A Gestão de Mudanças (GMUD) é crucial para a implementação de uma nova tecnologia, processo ou sistema nas empresas, pois, muitas vezes, os colaboradores só percebem o lado negativo da mudança, como alterações no fluxo de trabalho, perda de produtividade e outros.
O planejamento da mudança e sua gestão (GMUD) são componentes críticos para garantir a implantação de um novo processo, sistema ou tecnologia no ambiente corporativo. Independentemente de você querer implantar um novo sistema de Gestão do Desempenho Corporativo (CPM), RH (HCM), um novo ERP ou, até mesmo, substituir um grande equipamento, planejar a gestão de mudanças lhe permitirá comunicar, com sucesso, seus novos processos e facilitará sua adoção pelos colaboradores.
Como saber se você precisa de um Plano para a Gestão de Mudanças?
A regra geral é: Sempre que desejar implementar mudanças em um processo de negócios ou tecnologia, você precisará planejar sua Gestão de Mudanças.
São vários os elementos fundamentais para a construção de um plano de gerenciamento de mudanças. Porém, alguns passos são essenciais para garantir que seu plano de gerenciamento de mudanças aconteça da melhor maneira:
- Defina claramente o objetivo do projeto e seus principais resultados
Como se espera que o projeto afete sua empresa? Que mudanças organizacionais e comportamentais ele deve provocar? Com relação à rentabilidade, como ela será afetada? Quais os fatores que, se alcançados, determinarão o sucesso do projeto?
- Identifique as áreas e/ou processos da empresa que serão impactados com a mudança
Quais são os controles, tecnologias e sistemas existentes? Quais áreas e/ou processos fazem uso destes controles, tecnologias ou sistemas?
- Enumere os riscos e procure definir ações para a mitigação de cada um deles
Ter ciência dos riscos relacionados à uma mudança é o primeiro passo para a definição de ações capazes de eliminá-los ou de reduzir seu impacto, caso ocorram ao longo do projeto, aumentando as chances de sucesso.
- Determine a estratégia de comunicação com base no objetivo do projeto, resultados esperados, áreas ou processos impactados e riscos identificados
Estabeleça um plano de comunicação levando em consideração cada um destes itens. Não se esqueça de envolver seus colaboradores e procure entender como eles percebem a nova tecnologia ou processo. A mensagem resultante da estratégia de comunicação deve levar em consideração os temores e preocupações dos funcionários. Uma estratégia de comunicação bem definida tem como objetivo obter o alinhamento das expectativas sobre o projeto por toda a organização.
- Crie o plano de comunicação
Qual o tipo de comunicação (email, apresentações, reuniões, etc) é o mais adequado para cada etapa e mensagem relacionada ao projeto? Com qual frequência as mensagens serão enviadas? Qual o público-alvo de cada um destes comunicados?
- Identifique e envolva os stakeholders
São as partes interessadas que, no fim, se beneficiarão do sucesso do projeto e, portanto, do sucesso do plano de gestão da mudança. Eles influenciarão e ajudarão a impulsionar a adoção do novo processo, sistema ou tecnologia. Portanto, devem ser envolvidos desde o início e ter ciência, durante a execução, do progresso do plano.
- Identifique e engaje os multiplicadores da mudança
Os multiplicadores da mudança são os colaboradores que promoverão a disseminação do novo processo, sistema ou tecnologia por toda a organização. O papel dos multiplicadores é o de influenciar e provocar a curiosidade dos demais funcionários sobre o projeto. Os multiplicadores da mudança, geralmente, são seus colegas de trabalho. Opte por escolher pessoas em quem você confia, que possuam uma boa rede de relacionamentos e que sejam habilidosos no relacionamento com os demais colaboradores da empresa.
- Crie um bom e completo plano de testes
Uma boa estratégia de testes é fundamental para a adoção do novo processo ou tecnologia. É essencial definir o teste certo para cada etapa do projeto. Este momento é uma oportunidade para que os colaboradores ponham a “mão na massa”, o que pode deixá-los animados com o que está por vir. É muito importante aproveitar este ânimo para angariar novos multiplicadores da mudança na empresa. Procure motivar os colaboradores envolvidos em um teste que não alcançou o resultado esperado, evitando que estes se transformem em detratores da mudança.
