É o ato de desenvolver plenamente
o planejamento da empresa, afinal, qualquer caminho será bom se não soubermos
aonde queremos chegar.
O que é planejamento?
É uma função administrativa que
tem por objetivo estabelecer uma situação futura desejada, delimitando os meios
de se chegar à situação idealizada.
O que é estratégia?
É o caminho que a organização
deverá seguir, sendo que se considera uma decisão mais estratégica à medida que
seja mais difícil voltar atrás, e esta decisão terá impactos mais amplos na organização.
O que é planejamento estratégico?
O PE deve fazer parte do
cotidiano de sua empresa, não importando seu porte e nem estrutura. Porém, mais
importante que formular um planejamento é administrar e pensar estrategicamente
as ações da empresa.
O ponto de partida para definir a
configuração organizacional é a estratégia, que é o conjunto atual de planos,
decisões e objetivos adotados para alcançar as metas da organização.
A formulação da estratégia inclui
as atividades que conduzem à determinação das metas básicas da missão da
empresa e o desenvolvimento de um plano específico de estratégia. A
implementação da estratégia depende da utilização de ferramentas gerenciais e
organizacionais no direcionamento e a alocação de recursos para cumprir objetivos
estratégicos.
O direcionamento e a alocação de
recursos são realizados com as ferramentas da estrutura organizacional, sistema
de controle, cultura, tecnologia e recursos humanos.
O modelo e o projeto
organizacional são as expressões definitivas da implementação da estratégia. Os
dirigentes de topo devem projetar a organização de modo que todas as partes se
ajustem em um todo coerente para estabelecer a estratégia e o propósito da organização.
Para a organização ser eficaz
deve seguir sete conceitos básicos:
1. Orientação: ter o sentido na visão de metas da missão da
organização, como pessoas que definem uma orientação estratégica para a
organização;
2. Eficiência: tem como necessidade reduzir os custos e
aumentar benefícios pelo uso da máquina;
3. Competência: capacidade de executar as tarefas com muito
conhecimento e habilidade, usando profissionais qualificados para obter as
informações;
4. Inovação: ter organização para
desenvolver novos produtos e serviços;
5. Concentração: focalizar os
esforços em determinadas divisões;
6. Cooperação e Cultura: ter o
conjunto de pessoas certas para desenvolver as necessidades de harmonia e
cooperação;
7. Conflito e Política: saber
lidar com as causas que poderão resultar na desunião das pessoas e de
departamentos por causa do sucesso individual.
O objetivo da empresa deve ser
montado dentro da finalidade de equilibrar todas as forças. A organização não
pode maximizar todas as suas necessidades, mas tem que conhecer todas as forças
e alcançar os resultados desejados, isso se trata de um processo contínuo de
liderança que pode funcionar por um período de tempo e depois ser reorganizado.
O que é informação?
Informação e controle são
componentes essenciais das organizações. Os gerentes precisam das informações
para manter a coesão da organização. As ligações verticais e horizontais de
informações são projetadas para fornecer aos gerentes dados relevantes para
decisões e avaliações. Além disso, os sistemas de controle dependem de
informações.
Informação é tudo aquilo que
altera ou reforça o conhecimento; dados constituem a entrada de um canal de
comunicação. Os dados são tangíveis e incluem o número de palavras, chamadas
telefônicas, páginas impressas de computador enviadas e recebidas. Os dados não
se convertem em informações sem que as pessoas se utilizem deles para aprimorar
seus conhecimentos, o Planejamento Estratégico necessita de informações e não
de dados.
A ausência de informações gera
incerteza, quanto maior o volume de informações (dados sobre atividades
organizacionais coletados e interpretados pelos participantes da organização)
menor a ambiguidade. Isto somente poderá ser gerado pela interação entre os
gerentes para discutirem a situação corrente quando os dados externos não fornecem
respostas.
Em suma, a riqueza de informações
irá depender da capacidade da informação de transportar dados. Existem vários
canais de comunicação, que podem ser organizados em quatro categorias:
1. Face a face: está em primeiro
lugar por proporcionar maiores indicações, como a linguagem corporal e as
expressões faciais, esse modelo de comunicação permite que o feedback seja
imediato e que a informação seja corrigida automaticamente. Nesse contexto há
apenas uma pessoa falando com a outra, ou em contextos de grupos, nos quais as
partes são tratadas como indivíduos e não como objetos;
2. Meios eletrônicos e telefones
representam um canal relativamente rico por proporcionar um feedback rápido,
não tão ágil quanto o face a face, já que as mensagens são pessoalmente
direcionadas, embora não haja indicações visuais;
3. Comunicação por documentos
escritos e endereçados como cartas, memorandos, notas e fax, permitem um
feedback relativamente lento em relação a outros meios de comunicação, pois os
apelos visuais são menores;
4. Comunicação por documentos
escritos endereçados impessoalmente, como boletins, relatórios padronizados de
computador, bancos de dados de computador e registros impressos, constituindo
canais mais pobres ou enxutos. Não são adequados para o feedback, contudo são
ótimos para o transporte de um grande volume de dados exatos para muitas
pessoas.
É importante na estrutura
organizacional a maneira como as partes se comunicam e se coordenam entre si e
com as outras organizações, as interligações verticais coordenam atividades
entre o nível superior e o nível inferior da organização, enquanto as
interligações horizontais são utilizadas para coordenar atividades entre os
departamentos.
A Tecnologia da Informação
permite que informações mais complexas sejam transmitidas rapidamente para
muitas pessoas, removendo barreiras de tempo e distância, promovendo um tipo de
equipe virtual.
