Neste momento em que mais de 100 países
procuram se preparar ou gerenciar os impactos de uma pandemia, muitas empresas
desempenham ativamente suas responsabilidades diante de seus profissionais e da
sociedade. Como protagonistas da economia e do ambiente de negócios, as
organizações têm como responsabilidades básicas a boa condução dos negócios e o
cuidado com seus funcionários. Face à atual pandemia global, a Deloitte
acredita que, quanto maior a urgência, mais é necessário que regras sejam
estabelecidas e seguidas para que os desafios sejam enfrentados com reflexão e
resiliência.
O avanço contínuo do novo coronavírus
levou a Organização Mundial da Saúde (OMS) a defini-lo como pandemia. Diante
disso, neste momento, as empresas podem estar expostas a uma série de riscos
estratégicos e operacionais, como atrasos ou interrupção do fornecimento de
matérias-primas, mudanças nas demandas de clientes, aumento de custos,
insuficiências logísticas que levam a atrasos em entregas, questões de saúde e
segurança de funcionários, força de trabalho insuficiente e desafios referentes
a importação e exportação de produtos.
Com base em nossas análises das
principais práticas de empresas de todo o mundo em Planos de Continuidade de
Negócios (BCP) e gerenciamento de grandes emergências de pneumonias infecciosas
atípicas, Influenza H1N1, Febre Hemorrágica do Ebola e outras importantes
doenças, recomendamos que as empresas coloquem em prática as 10 ações a seguir
para lidar com as incertezas futuras:
1. Estabelecer equipes de tomada de
decisões de emergência
·
As empresas devem estabelecer
imediatamente equipes de tomada de decisão para assuntos urgentes temporários,
como uma “Equipe de Resposta a Emergências” ou um “Comitê de Gestão de Grandes
Emergências” para definir os objetivos a serem alcançados e criar um plano de
emergências, além de garantir que as decisões possam ser tomadas o mais rápido
possível em diferentes situações;
·
Quanto aos membros desse comitê, a
empresa deve avaliar seus próprios profissionais e, se necessário, trazer novos
para adequar seus negócios às características regionais.
2. Avaliar os riscos e esclarecer mecanismos de
resposta a emergências, planos e divisão de trabalho
·
Muitas empresas já possuem “planos de
contingência de emergências” ou “planos de sustentabilidade de negócios”,
geralmente implementando-os imediatamente em caso de grandes emergências;
·
Se uma empresa não dispor de tais
planos, ela deve fazer uma avaliação imediata e abrangente de todos os riscos,
incluindo questões com funcionários, terceiros, governo, demais públicos
externos e toda a sua cadeia logística. De acordo com a avaliação de riscos, a
empresa deve responder a questões relacionadas ao espaço do escritório, planos
de produção, compras, fornecimento e logística, segurança dos funcionários e
capital financeiro, assim como cuidar de outros assuntos importantes relativos
aos planos de emergência e divisão de trabalho.
3. Estabelecer um mecanismo positivo de comunicação
de informações para funcionários, clientes e fornecedores, e criar documentos
de comunicação padronizados
·
É importante estabilizar cadeias
logísticas de suprimentos e dar segurança a funcionários e parceiros externos,
assim como fortalecer o gerenciamento de informações e serviços aos clientes
para evitar uma visão negativa decorrente de negligência ou inconsistência;
·
Ao mesmo tempo, o sistema de
informações existente na empresa deve ser usado para coletar, transmitir e
analisar informações da pandemia e emitir imediatamente avisos de riscos.
4. Manter o bem-estar físico e mental dos
funcionários e analisar a natureza de diferentes negócios e trabalhos para
assegurar a adequada retomada desses trabalhos
·
De acordo com a mais recente pesquisa de recursos humanos da Deloitte sobre respostas
a epidemias, 82% das empresas acreditam que “condições de trabalho
flexíveis” são essenciais para os profissionais. Recomendamos que empresas
estabeleçam imediatamente mecanismos de férias e trabalho flexíveis, com o
suporte de tecnologias, com parâmetros de trabalho não presencial e à distância
durante períodos específicos;
·
Além disso, a empresa deve estabelecer
um sistema de monitoramento de saúde dos funcionários e manter a
confidencialidade das informações sobre a sua saúde;
·
As empresas devem garantir a segurança de
ambientes de trabalho, limpando e desinfetando com rigor locais de trabalho de
acordo com as exigências de gestão das autoridades sanitárias e de saúde
pública nacionais e regionais em períodos de grande propagação de doenças
infecciosas;
·
As empresas devem fortalecer a educação
sobre segurança durante pandemias, estabelecer diretrizes de proteção pessoal
para funcionários baseadas em fatos e aumentar a conscientização sobre
segurança e prevenção de riscos.
