A força do Endomarketing no Canal

Prática do endomarketing também deve ser representada por meio de atividades envolvendo qualidade de vida, estímulos à tomada de iniciativas e uso da criatividade

Neste século, depois de vivenciar crises e revoluções, as relações entre cliente e empregado estão mudando, a começar pelo título que se dá agora: colaborador. E também na época onde as exigências são maiores e, também, as oportunidades, como podemos fidelizar os nossos funcionários? Uma solução saudável tem sido a prática do endomarketing.

"Endo", do latim, significa "para dentro". A partir dessa palavra já é possível enxergar o principal motivo pelo qual uma empresa deve ter ações de endomarketing: cuidar de quem está dentro da corporação e quem, de fato, a faz. No caso do nosso segmento – canais -, o cuidado com a aplicação de ferramentas tem de ser redobrado, afinal, para satisfazer os clientes, os colaboradores é quem precisam estar satisfeitos, antes de tudo.

Atualmente, endomarketing não pode ser ententido apenas como comunicação interna (e-mails marketing, reuniões de feedback) ou campanhas de incentivo. Mais que isso, a prática do endomarketing também pode – e deve - ser representada por meio de atividades envolvendo qualidade de vida, estímulos à tomada de iniciativas e uso da criatividade. E, é nesse ponto que a área de Recursos Humanos – e toda a sua força - entra em cena.

Itens como investimentos em mão de obra qualificada por meio da qualificação e plano de carreira auxiliam no aumento da produtividade, motivação, e geram mais valor agregado: fazem com que os funcionários "vistam a camisa", conheçam bem os produtos. E, quando você conhece o que vende, consequentemente, acredita mais e só tem opiniões favoráveis na hora do argumento – momento de grande importância da negociação.

Mas o lucro não deve ser o foco do endomarketing em dias como hoje. Os holofotes, agora, têm de ser voltados para o maior patrimônio que uma corporação pode ter: as pessoas, as quais investem na empresa muito antes dos seus clientes.

Alberto Rodrigues é vice-presidente da Associação Brasileira de Distribuidores de TI - ABRADISTI

Eficiência e Eficácia – O importante é saber onde dar a martelada!

Era uma vez um grande navio que recebeu a missão de transportar dez toneladas de ouro de alta prioridade. Logo na saída da costa, depois de aproximadamente dez quilômetros, o motor do navio enguiçou. Como a carga era de alta prioridade e a entrega tinha hora de chegada, o dono do navio resolveu imediatamente chamar um especialista para fazer o reparo. Sendo assim contratou o melhor técnico da região. O técnico chegou ao local e trabalhou durante um dia inteiro, mais não conseguiu resolver o problema. Diante do acontecido, o proprietário do navio resolveu contratar o melhor engenheiro do país para resolver o problema. O engenheiro chegou ao local e trabalhou três dias incessantemente e não conseguiu resolver o problema. Então furioso o dono do navio resolveu contratar o cara responsável pela construção do navio. Chegando ao local com seu ajudante, se dirigiram para a casa de máquinas, avaliaram o problema e o responsável pediu um martelo ao seu ajudante. Havia uma válvula presa ao lado de uma tubulação, ele então com o seu martelo deu uma martelada e pediu que religassem o motor do navio. Para a surpresa de todos, o navio estava totalmente recuperado e em perfeitas condições. O dono do navio agradeceu e pediu que lhe mandasse depois o valor da manutenção.

Posteriormente chegaram as contas para o proprietário do navio. O técnico que trabalhou durante um dia inteiro, cobrou o valor de R$400,00. O dono do navio o pagou tranquilamente, pois ele trabalhou normalmente. O engenheiro, que foi a segunda pessoa a tentar consertar o navio e não teve sucesso, lhe enviou uma conta de R$ 2000,00. Tudo bem é um engenheiro e precisa cobrar como tal, e o dono o pagou normalmente. O Responsável pela construção do navio, que foi a única pessoa que resolveu o problema, lhe enviou uma conta de R$20.000,00. O proprietário do navio achou o valor estranho, mas afinal foi o único que conseguiu resolver o problema. Mas ele o pagaria com o seguinte acordo, que o responsável pelo concerto do navio, lhe enviasse uma carta informando o porque o valor ficou tão caro.

Sendo assim, o responsável pelo concerto lhe enviou uma carta com os seguintes dados:

1. Para dar a martelada R$ 1,00
2. Para saber aonde bater com o martelo: R$19.999,00

Analisando esta história pelo contexto oferecido, exemplificamos e explicamos muito bem a diferença entre eficácia e eficiência.

Eficiência significa fazer bem feito
Eficácia significa fazer o que tem que ser feito.

  No mundo dos negócios, não adianta fazer bem feito algo que não precisa ser feito. E é isto o que acontece com muitas pessoas que fracassam no mundo dos negócios, marketing de rede e até em empregos formais. Dedicam boa parte do seu tempo para fazer as coisas que não precisam, embora façam bem feitos.

