DIAGRAMA DE ISHIKAWA: GUIA COMPLETO PASSO A PASSO

O Diagrama de Ishikawa também é conhecido como Diagrama Causa e Efeito, ou Diagrama de Espinha de Peixe.

Ele é uma ferramenta muito utilizada em diversas áreas, como controle de qualidade, gestão de pessoas e tomada de decisões. O seu objetivo é analisar as diversas causas possíveis para um determinado fenômeno, a fim de identificar qual delas foi a responsável pelo acontecimento.

Essa metodologia é muito prática e abrangente. É possível, por exemplo, utilizar o Diagrama Ishikawa para solucionar um problema ou tomar uma decisão de maneira mais eficaz. Há diversas formas de solucionar problemas. Como toda ferramenta versátil, o diagrama deve ser avaliado com precisão. Dessa forma, evita-se chegar a conclusões equivocadas. O levantamento errôneo das causas pode levar à tomada de decisões ineficientes e até mesmo nocivas. Assim como toda ferramenta, a forma de uso é o fator que determina a confiabilidade dos resultados. Então, você precisa entender sobre o seu funcionamento e em que situações o diagrama de Ishikawa pode ser usado na sua área.

O QUE É E COMO FUNCIONA O DIAGRAMA DE ISHIKAWA?

O Diagrama Ishikawa foi criado na década de 40, pelo engenheiro químico Kaoru Ishikawa. Trata-se de um método prático de análise e resolução de problemas. O objetivo da ferramenta é identificar todas as causas que podem gerar determinado efeito. Esse efeito pode ser algum comportamento indesejado. Por exemplo, o atraso constante de um colaborador para chegar no trabalho. A partir do fenômeno, você verifica todos os fatores que podem ter causado o atraso. Depois de analisá-los, é possível encontrar o que Ishikawa chamou de causa-raiz. Isto é, o que realmente levou o colaborador a se atrasar. Parte-se do princípio que a única maneira de resolver verdadeiramente um problema é conhecer a sua causa. O formato deste diagrama é semelhante a uma espinha de peixe. É daí que nasceu o apelido dado ao método. A sua criação partiu da ideia de fazer com que as pessoas pensem em todas as variáveis que levam à ocorrência de um problema. Ou seja, pensar fora da caixa e de maneira abrangente. Em muitos casos, essa metodologia consegue ter resultados mais eficientes quando comparada a outras ferramentas. Isso é atribuído a sua simplicidade e facilidade de uso e visualização.

PARA QUE O DIAGRAMA DE ISHIKAWA É UTILIZADO?

A utilização do Diagrama de Ishikawa é muito ampla. Existem diversas áreas que o aplicam e que podem se beneficiar de suas qualidades. Para você ter ideia, é possível empregá-lo até mesmo na solução de problemas do seu dia a dia. Ele costuma ter maior riqueza de detalhes de acordo com a criatividade, raciocínio e experiência de quem o constrói. Quanto maior o detalhamento, mais fácil será em achar a causa-raiz. Para facilitar, o próprio Diagrama de Ishikawa possui um direcionamento para determinação das causas. Elas são divididas em seis categorias, que são conhecidas com os 6 Ms:

• Método: ele é o método utilizado para conceber o produto ou serviço.
• Matéria-prima: materiais que compõe o produto e que podem ser a causa do problema.
• Máquinas: os equipamentos que são utilizados na sua fabricação, principalmente os que podem ser os causadores do problema.
• Mão de obra: são as pessoas que fazem parte do processo.
• Meio ambiente: eles são os possíveis efeitos gerados pelo meio ambiente, por exemplo, chuvas  e sujeira excessiva.
• Medida: decisões que foram tomadas em relação ao produto ou serviço durante a sua fabricação.

Estes são apenas aspectos de orientação, usados para ajudar no levantamento das causas. Os 6 Ms são mais utilizados na área de controle de qualidade. Portanto, em outros contextos, os parâmetros podem ser diferentes. Na gestão de pessoas, por exemplo, eles são conhecidos como 4 Ps:

• Políticas: são as normas e políticas utilizadas pela organização para gerenciar a produção e as pessoas.
• Procedimentos:são determinados os procedimentos para o concebimento do produto ou serviço, principalmente os que podem causar o efeito.
• Pessoas: todos os envolvidos na cadeia produtiva. Você também pode incluir os stakeholders, por exemplo, ou até mesmo vizinhança e clientes.
• Planta: é o layout de produção, comercialização e gerência de um produto. Deve-se adicionar os problemas que essa estrutura tem e as suas influências.

PRINCÍPIO DA CAUSA X EFEITO - O princípio da Causa e Efeito nos diz que os acontecimentos (efeitos) são gerados por motivos (causas). Isso pode ser observado na ciência e na vida.

