DICAS: 7 Boas Práticas para Realizar uma Gestão de Condomínio Eficiente

 

Muitos administradores definiriam a gestão de condomínio com três palavras: um grande desafio. De fato, atingir a eficiência nesse processo envolve muito trabalho, esforço, visão administrativa e liderança. Essa última atitude é talvez a mais importante. Segundo o famoso livro “O monge e o executivo”, do autor James C. Hunter, liderar significa identificar e satisfazer necessidades.

No entanto, como fazer isso? Que práticas mostram que um administrador ou líder de condomínio é bem-sucedido na sua gestão? É uma questão bem mais difícil do que aparenta à primeira vista. Porém, também há várias orientações que você pode adotar no seu dia a dia e tornar seu trabalho mais eficiente.

Neste artigo, elencaremos as principais práticas que você pode implementar para melhorar a sua gestão de condomínio. Acompanhe!

O que é gestão de condomínio?

A gestão de condomínio é um processo que envolve a correta e eficiente administração de um empreendimento residencial. Essa definição parece um tanto vaga e pode até dar a entender que esse gerenciamento é uma tarefa simples. Porém, ao nos aprofundarmos nesse processo, notamos que exige profissionalismo, seriedade, dedicação e visão estratégica.

Uma breve análise da gestão de condomínio nos leva a identificar os seus principais pilares de sustentação. Sem eles, toda a estrutura fica seriamente comprometida. Entre as bases mais importantes, podemos citar seis, que são:

• gestor eficiente — um síndico profissional preparado para atuar de forma ativa nos processos condominiais. Além disso, ele precisa atualizar-se constantemente com conhecimentos da área e estar atento aos apelos dos condôminos;
• corpo de gestão — um grupo formado por subsíndicos, conselheiros e colaboradores que atuem no suporte ao síndico. Por meio deles, o gerenciamento ganha amplitude, abrangendo detalhes que passariam despercebidos caso o síndico atuasse sozinho;
• comunicação — adotar canais que facilitem o diálogo entre a gestão e os condôminos. Por exemplo, reuniões, grupo em redes sociais, aplicativos de interação e um responsável pela intermediação entre essas partes. Estão incluídas também as estratégias para soluções de conflitos;
• gestão financeira — exercer o controle sobre as contas a pagar e receber, a inadimplência, as auditorias e o fluxo de caixa;
• gestão jurídica — administração de processos, como: contratos, atas, cobranças, ações judiciais e impostos;
• uso da tecnologia — utilização de ferramentas que automatizam e otimizam as demandas da gestão.

Como ter sucesso na gestão de condomínio?

Seguindo o conselho do livro que citamos na introdução, neste tópico, identificamos algumas necessidades da gestão de condomínios. Além disso, mostraremos como supri-las de maneira profissional.

1. Ter um planejamento

Um bom planejamento ajuda o administrador a reconhecer necessidades, traçar metas e estruturar ações para atingi-las. Esse processo pode começar durante uma assembleia condominial por meio das sugestões e críticas dos moradores. Com base nessas informações, o síndico terá uma noção das tarefas que farão parte do planejamento.

Para organizar as ações, seria interessante adotar alguma metodologia para a priorização de projetos. Existe uma bem simples chamada GUT (gravidade, urgência e tendência). Cada uma das iniciais dessa técnica permite a ordenação das metas em três critérios que ganham uma pontuação de 1 a 5. As que atingirem as maiores notas sobem para o “topo” das prioridades.

Com esse organograma visual, fica mais fácil seguir para o próximo passo: a elaboração de ações e recursos para alcançar os objetivos. Por exemplo, digamos que o projeto mais urgente envolve adquirir um software para a gestão de condomínio. Nesse caso, os “degraus” que levam a essa meta seriam:

• conseguir a aprovação da maioria dos condôminos em uma assembleia;
• levantar fundos;
• escolher a empresa desenvolvedora do sistema.
  
  
  

2. Fazer a gestão de equipe

Alguns condomínios terceirizam os serviços de limpeza e manutenção. Essa estratégia gera muitos benefícios, como a redução da carga de trabalho do administrador. No entanto, podem existir outras áreas do condomínio que são cuidadas por profissionais diretamente subordinados ao síndico.

Sendo assim, além de gerenciar a parte burocrática, esse gestor precisa liderar equipes. O que fazer para ter sucesso nessa prática? Vale lembrar que um bom líder escuta, delega tarefas, fornece instruções sobre a realização de serviços, elogia e aconselha. Para atingir todos esses critérios, é necessário ter empatia e visão empresarial.

A primeira habilidade ajudará a entender as necessidades, limitações e competências de cada membro da equipe. Já a segunda auxilia o síndico a “canalizar” os dons e minimizar as deficiências dos profissionais para que os processos internos sejam executados com qualidade. Para conseguir essa excelência na liderança de pessoas, talvez seja necessário que o administrador faça um curso de capacitação em gestão de equipes.

3. Controlar as finanças

Chegamos a um dos processos mais delicados da gestão condominial: o controle financeiro. Podemos dizer que essa área é o “coração” do condomínio, pois a falta de eficiência nessa gestão bloqueará toda a administração do síndico. Contudo, pode ser um enorme desafio manter o controle sobre:

Calcule sua arrecadação

Saber quanto dinheiro entra no caixa do seu condomínio é indispensável para o seu planejamento financeiro. É importante ter em mente o valor de cada pagamento, quantas pessoas pagaram e quaisquer outras entradas previstas para o mês seguinte.

Leve em conta a inadimplência

Independentemente do tipo de condomínio no qual você esteja localizado, sempre haverá algum nível de inadimplência, seja no atraso de aluguéis, atraso no processamento dos pagamentos ou qualquer outro problema do tipo. É necessário levar esta possibilidade em conta em seus orçamentos, já que uma redução inesperada nos valores pode ser bem ruim.

Calcule os gastos

Depois de considerar ambos os fatores acima e estimar um valor médio mais consistente para o orçamento na gestão de condomínio, o próximo passo é saber quais são as suas despesas. Isso inclui os gastos recorrentes, como contas de água e luz, salários, manutenção, entre outros, e os gastos excepcionais, como reparos de emergência ou melhorias na infraestrutura do condomínio como um todo.

Monte uma reserva financeira

Lembre-se de separar uma porcentagem do orçamento mensal em uma reserva, de forma que você sempre terá alguns recursos para lidar com possíveis quedas no orçamento ou outras ações de emergência. Algo muito importante em caso de acidentes, processos ou outros problemas de grande proporção.

Faça um planejamento de longo prazo

Por fim, mas não menos importante, você deve também levar em conta a melhor forma de organizar estes números e usá-los em um plano de ação. Por exemplo, se planejar para criar um fundo de reserva, ou fazer uma melhoria na infraestrutura que cortará custos recorrentes ao longo do tempo.

Todas essas demandas precisam de extrema organização por meio de planilhas, documentos e arquivos. Entretanto, a tecnologia desenvolveu ferramentas que automatizam a gestão financeira do condomínio, como é o caso de um software que, além de cuidar do fluxo de caixa, apresenta gráficos e relatórios que demonstram a realidade das finanças.

Há, ainda, uma funcionalidade que emite os boletos das prestações condominiais e envia-os para o e-mail dos moradores. Até mesmo a cobrança dos inadimplentes é realizada por esse sistema. Sem dúvidas, a tecnologia ajuda a alcançar uma gestão de condomínio eficiente.

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