QUEM SOU EU

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Administrador de Empresas(UEMA), Mestrado em Administração(FGV-RIO), Professor Universitário (FAMA/UFMA), Ex-Presidente do CRA-MA, Ex-Conselheiro Federal de Administração - CFA, Empresário (DEPYLMAR, ), Ex-Conselheiro Fiscal da ANGRAD, Vogal da Junta Comercial do Maranhão (JUCEMA)Consultor de Empresas, Avaliador do INEP/MEC, Maranhense de Pedreiras, filho de Valdinar e Cavalcante Filho, Casado (Graça Cavalcante), 02 Filhos (Nathália Johanna e Diego Henrique), apaixonado pelo Moto Club de São Luís, Botafoguense de Coração e Feliz da Vida...

segunda-feira, 19 de novembro de 2012

Como Construir um Fluxograma - Parte 1 de 2

Há vários métodos para a construção de um fluxo. Dentre eles pode-se citar o de fluxo de dados, de trabalho, o multifuncional, de auditoria e alguns diagramas que são quase um fluxo por si só. Mas, o que eu particularmente mais gosto é o básico.
O fluxograma básico de básico só tem o nome. Assim como qualquer outro tipo de ferramenta seu nível de qualidade e funcionalidade vai depender do como é aplicada, com que objetivo e, principalmente, com que rigor é utilizada.
Ele tem por objetivo mostrar de forma simples o sequenciamento dos processos, das atividades que em elo foram a cadeia produtiva. E, ledo engano quem acha que ele se resume a processos industriais, serve para qualquer atividade.
Como cada ação pode ser entendida como uma operação tanto faz se for numa indústria ou num serviço, no chão de fábrica ou num escritório. É o sequenciamento correto que torna seu uso diferenciado.

PASSO 1 – Conhecendo a simbologia
A primeira coisa a se aprender sobre o tipo de fluxo básico é o correto uso de seus ícones.
Abaixo os principais:
  • Número 1 – utilizado para indicar “Início” ou “Fim”
  • Número 2 – utilizado para indicar “registro”
  • Número 3 – utilizado para indicar “operação”
  • Número 4 – utilizado para indicar “inspeção”
  • Número 5 – utilizado para indicar “decisão”
  • Número 6 – utilizado para indicar “transporte”
  • Número 7 – utilizado para indicar “sequencia entre um ponto e outro”
Esta simbologia as vezes varia, por exemplo: quando há vários registros criados em determinada operação utiliza-se este mesmo ícone sobreposto a outros, dando uma idéia de várias camadas, ou ainda, quando a inspeção é realizada na operação os dois símbolos são unidos, ficando um retângulo com um círculo dentro.
Eu particularmente não sou adepto dessas variações por um princípio que sempre respeito nos fluxos que construo: toda ação, todo verbo é uma operação.

PASSO 2 – Características de cada símbolo
O símbolo de início/fim se resume a isso e nada mais. Alguns os utilizam mais de duas vezes ao longo do fluxo, principalmente quando há interação entre vários fluxos na cadeia ou quando há dois ou mais inputs. Quando isso ocorre geralmente vemos dois inícios ou dois fins, e assim sucessivamente. Quem o faz tenta com isso indicar que são coisas diferentes de um mesmo todo. Ora! Se são de um mesmo todo, que haja apenas um início.
Se há a obrigatoriedade da demonstração de um input externo ao fluxo que ele seja identificado e segregado, seja por uma cor diferente, uma observação, tanto faz. O que importa é a consciência de que um fluxo reflete somente uma sequencia de um processo. Se há duas ou mais entradas/fins todas as operações devem estar ligadas a apenas um símbolo de início/fim.

O de registro aponta quando e onde no fluxo são gerados registros pertinentes. Caso não haja esta pertinência o informe deste fato pode ser deixado de lado sem prejuízo a qualidade do fluxo. Porém, caso contrário, é obrigatório esse apontamento, quer este registro seja documental ou eletrônico. Este símbolo é utilizado ao lado do da operação ao qual o gera.

Quando falamos em operação utilizamos o símbolo retangular. E aqui vai uma grande dica: nunca condense várias operações em um único símbolo. Isso só é permitido quando o objetivo for fazer algo bem resumido ou quando se faz um fluxo setorial. Lembra da dica inicial? Toda ação/verbo é uma operação. Mesmo que seja realizada num curto espaço de tempo, consome tempo, e deve ser considerada. Isso faz toda a diferença. O fluxo deve ser tão complexo quanto complexo for o processo, sempre.

A inspeção por sua vez está relacionada a processos de qualidade e obedece a mesma lógica do da operação, por mais curta que seja consome tempo e por esse motivo deve sempre ser apontada.

Já o de decisão implica escolha, uma variação no caminho do fluxo que está condicionada a uma alternativa. Geralmente após a inspeção temos um de decisão: “aprovado?”. Mas podem ocorrer também após operações: “processado no setor de despacho?”. Absolutamente sempre há uma pergunta na decisão, simples ou complexa, apontando para um ou mais caminhos, e sempre, absolutamente sempre, com as respostas “sim” ou “não”. Este sim ou não sai do símbolo por qualquer uma das suas extremidades e direcionam o fluxo em sua sequência. Também podem haver mais de uma decisão consecutiva, isso ocorre geralmente quando o objetivo é filtrar a saída em diversos tipos de crivo.

Sempre que houver transporte relevante, há consumo de tempo, portanto, deve ser apontado. A lógica segue a mesma do símbolo de inspeção.

E o último nada mais é que a indicação do sequenciamento do fluxo, a ligação entre os símbolos.

PASSO 3 – Fator tempo
Se observarmos atentamente o texto acima verificamos que a palavra tempo é bastante utilizada e tratada como fator preponderante.
A lógica disso tem haver com uma disciplina conhecida como tempos e métodos. Nela, o estudo de tempo está associado a como a tarefa é realizada e como um influencia o outro no trabalho do homem.

No fluxograma a passagem de tempo utiliza um pouco desse conceito, haja vista que toda ação consome tempo. Por isso reafirmo que toda ação/verbo é uma operação e deve sim ser apontada. É a passagem do tempo na simbologia que ajuda a identificar operações que não agregam valor ao produto final, seja ele algo físico ou uma prestação simples de serviço.

Quer tornar então o seu fluxo mais robusto? Cronometre, mesmo que grosseiramente, o tempo de cada operação. Não precisa-se, neste momento, do rigor de um cronoanalista. O objetivo aqui é termos uma noção geral do panorama operacional. Isso faz uma diferença gigante no final das contas, acredite.

Por:  João Paulo de S. Silva - http://www.qualidadebrasil.com.br/

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