Por mais que não esteja perceptível, sempre existe algo que justifica um determinado acontecimento. O princípio da causa e efeito postula que até mesmo a aleatoriedade é motivada por uma causa.O diagrama de Ishikawa foi formulado com esse princípio em mente, a fim de que seja encontrada a causa principal ou causa-raiz de um efeito. Ishikawa acreditada que para solucionar um problema, é preciso partir da sua raiz. Desta maneira, é possível ter maior entendimento sobre o que aconteceu e maior eficácia nas soluções. Quando elimina-se um problema pela razão principal, você evita que ele volte a acontecer e aprende como proceder em situações semelhantes.

APLICAÇÃO NO DESENVOLVIMENTO E GESTÃO DE PESSOAS

O Diagrama de Ishikawa é utilizado no PDCA, mais precisamente em sua fase inicial de planejamento (plan). Nesta etapa, você deve identificar o problema principal que será trabalhado durante todo o ciclo. Essa ferramenta é utilizada para visualizar a situação com maior clareza e entender todas as suas etapas de maneira mais ampla. Note que ela pode ser aplicada para analisar qualquer tipo de problema, desde o mais simples até o mais complexo. Entre as funções da gestão de pessoas, é possível identificar as razões que geram determinados comportamentos e saber como eles devem ser trabalhados.

A partir do momento em que você conhece o principal motivo de um problema, é possível tomar ações mais assertivas e descobrir a melhor maneira de ajudar um colaborador. No desenvolvimento de pessoas, o princípio é o mesmo. Neste caso, o objetivo é identificar os pontos que devem ser potencializados ou mudados em uma pessoa. O Diagrama de Ishikawa consegue mostrar inclusive as causas que estão fora do âmbito profissional, mas que podem influenciar no que acontece na empresa.  Por exemplo, problemas financeiros, desentendimentos com a família e a falta de relacionamentos interpessoais significativos. Normalmente, essas razões passam despercebidas no cotidiano do trabalho. Porém, elas refletem profundamente no comportamento e atitudes do indivíduo. O Diagrama de Ishikawa é uma das ferramentas utilizadas no coaching. O coach costuma unir diversos métodos e ferramentas para ajudar a pessoa a saber mais sobre si. Todos esses recursos estão baseados em processos científicos, o que garante a eficiência do coaching. Assim, é possível definir com mais clareza o que deve ser feito para que o coachee consiga atingir os seus objetivos. Esse diagrama serve, até mesmo, como forma de se autoconhecer. Outra forma de aplicação é para que você mesmo possa solucionar problemas de forma mais simples e rápida. Ao resolvê-los, a sua mente fica livre para obter novos conhecimentos e para aproveitar melhor a vida.

BENEFÍCIOS DA UTILIZAÇÃO DO DIAGRAMA DE ISHIKAWA

Por ser uma ferramenta prática e objetiva, o Diagrama de Ishikawa traz muitas vantagens quanto a sua utilização. Conheça algumas delas:

• Rapidez na identificação e solução de problemas;
• Pensamento criativo;
• Facilidade de visualização;
• Acessibilidade;
• Desenvolvimento de pensamento crítico e mais abrangente;
• Aplicabilidade para qualquer tipo de problema;
• Desenvolvimento de soluções inovadoras;
• Aumento na capacidade de análise.

Perceba que há vários benefícios ao utilizar o Diagrama de Ishikawa. Então, se você quer resolver um problema ou entender porque ele aconteceu, procure aplicá-lo. Você vai notar que a causa, muitas vezes, estava ali o tempo todo. Ela só não era tão óbvia antes do uso da ferramenta.. Com o tempo, o Diagrama de Ishikawa ajuda na melhorar a visão sistêmica de diversos contextos. Assim, você poderá resolver problemas de maneira muito mais rápida. Manter seu foco nas causas principais dos problemas evita que eles apareçam novamente.

PASSO A PASSO PARA FAZER E APLICAR O DIAGRAMA DE ISHIKAWA

Se você está interessado em aplicar o Diagrama de Ishikawa,o procedimento é bem simples. Tudo que você vai precisar é seguir esses sete passos fáceis! Lembre-se que, quanto mais vezes você fizer o diagrama, mais fácil será identificar as causas possíveis. Assim como todas as outras, essa é uma habilidade que exige treino.  Confira o passo a passo:

