Abordagem Sistêmica da Administração

O biólogo alemão Ludwig von Bertalanffy,  elaborou por volta da década de 50 um teoria interdisciplinar capaz de transcender aos problemas exclusivos de cada ciência e proporcionar princípios gerais e modelos gerais para todas as ciências envolvidas, de modo que as descobertas efetuadas em cada ciência pudessem ser utilizadas pelas demais.

Karl Ludwig von Bertalanffy (Viena, 19 de setembro de 1901 — Buffalo, Nova Iorque, 12 de Junho de 1972) foi o criador daTeoria geral dos sistemas. Cidadão austríaco, desenvolveu a maior parte do seu trabalho científico nos Estados Unidos da América. Bertalanffy fez os seus estudos em biologia e interessou-se desde cedo pelos organismos e pelos problemas do crescimento.

Os seus trabalhos iniciais datam dos anos 20 e são sobre a abordagem orgânica. Com efeito, Bertalanffy não concordava com a visão cartesiana do universo. Colocou então uma abordagem orgânica da biologia e tentou fazer aceitar a idéia de que oorganismo é um todo maior que a soma das suas partes.

Criticou a visão de que o mundo é dividido em diferentes áreas, como física, química, biologia, psicologia, etc. Ao contrário, sugeria que se deve estudar sistemas globalmente, de forma a envolver todas as suas interdependências, pois cada um dos elementos, ao serem reunidos para constituir uma unidade funcional maior, desenvolvem qualidades que não se encontram em seus componentes isolados.

Essa teoria interdisciplinar - denominada Teoria Geral dos Sistemas - demonstra o isomorfismo das várias ciências, permitindo maior aproximação entre as suas fronteiras e o preenchimento dos espaços vazios entre elas. Essa teoria é essencialmente totalizante: os sistemas não podem ser plenamente compreendidos apenas pela análise separada e exclusiva de cada uma de suas partes.

Ela se baseia na compreensão da dependência recíproca de todas as disciplinas e da necessidade de sua integração. Assim, os diversos ramos do conhecimento - até então estranhos uns aos outros pela intensa especialização e isolamento consequente - passaram a tratar seus objetivos de estudos como sistemas. Dentre eles está a Administração.

A Abordagem Sistêmica da Administração trata de três escolas principais:

• · Cibernética e Administração 
• · Teoria Matemática da Administração
• · Teoria de Sistemas Cibernética e Administração

A Cibernética é uma ciência relativamente jovem. Foi criada por Norbert Wiener entre os anos de 1943 e 1947, justamente na época em que surgiu o primeiro computador de que se tem notícia, assim como a Teoria de Sistemas. Cibernética é a ciência da comunicação e do controle, seja no animal (homem, seres vivos), seja na máquina. A comunicação é que torna os sistemas integrados e coerentes e o controle é que regula o seu comportamento.

A Cibernética compreende os processo e sistemas de transformação da informação e sua concretização em processos físicos, fisiológicos, psicológicos etc. de transformação da informação. A Cibernética é uma teoria dos sistemas de controle baseada na comunicação (transferência de informação) entre o sistema e o meio e dentro do sistema, e do controle (retroação) da função dos sistemas com respeito ao ambiente. Campo de Estudo da Cibernética O campo de estudo da Cibernética são os sistemas.

Sistema é qualquer conjunto de elementos que estão dinamicamente relacionados entre si, formando uma atividade para atingir um objetivo, operando sobre entradas, (informação, energia e matéria) e fornecendo saídas (informação, energia ou matéria) processadas.

Os elementos, as relações entre eles e os objetivos (ou propósitos) constituem os aspectos fundamentais da definição de um sistema. Propriedades dos Sistemas Cibernéticos Os sistemas cibernéticos apresentam três propriedades principais:

a)   São excessivamente complexos, portanto devem ser focalizados através da caixa negra (veremos adiante)

b)  São probabilísticos, portanto, devem ser focalizados através da estatística e da teoria da informação.

c)   São auto-regulados, portanto, devem ser focalizados através da retroação que garante a homeostase.

O Sistema Cibernético apresenta a diversidade e é extremamente complexo. No fundo, é uma máquina manipuladora de informações, pelas suas relações com o ambiente. A atividade de seu mecanismo depende de sua capacidade de receber, armazenar, transmitir e modificar informações. É uma máquina de operar informações: pela sua grande diversidade, possui grande grau de incerteza, sendo descritível apenas em termos de probabilidades. Representação dos Sistemas: os Modelos Um dos grandes problemas da Cibernética é a representação de sistemas originais através de outros sistemas comparáveis, que são denominados modelos. No sentido literal da palavra, modelo é a representação simplificada de alguma parte da realidade.

