Reunião: como resolver alguns dos problemas mais comuns

Este tema gera ainda pouco interesse em países como Brasil ou Portugal, mas a verdade é que o tema das reuniões em países mais desenvolvidos industrialmente como os Estados Unidos, é debatido há vários anos. É comum vermos nesses países reuniões que tenham hora para começar e hora para terminar, que são organizadas e que têm objetivos bem definidos. Em países de língua portuguesa isso já não acontece, sendo bastante comum os atrasos e as reuniões intermináveis que pouco têm de produtivas.

Este é um problema enraizado há muitos anos na nossa sociedade e é muito prejudicial, não só para empresas, mas também para todos os profissionais freelancers que todas as semanas têm várias reuniões com os seus clientes. Mas tão importante como organizar a reunião é conseguir resolver os problemas que surgem. Por mais que você tente definir passo a passo aquilo que deve fazer, vão existir sempre percalços. 

Não só porque isso faz parte de qualquer encontro, mas também porque o povo latino está muito habituado a “dar sempre um jeitinho”. E como referi anteriormente, este é um hábito antigo e que por mais que você tente, demorará a ser alterado. 

Para ajudá-lo a lidar com essas dificuldades, hoje vamos falar sobre alguns dos problemas mais comuns em reuniões e o que você precisa fazer para resolve-los. 

Está preparado para ter reuniões mais produtivas?

1. HORA PARA COMEÇAR A REUNIÃO

Volto a insistir neste ponto, mas é no início da reunião que a bola de neve começar a ser formada. Um chega atrasado, depois outro chega passado cinco minutos e quando olham para o relógio a reunião está começando com meia-hora de atraso. E depois desse problema vem outro: com o atraso inicial, a hora que você marcou para terminar a reunião já não vai acontecer. Duplo problema!

Então, como resolver essa questão? 

O primeiro pensamento que deve ter é que você deve dar o exemplo, independentemente do respeito que as outras pessoas tenham pelo horário. Chegue mais cedo e fique esperando se for preciso, mas seja exemplar. Se quiser fazer com que os outros cumpram essa regra, você necessita de ser o primeiro a conseguir cumpri-la. O hábito é difícil de ser mudado mas é possível.

Dica: Na mensagem que enviar ao seu cliente marcando a reunião, deixe um aviso relativamente à hora. Diga que a pontualidade para si é fundamental e para isso começará às x’s horas. Certamente a outra pessoa se sentirá um pouco mais pressionada para começar à hora marcada.

2. COMO MANTER O FOCO

No outro artigo sobre reuniões, referi que para manter o foco os tópicos devem ser de rápida condução e acima de tudo teriam de ser muito práticos, caso contrário um dos elementos acabará por perder a concentração. Mas mesmo que você tente manter a concentração, é verdade que existirá sempre alguém que acabará por começar a falar de um assunto que não interessa. Uma das formas de você evitar isso é conduzir a reunião com os objetivos bem definidos e expondo essas mesmas metas. Para isso, utilize um notebook ou um quadro branco, tanto faz. Esse acessório será usado para fazer com que as outras pessoas possam ver mais vezes os objetivos e assim, mais dificilmente cair na tentação de desviar o tema.

3. O QUE FAZER COM CELULARES?

Este é um dos grandes problemas em reuniões. Levante o dedo quem nunca foi interrompido por um toque de celular enquanto estava falando com outra pessoa. É extremamente desconfortável e quebra o raciocínio. Então, por essa lógica, devemos proibir celulares na reunião? Na minha opinião, isso é praticamente impossível. O motivo é muito simples: se você estiver se reunindo com o dono de uma grande empresa, vai dizer para ele desligar o celular? Provavelmente não.

