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Administrador de Empresas(UEMA), Mestrado em Administração(FGV-RIO), Professor Universitário (FAMA/UFMA), Ex-Presidente do CRA-MA, Ex-Conselheiro Federal de Administração - CFA, Empresário (DEPYLMAR, ), Ex-Conselheiro Fiscal da ANGRAD, Vogal da Junta Comercial do Maranhão (JUCEMA)Consultor de Empresas, Avaliador do INEP/MEC, Maranhense de Pedreiras, filho de Valdinar e Cavalcante Filho, Casado (Graça Cavalcante), 02 Filhos (Nathália Johanna e Diego Henrique), apaixonado pelo Moto Club de São Luís, Botafoguense de Coração e Feliz da Vida...

sexta-feira, 16 de maio de 2014

Fluxograma: Como Fazer

Há vários métodos para a construção de um fluxo. Dentre eles pode-se citar o de fluxo de dados, de trabalho, o multifuncional, de auditoria e alguns diagramas que são quase um fluxo por si só. Mas, o que eu particularmente mais gosto é o básico.

O fluxograma básico de básico só tem o nome. Assim como qualquer outro tipo de ferramenta seu nível de qualidade e funcionalidade vai depender do como é aplicada, com que objetivo e, principalmente, com que rigor é utilizada.

Ele tem por objetivo mostrar de forma simples o sequenciamento dos processos, das atividades que em elo foram a cadeia produtiva. E, ledo engano quem acha que ele se resume a processos industriais, serve para qualquer atividade.

Como cada ação pode ser entendida como uma operação tanto faz se for numa indústria ou num serviço, no chão de fábrica ou num escritório. É o sequenciamento correto que torna seu uso diferenciado.

PASSO 1 – Conhecendo a simbologia

A primeira coisa a se aprender sobre o tipo de fluxo básico é o correto uso de seus ícones.

Abaixo os principais:
  • Número 1 – utilizado para indicar “Início” ou “Fim”
  • Número 2 – utilizado para indicar “registro”
  • Número 3 – utilizado para indicar “operação”
  • Número 4 – utilizado para indicar “inspeção”
  • Número 5 – utilizado para indicar “decisão”
  • Número 6  – utilizado para indicar “transporte
  • Número 7 – utilizado para indicar “sequencia entre um ponto e outro”
Esta simbologia as vezes varia, por exemplo: quando há vários registros criados em determinada operação utiliza-se este mesmo ícone sobreposto a outros, dando uma idéia de várias camadas, ou ainda, quando a inspeção é realizada na operação os dois símbolos são unidos, ficando um retângulo com um círculo dentro.

Eu particularmente não sou adepto dessas variações por um princípio que sempre respeito nos fluxos que construo: toda ação, todo verbo é uma operação.

PASSO 2 – Características de cada símbolo

O símbolo de início/fim se resume a isso e nada mais. Alguns os utilizam mais de duas vezes ao longo do fluxo, principalmente quando há interação entre vários fluxos na cadeia ou quando há dois ou mais inputs. Quando isso ocorre geralmente vemos dois inícios ou dois fins, e assim sucessivamente. Quem o faz tenta com isso indicar que são coisas diferentes de um mesmo todo. Ora! Se são de um mesmo todo, que haja apenas um início.

Se há a obrigatoriedade da demonstração de um input externo ao fluxo que ele seja identificado e segregado, seja por uma cor diferente, uma observação, tanto faz. O que importa é a consciência de que um fluxo reflete somente uma sequencia de um processo. Se há duas ou mais entradas/fins todas as operações devem estar ligadas a apenas um símbolo de início/fim.

O de registro aponta quando e onde no fluxo são gerados registros pertinentes. Caso não haja esta pertinência o informe deste fato pode ser deixado de lado sem prejuízo a qualidade do fluxo. Porém, caso contrário, é obrigatório esse apontamento, quer este registro seja documental ou eletrônico. Este símbolo é utilizado ao lado do da operação ao qual o gera.

Quando falamos em operação utilizamos o símbolo retangular. E aqui vai uma grande dica: nunca condense várias operações em um único símbolo. Isso só é permitido quando o objetivo for fazer algo bem resumido ou quando se faz um fluxo setorial. Lembra da dica inicial? Toda ação/verbo é uma operação. Mesmo que seja realizada num curto espaço de tempo, consome tempo, e deve ser considerada. Isso faz toda a diferença. O fluxo deve ser tão complexo quanto complexo for o processo, sempre.

A inspeção por sua vez está relacionada a processos de qualidade e obedece a mesma lógica do da operação, por mais curta que seja consome tempo e por esse motivo deve sempre ser apontada.

