Todo sistema de gestão é composto por um conjunto complexo de atividades. Dessa forma, é comum que durante a rotina surjam diversos problemas. O complicado é que as vezes fica difícil conciliar esses problemas e o tempo que temos para resolvê-los.
Você provavelmente já deve ter se deparado com alguma situação e que precisava decidir no que iria trabalhar. Igualmente, pode ter tido dificuldade para decidir o que fazer, afinal nem sempre essa decisão fica muito clara. Principalmente quando há muita coisa a resolver, a impressão que temos é que não é possível priorizar nada, que tudo precisa ser resolvido de imediato.
No post de hoje, vamos falar um pouco sobre uma ferramenta que ajuda a priorizar a resolução de problemas: a Matriz de Prioridade (GUT). Essa matriz é bastante simples, mas ajuda muito a priorizar as atividades e analisá-las de forma mais crítica. Assim é mais fácil decidir o que precisa de mais atenção.
Matriz de Prioridade GUT: gravidade, urgência e tendência
A Matriz de Prioridade GUT analisa três fatores básicos de qualquer problema, e procura quantificar numericamente que problemas são mais graves. Por meio dela, é possível apontar de forma concreta, com uma escala numérica, quais problemas são mais prejudiciais a empresa. Assim é possível priorizar melhor as atividades.
Por se tratar de uma ferramenta simples, a Matriz de Prioridade GUT pode ser utilizada em qualquer contexto e por qualquer pessoa. É importante que quem for aplicá-la conheça bem o processo, pois poderá avaliar melhor o problema.
Como funciona a ferramenta
A Matriz de Prioridade GUT analisa três aspectos: gravidade, urgência, tendência. Para cada aspecto analisado, deve-se dar uma nota que varia de 1 a 5, de acordo com o aspecto analisado. Vejamos melhor o que cada aspecto avalia:
Gravidade
Avalia o grau de impacto que o problema pode causar. Pode-se avaliar, por exemplo: se haverá prejuízos; se a produção será parada; se o cliente será prejudicado; etc. Aqui, quanto mais grave o problema, maior será a nota atribuída.
Urgência
Na Urgência, devemos avaliar o quão rápido esse problema precisa ser resolvido. Aqui, podemos falar, por exemplo, sobre problemas que tem prazos específicos para serem resolvidos. Além disso, também podemos levar em consideração se o problema está afetando o cliente e, assim, precisa ser resolvido mais rápido. Quanto menos tempos tivermos para resolver esse problema, maior será a nossa nota.
Tendência
No último aspecto analisado, temos a tendência. Ela corresponde a quanto o problema pode piorar se não for resolvido.
Suponhamos, por exemplo, que temos uma não conformidade relacionada aos instrumentos de medição da empresa estarem medindo incorretamente. Quanto mais tempo passar, mais produtos estarão sendo produzido fora dos padrões, aumentando cada vez mais o retrabalho e o prejuízo. Então esse problema tem uma alta tendência, uma pontuação maior. Quanto mais esse problema puder piorar, maior será a pontuação atribuída a ele.
Multiplique as notas atribuídas
Depois que você analisar os problemas, atribuindo notas para Gravidade, Tendência e Urgência, é preciso multiplicar os resultados. Basta fazer Gravidade x Tendência x Urgência. Veja um exemplo:
| Problema | Gravidade | Urgência | Tendência | Nível de Prioridade |
| Lâmpada da recepção queimada | 2 | 1 | 1 | 2 |
| Máquina de corte com manutenção atrasada | 3 | 3 | 5 | 45 |
| Colaboradores executando processo sem EPI | 4 | 4 | 5 | 80 |
| Contratação de novo colaborador para qualidade | 3 | 3 | 3 | 27 |
| Procedimentos de trabalho desatualizados | 4 | 5 | 3 | 60 |
Agora, na coluna “Nível de prioridade” temos uma escala que mostra qual problema precisa ser resolvido mais urgentemente. Quanto maior o número alcançado nessa coluna, maior a prioridade de resolução, pois maiores serão os impactos dele na empresa.
Portanto, no exemplo, o indicado seria resolver os problemas na seguinte ordem:
- Colaboradores executando processo sem EPI;
- Procedimentos de trabalho desatualizados;
- Máquina de corte com manutenção atrasada;
- Contratação de novo colaborador para qualidade;
- Lâmpada da recepção queimada.
Vale ressaltar que a análise e a atribuição da pontuação vão depender do seu processo e do contexto da usa empresa. Por isso vale a pena envolver as pessoas que executam as atividades nessa análise. Além disso, com algumas modificações simples, é possível aplicar essa técnica a qualquer contexto, como para priorizar tarefas ou a tratativa de não conformidades.
A priorização tem de ser fruto de análise
O mais interessante sobre essa técnica é que ela permite atribuir dados mais específicos aos problemas, tirando nossa análise e priorização do campo subjetivo. O maior problema de priorizar sem fazer isso é cair no risco de trabalhar nas coisas erradas. Com isso, podemos, por exemplo, priorizar problemas que poderiam ser adiados; e deixar de resolver outros que trarão grandes prejuízos à empresa.
Assim, antes de decidir que problemas resolver, analise todos os fatores! Cada vez mais, o planejamento e a análise são a principal competência buscada nos profissionais. Isso acontece porque essa é a característica que faz diferença no dia a dia e ajuda a trazer maiores resultados para as empresas. Portanto, seja usando a Matriz de Prioridade GUT ou qualquer outra ferramenta, aprenda a priorizar seu trabalho!
Modelo de planilha para Análise Gut
O resultado apresentado pela matriz GUT tem como objetivo apontar as prioridades, orientando a organização para as ações a serem tomadas em prol da melhoria dos processos.
Copiado: https://blogdaqualidade.com.br/
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