Mais um ano que vai chegando ao seu fim. Já vivemos boa parte das
situações e cenários que o ano de 2015 nos apresentou.
Tivemos mudanças em
diversas esferas governamentais, crises econômicas e políticas, CPIs,
alterações normativas, ensinamentos ao redor de fomento, melhores práticas,
oportunidades e desafios, e assim em diante.
Essas e outras variáveis permeiam
o dia-a-dia das organizações e trazem impactos desde as operações mais
corriqueiras até as estratégicas.
Portanto, se sua organização possui um plano estratégico plurianual, é
bem possível que ele precise ser revisto para que continue aderente aos novos
desafios e oportunidades.
Se, no entanto, o planejamento estratégico de sua
organização é feito ano a ano, por certo suas características para 2016 serão
bem diferentes daquelas estabelecidas para 2015. E se você não possui como
hábito utilizar o planejamento como ferramenta de gestão, saiba que ele é
essencial em momentos de grandes mudanças como este que vivemos: comece com um
planejamento simplificado e vá evoluindo com o tempo, mas não deixe de dar o
pontapé inicial.
Qualquer que seja sua situação, um ótimo momento para discutir
e começar a definir planos é agora!
Há diversas maneiras de traçar planos, de acordo com características da
organização, da gestão e da abrangência pretendida para o planejamento. Por
isto, acredito que tentar estabelecer um roteiro ideal para se fazer planos,
que deva ser seguido à risca por gestores, possa ser algo frustrante e ineficaz.
Assim, sem me ater ao rigor técnico, compartilho com vocês alguns passos
generalistas que entendo serem base para qualquer planejamento e organização.
Vamos lá?
1º passo: enxergando ao redor e a si mesmo
Ter clareza sobre o que está acontecendo nos ambientes externo e interno
de nossas organizações é um ótimo ponto de partida.
Para os fundos de pensão, os arredores se mostram bastante turbulentos e
em pleno processo de mudanças. Talvez você tenha a impressão que tudo está como
foi, mas veja de novo: o público-alvo mudou de perfil e de características, em
boa parte está migrando para outras formas de poupança ou está cogitando ter
acesso às reservas que já possui, neste momento de crise; as discussões sobre fomento
nunca estiveram tão em voga e políticas efetivas já começam a se concretizar;
uma parte significativa da legislação e, por consequência, dos processos que se
aplicavam a 2015 sofreram ou ainda sofrerão alterações para 2016; isto para não
discorrer sobre o momento econômico e político que vivemos, que é altamente
impactante para o setor. Tão profunda é a mudança que se falou muito, no último
Congresso que ocorreu aqui em Brasília, em termos como “ruptura” e
“reestruturação”, indicando que pouco permanecerá como antes.
E dentro de casa? Quão bem preparada sua estrutura tecnológica,
orçamentária, de pessoal, de prestadores e de processos está para enfrentar os
desafios que vêm de fora? Você está protegido contra riscos – especialmente
quando as coisas estão mudando cada vez mais rápido e de forma mais profunda? O
que seus principais indicadores de gestão apontam e como eles se comparam aos
de outras organizações similares?
Esta é uma etapa mais analítica, que pode ser iniciada através de
tempestades de ideias (ou brainstorms, para quem prefere o termo em inglês) e
que deve ser aprofundada até a medida que seja necessária para subsidiar o
planejamento. O fundamental, aqui, é ter precisão! Começar o planejamento
esquecendo ou avaliando mal algo importante põe por água abaixo os esforços
seguintes.
2º passo: problematizando e oportunizando
Ato quase reflexo do passo anterior, começamos a identificar problemas
que precisaremos enfrentar e, também, boas oportunidades que podem ser melhor
aproveitadas.
Cada característica identificada no passo anterior costuma ter reflexos
em situações que, se bem trabalhadas, podem transformar potenciais (ou atuais)
problemas em oportunidades. Um exemplo prático: se a crise debilita as
economias dos cidadãos, é momento de reter os atuais participantes, com
flexibilidades que os ajudem a atravessar o momento sem ter de sair do plano e
prejudicar seu futuro. Por outro lado, é hora de mostrar àqueles que não
aderiram ao plano ainda o quão importante é estar preparado para tempos de vacas
magras e com isto, quem sabe, elevar o número de participantes.
Uma ferramenta muito prática para este passo é a matriz FOFA (ou SWOT,
no inglês), que ajuda a organizar o diagnóstico de forças, oportunidades,
fraquezas e ameaças.
3º passo: traçando ações alinhadas aos objetivos da organização
Comece este passo tendo clareza sobre aonde sua organização quer chegar.
Afinal, de que adiantaria conhecer muito bem o ambiente, sua estrutura e riscos
possíveis sem saber para onde se deseja ir? Para darmos forma ao “mapa” que é o
planejamento, precisamos dessas informações. A depender do caso, o destino
final pode até não ser tão exato, mas precisamos pelo menos do rumo e do
direcionamento para seguir.
Passe então a elencar ações que remediem os problemas e abracem as
oportunidades já identificadas. É possível que conste da lista de ações
oferecer estruturas de atendimento mais modernas, com emprego de tecnologias
atuais; estruturar produtos e planos mais adequados também pode ser algo muito
importante neste momento em que se apregoa novas abordagens; ter boas práticas
de governança e saber evidenciar isto aos “clientes” é passo fundamental;
dentre outras medidas. E por quais modificações sua organização precisa passar
para estar pronta para tudo isso?
Ponto importante aqui é enxergar as ações elencadas de forma integrada e
harmônica. Primeiro, como falamos antes, é preciso convergir a um objetivo
central (ou conjunto de objetivos). Segundo, é necessário checar se não há
ações conflitantes ou elementos soltos, que levarão a lugar nenhum. Por último,
mas não menos relevante, é saber medir o fôlego e a disponibilidade de recursos
para fazer tudo que se deseja.
4º passo: indicadores, metas e pontos de controle
Com o planejamento já estruturado, busque verificar formas de medir o
sucesso ou fracasso das ações ao longo do percurso através de indicadores, que
refletirão o status atual e o desejado. Isto apontará o que está dando certo e
o que precisa ser revisto, ajudando a lidar com as incertezas que (com
certeza!) aparecerão no caminho.
Quanto mais for possível quantificar os indicadores e ter referenciais,
melhor. Por exemplo, nível de adesão: identifique qual o nível de adesão atual;
analise referenciais de planos / fundos semelhantes; e estabeleça uma meta de
onde se pretende chegar. Revise novamente o planejamento e certifique-se de que
há ações suficientes dando apoio à mudança pretendida (de/para estabelecido
para o indicador), fazendo alterações sempre que necessário. E preveja, de
antemão, momentos futuros em que o planejamento deverá ser novamente revisto.
Por fim, talvez o planejamento lhe soe um pouco burocrático e teórico
demais. Mas há poucas ferramentas tão práticas e eficazes como um planejamento
bem feito. Por isto, encorajo-o(a) a arregaçar as mangas e seguir em frente com
seus planos para 2016!
Por: Guilherme Brum - 
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