Já o de decisão implica escolha, uma variação no caminho do fluxo que está condicionada a uma alternativa. Geralmente após a inspeção temos um de decisão: “aprovado?”. Mas podem ocorrer também após operações: “processado no setor de despacho?”. 

Absolutamente sempre há uma pergunta na decisão, simples ou complexa, apontando para um ou mais caminhos, e sempre, absolutamente sempre, com as respostas “sim” ou “não”. Este sim ou não sai do símbolo por qualquer uma das suas extremidades e direcionam o fluxo em sua sequência. Também podem haver mais de uma decisão consecutiva, isso ocorre geralmente quando o objetivo é filtrar a saída em diversos tipos de crivo.

Sempre que houver transporte relevante, há consumo de tempo, portanto, deve ser apontado. A lógica segue a mesma do símbolo de inspeção.

E o último nada mais é que a indicação do sequenciamento do fluxo, a ligação entre os símbolos.

PASSO 3 – Fator tempo

Se observarmos atentamente o texto acima verificamos que a palavra tempo é bastante utilizada e tratada como fator preponderante.

A lógica disso tem haver com uma disciplina conhecida como tempos e métodos. Nela, o estudo de tempo está associado a como a tarefa é realizada e como um influencia o outro no trabalho do homem.

No fluxograma a passagem de tempo utiliza um pouco desse conceito, haja vista que toda ação consome tempo. Por isso reafirmo que toda ação/verbo é uma operação e deve sim ser apontada. É a passagem do tempo na simbologia que ajuda a identificar operações que não agregam valor ao produto final, seja ele algo físico ou uma prestação simples de serviço.

Quer tornar então o seu fluxo mais robusto? Cronometre, mesmo que grosseiramente, o tempo de cada operação. Não precisa-se, neste momento, do rigor de um cronoanalista. O objetivo aqui é termos uma noção geral do panorama operacional. Isso faz uma diferença gigante no final das contas, acredite.

PASSO 4 –Alinhamento

Com varias operações acontecendo num mesmo fluxo as vezes fica difícil organizar a coisa toda. Uma dica legal para isso: todas as operações principais devem ficar alinhadas no eixo central, tendo como referência os símbolos de início e fim.

Por que isso é importante, nada muito crítico, mais uma questão de minúcia. É como receber uma receita médica com uma letra horrível e outra com uma letra legível e de fácil compreensão. Entendeu?

Ah! Mas meu fluxo tem várias decisões que podem gerar vários finais diferentes, o que faço? Respondendo: mesmo que isso ocorra, deve haver um caminho que seja o ideal ou mais adequado, se positivo, é ele que deve “puxar” o alinhamento do fluxo. As demais operações devem ficar hierarquicamente posicionadas umas as outras.

Se a operação 3 vem depois da 2, o lógico é que a 3 fiquei abaixo da dois. Se a 4 for precedida por uma decisão e se for a resposta idel,ela deve ficar logo abaixo da decisão e a secundária (operação “alternativa”) paralelo a operação 4, não abaixo ou acima, do lado.

Outra questão sobre o alinhamento que vale a pena frisar, se a decisão cria um subfluxo em paralelo há duas alternativas: ou se cria um alinhamento paralelo ou indica-se esta saída apontando para um outro fluxo.

O que vai definir uma em detrimento da outra é o objetivo da contrução do fluxo. Se for mostrar todo detalhamento possível a opção do alinhamento paralelo é mais adequada, mas se esse subfluxo, não for importante no momento, pode-se apenas indicar sua ocorrência, ou ainda, condensá-lo numa única operação, desde de que haja a observação deste fato.

PASSO 5 – Revisão inicial

Agora que o fluxo está montado chegou a hora de refiná-lo. Como? Revisando e revisando. Nessa hora repasse todo o fluxo e de preferência ensinando a alguém, isso reforça a sequência na sua mente. Quando estiver fazendo isso questione as operações através de algumas perguntas básicas que façam você ter a certeza de que não há mais nada a acrescentar aquele estágio.

As vezes são necessárias mais de uma revisão.

Seguindo estes cinco passos podemos criar um fluxo muito satisfatório do nosso processo. Nos próximos passos vamos torna-lo mais robusto, agregando valor as suas informações.

PASSO 6 – Determinação de pontos críticos

Neste momento, com o fluxo já criado e revisado, chega o momento de se trabalhar com ele, não mais por ele. Uma das formas mais importantes é indicar no fluxo quais o ponto crítico do processo, ou quais são estes.

