Gestão Financeira e o Fluxo de Caixa

O que é Gestão Financeira?

   A gestão financeira é uma tradicional área funcional encontrada em todas as organizações. A boa funcionalidade financeira integra todas as tarefas ligadas à obtenção, utilização e controle dos recursos financeiros da organização.

A função financeira integra:

O planejamento de todas as necessidades financeiras, a descrição de todos os recursos disponíveis, a previsão de todos os recursos futuros e o cálculo de eventuais necessidades de obtenção de recursos externos. 

A obtenção de créditos de forma mais vantajosa (tendo em conta os custos, prazos e outras condições contratuais, as condições fiscais, a estrutura financeira da empresa);

A aplicação criteriosa dos recursos financeiros, incluindo os excedentes de tesouraria (de forma a se obter uma estrutura financeira equilibrada e a correta adequação aos níveis de eficiência e de rentabilidade pretendidos).

As análises financeira do período em questão, da viabilidade econômica e financeira dos investimentos.

- Fluxo de Caixa -

O fluxo de caixa (inglês - Cash flow), indica o montante recebido e gasto por uma empresa, instituição corporativa ou uma pessoa física durante um período de tempo definido. Também pode estar atrelado a um projeto específico.

Na Contabilidade, uma "Projeção de fluxo de caixa" demonstra todos os pagamentos e os recebimentos esperados em um determinado período de tempo.

O Gestor de fluxo de caixa necessita ter uma visão geral e clara sobre todas as funções da empresa, como: pagamentos, recebimentos, compras de matéria-prima, salários e outros, por que é necessário prever o que se poderá gastar no futuro dependendo do que se consome hoje.

O fluxo de caixa é uma ferramenta essencial ao administrador. Ela permite que os gestores das empresas possam tomar as decisões necessárias e é através deste mapa que os custos fixos e variáveis ficam evidentes, permitindo-se desta forma um controle efetivo sobre determinadas questões empresariais.

    

- Elaboração dos fluxos de caixa

A demonstração de fluxos de caixa pode ser elaborada por dois métodos diferentes, irei citar apenas o método direto.

Método Direto:

Divulgam-se os principais componentes dos recebimentos e pagamentos de caixa em termos brutos, pela efetivação dos compromissos assumidos, das vendas, custo das vendas e outros.

Seria um erro, acima de tudo, considerar que o fluxo de caixa possa ser utilizado apenas por empresas. Atualmente, cada vez mais pessoas físicas se interessam por uma organização financeira mais eficiente. Existem hoje no mercado diferentes tipos de ferramentas que tem por objetivo facilitar a confecção do fluxo de caixa. Algumas empresas oferecem inclusive ferramentas específicas para pessoas físicas e jurídicas, além de excelentes manuais de funcionamento e materiais didáticos.

• Fluxo de caixa é um instrumento gerencial que controla e informa sobre todas as movimentações financeiras (entradas e saídas de valores monetários) de um dado período – pode ser diário, semanal, quinzenal, mensal, trimestral, etc. O fluxo de caixa é composto dos dados obtidos dos controles de contas a pagar, contas a receber, de vendas, de despesas, de saldos de aplicações, e todos os demais departamentos que representem as movimentações de recursos financeiros disponíveis da organização.

O demonstrativo de fluxo de caixa também pode ser um instrumento contábil legal, contexto em que toma um aspecto mais formal e rígido. Se a sua intenção é realizar o controle contábil de uma empresa, para propósitos fiscais, societários ou outros, provavelmente a melhor alternativa é procurar orientação com um contabilista experiente neste segmento.

•  - Fluxo de caixa como uma ferramenta gerencial

Antes de prosseguirmos, é bom saber que:

O mecanismo do fluxo de caixa é bastante simples, mas, nenhum sistema de informações pode funcionar sem que os dados relevantes sejam constantemente atualizados nele. Da mesma forma, o sistema não tem qualquer utilidade se os dados não forem analisados periodicamente, e se a organização não tiver confiança neles. Em outras palavras: se não existir o compromisso em manter o fluxo de caixa sempre atualizado, pode ser melhor nem mesmo se dar ao trabalho de tentar implementá-lo.

