Elas compartilham informações gerenciais entre toda a estrutura da organização. Isso permite que todos os funcionários participem ativamente do sucesso da empresa. Dentre estas informações estão os KPI (Keys Performance Indicators).
Neste artigo você vai aprender o que é um KPI – Indicador Chave de Performance –, e como eles podem ser aplicados à sua empresa.
KPI: Key Performance Indicators na Administração
Os KPIs são Indicadores-Chave de Desempenho que servem como uma ferramenta, escolhida pelo gestor da empresa, para alcançar um objetivo estratégico.
Ou seja, cada KPI é criado para mensurar a variável que mais colabora para atingir estes objetivos e metas.
Essa ferramenta auxilia no acompanhamento das operações dos modelos de gestão. Dentre os diferentes modelos de gestão que podem ser utilizados, os mais comuns são:
- Balanced Scorecard (BSC), que serve para empresas que buscam uma visão sistêmica.
- Gestão por Diretrizes (GPD), desenvolvido pelo Professor Vicenti Falconi, que potencializa o alcance dos objetivos estratégicos através da padronização do acompanhamento das metas.
- Objectives and Key Results (OKR), aplicado a empresas mais modernas, onde a simplificação e o acompanhamento em ciclos mais curtos são o diferencial.
Portanto, para escolher qual KPI utilizar é necessário entender qual objetivo e meta do planejamento estratégico se deseja atingir. Uma vez que isso é estruturado e executado de maneira adequada, sua empresa ficará mais próxima de alcançar sua visão e realizar a missão estratégica.
O que é KPI – Key Perfomance Indicators
O KPI é uma ferramenta para medir e avaliar se a performance, de uma iniciativa ou plano de ação, está efetivamente respondendo às metas e objetivos traçados pelo plano estratégico. O KPI também pode ser conhecido como Key Success Indicator (KSI) – Indicadores-Chave de Sucesso.
Entretanto, como o KPI serve para mensurar uma variável, muitas vezes ele pode ser confundido com uma métrica. Pode-se dizer que todo KPI é uma métrica, mas nem toda métrica é um KPI. A diferença está na sua importância!
Para saber como formular um KPI, é necessário entender o quê (objetivo) se deseja alcançar e então buscar o fator relevante que será utilizado como variável para a tomada de decisão da ação.
Um exemplo que ajuda diferenciar o KPI da métrica é imaginar um microempreendedor. Neste caso, será a Dona Lúcia que produz bombons e ovos para a Páscoa.
Dona Lúcia, divulga seus produtos através das redes sociais e cada ano que se passa, mais pessoas conhecem os seus produtos porque o número de seguidores e curtidas sobre as publicações aumentam. Entretanto, suas vendas estão caindo, o que está deixando-a preocupada.
Neste exemplo hipotético, é possível avaliar como KPI a Taxa de Conversão de Clientes, enquanto que o engajamento nas redes sociais é apenas uma métrica, já que ela não impacta diretamente no nível de vendas do produto.
É interessante notar que esse tipo de métrica é conhecida como métrica “de vaidade”, já que para aumentar o volume de vendas, elas geram poucas conclusões e resultados para o empreendimento.
Como construir um KPI em 4 passos:
Para construir um KPI para seu negócio é necessário 4 passos:
1º Passo: Defina qual objetivo e metas se deseja alcançar.
Uma vez definido esses pilares, é possível avaliar quais variáveis que podem influenciar o KPI. Para isso, tenha claro qual é seu objetivo, e verifique se suas metas são definidas conforme a metodologia SMART. Ou seja, se ela é:
S. Específica: o que deseja alcançar? Dê preferência a ações finais;
M. Mensurável: avalie quais recursos serão utilizados e como poderá obter as informações para medir as metas;
A. Atingível: não trace metas muito maiores que se pode alcançar, isso pode desmotiva-lo ou à sua equipe;
R. Relevante: veja se as metas e objetivos estão alinhados ao planejamento e à cultura organizacional;
T. Temporizável: coloque um prazo determinado para as metas serem atingidas, isso motiva as pessoas já que é possível vislumbrar o futuro.
2º Passo: Defina o KPI
Para saber como será seu KPI retome ao objetivo e metas para avaliar quais serão as variáveis relevantes que implicam diretamente o cumprimento do objetivo.
Para elaborar a fórmula matemática, avalie como essas variáveis são relacionadas entre si. Quando a variável analisada é independente das demais variáveis e está diretamente relacionada ao objetivo, é possível ter um KPI simples. Já quando há dependência entre duas ou mais variáveis, é possível construir um KPI composto por várias métricas.