Existem três razões para a utilização de modelos:

a)   A manipulação de entidades reais (pessoas ou organizações) é socialmente inaceitável ou legalmente proibida;

b)  O volume de incerteza com que a administração está lidando cresce rapidamente e faz aumentar desproporcionalmente as consequências dos erros.

c) A capacidade de construir modelos que constituem boas representações da realidade aumentou enormemente.

Na construção de um modelo, devem ser considerados o isomorfismo e o homomorfismo. Os sistemas são isomorfos quando possuem semelhança de forma. Os sistemas são homomorfos quando guardam entre si proporcionalidades de formas, embora nem sempre do mesmo tamanho. Assim, um sistema deve ser representado por um modelo reduzido e simplificado, através do homomorfismo do sistema original. É o caso de maquetes ou plantas de edifícios, diagramas de circuitos elétricos ou eletrônicos, organogramas de empresas, fluxogramas de rotinas e procedimentos, modelos matemáticos de decisão etc.

Conceito de Entrada, Saída e Caixa Negra O sistema recebe entradas (inputs) ou insumos para poder operar, processando ou transformando essas entradas em saídas (outputs). A entrada de um sistema é aquilo que o sistema importa ou recebe do seu mundo exterior.

A entrada pode ser constituída de um ou mais dos seguintes elementos: · Informação · Energia · Materiais Saída (output) é o resultado final da operação ou processamento de um sistema. Todo sistema produz uma ou várias saídas. Através da saída, o sistema exporta o resultado de suas operações para o meio ambiente.

O conceito de caixa negra refere-se a um sistema cujo interior não pode ser desvendado, cujos elementos internos são desconhecidos e que só pode ser conhecido “por fora”, através de manipulações externas ou de observação externa. Utiliza-se o conceito de caixa negra em duas circunstâncias:

a)   quando o sistema é impenetrável ou inacessível;

b) quando o sistema é excessivamente complexo, de difícil explicação ou detalhamento

Conceito de Retroação A retroação (feedback) serve para comparar a maneira como um sistema funciona em relação ao padrão estabelecido para ele funcionar: quando ocorre alguma diferença (desvio ou discrepância) entre ambos, a retroação incumbe-se de regular a entrada para que sua saída se aproxime do padrão estabelecido. A retroação confirma se o objetivo foi cumprido, o que é fundamental para o equilíbrio do sistema.

Podemos identificar dois tipos de retroação:

Retroação Positiva: é a ação estimuladora da saída que atua sobre a entrada do sistema. Na retroação positiva, o sinal de saída amplifica e reforça o sinal de entrada ·

Retroação Negativa: é a ação frenadora e inibidora da saída que atua sobre a entrada do sistema. Na retroação negativa o sinal de saída diminui e inibe o sinal de entrada. A retroação impõe correções no sistema, no sentido de adequar suas entradas e saídas e reduzir os desvios ou discrepâncias no sentido de regular seu funcionamento.

• Conceito de Homeostasia

O conceito de homeostasia surgiu na fisiologia animal, com Claude Bernard, ao propor que todos os mecanismos vitais têm por objetivo conservar constantes as condições de vida no ambiente interno. A homeostasia é um equilíbrio dinâmico obtido através da auto-regulação, ou seja, através do autocontrole. É a capacidade que tem o sistema de manter certas variáveis dentro de limites, mesmo quando os estímulos do meio externo forçam essas variáveis a assumir valores que ultrapassam os limites da normalidade. A homeostase é obtida através de dispositivos de retroação (feedback), que são basicamente sistemas de comunicação que reagem ativamente a uma entrada de informação.

A eficiência de um sistema em manter sua homeostase em relação a uma ou mais variáveis pode ser avaliada pelos seus erros ou desvios, ou seja, pelas sub ou supercorreções que faz quando pretende estabelecer seu equilíbrio. Se o número de erros tende a aumentar em vez de diminuir, o objetivo jamais será atingido: o sistema entrará em oscilação e perderá sua integridade.

• Conceito de Informação

O conceito de informação envolve um processo de redução de incerteza. Na sociedade moderna, a importância da disponibilidade da informação ampla e variada cresce proporcionalmente ao aumento da complexidade da própria sociedade.

Para se compreender adequadamente o conceito de informação, deve-se envolvê-lo com dois outros conceitos: o de dados e o de comunicação. · Dado: é um registro ou anotação a respeito de determinado evento ou ocorrência · Informação: é um conjunto de dados com um significado, ou seja, que reduz a incerteza ou que aumenta o conhecimento a respeito de algo.

