Gestão de Contratos: tudo o que você precisa saber

Saiba qual a importância da gestão de contratos e veja como otimizar esse processo na sua empresa!

A gestão de contratos é importante para o desenvolvimento saudável de um empreendimento, pois contribui para a organização de acordos, o planejamento financeiro e o maior controle de documentos. Com ela, a companhia pode reduzir custos, diminuir riscos e ainda tornar mais eficiente a negociação com fornecedores, clientes e parceiros.

Quer saber mais sobre a sua importância e entender quais as principais características e vantagens desse tipo de gerenciamento? Então confira o que preparamos sobre esse assunto! Boa leitura!

O que é gestão de contratos

Gestão de contratos não tem a ver só com o arquivamento e o controle de documentos em depósitos ou no ambiente virtual. Ela acompanha todo o ciclo de vida de cada documento, desde sua criação, passando pela execução e chegando até o término de sua vigência/utilidade.

Esse processo também assegura benefícios a contratados e contratantes, além de fornecer apoio e informações para o gerenciamento financeiro e a gestão de projetos de uma empresa.

A importância da gestão de contratos

As organizações privadas e públicas são pressionadas constantemente para diminuírem os custos, elevarem a performance financeira e reduzirem os riscos operacionais. Além disso, também precisam maximizar o capital de giro por meio de economia de recursos e investimentos planejados.

Para conquistar esses objetivos, além de eliminar desperdícios e otimizar fluxos de trabalho, é preciso monitorar as variações orçamentárias, controlar adequadamente o fluxo de caixa e negociar contratos mais vantajosos. Além disso, é necessário ter atenção a regulamentos e legislações.

Todos esses pontos podem ser aperfeiçoados direta ou indiretamente por uma boa gestão de contratos. Afinal, ela é a responsável por lidar com a crescente complexidade e o volume dos contratos atuais, tendo por objetivo uma administração eficaz desses documentos. Para tanto, ela atua:

• dando suporte para a elevação do poder de negociação da empresa e para a maximização dos benefícios de cada contrato;
• supervisionando, de forma eficaz, o cumprimento de obrigações contratuais;
• aumentando o controle sobre as condições que podem ser aceitas nos contratos, protegendo a empresa de acatar valores e cláusulas incluídas pelos fornecedores sem realizar pesquisas e cotações com outras organizações;
• fornecendo apoio para a gestão de obrigações, fazendo com que as partes de um acordo tenham vantagens estratégicas;
• administrando contratos de vários tipos, como os relacionados a fornecedores, obtenção de crédito (antecipação de recebíveis, financiamentos, empréstimos etc.), contratação de colaboradores, entre outros;
• melhorando o controle de cronogramas e vencimentos de pagamentos inclusos nos acordos, beneficiando, entre outros pontos, o ciclo financeiro e o ciclo operacional do empreendimento etc.

Todas essas atribuições beneficiam a empresa, gerando redução de custos e, consequentemente, melhorando o lucro e outras contas que constituem o DRE e o Balanço Patrimonial do negócio.

O papel do gestor de contratos

O papel do gestor de contratos é amplo, já que ele deve acompanhar todas as fases de um contrato, analisando e checando se o que foi estabelecido está em conformidade com o realizado. Para tanto, ele deve registrar eventos relacionados a cada acordo, visando a obter maior controle para fins de auditoria.

Além disso, ele precisa detectar desvios e ocorrências desalinhadas às cláusulas contratuais e procurar meios de solucioná-los. Também deve ser apto a buscar o cumprimento de obrigações contratuais que envolvam documentos gerenciais e contábeis, como notas fiscais, atas, inventários, entre outros.

Inclusive, ele precisa exigir que os contratos sejam feitos e cumpridos com qualidade, objetivando a mitigação de riscos e a economia. Realizar análises críticas, observar pontos de ajustes e sugerir melhorias são outras ações que devem ser tomadas quando necessário.

Como organizar os contratos de forma eficiente

Contratos administrativos, de fornecedores, de clientes etc. precisam ser controlados adequadamente. Para isso, é fundamental adotar procedimentos de organização, que ajudam a monitorar e a otimizar o trabalho do gestor de contratos e de sua equipe. Veja alguns:

• garantir que a companhia tenha recursos suficientes para executar o que for estabelecido nos contratos;
• manter um acompanhamento constante de prazos de vencimento dos documentos;
• garantir que os envolvidos tenham conhecimento detalhado do conteúdo contratual;
• montar uma tabela de planejamento que organize as atividades e eventos constantes nos acordos, bem como suas etapas. Isso pode ser feito, inclusive, por meio de planilhas ou em um sistema de gestão que automatize esse processo, como um ERP;
• checar frequentemente se as cláusulas contratuais estão sendo realmente cumpridas;
• implantar sistemas que acompanham vencimentos e demais prazos. Isso evita custos extras com juros e multas devido a atrasos;
• assegurar que cada contrato, após arquivado, seja facilmente encontrado;
• verificar renovações e rescisões, buscando evitar que esses processos gerem custos financeiros ou problemas jurídicos à companhia.
  

