Gerenciamento do Tempo

É muito comum chegarmos ao final do dia, e percebermos que gastamos muita energia e produzimos relativamente pouco, ou ainda, por mais que tenhamos produzido, há coisas importantes que deixaram de ser realizadas. E frequentemente estendemos nossas jornadas, e muitas vezes ainda somos cobrados por coisas que deveríamos ter feito. Temos que converter nossa Eficiência(fazer certo as coisas) em Eficácia(fazer as coisas certas), e isto faz parte do Gerenciamento do Tempo.

Gerenciamento do Tempo – To-do list (Tarefas a fazer)

Ainda que tenhamos o hábito saudável de anotar nossos compromissos na agenda, a forma com que registramos os compromissos é aleatória, ou pelo menos, por ordem de chegada das demandas. Gerar uma Lista de Tarefas ordenada por prioridade é uma maneira de otimizar nosso tempo.

Os recursos de correio eletrônico hoje oferecem opções neste sentido, por exemplo, no Outlook e no Lotus Notes (e outros). Mas a realidade é que são recursos muito pouco utilizados. Precisamos nos disciplinar para usá-los mais frequentemente.

Gerenciamento do Tempo – Matriz de Prioridades

A Lista de Tarefas a Fazer mencionada anteriormente é muito útil, mas requer uma adequada priorização de tarefas, para ser bem utilizada. A Matriz de Prioridades, ou Matriz Urgente/Importante é um bom instrumento para auxiliá-lo na priorização:

Gerenciamento do Tempo: Matriz urgente – Importante

Nesta Matriz, vemos como se dispõem os quadrantes, e a sequência de prioridades para atender aos compromissos.

Pode ser que seja contraproducente construir esta matriz e a lista de tarefas a fazer diariamente, mas podemos construí-la semanalmente, e só agregar os novos compromissos.

Gerenciamento do Tempo – Desperdícios

Evite guardar documentação desnecessária – estabeleça um tempo de guarda (um mês, por exemplo), e se você não tiver usado este material durante o período descarte-o.

Adote um método consistente de nomeação de arquivos e pastas – busque associar temas gerais, a datas (coloque na forma Ano-Mês-Dia, isto facilita a ordenação por datas – não use barras, elas não são aceitas nos nomes), e depois o assunto específico:

Contrato XYZ, 2013-06-23, Reunião de Abertura

MetasDesempenho, 2013-03-15, Entrevista José

Estruture os arquivos – faça subpastas, segundo uma sequência lógica; evite ter demasiadas pastas.

Evite muitos pendrives – ter um backup em um pendrive é útil, seja por segurança, ou por praticidade, você pode precisar de um arquivo quando não está com seu computador. Mas compre um com grande capacidade, para não ter que utilizar diversos pendrives. Procure ter pelo menos um pendrive com arquivos profissionais, e outro, separada, com arquivos pessoais. Muitas vezes ao instalar um pendrive, as fotos são abertas…você não gostaria que na tela de um cliente ou estranho apareça uma foto do aniversário de sua filha…ou coisa pior!

Aprenda a dizer não – interrupções afetam a sua produtividade, então é preciso saber dizer quando você está ocupado e não pode ser interrompido. Cuidado: para o Gerente, ouvir as pessoas é uma de suas principais atribuições, então não use o NÃO como arma de defesa. Estabeleça horários, explique porque não pode atender naquele momento, caso realmente seja necessário atender naquele momento, estabeleça um prazo.

Reserve horários para responder e-mails – ficar consultando sua caixa de entrada todo o tempo prejudica sua produtividade. Tenha em mente que se alguém lhe mandou um e-mail, a resposta não precisa ser imediata (senão a pessoa usaria o telefone). Mas também não postergue “ad eternum”.

Use follow-up – as tarefas parcialmente concluídas, que dependem de ações e prazos, não confie em sua memória. Crie uma pasta de follow-up por datas, para retornar ao assunto, ou coloque na lista de tarefas a fazer, com data.

Por: Rodolfo Stonner - http://blogtek.com.br/gerenciamento-do-tempo/