- Defina um plano de contorno ou remediação
Os planos de contorno ou de remediação descrevem as ações necessárias para retomar o processo após a implantação malsucedida de uma mudança. Muitas vezes, o plano de remediação pode incluir o retorno à situação anterior, permitindo a continuidade do processo até a realização de uma nova tentativa.
- Use o treinamento para ensinar e também para o marketing
Os colaboradores precisam saber como funciona o novo processo ou tecnologia. Aproveite o momento do treinamento para influenciar os participantes sobre os benefícios da mudança e como ela poderá ajudá-los no trabalho diário.
É papel do líder de gerenciamento da mudança coordenar essas atividades, mas é importante que ele conte com o apoio dos stakeholders, de outros líderes e também com pessoas do escritório de projetos – PMO – caso a empresa possua um. Aliás, é fundamental a participação do PMO na elaboração do plano de gerenciamento da mudança, bem como de seu cronograma.
Para ajudá-lo, elaboramos um check-list a ser seguido quando for pensar o planejamento para a gestão da sua mudança. Confira abaixo:
- Os desafios da Gestão de Mudanças (GMUD)
A gestão de mudanças impulsiona a adoção dos processos e da tecnologia que você está usando para suportar esses processos. No longo prazo, sua estratégia tecnológica e seu retorno do investimento (ROI) dependem dessa adoção. Não subestime, portanto, a gestão da mudança. Dedique tempo e recursos na criação de um plano detalhado e procure contar com pessoas que serão capazes de executar bem esse plano.
O gerenciamento da mudança tem muitas facetas, do engajamento das partes interessadas até a comunicação, vale quase tudo para conseguir com que os funcionários e gestores compreendam e se comprometam com a mudança. A maioria dos seres humanos é resistente à mudança, especialmente aqui no Brasil. Muitas vezes, ela pode ser vista pelos colaboradores como algo que complica os processos ou aumenta, ainda mais, sua carga de trabalho. Um plano de gerenciamento da mudança campeão é aquele que alivia essas preocupações, levando as partes interessadas a apoiar a nova tecnologia, processo ou sistema.
É importante identificar apoiadores e eventuais detratores de uma mudança. Em vários momentos acompanhamos excelentes projetos que, por questões políticas ou de inveja corporativa, sofreram sabotagem durante sua implantação. Se não contássemos com um produto de nível mundial, além de colaboradores altamente comprometidos com o sucesso do cliente na Siteware, poderíamos ter experimentado o insucesso nestas ocasiões.
- As principais armadilhas na gestão de mudanças e como mitigá-las
Muitos projetos relacionados à implantação de um novo processo, sistema ou tecnologia falham devido à falta de investimento na criação de um bom plano para a gestão da mudança, assim, os colaboradores podem não compreender o motivo da implantação do novo processo, como ele funciona ou quais são os benefícios reais. A maioria das empresas somente informa seus funcionários sobre o novo processo durante o anúncio do go-live ou durante um treinamento obrigatório. Essas ações são insuficientes para que todos entendam o que acontecerá na organização com a mudança. Existem algumas atitudes a ser tomadas para mitigar a possibilidade de erros durante a jornada da mudança. Faça o download do nosso infográfico e deixe-o sempre por perto, para garantir o sucesso de suas empreitadas!
- Fazendo acontecer
Seja qual for o novo processo, sistema ou tecnologia que você implementar, a gestão de mudanças é vital para seu sucesso, contribuindo para a diminuição do retrabalho e dos custos envolvidos no processo. A comunicação é fundamental para ajudar os colaboradores a compreenderem os benefícios que as mudanças trarão, garantindo que eles tenham o conhecimento necessário para executar o novo processo e utilizar o novo sistema ou a nova tecnologia sem depender de outros recursos.
Aqui na Siteware enfrentamos uma grande mudança durante a migração de dezenas de clientes e milhares de usuários do PortalSIM para sua nova versão, que agora se chama STRATWs ONE.
Neste momento estamos criando o plano para a gestão da mudança dos mais de 500 clientes e outros milhares de usuários das soluções da ControlCorp, empresa incorporada pela Siteware em 2016. Todos os pontos discutidos ao longo dessa postagem estão sendo levados em consideração na criação deste novo plano.
Assim como nós, você também pode executar o seu planejamento de gestão de mudanças da melhor maneira possível. Baixe nos infográficos, fique de olho em nosso blog (pois, em breve, publicaremos mais artigos para lhe ajudar) e conte com as nossas soluções para o sucesso de sua operação!
Copiado: https://www.siteware.com.br/
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