· Comunicação: é quando uma informação é transmitida a alguém, sendo, então, compartilhada também por essa pessoa. Comunicar significa tornar comum a uma ou mais pessoas uma determinada informação.

O sistema de comunicação tratado pela teoria da informação consiste em seis componentes: fonte, transmissor, canal, receptor, destino e ruído.

Cada um desses componentes do sistema de comunicações tem o seu papel: · Fonte significa a pessoa, coisa ou processo que emite ou fornece as mensagens por intermédio do sistema · Transmissor significa o processo ou equipamento que opera a mensagem transmitindo-a da fonte ao canal. O transmissor codifica a mensagem fornecida para poder transmiti-la. · Canal significa o equipamento ou espaço intermediário entre o transmissor e o receptor. · Receptor significa o processo ou equipamento que recebe a mensagem no canal. Para tanto, o receptor decodifica a mensagem para poder colocá-la à disposição do destino · Destino significa a pessoa, coisa ou processo a quem é destinada a mensagem no ponto final do sistema de comunicação · Ruído significa a quantidade de perturbações indesejáveis que tendem a deturpar e alterar, de maneira imprevisível, as mensagens transmitidas.

A palavra interferência, por vezes, é utilizada para conotar um perturbação de origem externa ao sistema, mas que influencia negativamente o seu funcionamento.

Conceito de Redundância é a repetição da mensagem para que sua recepção seja mais garantida. A redundância introduz no sistema de comunicação uma certa capacidade de eliminar o ruído e prevenir distorções e enganos na recepção da mensagem.

• Conceitos de Entropia e Sinergia :

A entropia significa que partes do sistema perdem sua integração e comunicação entre si, fazendo com que o sistema se decomponha, perca energia e informação e degenere. Se a entropia é um processo pelo qual um sistema tende à exaustão, à desorganização, à desintegração e, por fim à morte, para sobreviver o sistema precisa abrir-se a reabastecer-se de energia e de informação para manter a sua estrutura. A informação também sofre uma perda ao ser transmitida. Isto significa que todo sistema de informação possui uma tendência entrópica. Daí decorre o conceito de ruído. Quando nenhum ruído é introduzido na transmissão, a informação permanece constante.

Sinergia existe quando duas ou mais causas produzem, atuando conjuntamente, um efeito maior do que a soma dos efeitos que produziriam quando atuando individualmente. Assim, a sinergia consiste o efeito multiplicador das partes de um sistema que alavancam seu resultado global. Conceito de Informática A informática é considerada a disciplina que lida com o tratamento racional e sistemático da informação por meios automáticos.

Embora não se deva confundir informática com computadores, na verdade ela existe porque existem os computadores.

Como vimos, o surgimento da cibernética foi paralelo ao surgimento do primeiro computador (Eniac, entre 1942 e 1945 - Universidade de Pensilvania). Principais Consequências da Cibernética na Administração Se a primeira Revolução Industrial desvalorizou o esforço muscular humano, a segunda Revolução Industrial (provocada pela Cibernética) está levando a uma desvalorização do cérebro humano.

• Duas são as principais consequências da Cibernética na Administração:

· Automação: os autômatos, em Cibernética, são engenhos que contém dispositivos capazes da tratar informações que recebem do meio exterior e produzir ações ou respostas. O autômato cibernético trata a informação de tal maneira que pode até mudar sua própria estrutura interna em função dela (aprendizagem). · Informática: A informática está se transformando em um importante ferramental tecnológico à disposição do homem para promover seu desenvolvimento econômico e social pela agilização do processo decisório e pela otimização da utilização dos recursos existentes.

TEORIA MATEMÁTICA DA ADMINISTRAÇÃO

A Teoria Matemática aplicada aos problemas administrativos é mais conhecida como Pesquisa Operacional. Teoria Matemática põe ênfase no processo decisório e procura tratá-lo de modo lógico e racional, através de uma abordagem quantitativa. Processo Decisorial A Teoria Matemática desloca a ênfase na ação para a ênfase na decisão que a antecede. O processo decisorial é a sequência de etapas que formam uma decisão. A Tomada de decisão, conforme apresentada pelos defensores dessa teoria, possui um aspecto matemática, dicotômico, permitindo uma análise teoricamente precisa dos problemas (abordagem quantitativa).

Segundo a Teoria da Decisão, todo o problemas administrativo equivale a um processo de decisão.

Existem dois tipos extremos de decisão, as decisões programadas e as não - programadas.

