O que é Ruído na Comunicação e como eliminá-lo?

O ruído na comunicação pode acontecer com pequenas situações, mas também em graves ocorrências quando existe um tipo de interferência entre o emissor de uma mensagem e os seus receptores. No ambiente corporativo, resolver o problema ajuda tornar a rotina mais produtiva e livre de imprevistos.

Ruído na comunicação pode ser definido como o antigo jogo “telefone sem fio”, mas sem a parte divertida da brincadeira.

Isso porque o seu conceito está atrelado a qualquer tipo de interferência entre o emissor de uma mensagem e os seus receptores.

No ambiente corporativo, por exemplo, isso pode acontecer quando um anúncio é feito de maneira apressada, fazendo com que cada colaborador entenda algo diferente.

A consequência imediata disso é o fato de dificultar a compreensão dos envolvidos. Só que o ruído na comunicação também escancara uma série de outros desafios — o que torna necessária a sua resolução.

Vamos ver, ao longo deste post, justamente os problemas decorrentes desses ruídos e algumas medidas propositivas para eliminar tais obstáculos para a boa comunicação corporativa. Confira!

Definindo o ruído na comunicação

A princípio, você pode achar que a sua empresa está livre de ruídos. Acontece que muitas situações cotidianas possibilitam a interferência mencionada anteriormente. Quer alguns exemplos?

• comunicados emitidos com informações equivocadas — como a data ou um local;
• prazos incorretos repassados a outros membros da equipe;
• ausência de um e-mail para alinhar os objetivos, metas e/ou responsabilidades e prazos de cada colaborador;
• orçamentos enviados com informações faltantes.

Portanto, isso pode acontecer com pequenas situações cotidianas, mas também em graves ocorrências.

Um processo seletivo desalinhado pode culminar na contratação da pessoa errada ou, em outro exemplo, o candidato pode comparecer a uma entrevista que deveria ter sido cancelada.

Não é difícil prever as consequências disso. O ruído na comunicação prejudica a reputação da empresa — interna e externamente —, tem um aumento exponencial em retrabalhos e prejuízos (materiais ou não) e pode até mesmo estimular a desmotivação e o elevado índice de rotatividade na empresa.

Como esse problema é nutrido no ambiente corporativo

Para evitar os casos acima citados no seu dia a dia, o setor de RH e os líderes de cada área têm um grande e incessante trabalho pela frente.

E o primeiro passo para reduzir o ruído na comunicação é por meio do diagnóstico de suas origens. Abaixo, reunimos alguns dos principais fatores que geram esses ruídos:

Clima organizacional conturbado

Empresas desorganizadas causam, por si só, ruído na comunicação. É a disposição equivocada de setores, que necessitam de silêncio, colados às equipes mais comunicativas, por exemplo.

Ou, ainda, a ausência de paredes que proporciona um tráfego contínuo de pessoas e pode prejudicar todo tipo de compreensão de mensagens.

Canais de comunicação inadequados

Mensagens por e-mail incompletas — ou com informações equivocadas — são grandes problemas para as empresas. E, isso, independentemente do porte ou segmento de atuação delas.

Isso porque parece não haver uma padronização no envio e recebimento de mensagens. Não apenas por e-mail, mas de todo tipo.

Um exemplo: avisos de reuniões são encaminhados por chat, individualmente, e alguns colaboradores não visualizam, enquanto outros podem esquecer-se etc.

Por sua vez, um convite formal, em que todos respondem ao convite, pode ser uma alternativa mais produtiva para evitar o ruído na comunicação, não é mesmo?

O mesmo vale para os murais espalhados pela organização. Sem um padrão, todo tipo de mensagem é disposto nesses locais, prejudicando a visualização de todos a respeito de um assunto de interesse coletivo.

Falta de um tom de voz identificável

Abordar e interagir são preocupações que devem cercar, também, a sua comunicação empresarial interna. É por meio dela que gera-se identificação, com o público-alvo, facilitando a adesão e absorção da mensagem, bem como o engajamento à ação desejada.

Se não é possível gerar essa familiaridade, há um ruído na comunicação que pode ser ocasionado pela contratação sem padrão algum, do seu quadro de funcionários, ou uma ausência de planejamento para criar a cultura da marca e explorá-la em todos os meios de maneira eficiente.

Entendendo os danos do ruído na comunicação para a empresa

Vamos entender o que acontece, internamente, quando um ou mais desses ruídos na comunicação são diagnosticados?

• queda de rendimento nas equipes;
• falta de adesão aos projetos;
• metas confundidas;
• retrabalho constante — desvalorizando, assim, a hora de trabalho dos seus profissionais;
• impacto negativo no bem-estar e na qualidade de vida dos colaboradores;
• desentendimentos, o que também leva a uma série de conflitos que prejudicam o relacionamento interpessoal.

Para resolver a questão, que tal conferir as nossas dicas para reduzir o ruído na comunicação?

As alternativas para acabar com os problemas de comunicação

Para garantir que não exista mais ruído na comunicação — ou que o problema seja significativamente reduzido —, nós apontamos algumas das principais soluções a seguir. Confira!

Documente as mensagens e solicite respostas

Quer acabar com o problema de alguém que “não viu ou recebeu” um comunicado? Peça que respondam as mensagens, dizendo que receberam e compreenderam o que foi solicitado.

Assim, a padronização ocorre gradualmente, e as pessoas passam a dar mais importância a todo tipo de comunicado, tornando-se um reflexo natural de suas atividades cotidianas.

Promova dinâmicas e treinamentos

Existem muitas alternativas, nesse contexto, que ajudam a diminuir o ruído na comunicação. Promova dinâmicas em grupo, treinamentos e workshops — uma vez identificado os problemas comunicativos.

Com o tempo, os problemas são contornados e o setor de RH pode focar em novos treinamentos para potencializar os meios e os planos de comunicação da empresa posteriormente.

Padronize a comunicação

A gestão tem participação ativa na condução de uma boa comunicação interna. E isso começa com a padronização dos meios utilizados.

Reúna-se com os líderes, portanto, e avalie quais são os motivos pelos quais eles informam e orientam os colaboradores, e ofereça um repertório de soluções para cada caso. Por exemplo:

• reuniões;
• murais;
• e-mails;
• chats.

Para cada necessidade, um meio pode ser padronizado e, assim, garantir mais eficiência à mensagem transmitida.

Organize a identidade da empresa

É importante, também, saber quem é a empresa. Qual é o seu tom de voz, o meio de abordar os receptores da mensagem e a linguagem adotada.

Lembrando que, da mesma maneira que as organizações buscam se aproximar do perfil do público-alvo, a comunicação interna deve gerar familiaridade com as pessoas.

Por isso, construa — ou exteriorize — o DNA da empresa nos meios de comunicação. Dialogue efetivamente, sem que exista ruído na comunicação, e torne as mensagens mais objetivas, eficientes e produtivas para todos os envolvidos.

Consequentemente, o dia a dia na empresa vai gerar mais qualidade de vida e bem-estar. E tudo isso por meio da resolução de conflitos pequenos, mas que podem crescer gradativamente, como o ruído na comunicação.

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