Outro aspecto a ser levado em conta é o das dependências: o Fluxo de Caixa precisa de dados que correspondam a verdade do controle de contas a pagar, contas a receber, acompanhamento de saldos de aplicações bancárias, faturamento, despesas, etc. Antes de se preocupar com sistemas agregadores, como o Fluxo de Caixa, você precisa dar atenção a estes outros métodos de coleta de dados específicos. E isto tem vantagens adicionais, como levar a um melhor acompanhamento das suas posições em relação a clientes, fornecedores, taxas públicas, gastos internos, etc. Não há como ter um relatório de fluxo de caixa atualizado se você não registra regularmente as faturas e nem acompanha se os seus clientes estão pagando em dia.

É muito importante achar e usar uma ferramenta tecnológica confiável e segura para o controle de suas atividades. Neste caso, além de poder escolher entre diversos sistemas financeiros voltados para vários segmentos, alguns até mesmo adaptados a necessidades específicas.

• Mas, afinal para que serve o Fluxo de Caixa ?

O Fluxo de Caixa é um instrumento de controle que auxilia na previsão, visualização e controle das movimentações financeiras de cada período. A sua grande utilidade, é permitir a identificação (especialmente prévia, mas também posterior) das sobras e faltas no caixa, possibilitando ao profissional planejar melhor suas ações futuras ou acompanhar o seu desempenho.

Pode-se utilizar o fluxo de caixa para verificarmos se o resultado esperado foi alcançado. É comum se fazer um fluxo de caixa do período de 3 meses, e passados os 3 meses, apuramos a previsão inicial, com o realizado.

Em uma empresa, pode-se utilizar os fluxos de caixa de vários períodos, como: diário, semanal, quinzenal, mensal. Já os autônomos que usem o sistema exclusivamente como instrumento gerencial podem se virar com períodos específicos, como o semanal ou até mensal – dependendo da sua liquidez. Períodos menores permitem maior eficiência nos investimentos e aplicação financeira dos saldos positivos, mas em compensação geram maior esforço ou custo de acompanhamento.

É importante que você encontre o seu ponto de equilíbrio.

De uma forma ou de outra, um bom controle de fluxo de caixa bem feito é uma importante ferramenta para lidar com situações de alto custo de crédito, taxas de juros elevadas, redução do faturamento e outros fantasmas que rondam os empreendimentos.

• Um fluxo de caixa na mão, permite:

 Avaliar se as vendas presentes serão suficientes para cobrir os desembolsos futuros já identificados.

Calcular os momentos ideais para reposição de estoque ou materiais de consumo, considerando os prazos de pagamento e as disponibilidades.

Verificar a necessidade de realizar promoções e liquidações, reduzir ou aumentar preços.

Saber se é ou não possível conceder prazos de pagamentos aos clientes.

Saber se é ou não possível comprar à vista dos fornecedores, para aproveitar alguma promoção.

Ter certeza da necessidade ou não de obter um empréstimo de capital de giro.

Antecipar as decisões sobre como lidar com sobras ou faltas de caixa.

Modelos de Fluxo de Caixa

Como já mencionado acima, para propósitos contábeis, fiscais e societários existem modelos e métodos bem mais formais e restritivos para a construção do fluxo de caixa. Para uso como instrumento gerencial, você pode adaptar da forma como melhor servir aos seus propósitos.

Note que para cada um dos períodos há duas colunas: uma dos valores previstos, e outra dos realizados. A segunda coluna, naturalmente, só pode ser preenchida quando o período acabar.

As linhas são muito importantes, e estão divididas em blocos. Vamos analisar uma a uma:

Saldo inicial: é o valor disponível no início do período, correspondendo ao dinheiro que está “na gaveta”, ou no bolso, somado aos saldos das contas correntes disponíveis para saque. No fluxo de caixa, não são considerados nos saldos os valores que estejam imobilizados, ou os que estejam em aplicações consideradas indisponíveis para saque no período.

