Falar em Técnicas para
Administrar o tempo, é considerar que estratégias usadas para esta finalidade
são encontradas facilmente. Porém, não se adequam a qualquer tipo de atividade
ou de indivíduo que a exerce.
"A administração do tempo
pode ser definida de forma simples, como um plano de utilização e controle do
mesmo da forma mais eficiente e eficaz possível.
Obviamente o tempo é algo mais
do que isto que a definição sugere. Um plano deve ser criado para atender às necessidades
específicas de um indivíduo. Um único sistema não pode ser adequado para todos.
Ele precisa ser solto e flexível, de forma a ajustar-se a situações em
constante mudança. (IAIN, 1995, p. 7)"
Ainda que não haja uma fórmula
padrão para o planejamento do tempo, algumas medidas, quando bem empregadas e
moldadas à forma de trabalho de cada indivíduo, podem decorrer em resultados
surpreendentes. Primeiramente é importante compreender, qual a diferença entre
o que deve ser considerada uma atividade urgente ou importante.
Urgente significa que a atividade
exige nossa atenção imediata. A importância, por outro lado, tem a ver com
resultados. Se algo é importante, contribui para nossa missão, nossos valores e
metas prioritárias. Nós reagimos a questões urgentes. As questões importantes
que não são tão urgentes exigem mais iniciativa, mais pro atividade. Precisamos
agir para aproveitar as oportunidades, para fazer com que as coisas aconteçam.
(COVEY, 1989, p. 98)
MATRIZ DE ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO
OU MATRIZ URGENTE/IMPORTANTE
Matriz de Administração do Tempo,
mais conhecida como Matriz Urgente/Importante é uma ferramenta utilizada para
se ter um melhor entendimento do que diferencia as atividades entre urgentes e
importantes. Ou seja, utiliza-se para estabelecer o grau de prioridade de
determinada tarefa e quais ruídos serão encontrados (a fim de contorná-los)
para que a mesma seja executada.
- Quadrante I (Crises ou problemas)
- Quadrante II (Metas e Planejamento)
- Quadrante III (Interrupções)
- Quadrante IV (Distrações)
OBSTÁCULOS NO DESEMPENHO DAS
ATIVIDADES DIÁRIAS
As interrupções e distrações,
assim como outras ações, conhecidas como os “ladrões de tempo” poderão
obstaculizar o cumprimento de atividades urgentes ou importantes. São elas:
- Internet e Redes Sociais
Com o avanço acelerado da
tecnologia e da forma como as pessoas se comunicam, muitas ferramentas que são
utilizadas para aperfeiçoar e agilizar vários processos acabam tornando-se
grandes vilões. Assim como qualquer ferramenta que tem como objetivo de
sintetizar alguma parte de um processo, as mesmas sendo utilizadas de maneiras
errôneas acabam por atrapalhar e criam ruídos de comunicação. Por exemplo,
celulares e computadores com aplicativos que permitem acesso imediato a
internet e conseqüentemente redes sociais.
- Comunicação/E-mails
Estabelecer um cronograma para
visualização e categorizar cada e-mail durante a jornada de trabalho é
fundamental para uma rotina enxuta e eficaz. Muitos profissionais acabam por
não concluir nenhuma atividade com 100% de eficácia pelo simples fato de ter
dificuldades no processo de organização dos e-mails recepcionados ao longo do
dia. Atividades não urgentes e que necessitam apenas que o destinatário tenha
conhecimento sobre algum assunto, podem ser comunicadas por e-mail. Uma ligação
para passar informações, acabam por interromper o trabalho de outrem
desnecessariamente.
- Preocupações Emocionais
Colocar as atividades a fazer no
papel, em uma planilha do excel ou até mesmo em post-its são formas de
“retirar” da mente preocupações com o que necessita ser realizado. Quando a mente
está repleta de preocupações com o que precisa fazer, a concentração com a
atividade que está sendo realizada, fica comprometida.
- Reuniões
Reuniões devem seguir um
cronograma pré-definido ao início de cada projeto. A realização de reuniões sem
planejamento pode causar desvios de atenção e conseqüentemente perda de tempo
nas realizações de outras tarefas que exigem elevado grau de concentração.
Outro ponto importante é a pauta da cada reunião. É de extrema importância que
antes da realização dos encontros os gestores tenham pré-definido todo roteiro
que o encontro deverá seguir, evitando assim fugas de temas e ruídos de
comunicação e despreparo dos envolvidos quanto aos assuntos abordados.
O VALOR POSITIVO DA INTERNET E
SUAS FERRAMENTAS NO AMBIENTE CORPORATIVO RELACIONADO À ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO
Atualmente é incontestável que a
rotina corporativa está cada vez mais otimizada por meio da utilização de novas
tecnologias. O uso da internet nas organizações cresce a passos largos e atinge
todos os setores da empresa, dos mais operacionais aos setores de alta gestão.