As organizações podem ser
projetadas para fornecer o tipo certo de informação aos gerentes. O mesmo
poderá ocorrer com os sistemas de apoio à tomada de decisões gerenciais, em que
várias empresas têm obtido sucesso com seus sistemas de apoio devido à
aplicação de tecnologia aos problemas mensuráveis e analisáveis. A estrutura da
organização e os sistemas de apoio à informação devem ser projetados para dar
aos gerentes de departamentos e aos funcionários conveniente volume e riqueza
de informações. A tecnologia representa o padrão de assuntos e tarefas tratadas
em diferentes partes da organização.
Quando é grande a variedade de
tarefas, os problemas são frequentes, imprevisíveis e de grande profundidade. A
incerteza sendo maior, o volume de informações necessárias também será maior,
os funcionários irão despender mais tempo processando informações, e será
necessário ter acesso a fontes de alta tecnologia e grandes bancos de dados.
Quando as tarefas não são
analisáveis e, portanto, levam a problemas ambíguos, os funcionários necessitam
de informações ricas de contatos pessoais. As discussões frente-a-frente e as
conversas telefônicas transmitem muitas indicações de informações em curto
espaço de tempo. Quando as tarefas são simples os gerentes utilizam meios
econômicos. Quando o problema subjacente é claro e simples são necessárias
informações escritas ou baseadas em computador.
Os gerentes estão dando cada vez
mais ênfase à função da gerência da informação na busca permanente da
combinação adequada da estratégia, motivação tecnológica e projeto
organizacional, para manter a margem competitiva. Duas estratégias que as
empresas podem adotar são: a liderança de baixo custo e a diferenciação.
O líder de baixo custo apresenta
custos baixos de produção e pode estabelecer os preços de seus produtos ou
serviços num nível suficientemente baixo para obter lucro enquanto as empresas
rivais sofrem perdas.
Na diferenciação a empresa
oferece um produto ou serviço ímpar baseado nas características do produto, na
excelência de serviço ou na rigidez da entrega.
A tecnologia pode ser usada para
obter tanto a liderança de custos quanto a diferenciação.
É preciso colocar que o domínio
da informação não basta para assumir a liderança, é necessário o controle
estratégico, por meio da avaliação geral do plano estratégico, das atividades
organizacionais e dos resultados que fornecem informações para ações futuras. O
ciclo de controle inclui o plano estratégico, a medição das entradas na
atividade de produção, as saídas e as informações contínuas sobre o ambiente
externo.
O controle estratégico
normalmente utiliza as informações de feedback, que medem as saídas em que as
informações são comparadas para que sejam feitas as mudanças requeridas. Ou,
ainda, as informações de feedforward que medem as entradas na extremidade
inicial do processo, permitido que a organização modifique os planos antes que
se desligue do alinhamento as necessidades externas.
O controle estratégico é um
processo contínuo que exige o monitoramento das condições internas e externas
da organização, direcionando as atividades da empresa para os objetivos
estratégicos. O sistema de controle estratégico é formado por quatro elementos
fundamentais:
1. Orçamento empresarial: que é
utilizado para estabelecer alvos financeiros para o ano e depois relatar custos
em determinado período;
2. Relatórios estratégicos: que
são usados para avaliar e monitorar o desempenho não financeiro;
3. Sistemas de premiação: que
oferecem incentivos a gerentes e funcionários para melhorar o desempenho e
alcançar as metas que são avaliadas anualmente pelos gerentes e superiores para
saber a que níveis são alcançados e determinar novos objetivos;
4. Procedimentos operacionais:
representa as normas e regras tradicionais.
O controle também é um problema
de nível mais baixo, operacional das organizações em que os supervisores devem
controlar diretamente os subordinados. O controle da supervisão aplica-se ao
desempenho dos funcionários, podendo ser de três tipos:
1. Controle de resultados: trata
dos registros escritos que medem os resultados e a produtividade dos
colaboradores. É utilizado quando as tarefas de um colaborador são facilmente
medidas;
2. Controle de procedimentos:
trata da observação pessoal do comportamento do colaborador, serve para
verificar se os mesmos seguem os procedimentos corretos. Toma mais tempo que o
controle de resultados;
3. Controle de entradas: prioriza
a seleção e o treinamento para uniformizar os conhecimentos, habilidades,
aptidões, valores e motivação dos colaboradores. É utilizado quando nem os
procedimentos nem os resultados são facilmente mensuráveis.
Comunicação significa que se
contribui falando e não calando as ideias e abrigando mágoas e hostilidades que
envenenam o espírito. Não existe informação sem comunicação
O homem não se preparou para o
excesso de informações, para processá-las adequadamente. Há uma verdadeira
volúpia em obter dados, sem condições de objetivá-los. Enquanto crescem as
possibilidades infinitas de informar-se, o homem, paradoxalmente, distancia-se
de seus semelhantes, por meio de isolamentos tecnológicos.
Desta forma, acentuam-se a crise
de comunicação, as diferenças entre pessoas e grupos que não se compõe em
equipes, que não falam a mesma linguagem de ideias e sentimentos e que não
realizam a sinergia do trabalho compartilhado.
A comunicação é uma habilidade
interpessoal, que tem demitido muitos gerentes ao passar dos anos, pois em
muitas vezes o gerente ignora a necessidade da comunicação, quando liderança,
comunicação e outras habilidades interpessoais devem ser pré-requisitos para a
eficácia gerencial.
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