aumentadas e as chances de fracasso diminuídas. O uso de ferramentas de gestão e análise de risco têm como objetivo auxiliar os profissionais que cuidam do gerenciamento de riscos a tomarem as melhores decisões, avaliando a gravidade dos riscos para evitar que seu impacto afete pessoas, equipamentos, processos ou instalações.

É importante que o profissional por trás das análises e uso dessas ferramentas seja suficientemente qualificado e saiba que, muitas vezes, o emprego de uma só ferramenta pode não ser o bastante para a tomada da melhor decisão. Por isso, é importante que essa pessoa tenha o conhecimento das demais ferramentas para que possa buscar a solução ideal em vários recursos.

Listamos a seguir algumas das melhores e mais utilizadas ferramentas.

PFMEA

O PFMEA (Process Failure Mode and Effective Analysis) tem como objetivo reconhecer e avaliar a potencial falha de um processo e seus respectivos efeitos. Essa ferramenta também identifica ações que devem ser tomadas para reduzir ou efetivamente eliminar a probabilidade dessas falhas ocorrerem.

O PFMEA também identifica e classifica, para cada etapa do processo, os riscos potenciais de falhas. Ao indicar as possíveis falhas que possuem o maior número de prioridade de risco (RPN), a ferramenta cumpre duas funções. A primeira é ajudar a engenharia e o gerenciamento a evitar falhas potenciais, poupando tempo e dinheiro. A segunda é determinar a melhor maneira de investir o orçamento financeiro e o tempo disponível.

Essa ferramenta acaba se transformando em um banco de conhecimento da empresa, uma vez que fornece o registro de todas as falhas que já foram consideradas e as ações que foram tomadas.

What if

É uma ferramenta de aplicação simples e de abordagem muito útil no processo de identificação e de detecção de riscos, com foco na identificação de riscos. É uma técnica que possibilita esse processo em qualquer fase do projeto.

Para empregar a ferramenta, são feitas reuniões com a equipe que conhece os processos e são avaliadas questões como o fluxo do processo e dos subprocessos envolvidos, entradas e saídas. Baseando-se no conhecimento dos integrantes da equipe, faz-se a pergunta simples “E se?” (em inglês, “What if”, nome da ferramenta).

Por exemplo: “E se a pressão nessa válvula for muito alta?”. A partir das respostas dessas perguntas, a equipe é capaz de identificar perigos genéricos e suas causas. Note que as respostas não necessariamente precisam ir a fundo na identificação das causas, mas podem possibilitar aos envolvidos que implantem medidas de prevenção ao detectar possíveis riscos.

Checklist

Trata-se de uma ferramenta de contribuição, uma vez que precisa que os riscos já tenham sido identificados anteriormente em outros processos. O checklist serve para verificar a aplicação — ou não — das medidas recomendadas em processos de análise de risco anteriores. Para essa verificação, as medidas anotadas de processos anteriores são listadas e assinaladas (em um quadrado ao lado de cada uma), divididas nas três opções: “Sim”, “Não” ou “Não Aplicável”.

É muito fácil e simples adotar o uso de checklists, mas para que seja realmente efetivo, devem ser construídos de forma que sua interpretação e aplicação sejam tão simples quanto. Por isso, torna-se fundamental que a diagramação do formulário seja adequada para que seu preenchimento seja claro.

PMBOK

Do inglês Project Management Body of Knowledge, o PMBOK é um guia de conhecimento baseado em processos que deve ser complementado com outros conhecimentos, e não um método, como alguns podem pensar. É, portanto, uma padronização que reúne e descreve o que deve ser feito, quais as reconhecidas melhores práticas a serem adotadas, e não como fazer.

O PMBOK descreve ferramentas, processos e técnicas de gerenciamento de projetos até a obtenção de resultados prósperos. Por ser uma ferramenta geral, pode ser utilizada e aplicada em qualquer tipo de projeto e de setores da indústria, como engenharia, TI, telecomunicações, entre outros.

APR

A Análise Preliminar de Riscos (APR), como o próprio nome já informa, é uma técnica que deve ser aplicada em fases iniciais de novos projetos ou de novas atividades. É uma ferramenta utilizada para evitar futuros acidentes.

Consiste, basicamente, na construção de uma tabela em que são listados os possíveis perigos a uma atividade, a um sistema ou a um processo e quais são as causas e consequências desse perigo.

Essas análises são feitas de acordo com o grau de severidade e a probabilidade de acontecerem, gerando um índice de risco, que vai de 1 a 3 (3 sendo o mais grave). A tabela ainda pode ser acrescida de mais informações e medidas preventivas ou corretivas.

5 Porquês

Para fazer uso dessa ferramenta, é preciso entender que o conceito básico dela é fazer a pergunta “por que” quando um problema for encontrado. Não há uma regra que dita que as perguntas devem ser repetidas 5 vezes, mas esse número é bastante usual na aplicação da técnica. As perguntas geram respostas que tendem a remover as principais camadas de causas imediatas, aquelas que possivelmente escondem as causas básicas.

Essa técnica dos 5 porquês tornou-se conhecida por gerar benefícios, como a identificação das causas básicas de um problema, as relações entre as causas, baixo custo, integração com outras ferramentas de gestão e análise de risco e o envolvimento de diversos funcionários. Tudo isso por ser uma ferramenta de uso simples e prático.

Utilizar ferramentas de gestão e de análise de risco em uma empresa é mais do que priorizar a segurança: é um movimento que envolve as pessoas relacionadas com as tarefas para que a excelência seja sempre a meta. Os esforços devem ser combinados, juntando as facilidades das ferramentas e dos métodos com uma equipe dedicada a minimizar os riscos e a aumentar as chances de sucesso do negócio.