Verifique se o KPI também segue a lógica SMART. É possível mensurá-lo? Atende ao objetivo? Ele é capaz de explicar seu objetivo ou é um indicador de vaidade? É possível tomar escolhas inteligentes com base no indicador escolhido? Qual a periodicidade de coleta?
3º Passo: Mensure os dados
Colete as informações periodicamente para se construir o histórico de seu KPI. Isso permitirá que você faça uma análise temporal para verificar se seus objetivos estão sendo alcançados.
Para armazenar as informações e fazer tratamento de dados, você pode optar pela adoção de softwares de gestão ou de forma mais simplificada, utilizar de planilhas eletrônicas como o excel para gerir as informações e montar os Dashboards para visualizar melhor as informações.
4º Passo: Analise as informações
A análise é o tão importante quanto o planejamento do KPI. É através dela que é possível traçar planos de ação para corrigir falhas tanto no planejamento do objetivo, na escolha de variáveis, na coleta de dados e no próprio plano ou modelo estratégico adotado pela empresa.
A análise consiste em visualizar os resultados, verificar se há algum erro no processo e fazer adaptações para resultados cada vez mais eficientes.
Então, é primordial que comunicação entre as equipes faça parte da cultura da organização, só assim é possível alavancar os resultados da empresa.
Dicas importantes para boa gestão de um KPI.
1ª. Prefira taxas a dados brutos, pois é mais fácil visualizar o crescimento do indicador ao longo do tempo. Os dados brutos trazem poucas informações sobre as variações do KPI.
2ª. Tenha o menor número possível de KPIs. Nesse ponto, o aspecto da relevância é primordial, pois os KPIs devem ser apenas um meio para facilitar processos internos. Eles não devem ser o foco da atividade da empresa.
3ª. Sempre teste os KPIs, pois alguma mudança do ambiente poderá torná-los inviáveis. E insistir no KPI pode acarretar custos irreparáveis para o sucesso de seu plano.
4ª. Adapte sempre o KPI ao plano da empresa através de alinhamento Organizacional. Mudanças societárias, de público alvo, de gestão, da estratégia de marketing, da legislação, entre outras, podem interferir nos objetivos e metas da empresa.
Tipos de Indicadores KPIs
Para entender quais tipos de indicadores sua empresa pode ter é necessário saber qual é o ramo de seu negócio.
Os indicadores para uma empresa especializada em logística terá enfoque diferente se é uma loja de varejo para o gerenciamento de estoques. Embora algumas empresas tenham departamento semelhantes, a importância dos KPI será diferenciada.
OPIs – Operational Performance Indicators
Sabendo-se dessa diferença é que podem ser elaborados os KPIs secundários, ou popularmente conhecidos como Operational performance indicators (OPI).
Os OPIs são indicadores de desempenho operacionais e são semelhantes aos KPIs, já que se referem à métricas vitais para o objetivo. A diferença entre eles é que os OPIs dão suporte aos indicadores primários e validam se a operação do planejamento está no caminho certo.
Assim os OPIs, medem uma função específica que pode representar um gargalo na empresa.
Essa escala ainda pode ser potencializada quando se fala em KPI de marketing, de vendas, financeiros, de gestão, de logística, de TI, de recursos humanos e das mais diversas áreas de uma empresa. Isso as vezes deixa um pouco confuso na hora de escolher ou criar os KPIs de sua empresa.
Resultados esperados ao adotar KPIs no seu negócio.
Nesse artigo foram apresentados os aspectos básicos do uso de KPIs como ferramenta para alcançar os objetivos estratégicos nas empresas. O quanto são relevantes para alcançar resultados, quais as características devem ser avaliadas para se construir um KPI, e também como utilizá-lo na sua empresa.
A partir do bom gerenciamento e comunicação entre equipes, é possível tornar um plano de ação mais objetivo e dinâmico na organização.
Isso garante a minimização de riscos e correção de falhas durante o envolvimento dos níveis hierárquicos, uma vez que a maior transparência dos resultados esperados e alcançados promovem o engajamento por todos da organização.
Gerenciando Riscos com KPIs
Se escolhidos de forma correta, os indicadores de performance associados ao risco do seu negócio podem te ajudar a antecipar problemas futuros.
Que tal começar a aplicar o que aprendeu aqui sobre KPI implementando o Gerenciamento de Riscos na sua empresa?
Por Patrícia Oliveira - http://ucj.com.br
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