5. Foco em planos de resposta a riscos da cadeia
logística de suprimentos
·
Grandes empresas geralmente
providenciam com antecedência o uso de instalações de escritórios similares em
outras regiões, que possuem a mesma capacidade de áreas afetadas, para que o
trabalho na “área infectada” possa ser rapidamente retomado ou para que a
produção não cesse devido à falta de capacidade ou de matérias-primas;
·
Na gestão de estoques, organizações
devem considerar o prolongamento do ciclo de uso das mercadorias, causado pelo
bloqueio de consumo, o aumento de custos financeiros associados e a pressão no
fluxo de caixa. Ao mesmo tempo, em setores com longos ciclos de produção,
organizações devem se preparar antecipadamente para a retomada do consumo com a
redução da pandemia, para prevenir riscos de estoques insuficientes.
6. Desenvolver soluções para riscos de conformidade
e manutenção de relacionamento com clientes decorrentes da inabilidade de
retomar a produção em curto prazo
·
Após um surto, organizações devem
cooperar com clientes para entender mudanças do mercado e administrar o impacto
da retomada;
·
Leis sobre o cumprimento de contratos
civis e comerciais devem ser observadas, já que nem todos os não cumprimentos
durante uma pandemia podem ser isentos de consequências legais;
·
As empresas devem identificar e avaliar
os contratos cujo cumprimento pode ser afetado e prontamente avisar a parte
relacionada para mitigar possíveis perdas, assim como avaliar se é necessário
firmar um novo contrato e manter evidências para uso em possíveis processos
civis.
7. Prática de responsabilidade social e
gerenciamento de partes interessadas e incorporação de estratégias de
desenvolvimento sustentável às tomadas de decisão
·
As empresas devem seguir o planejamento
e os planos de ação unificados do governo local;
·
A divulgação adequada de informações
corporativas pode melhorar a imagem de uma empresa;
·
A mais importante prática é a de
conseguir implementar responsabilidade corporativa social nos setores
ambiental, social, econômico e de estabilidade de funcionários, assim como
coordenar relações com a comunidade e fornecedores. É necessário avaliar o
possível impacto e a duração da pandemia, ajustar planos e, quanto aos
acionistas ou conselho diretivo, comunicar medidas propostas e resultados de
avaliações.
8. Criar um plano de gestão de dados dos
profissionais, garantindo segurança e confidencialidade de informações
·
As empresas devem estabelecer bons
mecanismos de gestão de dados de profissionais, terceirizados, fornecedores,
parceiros e outros profissionais com os quais mantêm contato;
·
Também é necessário formular
tempestivamente planos de resposta a emergências de segurança de informações
para assegurar a estabilidade da operação. Oferecer suporte à distância e
interno 24h por dia, 7 dias por semana, para garantir o monitoramento de
computadores, servidores, redes, sistemas, aplicativos e outros recursos de
informática e, assim, possibilitar que profissionais que trabalham à distância,
e que os que trabalham internamente na empresa conduzam suas atividades;
·
As empresas também devem proteger a
confidencialidade de dados pessoais e dados preliminares de exames clínicos,
especialmente aqueles que são pacientes (sejam clientes ou colaboradores),
controlar estritamente o acesso, a transmissão e o uso desses dados. Para dados
médicos e clínicos, devem ser estabelecidos controles de acesso e níveis de
proteção.
9. As empresas precisam considerar ajustes em seus
orçamentos e planos de implantação, planejamento de fluxo de caixa e mecanismos
de notificação prévia para comércio internacional
·
Aconselhamos que as empresas fiquem
atentas ao seu fluxo de caixa, ajustem o seu cronograma de recebimentos e
pagamentos para garantir recursos de acordo com o ritmo de fornecedores e
planos de trabalho dos funcionários;
·
Além disso, é necessário prestar muita
atenção à situação de importações e exportações no comércio internacional,
especialmente às mudanças repentinas ou desastres em locais de onde grande
parte dos produtos se origina, o que afetará o comércio e poderá gerar grandes
perdas também para a empresa. Para prevenir tais eventos, empresas devem
estabelecer “plano de cenário” de emergência para fornecedores essenciais o
mais rápido possível, o que pode incluir planos de hedge utilizando
contratos futuros, comércio internacional e transporte, além de fornecedores
alternativos.
10. Melhoria dos mecanismos de gestão de risco
·
O relatório da Pesquisa de Gestão de Risco Empresarial da Deloitte mostra
que 76% dos gestores de risco acreditam que suas empresas poderiam responder de
maneira eficiente se uma grande emergência acontecesse amanhã. Mas só 49%
das empresas desenvolveram manuais relevantes e fizeram testes prévios baseados
em cenários de emergência, sendo que somente 32% das empresas conduziram
exercícios de simulações de emergência ou treinamentos;
·
Entendemos que a maioria das empresas
deve encarar eventos de risco inesperados a qualquer momento − não há dúvida de
que eventos desse tipo irão acontecer, mas não há como prever sobre quando irão
acontecer. As empresas devem estabelecer ou melhorar seus sistemas de gestão de
risco para identificar os riscos-chave e desenvolver planos para mitigá-los.
Fortalecer o sistema de gestão de riscos é tão importante quanto lidar com
eventos negativos quando eles se concretizam.
Copiado: https://www2.deloitte.com
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