• Decisões Programadas Decisões Não-Programadas

· Dados adequados· Dados repetitivos· Condições estáticas· Certeza· Previsibilidade · Dados inadequados· Dados únicos· Condições dinâmicas· Incerteza· Imprevisibilidade.

A Teoria Matemática preocupa-se em construir modelos matemáticos capazes de simular situações reais na empresa. A criação de modelos matemáticos volta-se principalmente para a resolução de problemas de tomada de decisão. Vimos que o modelo é a representação de alguma coisa ou o padrão de algo a ser feito.

Na Teoria Matemática, o modelo é usado geralmente como simulação de situações futuras e a avaliação da probabilidade de sua ocorrência. Sejam matemáticos ou comportamentais, os modelos proporcionam um valioso instrumento de trabalho para a administração lidar com problemas.

Os problemas podem ser classificados em dois grandes grupos:

· Problemas estruturados : é aquele que pode ser perfeitamente definido, pois suas variáveis principais - como os vários estados da natureza, ações possíveis, possíveis consequências - são conhecidas.

· Problemas não estruturados: é aquele que não pode ser claramente definido, pois uma ou mais de suas variáveis é desconhecida ou não pode ser determinada com algum grau de confiança.

Tipos de Decisão:

• Técnicas de Tomada de Decisão Tradicionais Modernas Decisões repetitivas de rotina:
• HábitoRotina (procedimentos padronizados de ação)
• Pesquisa Operacional
• Análise Matemática
• Modelos Simulação em computador Programadas
• Decisões através de processos específicos estabelecidos pela organização
• Estrutura Organizacional
• Políticas
• Diretrizes
• Metas
• Programas
• Normas e Regulamentos
• Processamento eletrônico de dados
• Não-Programadas
• Decisões de momento, mal-estruturadas e de novas políticas
• Decisões tratadas pelos processos gerais de solução de problemas
• Julgamento, Intuição e criatividade.
• Regras empíricas.
• Seleção e treinamento de executivos
• Políticas Diretrizes
• Normas e Regulamentos

. TEORIA DE SISTEMAS

A Teoria Geral de Sistemas (T.G.S.) surgiu com os trabalhos do biólogo alemão Ludwig von Bertalanffy. A Teoria Geral de Sistemas não busca solucionar problemas ou tentar soluções práticas, mas sim produzir teorias e formulações conceituais que possam criar condições de aplicações na realidade empírica. Bertalanffy criticava a visão que se tem do mundo dividida em diferentes áreas, como física, química, biologia, psicologia, sociologia, etc.

São divisões arbitrárias.

E com fronteiras solidamente definidas. E espaços vazios entre elas.

A natureza não está dividida em nenhuma dessas partes.

A Teoria Geral dos Sistemas afirma que as propriedades dos sistemas não podem ser descritas significativamente em termos de seus elementos separados.

A compreensão dos sistemas somente ocorre quando estudamos os sistemas globalmente, envolvendo todas as interdependências de suas partes. Conceito de Sistemas Um sistema é um conjunto de elementos interdependentes e interagentes; um grupo de unidades combinadas que formam um todo organizado e cujo resultado (output) é maior do que o resultado que as unidades poderiam ter se funcionassem independentemente.

Características dos Sistemas Dois conceitos retratam duas características básicas de um sistema:

· Propósito ou objetivo: todo sistema tem um ou alguns propósitos ou objetivos.

· Globalismo ou Totalidade: todo sistema tem uma natureza orgânica, pela qual uma ação que produza mudança em uma das unidades do sistema, com muita probabilidade deverá produzir mudanças em todas as outras unidades deste.

Tipos de Sistemas Quanto à sua constituição, os sistemas podem ser físicos ou abstratos:

· Sistemas físicos ou concretos: quando são compostos de equipamentos, de maquinaria e de objetos ou coisas reais. (hardware)

· Sistemas abstratos: quando compostos de conceitos, planos, hipóteses e idéias (software) Quanto à sua natureza, os sistemas podem ser abertos ou fechados.

· Sistemas fechados: são os sistemas que não apresentam intercâmbio com o meio ambiente que os circunda, pois são herméticos a qualquer influência ambiental.

· Sistemas abertos: são os sistemas que apresentam relações de intercâmbio com o ambiente, através de entradas e saídas. Parâmetros dos Sistemas O sistema caracteriza-se por determinados parâmetros. Parâmetros são constantes arbitrárias que caracterizam, por suas propriedades, o valor e a descrição dimensional de um sistemas específico ou de um componente do sistema. Os parâmetros dos sistemas são:

· Entrada ou insumo ou impulso: (input) é a força de arranque ou de partida do sistema que fornece o material ou energia para a operação do sistema.

