O Que Causa a Procrastinação no Ambiente de Trabalho?

 A procrastinação é um dos grandes vilões da produtividade no ambiente de trabalho. Uma distração aqui, outra ali e, de repente, já se passou uma hora e a pessoa não concluiu nenhuma tarefa. Muito se fala sobre isso hoje em dia, mas você sabe o que causa a procrastinação?

Neste artigo, compilamos as principais informações sobre o assunto e ajudamos a sua empresa a entender o que pode ser feito no dia a dia para evitar ou reduzir a procrastinação dos colaboradores.

Afinal, é um problema ruim para todos os envolvidos. O funcionário, que se sente improdutivo e a empresa, que pode acabar tendo prejuízos até mesmo financeiros também. Para conferir tudo sobre o assunto, continue a leitura e anote todas as dicas!

O que é a procrastinação?

Vamos começar pelo básico, afinal, o que é procrastinação? Muita gente acha que este conceito está relacionado à preguiça ou ao não cumprimento de uma tarefa, mas não é exatamente isso.

A procrastinação significa postergar a execução de algo que precisa ser feito ou resolvido. Vale ressaltar que, em alguns momentos da vida, é normal procrastinar. O problema é quando se torna um comportamento exagerado no ambiente de trabalho, de tal forma que interfere na produtividade e na entrega de resultados.

Por que procrastinar é ruim?

A procrastinação é ruim porque tem efeitos colaterais, principalmente na esfera profissional, que é o foco deste artigo. Quando uma pessoa procrastina em excesso, pode acabar desencadeando quadros emocionais negativos, como:

• frustração;
• culpa;
• sensação de incapacidade;
• preocupação;
• desmotivação;
• autocondenação;
• estresse;
• ansiedade;
• irritabilidade.

Já as consequências da procrastinação que afetam diretamente o trabalho também são sérias. Entre elas, podemos citar:

• queda no desempenho das equipes;
• acúmulo de tarefas;
• perda de prazos;
• queda na produtividade;
• dificuldade para bater metas;
• danos ao próprio desenvolvimento na carreira.

Ao procrastinar, muitas vezes a pessoa entra em um ciclo constante do qual não consegue se livrar. Assim, o dia a dia de trabalho e até mesmo a vida pessoal do profissional acabam sendo afetadas negativamente.

Lembre-se: tudo na vida é questão de equilíbrio. Não tem problema postergar uma ou outra tarefa de vez em quando, mas é importante ficar atento aos excessos e à perda de controle.

O que causa a procrastinação no trabalho?

Uma das principais perguntas é o que causa a procrastinação no trabalho e existem várias respostas para este questionamento. Muitos fatores no dia a dia podem estar interferindo na produtividade e organização das tarefas que precisam ser executadas.

As causas podem ser internas ou externas aos indivíduos. Por isso, é importante entender a causa raiz do problema e atacar o que está causando de fato a procrastinação. Entre os motivos mais comuns, estão:

• problemas pessoais;
• falta de direcionamentos;
• falta de motivação;
• tarefas complexas demais;
• distrações com redes sociais e mensagens;
• desinteresse devido á insatisfação com o trabalho;
• baixa autoestima e autoconfiança;
• ambiente de trabalho desorganizado.

Como a empresa pode evitar a procrastinação dos colaboradores?

Agora que você já entendeu o que causa a procrastinação, é importante ter clareza de que existem várias formas de prevenir ou reduzir a este problema. E é claro que boa parte depende da força de vontade e iniciativa dos próprios colaboradores, mas por outro lado a própria empresa pode contribuir positivamente para um ambiente com pessoas menos procrastinadoras.

Quer entender como? Separamos várias ações que podem ser implementadas na sua organização. Confira!

Lideranças organizadas e com foco

As lideranças não são responsáveis por organizar minuciosamente o dia a dia de trabalho de suas equipes, mas têm um papel essencial no direcionamento e foco. Um líder é capaz de contribuir positiva ou negativamente para a procrastinação.

É essencial que estes profissionais saibam orientar tecnicamente e emocionalmente seus times para que, assim, ninguém se sinta perdido. Quando um líder não é organizado, não tem foco e não sabe extrair o melhor de cada um, toda a equipe pode acabar caindo na desmotivação. A falta de clareza sobre o que precisam fazer, junto da ausência de motivação e incentivo são os ingredientes perfeitos para uma receita de procrastinação.

Por isso, é importante que a empresa olhe para as lideranças com cuidado e atenção para que sejam treinadas e preparadas da melhor maneira possível.

Definição clara de objetivos e metas

Uma das causas de procrastinação é a falta de direcionamento claro, ou seja, de objetivos e metas. Sem saber pelo o que está trabalhando, o profissional pode se sentir desmotivado e, assim, começar a procrastinar.

Isso significa que é essencial que seja realizado um planejamento estratégico contemplando as metas e objetivos de cada time e de cada colaborador também. Assim, o senso de pertencimento é fortalecido e todos sentem que estão trabalhando em prol de algo maior.

Senso de responsabilidade

Uma pessoa com baixo senso de responsabilidade no trabalho talvez não sinta que o fato de procrastinar possa ter um efeito negativo tão importante no dia a dia de trabalho de vários colegas de trabalho e da empresa como um todo.

