A vida profissional não é feita apenas de bons momentos. Demissões, redução de benefícios, corte de bônus são más notícias que ninguém gosta de dar. E, em momentos de crise econômica, a frequência delas aumenta.
Tão importante quanto o conteúdo é a forma como isso vai ser dito, para garantir que a mensagem seja entendida e preservando ao máximo o ouvinte, além da própria empresa.
A La Gracia, consultoria de comunicação corporativa, listou dez dicas para dar uma notícia ruim.
1 - Prepare o ambiente
A notícia deve ser passada pessoalmente, em uma sala acolhedora e livre de interrupções, para que haja discrição, privacidade e conforto. Assim, o funcionário poderá expressar seus sentimentos e percepções, após saber da notícia.
Se a decisão afeta a todos da empresa, ela deve ser passada aos líderes, para que eles transmitam para sua equipe, em reuniões menores.
2 - Escolha bem o porta-voz
Notícias ruins são mais bem recebidas quando passadas por alguém que tenha proximidade ou afinidade com o ouvinte.
O porta-voz deve transmitir tranquilidade, fazendo contato visual, com uma expressão neutra, tom de voz suave e linguagem sincera.
Opiniões pessoais devem ser evitadas, para que a mensagem seja única, independentemente de quem a passa.
3 - Prepare o ouvinte
Antes da reunião, deixe claro a importância da conversa, preparando as pessoas para receber a notícia.
Conte o que aconteceu aos poucos. Antes de preparar o discurso, questione-se:
- O que aconteceu?
- O que a empresa teve de enfrentar?
- O que aconteceu com o mercado?
4 - Justifique a decisão
Antes de falar a decisão que foi tomada, mostre as outras soluções que foram cogitadas. Muitas vezes, elas poderiam ser piores para as pessoas ou para a empresa. Isso ajuda a comprovar que a decisão final é a melhor.
5 - Comprove com fatos
Pesquisas, matérias da imprensa e outros dados concretos podem ajudar o ouvinte a entender a situação.
6 - Mostre preocupação com o futuro
Reconheça que há um problema e garanta que a empresa fará o possível para resolvê-lo.
Aponte:
- Quais são os próximos passos
- Já existe alguma ação sendo realizada para mudar a situação?
- Conhece algum caso de outra empresa que enfrentou algo parecido e venceu o desafio? Como fez isso?
7 - Garanta que todos entenderam a informação
Planeje e organize o que vai ser dito. Elimine termos muito complexos ou técnicos. Troque por frases e palavras mais simples, do uso cotidiano das pessoas. Se for realmente necessário usar termos técnicos, contextualize para que o ouvinte entenda o significado.
Caso o assunto seja muito complexo, ilustre com metáforas ou exemplos palpáveis.
8 - Tire dúvidas
Reserve um tempo para ouvir dúvidas, sugestões e até reclamações.
Ao terminar o discurso, entregue impresso ou por e-mail um resumo do que foi dito e deixe o contato de um responsável que pode tirar dúvidas.
9 - Planeje e prepare
Idealmente, a conversa deve ter essas etapas:
- Cenário e problemas que a empresa precisou enfrentar
- As possibilidades de solução que existiam
- Decisão final
- Próximos passos para um futuro melhor
- Perguntas do ouvinte e as respostas
Com isso em mente, escreva o discurso e o estude. É possível se filmar fazendo a apresentação, para treinar.
Pense em todas as objeções que possam surgir e se prepare para responder. Não as levante durante a conversa, mas, fazendo isso, não será pego de surpresa caso elas apareçam.
10 - Coloque-se no lugar do outro
A cada informação que for usar no discurso, pergunte-se:
- O que essa ideia vai causar nas pessoas?
- Como posso deixar claro que eu as entendo?
- Como tornar palpável a preocupação da empresa?
Copiado: http://economia.uol.com.br/
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