A melhor forma de resolver esse problema é você mesmo dar o exemplo. Quando estiver reunido com alguém, desligue o celular ou coloque ele no silêncio. Mas faça isso na frente da pessoa e comece você por criar o hábito. Nunca entendi esse hábito de que o celular tem sempre prioridade. O celular em raras situações deve ser mais prioritário do que a conversa que você está tendo naquele momento. Mesmo que o seu cliente passe o tempo todo no celular, aconselho que termine a reunião à hora marcada. Certamente da próxima vez ele irá pensar duas vezes antes de atender o celular na reunião

4. CONVERSAS ENTRE OUTRAS PESSOAS

Esta situação é mais comum em reuniões de empresas, mas os próprios freelancers não estão livres deste mal. Estou falando das conversas que acontecem entre dois membros da reunião, mais conhecidas como conversas paralelas. Como fazer com que isso pare? O segredo está no início. A primeira vez que alguém começar a fazer uma conversa no meio da reunião, dê uma olhada diferente para eles. Não necessita de ser mal educado. Muito vezes um olhar acaba com a conversa.

Dica: As conversas paralelas devem ser paradas logo ao início. Caso contrário, poderão estragar toda a reunião.

5. METAS NÃO DEFINIDAS ANTES DA REUNIÃO

Se existe algo que me deixa fora do sério e reunir-me com pessoas que não vêem preparadas. A pergunta “sobre o que vamos falar hoje” acaba com a minha paciência para reuniões. Lembre-se: a reunião é um encontro para tomar decisões e apresentar propostas. Se não existir organização prévia a reunião será um caos. A melhor forma de resolver esse problema é apresentar uma pauta com todos os assuntos que serão debatidos na reunião.

Apesar desta ser uma técnica interessante, a verdade é que mesmo assim muitas pessoas não vão trazer os assuntos estudados (sim isso acontece mesmo). Nesses casos, a solução é mesmo você apresentar os seus pontos de vista, terminar a reunião na hora marcada e aí sim, quando estiver organizando o próximo encontro, alertar para esse acontecimento. Chamar a atenção dos outros intervenientes que se esqueceram de preparar tudo vai, por norma, gerar confusão se for feito no momento. O aviso passado alguns dias é bem mais eficaz e mais facilmente aceite pelos outros.

6. ESQUECIMENTO

Espero não preocupá-lo demasiado com o que vou dizer de seguida, mas isto acontece mesmo: por mais que você avise, a tendência é sempre o esquecimento. O esquecimento do planejamento, de algum material que seja necessário, da pesquisa que ficou por fazer. Algo sempre fica para trás. O que normalmente faço para diminuir essa taxa é, depois de marcar a reunião, lembrar de tudo quatro a cinco dias antes e depois fazer a lembrança final no próprio dia pela manhã.

7. DEFINIÇÃO DE TAREFAS

Na reta final de cada reunião, o mais normal é cada um ficar com tarefas definidas. A pessoa “A” fica de entrar em contato com a pessoa “B” enquanto que “C” deve realizar uma tarefa até dia “D”. Isto seria o final ideal de um reunião, mas a verdade é que nem tudo é assim tão linear. Em primeiro lugar, é necessário que fique escrito, à frente de todos, quem fica com cada tarefa e até quando ela deve ser realizada. É necessário o nome de um objetivo e um prazo para ser cumprido. Depois disso, deve ser enviado um email ou uma mensagem para todos os participantes lembrando das tarefas que ficaram definidas. Isto porque existem fortes hipóteses de existir um mal entendido e uma das pessoas começar a dizer que aquela tarefa não era para si, que essa não foi a data combinada, etc.

8. FALTA DE CONDIÇÕES

Pode parecer demasiado clichê mas a questão das cadeiras ou das mesas pode levar uma reunião bem organizada à confusão total. Experimente faltar uma cadeira para um dos participantes para você ver a confusão que é. Cabe a uma das pessoas verificar se estão reunidas as condições. Se você vai reunir-se com o seu cliente através do Skype, por exemplo, veja se você tem a última versão ou se a sua webcam está em funcionamento. Tenho casos de clientes que gostam de ver a minha cara nas reuniões, por exemplo.

PRONTO PARA TER UMA REUNIÃO ORGANIZADA?

Estes são apenas alguns dos problemas mais comuns das reuniões. São estas dificuldades que todos os dias roubam milhares de horas a freelancers e profissionais do mundo inteiro. 

• Uma reunião mal conduzida é sinónimo de várias horas perdidas e de uma falha de comunicação entre duas ou mais partes.

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