Um dos fatores que podem ser considerados positivos e de enorme contribuição
para a disseminação do uso da internet é justamente a facilidade que esta
ferramenta proporciona nos processos de comunicação.
Um dos valores positivos no uso
da internet no meio corporativo é o alto impacto na redução de custos. Empresas
que possuem filiais em cidades ou até mesmo países distantes, podem se
comunicar e trocar dados com a velocidade e precisão que não teriam se estivessem
utilizando contatos presenciais.
E-mails são um grande aliado no
processo de administração do tempo. Através deles podemos classificar o grau de
prioridade de uma determinada atividade a ser executada. Podemos citar também,
o poder de integração que proporciona por ser responsável por integrar diversas
células de uma empresa através de um só meio de se comunicar.
Com um poder de alcance
abrangente, e conseqüentemente eficiente no fator tempo, as corporações
conseguem utilizar a Internet e todos os seus recursos como benefício
importante para economia do tempo.
LIDERANÇA INTELIGENTE:
PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO NA ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO NO AMBIENTE CORPORATIVO
O líder possui papel
imprescindível no que tange ao desenvolvimento dos colaboradores quando se
trata de administrar o tempo, ou seja, as atividades, dentro do prazo
especificado.
Entende-se por atuar com
entusiasmo, sentir-se motivado e feliz com o ambiente em que está inserido,
quando o colaborador se depara com um local de trabalho estimulante e que
proporciona condições adequadas a execução das atividades. Dentro do contexto
apresentado, a liderança é diretamente responsável por possibilitar que sua
equipe tenha recursos e prazos perfeitamente atingíveis, no entanto,
desafiadores, que os permitam se desenvolver como profissionais.
"Liderança: É a habilidade
de influenciar pessoas para trabalharem entusiasticamente visando atingir aos
objetivos identificados como sendo para o bem comum. (Hunter, 1989, p.
25)"
A liderança precisa dispor de
tempo para acompanhar e desenvolver a sua equipe, tendo em vista que a falta de
planejamento gera desperdício de tempo e maior custo para a empresa.
Ao ser capaz de aplicar o
planejamento estratégico, ou seja, indicar as direções a serem seguidas no processo
de delegação de tarefas tanto para sua equipe como para si mesmo, o líder
precisa considerar o tempo necessário para executá-las com qualidade, e assim,
terá grandes chances de obter resultados satisfatórios para a empresa. É comum
observar líderes queixando-se de reuniões improdutivas, que costumam tomar todo
o tempo de trabalho. A aplicação de reuniões semanais para delegar as tarefas
da semana à equipe pode proporcionar um melhor controle das atividades, maior
entendimento da equipe quanto ao que precisa ser realizado e entregue. O
resultado disso são melhores resultados e tempo hábil para agir nas urgências.
Ao ouvir sua equipe, a liderança
poderá identificar problemas, interrupções e gargalos no dia a dia. A
identificação e discussão sobre tais assuntos poderão gerar soluções que
resultem em redução do tempo gasto. A administração do tempo não é algo
individual, nosso tempo não exclusivamente nosso, pois dependemos de outras
pessoas para executarmos nossas tarefas.
A elaboração de procedimentos de
trabalho bem definidos, com instruções de tarefas e rotinas diárias, escritas
com o auxílio dos colaboradores que executam as atividades, podem resultar em
formas mais simples e rápidas proporcionando o uso mais inteligente do tempo.
CONSIDERAÇÕES FINAIS
Grandes empresas tentam otimizar
ao máximo o papel de seus gestores no comando dos projetos afim de fazer com
que produzam mais e minimizem os custos em geral. A antiga expressão “tempo é
dinheiro” faz mais sentido nos dias de hoje e obriga as corporações a buscar
profissionais capacitados e com “feeling” de gerir equipes sempre com atitudes
pró ativas. Vivemos numa era em que não há mais espaços para procrastinadores.
Onde se destaca quem utiliza o tempo da melhor maneira possível.
Um mundo corporativo repleto de
desafios e disputas sadias, algumas vezes nem tão sadias assim, mas acima de
tudo justo. Justiça esta que pode ser demorada, mas um dia se faz presente na
vida profissional das pessoas.
Portanto, vimos como o tempo é um
fator importante e escasso se não for administrado da maneira correta. É
imprescindível que haja uma nova forma de olhar estas questões por parte dos
gestores. Onde as gerações mais antigas devem acompanhar e se manter
atualizada, enquanto as novas gerações devem focar e procurar aperfeiçoar cada
vez mais seus conhecimentos referentes ao assunto.
Por: Marcos Monte - http://admemdestaque.blogspot.com.br/
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