• Defina o problema (efeito) a ser analisado.
• Faça uma seta principal direcionada para o efeito, que por sua vez, deve estar dentro de um retângulo.
• Realize o levantamento de todas as causas que podem ter gerado o problema. Para isso, você pode utilizar o método do brainstorm. Verifique todos os pontos que saltarem na mente, até os que parecem improváveis. Uma pergunta que ajuda é “Por que isso está acontecendo?”.
• Escreva cada uma das causas em categorias. Por exemplo, trabalho e vida pessoal. Assim, ficará mais fácil para visualizar e acrescentar novos detalhes.
• Verifique cada categoria e faça subgrupos. Por exemplo, dentro de “família” as causas podem vir de lugares diferente: filhos, parceiro, pais, entre outros.
• Depois de pronto, destaque a causa principal que gerou o problema. De acordo com o contexto, pode ser mais de uma.
• Encontrou a razão principal? Pense nas possibilidades de solução que estão ao seu alcance. A partir disso, estabeleça qual delas será tomada e o prazo para ser aplicada.

EXEMPLOS DE DIAGRAMAS DE ISHIKAWA PREENCHIDOS

Para você aprender como fazer um Diagrama de Ishikawa, vamos mostrar exemplos práticos. Assim, fica mais fácil saber por onde começar e entender a estrutura. Acompanhe:

ESTUDO DO ALTO ÍNDICE DE REPROVAÇÕES EM UMA ESCOLA:

O primeiro exemplo é o estudo do alto índice de reprovações de uma classe.Esse é o efeito, presente no retângulo que fica no canto direito do diagrama. As causas foram categorizadas para melhorar a visualização.

Note que dentro delas, há as subcategorias. Só no parâmetro Alunos, você pode levantar uma série de razões possíveis para a reprovação como, motivação e saúde. Para ir além, a subcausa Saúde foi desmembrada em visão e audição, que são problemas comuns que prejudicam o aprendizado. Depois do Diagrama de Ishikawa pronto e todas as causas devidamente listadas, digamos que a causa-raiz identificada foi a formação dos professores. Então, continua-se o PDCA com foco neste problema. As soluções encontradas podemser: oferecer cursos de atualização para os profissionais e treinamentos voltados para metodologias mais modernas de ensino. Para manter a efetividade do processo e ter resultados consistentes, você deve seguir a metodologia do PDCA e checar se as medidas adotadas funcionaram conforme o esperado. Caso contrário, o ideal é fazer um Diagrama de Ishikawa específico para esse efeito. No caso do nosso exemplo, formação dos professores. A partir daí, refaça o diagrama para encontrar soluções mais específicas. Por exemplo, um processo de coaching voltado para o meio educacional.

VAMOS PARA O PRÓXIMO EXEMPLO, UM ESTUDO DO ATRASO NO ATENDIMENTO:

Neste contexto, foram usados os 6Ms que mencionamos anteriormente para estudar as causas do problema.

Tenha em mente que dependendo do efeito estudado, é preciso incluir terceiros no diagrama, como fornecedores e prestadores de serviços. Com o Diagrama de Ishikawa pronto, digamos que você encontrou duas causas principais: motivação dos atendentes e falta de documentação necessária por parte do cliente. Neste caso, há diversas ações que você pode utilizar para resolver estes problemas. Vamos começar pela documentação necessária para dar continuidade ao atendimento. Aqui, uma das alternativas é criar quadros informativos com a relação de documentos. Cabe também uma análise da real necessidade deles para o procedimento. Ao diminuir a burocracia, você consegue aumentar a agilidade no processo, ou seja, torna-o mais eficiente. Para a causa da motivação dos atendentes, você deve verificar o que causou a desmotivação. Isso pode ser feito através de outro Diagrama de Ishikawa. A desmotivação pode estar ligada à sobrecarga de atividades, falta de interação entre os colegas de trabalho, remuneração insuficiente e ambiente negativo. O coaching é uma opção excelente para motivar equipes de qualquer setor. Ele traz conceitos e técnicas comprovadas para trazer satisfação, mostrar uma visão positiva e fazer com que cada veja a sua própria importância para a equipe.

CONCLUSÃO

O Diagrama de Ishikawa foi desenvolvido na década de 40 com o objetivo de mudar a forma de pensar e solucionar os problemas. Por conta da sua simplicidade e eficácia, ele pode ser utilizado em todas as áreas da vida. Trata-se de uma ferramenta para analisar e solucionar dos problemas mais simples aos mais complexos. A sua metodologia é baseada no princípio da Causa e Efeito. Ele mostra que nada acontece por acaso. Por mais que a causa seja imperceptível, ela está presente e deve ser identificada para chegar a uma solução realmente eficiente. Na gestão de pessoas, o Diagrama de Ishikawa também é uma ferramenta muito útil. O método do PDCA o utiliza para planejar a solução de problemas de forma mais assertiva.

Copiado: https://www.sbcoaching.com.br