Por definição de ponto crítico entenda que não falamos aqui do maior problema, ou do que mais dá dor de cabeça, nem do que gera mais custo, estamos tratando aqui do que relaciona tempo e custo. Não basta olhar somente um fator, isso tornaria simplista de mais a análise. As vezes um problema é frequente mas não gera um alto custo, como pode acontecer justamente o contrário.

Ponto crítico é aquele que possui a menor capacidade de processamento dentro da cadeia. Por ter essa menor capacidade, qualquer problema que ocorra nele é um transtorno, gera-se estoque antes dele, ociosidade após, elevação nos custos de operação e uma sobrecarga desse recurso já escasso.

Identifique qual é essa operação e a destaque no fluxo. Aproveite e indique também qual ou quais são as operações diretamente atingidas por ele. Como fazer isso? Tanto faz. Coloque a símbolo de outra cor ou a letra em negrito, use um símbolo especifico para o ponto crítico, não faz diferença. O que vale é a indicação correta.

PASSO 7 –Interações entre setores

Outro item interessante: as interações. As vezes algumas operações acontecem em mais de um setor, outras, envolvem o cliente, outras se restringem a somente um local.

Quando houver essa interação explicite isso no fluxo. A forma de fazer isso pode ser através de faixas de cores diferentes, caixas de operações em cores diferentes ou somente uma linha destacando um setor do outro.

Desta forma fica mais claro o impacto de um setor sobre o outro, quais as operações críticas (não confunda com ponto crítico) entre estes e, portanto, mais fácil a tomada de decisão sobre elas.

PASSO 8 – A matriz de características

O último item a que faço referência trata da “matriz de características”. Como ela é utilizada? Simples! Abra o excel ou word, tanto faz, e crie uma tabela com as informações:
Colunas:
  • Nome da operação: lembre que para cada operação há um verbo, não há a operação “cortar e descartar”, há sim, uma chamada “cortar” e outra “descartar”;
  • Características de funcionamento: Quem fornece para esta operação? O que ele agrega de valor? Qual a maior dificuldade dela? Envolve mais de um setor? É um ponto crítico? Retém posso do cliente? E inúmeras outras mais. Seja criativo;
  • Observações críticas de desempenho: Qual o fator limitador desta operação? Quais seus principais problemas de desempenho? E o histórico?;
  • Observações favoráveis ao desempenho:O que tem de aspecto positivo?;
Tempo de operação: cronometre.
Linhas:
  • Preenchimento dos dados das colunas.
Simples e direto.

PASSO 9 – Revise e Enxugue: Melhore

Agora você não só tem um fluxo bem construído como tem um check do panorama do setor. Esses dados podem, e devem, ser utilizados nas reuniões críticas da qualidade, pois, são uma fonte ímpar de informações sobre os processos.

Neste momento cabe uma revisão criteriosa de todo o trabalho feito. É o momento de apontar as melhorias.

Como dito anteriormente, quanto mais complexo for o fluxo mais complexo deve ser o fluxograma, este segundo tem a obrigação de explicitar todas as nuances do processo, principalmente seus excessos.

Vão algumas dicas:
  1. Elimine as inspeções desnecessárias: foque somente as inspeções críticas, lembrando que nenhum tipo agrega valor ao produto/serviço, toda ela que puder ser eliminada assim o deve ser. Inspeção é um mal necessário, é uma operação crítica para a qualidade, mas consome tempo e não eleva o valor final do ofertado.
  2. Enxugue as operações:  identifique quais são as operações que agregam valor, as que não agregam, levam uma observação e devem ser alvo de questionamentos quanto a sua real necessidade;
  3. Elimine o transporte: nada mais improdutivo que transporte, indiscutivelmente toda ele que puder ser eliminado deve ser e se não o puder, que seja reduzido ao máximo;
  4. Diminua a burocracia: aqui vai outro item que só emperra o processo, portanto, limite-se ao estritamente necessário. Não foi força de lei ou alguma necessidade do banco de dados de algum indicador, não crie registro.
Vale uma importante recomendação: essa revisão e enxugamento cabe no papel, e nele tudo é bom e fácil. Essa etapa envolve um nível de complexidade muito superior a construção de um fluxograma, mas, se utiliza dele para tal.

Essa etapa deve ser feita em conjunto com o setor envolvido e apenas apontada como sugestões de melhoria, que por sua vez devem passar pelo crivo da gerência do setor, possivelmente de uma engenharia industrial, núcleo de desenvolvimento de produtos e diversos outros mais.

A construção do fluxo é apenas um arcabouço para um trabalho muito maior, uma base fundamental e que pode trazer muitos benefícios a curto e médio prazo.
E nunca esqueça! A cada mudança revise o fluxo.

Fonte: Redação Qualidade Brasil - http://www.qualidadebrasil.com.br/

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