• Bloco “Entrada”: nele constam as diversas categorias de entrada de dinheiro em caixa ao longo do período. Vendas à vista, cheques pré-datados que se tornem disponíveis ao longo do período, créditos de contas a receber (exemplo: depósitos de clientes referentes a transações realizadas anteriormente), ou o que for.
• Total entradas: é a soma simples do bloco Entrada, corresponde basicamente ao dinheiro novo que entrou em caixa ao longo do período.
• Bloco “Saídas”: aqui vão as diversas categorias nas quais você realiza pagamentos. Energia, telefone, manutenção de veículo, equipamentos, material de escritório, aluguel, condomínio, impostos, etc. Um aspecto essencial deste bloco é a inclusão do pró-labore, que no caso de um fluxo de caixa individual, corresponde ao dinheiro do empreendimento que é retirado para uso pessoal do empreendedor, como se fosse o seu salário – idealmente em parcelas fixas e periódicas, e sempre registradas.
• Total Saídas: é a soma simples do bloco Saídas, corresponde basicamente ao dinheiro que saiu do caixa ao longo do período.
• Saldo operacional: Corresponde ao Total Entradas menos o Total Saídas. É, portanto, o saldo de caixa referente exclusivamente ao período, sem considerar o saldo anterior que estava disponível. Pode eventualmente ser negativo – por exemplo, na data do pagamento do IPTU -, mas uma seqüência de saldos operacionais negativos sucessivos é sempre um grande sinal de alerta.
• Saldo final: É a soma do Saldo Inicial com o Saldo Operacional, considerando os respectivos sinais, caso algum seja negativo. Basicamente, é o dinheiro que restou em caixa ao final do período, e é imediatamente transcrito como o saldo inicial do período seguinte.

Certamente você deve ter percebido que não há nada de complicado na construção da planilha – embora a obtenção dos dados em si possa ser trabalhosa, e exija vários controles e acompanhamentos adicionais. Construir a mesma planilha de cálculo não exige nenhuma função matemática avançada – para criar a do exemplo, a única função que usei foi a SOMA(); é possível que você queira acrescentar funções estatísticas para identificar desvios em relação à média, pontos de máxima e de mínima, ou mesmo colunas adicionais para comparar o previsto com o realizado, ou até gráficos da evolução – tudo isso é simples aplicação dos recursos da planilha eletrônica, mas não amplia os conceitos de fluxo de caixa aqui demonstrados.

E estas análises são exatamente o objetivo de se realizar o fluxo de caixa como descrito acima. Se você tiver um bom método de controle, é possível começar a preencher as colunas de “Previsto” com grande antecedência, e detectar a necessidade de realizar liquidações, ou a possibilidade de oferecer maiores prazos aos clientes, por exemplo, de forma antecipada.

Recomendações adicionais

Organizar e manter o fluxo de caixa dá trabalho, mas é recompensador. Você precisa ser sistemático, e lembrar de alimentar as planilhas no início de cada novo período. Especialmente, você precisa estar disposto a manter atualizadas, com a antecedência que for possível, as colunas de valores previstos, e analisá-las sempre que necessário, para de fato poder colher o principal fruto desta ferramenta: a possibilidade de prever com maior precisão quando haverá sobra e quando haverá falta de dinheiro em caixa.

A análise antecipada também permite tomar as providências necessárias para que haja disponibilidade de caixa nas datas de vencimento de impostos, taxas, prestações, financiamentos e outros desembolsos com data certa, que incorrem em multas e juros caso atrasem.

Se o seu mercado for sazonal, leve isto em conta nas suas previsões, pois freqüentemente os custos fixos (que ocorrem mesmo na baixa temporada) acabam sendo um grande vilão, e o faturamento da alta temporada precisa ser administrado com juízo, para cobrir as futuras despesas.

Observação do autor.

Há algum tempo trabalhando em departamento financeiro, atuei como Gestor Financeiro de Agências de Publicidade aqui da praça de São Paulo, também atuei em Corretoras de Valores, em produtoras de Filmes Publicitarios e de Propagandas, também fui Gestor Financeiro em agências de Marketing Político e em consultorias de Propaganda Corporativa, finalmente, por todas estas empresas aonde desempenhei a Gestão do departamento financeiro sempre utilizei  o Fluxo de Caixa como a ferramenta principal, e posso afirmar, é indispensável o uso desta ferramenta quando se pretende navegar por águas calmas, sem "surpresas" negativas.

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