Para garantir uma boa organização dos contratos, é fundamental contar com uma equipe especializada na gestão desses documentos. É interessante que seus integrantes tenham conhecimentos sobre planejamento e confecção desses acordos. Habilidades de negociação são diferenciais, pois ajudam na obtenção de mais vantagens para o negócio.

Como entender o ciclo de vida dos contratos

Uma boa gestão do ciclo de vida do contrato ajuda a mitigar riscos e diminuir custos. Para isso, primeiro, é preciso entender quais as etapas desse ciclo, que são:

• pré-contratação: identifica-se a necessidade de um produto, serviço ou parceria. Depois, ocorre a definição dos requisitos necessários para a negociação, como formas de pagamento, tipo de entrega, exigências para a contratação etc. Após isso, cria-se o rascunho do contrato;
• contratação: negociação e formalização do acordo. As cláusulas são debatidas e, se necessário, realizam-se ajustes no documento. Aspectos econômicos, técnicos e jurídicos precisam estar corretamente registrados. Após aprovação pelas partes, o contrato é assinado;
• pré-execução (técnica): são feitas as ações iniciais para a execução do que consta no contrato, como aquisição de insumos, contratação de colaboradores, organização de materiais etc. Essa e outras etapas devem ter cronogramas de entregas e vistorias;
• pré-execução (administrativa): aqui, acontecem a compilação, a estruturação e o armazenamento da documentação contratual;
• pré-execução (financeira): o financeiro recebe o fluxo de pagamentos e dados econômicos de cada acordo. Nessa e nas demais fases, é preciso definir certidões, termos necessários para execução do contrato, notificar envolvidos sobre prazos, liberar atividades etc;
• execução: o objeto do contrato é entregue e as ações administrativas de acompanhamento do documento são feitas detalhadamente. Nessa etapa, os pagamentos são controlados, realiza-se a prorrogação de termos, ocorre o registro de aditivos, entre outras ações;
• encerramento: se a data de vigência do contrato expirar e não ocorrer renovação, conclui-se a negociação. É nessa etapa que se verifica se todas as ações previstas nas cláusulas contratuais foram feitas adequadamente.

Como gerir contratos empresariais

Uma gestão de contratos efetiva atua minuciosamente com organização, programação e planejamento de ações relacionadas à administração desses documentos. Algumas empresas contam com setores específicos para isso, enquanto outras delegam as atividades dessa área para a controladoria ou o departamento administrativo.

Para otimizar o gerenciamento dos contratos, é importante contar com indicadores de desempenho, métricas de resultados e análises de históricos. Também é preciso analisar orçamentos e cotações para verificar se há viabilidade nos acordos prontos, em vigência ou que ainda serão feitos.

Esse item é essencial para assegurar maior sustentabilidade financeira para a empresa, de modo que ela consiga atingir seus objetivos com os acordos e obtenha benefícios. Além disso, é importante definir, por exemplo:

• responsabilidades de cada uma das partes e os cargos que ajudarão na gestão do contrato;
• prioridades de serviços, produtos ou demais ações previstas nas cláusulas;
• prazos de disponibilização de produtos ou serviços;
• datas para liberação da equipe para começar a gerenciar os principais pontos dos contratos.

Como guardar os contratos de maneira organizada

Primeiramente, lembre-se de fazer, ao menos, uma cópia de cada contrato final e manter documentos relacionados a ele. Extensões nos acordos ou modificações, como ordens de mudança, devem ser executadas em conformidade com as cláusulas desses documentos, sendo guardadas junto a eles.

Também é preciso contar com um bom sistema de gerenciamento para organizar os contratos e facilitar a sua busca. Digitalizá-los é uma opção positiva para diminuir as chances de perdas de documentos e facilitar a administração.

Com uma boa gestão de contratos, você conseguirá melhorar a empresa, pois as negociações passam a ser otimizadas. Isso resulta em economias de custos, prazos mais condizentes com as condições do negócio e maior controle dos acordos.

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