Um grande exemplo disto hoje em dia é a própria burocracia no Brasil. De acordo com estas leis somos obrigados a fazer milhares de coisas muito bem feitas, mas que não são necessárias.

Se você possui um negócio próprio ou mesmo trabalha na área industrial atuando como empregado, você precisa saber exatamente onde dar a martelada. Você deve focar sua atenção no que precisa ser feito e fazer bem feito. É a grande combinação de eficiência e eficácia que vai te levar ao sucesso.

Faça um plano diário de tudo o que precisa realmente ser feito naquele dia. Se o seu dia é curto para as atividades que precisa executar, como a maioria dos brasileiros, identifique quais são as mais importantes, e dê prioridade a elas, fazendo bem feito.

Sempre quando for realizar algo em que você terá que dedicar seu tempo ou dinheiro, se pergunte: Isso precisa ser feito ou não?

Se precisar, faça-o bem feito
Se não precisar, não perca tempo fazendo o que não precisa ser feito!

Rodrigo Oliveira - http://www.blog.sucessoja.net

Ser e Ter: Os verbos do sucesso!

O sonho é o que nos faz acordar todos os dias e trabalhar dura e persistentemente.

São os nossos objetivos e nossas metas que nos conduzem diariamente a tomar certas decisões, atitudes, executar certas ações, falar com determinadas pessoas, ir a determinados lugares, realizar cursos, enfim, são os nossos sonhos que definem os caminhos que iremos percorrer durante todos os dias.

Como dizem os grandes filósofos: “Se não possuímos uma meta ou um sonho, acabamos sendo um peso morto para a sociedade, e simplesmente vegetamos sobre a terra”.

A maioria das pessoas possui sonhos e metas. Por mais simples ou grande que seja elas existem simplesmente para nos fazer felizes e para que continuemos a seguir o objetivo pleno da vida, que é viver.

Os nossos sonhos são partes integrantes de nosso ser. Um grande exemplo disso é que quando conseguimos atingir algumas de nossas metas, logo em seguida é criado outro desejo em nossa mente, e o processo se inicia novamente. É um sistema contínuo que faz parte da natureza humana.

Quem dera se fosse tão simples assim, as pessoas conseguissem realizar todas as suas metas e os seus sonhos. Com certeza teríamos um mundo muito melhor de se viver.

A maioria das pessoas possui como metas ganhar mais dinheiro, comprar aquele carro novo, comprar uma bela casa, dar uma melhor educação aos filhos, viajar pelo mundo, conhecer novos lugares, alguns presentear amigos ou parentes queridos. E então por que a maioria destas pessoas não consegue realizar os seus objetivos?

As estatísticas mostram que 75% da população brasileira possuem uma renda inferior a três salários mínimos. Hoje em dia, o dinheiro assumiu um papel importantíssimo na sociedade, e sem ele, não conseguimos realizar praticamente todas as nossas metas de vidas. Quando digo “metas de vidas” é o seu objetivo primordial, o maior objetivo de sua vida.

E um dos grandes motivos que as pessoas não conseguem atingir os seus objetivos, ou alcançar suas metas é o entendimento dos verbos ser e ter.

A maioria dos seres humanos simplesmente conhece esses verbos com suas funções aplicadas a língua portuguesa. Porém para você poder alcançar o seu objetivo de vida, seja ele profissional ou pessoal, é essencial que você incorpore esses verbos em sua vida, e de maneira correta.

Como dizia Shakespeare: “ser ou não ser, eis a questão”. O que iremos tratar neste artigo é o principal responsável pelo fracasso e pobreza da população mundial.

O grande problema da maioria das pessoas é que elas não conseguem entender que o verbo ser vem primeiro que o ter. Para você ser você não precisa ter, já para você ter é necessário você ser. Isto significa que para você conseguir atingir o seu objetivo de vida, primeiramente você precisa ser.

A maioria das pessoas gostaria de ganhar mais dinheiro, se tornarem financeiramente independentes, mas a grande questão é que primeiro elas querem ter, para depois ser.

Uma coisa essencial que você precisa saber é que a maioria das pessoas que possuem um estilo de vida mais confortável, que possuem mais dinheiro, ou seja, que são ricas, tem um modo de agir e pensar totalmente diferente das demais. Com certeza você já deve ter percebido isto. Possuem um modo de falar diferente, um modo de andar diferente, um modo de se expressar diferente, um modo de tratar as pessoas diferentes, um modo de pensar diferente e muitas outras diferenças.

Se você possui o objetivo de ser rico, de ganhar mais dinheiro a primeira coisa que deve fazer é se comportar como se já possuísse essas coisas. A grande questão é que se você ainda não conseguiu atingir o que você define como sucesso, é óbvio que você precisa mudar os pensamentos e ações que executa todos os dias.

Igualmente a matemática que é uma ciência exata, o resultado de equação “ser” é “ter”.

O ter é conseqüência do ser.