Por outro lado, quando cada colaborador tem alto senso de responsabilidade ele sente que cada uma das suas atitudes de decisões pode ter um alto poder de impacto nas pessoas ao seu redor. Dessa forma, ele entende que procrastinar é ruim e que deve ser evitado.

Pensando por esse lado, é muito importante que a empresa crie uma cultura que vise fomentar este senso de responsabilidade em todos os colaboradores, do estagiário ao CEO. Ninguém deve se sentir inferiorizado apenas devido ao seu cargo hierárquico e todos precisam ter consciência de que toda atitude importa e tem um impacto positivo ou negativo no todo.

Ciclos de feedback

Quando se pensa em o que causa procrastinação no trabalho, nem todo mundo pensa que a ausência de ciclos de feedback pode ser uma causa, né? Bom, na verdade, o fato é que uma empresa sem cultura de feedback pode acabar gerando consequências negativas que levam à procrastinação.

Como isso acontece? Bom, os feedbacks são importantes para contextualizar um profissional em relação aos seus pontos fortes e fracos, além de ser essencial para o reconhecimento de um trabalho entregue com excelência. Quando esses feedbacks não acontecem, o colaborador pode se sentir sem perspectivas de crescimento, meio deixado de lado.

Dessa forma, a motivação para fazer um bom trabalho cai e, consequentemente, a procrastinação pode crescer. Não é uma regra, mas algo em que é preciso ficar de olho. O ponto aqui é: toda ferramenta de desenvolvimento e reconhecimento deve ser utilizada para o bem da empresa.

Plano de carreira

E falando em ferramentas como o feedback, não podemos deixar de citar o plano de carreira. Trata-se de um programa bem estruturado que tem como objetivo estipular o caminho que cada profissional pode percorrer para crescer dentro da empresa.

Nada mais é do que mais uma forma de direcionar, orientar e motivar os colaboradores da organização. Quando um profissional sente que não tem possibilidades de evolução e crescimento em um trabalho, começa a se sentir desmotivado e, consequentemente, pode ficar mais propenso à procrastinação.

Suporte para o gerenciamento de tempo

A falta de organização e clareza sobre como gerenciar o próprio tempo também entre na lista de causas da procrastinação. Pensando nisso, a área de recursos humanos pode pensar em ações voltadas para este problema que tanta gente enfrenta diariamente.

É claro que ninguém pode organizar o dia a dia do outro, mas é possível ensinar e dar suporte para que os colaboradores tenham acesso a ferramentas e melhores formas de gerenciamento de tempo.

Podem, por exemplo, ser realizadas palestras ou workshops relacionados ao tema que visem ensinar e descomplicar o assunto para as pessoas. Uma das dicas que podem ser repassadas é a técnica Pomodoro.

A ideia desta técnica é que ao dividir o seu fluxo de trabalho em blocos de concentração mais intensa, você consegue aprimorar sua produtividade e foco. É bem simples colocar em prática, basta fazer uma lista de tarefas a serem desempenhadas ao longo do dia e dividir o seu tempo em períodos de 25 minutos, nos quais você vai trabalhar sem interrupções.

Ao dar esses 25 minutos, a pessoa analisa quais tarefas foram concluídas e faz um intervalo rápido de 5 minutos. A pausa deve ser utilizada para fazer qualquer outra coisa não relacionada à tarefa que está sendo executada. A cada quatro ciclos, a pausa deve aumentar, lembrando que estes momentos são importantes para elevar a agilidade mental e oxigenar o cérebro.

Este é só um exemplo para entender como técnicas de gerenciamento de tempo podem ser simples e fáceis de executar. Às vezes, tudo o que é necessário é orientar os colaboradores e muni-los de informações valiosas.

Apoio psicológico

Por fim, como citado anteriormente, quando falamos sobre o que causa procrastinação você deve se lembrar de que existem alguns fatores internos que podem gerar este problema, como problemas pessoais. Este tipo de causa pode acabar desencadeando na falta de atenção, questões emocionais e, consequentemente, na procrastinação.

Por isso, em alguns casos não adianta simplesmente oferecer uma ferramenta de gerenciamento de tempo para a pessoa. Ela pode precisar trabalhar questões mais internas que estão levando-a a procrastinar.

A psicoterapia pode ser uma grande aliada nesses momentos, pois o auxílio especializado de um psicólogo ajuda os indivíduos a acessarem camadas mais profundas e trabalharem para que questões internas não cresçam e interfiram no dia a dia de trabalho.

A boa notícia é que o mercado de saúde mental está aquecido e já existem muitas empresas, como o Vittude Corporate, que levam a psicoterapia como um benefício corporativo para os colaboradores da sua empresa.

Cuide do seu ativo mais valioso: o colaborador

Muitos empresários e profissionais ainda têm a ideia equivocada de que a procrastinação é um problema do colaborador, não da empresa. É claro que cada um precisa assumir a responsabilidade de cuidar de si, mas nesse caso vimos que procrastinar pode estar associado a muitas causas externas relacionadas à empresa em si.

Por isso, é muito importante que o RH e os líderes tenham um olhar mais atento em relação a esta questão. Afinal, quando um colaborador procrastina, toda a empresa sai perdendo. E ninguém quer isso, não é mesmo?

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