Há anos venho combatendo os
trabalhos que geram apenas mais trabalhos, e não soluções. Tenho alguns
exemplos simples, como aquelas reuniões de meia hora, “rapidinhas”, para
decidir o que será dito na próxima reunião.
Ou mesmo uma apresentação
“estratégica” para justificar a importância do trabalho que você estava
fazendo, que aliás teve que ser interrompido justamente para gerar o tal PPT
performático e vendedor.
Muitas pessoas são soterradas pelos pedidos de
reuniões que servem pouco para resolver os problemas. Seu objetivo real é
acalmar chefes, repassar cobranças, tirar dúvidas, mas poucas são reuniões
práticas. Aliás, a expressão “reunião de trabalho” é a prova cabal de que
consideramos muitas outras reuniões como perda de tempo.
Lógico que temas
estratégicos demandam muita preparação e diálogo, e que fique claro que isso
não é tempo perdido. Mas os temas táticos, diários, precisam de solução e ação.
Não há rentabilidade de projetos que se mantenha quando cada tarefa simples
acaba gerando uma dúzia de reuniões para provar que o projeto vale a pena ou
que a decisão faz sentido.
Mas
quais as causas de tantas reuniões? Insegurança, medo, falta de foco,
descomprometimento, carência ou má gestão de equipe, por exemplo.
Chefes
inseguros sobre as decisões tomadas acabam pressionando as equipes para que
aloquem muito tempo no projeto na tentativa de evitar, pela redundância e
excesso de reuniões e conversas, que um problema apareça apenas no momento do
lançamento ou execução.
O medo da demissão, do bullying ou da exposição faz com
que muitos tentem envolver mais gente do que o necessário em cada tarefa para
poder dividir a responsabilidade caso algo dê errado.
A
falta de foco faz com que, mesmo tendo boas intenções, qualquer distração leve
o time a discutir temas pouco relevantes e deixe o problema principal, que
geralmente é mais difícil, para depois e percamos horas discutindo coisas pouco
relevantes. E, claro, precisem de uma nova reunião para resolver o que não foi
tratado no último encontro.
Há,
infelizmente, os profissionais descomprometidos, que se esforçarão para
repassar todo o trabalho e a responsabilidade para os outros
indiscriminadamente, eximindo-se de qualquer ônus, mas geralmente alardeando
todos os sucessos como sendo seus.
Por
outro lado, não são poucas as reuniões que parecem um consultório de psicologia,
com dramas sendo compartilhados e reclamações de que “aqui as coisas sempre
foram assim”. Mas, para resumir, todos estes problemas estão ligados, de alguma
forma, a algum tipo de má gestão ou ingerência.
A carga sobre os gestores é
cada dia maior, mas isso não exime a responsabilidade de alertar a empresa
sobre o quanto está sendo gasto em horas da equipe para gerar apresentações
desnecessárias ou reuniões sem conteúdo.
Acompanhar
o dia-a-dia da equipe é também orientar em como ter reuniões mais efetivas,
engajar outros times, apoiar seus pares e garantir que um assunto que pode ser
resolvido em uma ligação ou em um e-mail simples não se torne uma reunião.
O
gestor precisa estar atento se a correnteza está arrastando sua equipe e
prendendo os seus integrantes em muitas reuniões, o que faz com que todos
pensem que sua área é muito requisitada e atarefada, mas que compromete a
quantidade e, principalmente, a qualidade dos entregáveis de seu time.
Muitas
reuniões não significa importância estratégica.
Para
encerrar, vão duas dicas práticas que muitos já aprenderam após perderem muito
tempo em reuniões desnecessárias:
·
Defina
objetivo para cada reunião que você convoca, explicando de antemão para cada
participante o que se espera dele. Isso pode parecer rude no começo, mas dá
maior clareza a todos, garantindo maior quórum às suas reuniões justamente por
serem efetivas.
·
Jamais
mande alguém no seu lugar para uma reunião só por que você não tem tempo de ir.
Se for algo irrelevante, simplesmente decline. Caso seja importante, tente
reagendar ou prepare seu substituto de forma adequada. Mandar alguém
despreparado para reuniões importantes é expor o profissional e comprometer seu
tempo. Cada pessoa em uma reunião precisa ser capaz de acrescentar, em tempo
real, valor ao debate. Aqui não tem muito espaço para “perguntar para meu chefe
o que ele acha”.
Copiado: http://www.comunicacaointegrada.com.br/
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