· Saída ou produto ou resultado: (output) é a finalidade para a qual se reuniram elementos e relações do sistema.

· Processamento ou processador ou transformador: (throughput) é o fenômeno que produz mudanças, é o mecanismo de conversão das entradas em saídas.

· retroação, retroalimentação ou retroinformação: (feedback) é a função de sistema que visa comparar a saída com um critério ou padrão previamente estabelecido. A retroação tem por objetivo o controle.

· Ambiente: é o meio que envolve externamente o sistema. O sistema aberto recebe entradas do ambiente, processa-as e efetua saídas novamente ao ambiente, de tal forma que existe entre ambos - sistema e ambiente - uma constante interação.

O Sistema Aberto - O Sistema Aberto mantém um intercâmbio de transações e conserva-se constantemente no mesmo estado (auto-regulação), apesar da matéria e energia que o integram se renovarem constantemente (equilíbrio dinâmico ou homeostase).

O sistema aberto é influenciado pelo meio ambiente e influi sobre ele, alcançando um estado de equilíbrio dinâmico nesse meio. O modelo de sistema aberto é sempre um complexo de elementos em interação e em intercâmbio contínuo com o ambiente.

Dentro desse novo posicionamento, a abordagem sistêmica teve profundas repercussões na teoria administrativa.

A Organização como um Sistema Aberto A descrição de sistema aberto é exatamente aplicável a uma organização empresarial. Uma empresa é um sistema criado pelo homem e mantém uma dinâmica interação com seu meio ambiente. Influi sobre o meio ambiente e recebe influências dele. É um sistema integrado por diversas partes relacionadas entre si, que trabalham em harmonia umas com as outras, com a finalidade de alcançar uma série de objetivos, tanto da organização como de seus participantes. As organizações possuem as características dos sistemas abertos.

É importante alinhar algumas características básicas das organizações enquanto sistemas: · Comportamento Probabilístico e Não-Determinístico das Organizações: O comportamento humano nunca é totalmente previsível.

As pessoas são complexas, respondendo a muitas variáveis, que não são totalmente compreensíveis. Por estas razões, a Administração não pode esperar que consumidores, fornecedores, agências reguladoras e outros tenham um comportamento previsível.

· As organizações como Partes de uma Sociedade Maior e Constituída de Partes Menores:

As organizações são vistas como sistemas dentro de sistemas. Os sistemas são complexos de elementos colocados em interação.

Essa interação entre os elementos produz um todo que não pode ser compreendido pela simples investigação das várias partes tomadas isoladamente.

•  Interdependência das Partes:

A organização é um sistema social com partes independentes e inter-relacionadas. O sistema organizacional compartilha com os sistemas biológicos a propriedade de uma intensa interdependência de suas partes, de modo que uma mudança em uma das partes provoca um impacto sobre as outras.

· Homeostase ou Estado Firme: A organização precisa conciliar dois processos opostos, ambos imprescindíveis para a sua sobrevivência, a saber:

(1) homeostasia, que é a tendência do sistema em permanecer estático ou em equilíbrio, mantendo seu status quo interno; e

(2) adaptabilidade, que é a mudança na organização do sistema, na sua interação ou nos padrões requeridos para conseguir um novo e diferente estado de equilíbrio com o ambiente externo, mas alterando seu status quo.

A homeostasia garante a rotina do sistema, enquanto a adaptabilidade leva a ruptura, a mudança e a inovação.

· Fronteiras ou Limite: É a linha que serve para demarcar o que está dentro e o que está fora do sistema.

Nem sempre a fronteira de um sistema existe fisicamente.

· Morfogênese: A organização pode modificar sua constituição e estrutura por um processo cibernético, através do qual seus membros comparam os resultados desejados com os resultados obtidos e passam a detectar os erros que devem ser corrigidos, para modificar a situação.

O Homem Funcional A Teoria de Sistemas baseia-se no conceito do “homem funcional”, que se comporta em um papel dentro das organizações, inter-relacionado-se com os demais indivíduos como um sistema aberto.

· A perspectiva sistêmica trouxe uma nova maneira de ver as coisas. não somente em termos de abrangência, mas principalmente quanto ao enfoque. o enfoque do todo e das partes, do dentro e do fora, do total e da especialização, da integração interna e da adaptação externa, da eficiência e da eficácia.

A visão gestáltica e global das coisas, privilegiando a totalidade e as suas partes componentes, sem desprezar o que chamamos de emergente sistêmico: as propriedades do todo que não aparecem em nenhuma de suas partes.

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