Burrice é continuar fazendo as mesmas coisas e esperar resultados diferentes não acha?

Se a sua meta de vida é conseguir ganhar mais dinheiro ou enriquecer, para poder dar uma melhor qualidade de vida para as pessoas que ama, para poder viajar, comprar tudo o que quiser, ajudar os carentes, você precisa agir atualmente como se já fizesse essas coisas.

Faça a seguinte pergunta a si mesmo: se eu já possuísse essas coisas, como me comportaria?

Com certeza você andaria de um modo diferente, trataria as pessoas diferentes, seus filhos, sua esposa, seus pais. Se vestiria de uma maneira diferente, teria um modo de andar e se expressar diferente, farias coisas diferentes, Tomaria decisões diferentes, se comportaria diferente. Então para ter o que deseja, você deve ser o que deseja.

Temos um grande exemplo disto no setor industrial. A maioria dos trabalhadores assalariados, que prestam serviços para determinadas empresas gostariam de ter a própria empresa. Mas a grande questão é: Eles não se comportam como se a empresa que atuam fosse deles. Se você é um assalariado atualmente, e deseja abrir a sua empresa futuramente, trabalhe como se a empresa que atua fosse sua.

Porém o que constatamos é totalmente o contrário, muitos dizem: Ahh quando eu tiver minha própria empresa…

Você nunca terá a sua própria empresa pensando deste modo, porque está querendo ter antes de ser.

Você precisa ser uma pessoa de negócios, ter as suas qualidades, pensar e agir como essas pessoas.

Se você é um autônomo, possui um negócio próprio e não vem tendo resultados satisfatórios, aja e pense como as pessoas que possuem um negócio próspero fazem.

O que você precisaria fazer, abrir sua loja mais cedo, fechar mais tarde, tratar os seus clientes diferentes, mudar a administração; não importa. Faça essas coisas agora, e o resultado virá como conseqüência.

Lembrem-se, o homem se torna aquilo em que mais pensa. Escolha ser uma pessoa de sucesso, próspera, divertida, alegre e de bem com a vida e o sucesso virá como conseqüência.

Rodrigo Oliveira -  http://www.blog.sucessoja.net

A diferença entre chefiar e liderar

Fixar metas, acompanhar projetos e cobrar resultados: um líder de verdade precisa fazer ainda mais que isso

Termina mais um ciclo de Palocci no governo - o que não garante que seja o último. Como o lendário pássaro grego, fênix, sua capacidade de ressurgir das próprias cinzas é impressionante. Mitologia grega à parte, o discurso de posse proferido pela agora ministra da Casa Civil, Gleisi Hoffmann, reforça o lado gerencial do atual governo. A definição de funções, declarada pela ex-senadora dá o tom: fixar metas, acompanhar projetos e cobrar resultados - postura que muito se assemelha à própria presidente enquanto ocupante da mesma cadeira. Corre a boca pequena que Gleisi será a Dilma da Dilma, devido à similaridade no modo de gestão.

 Nada tenho contra o perfil administrativo, até porque esta foi minha formação. Há, todavia, uma diferença abissal entre um bom gerente ou gestor e o líder verdadeiro, perfil que se espera de alguém dirigindo uma grande empresa ou ainda uma nação. Fayol e a teoria clássica da administração listaram no início do século passado as funções de um gerente: planejar, organizar, controlar, coordenar e comandar, gerindo e alocando os recursos da melhor maneira possível. Já o líder deve propagar suas ideias e ideais em nível macro, motivando e inspirando funcionários, fornecedores, clientes, acionistas, ministros, senadores e deputados.

 A teoria neoclássica, surgida a partir da década de cinquenta nos Estados Unidos em virtude de mercados mais competitivos e do maior grau de exigência dos consumidores, fez com que as empresas tivessem que se preocupar com conceitos como eficiência e eficácia, criando terreno fértil para a Administração por Objetivos ou APO, teorizada pelo guru Peter Drucker e amplamente utilizada até os dias atuais. A APO defende a existência de três níveis de objetivos: organizacionais, departamentais e operacionais, descritos a seguir.

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		Fixar metas, acompanhar projetos e cobrar resultados: um líder de verdade precisa fazer ainda mais que isso

 Organizacionais: são os macro objetivos, em geral de longo prazo e grande amplitude, influenciando a empresa como um todo. Confundem-se muitas vezes com a visão e a missão da companhia. Preferencialmente simples e de fácil compreensão, devem ser apregoados pelo líder em todas as oportunidades possíveis. Uma boa dica é traduzi-los em frases de efeito, números ou gráficos, os quais ajudarão a fixá-los e torná-los mais tangíveis para toda a organização.

 Departamentais: como o próprio nome sugere, são os objetivos dos departamentos ou ministérios, os quais devem ser construídos em alinhamento com os organizacionais. Em geral de médio prazo, têm como características a fixação de metas, o acompanhamento do realizado versus previsto, a cobrança por resultados e a eventual revisão, quando necessário. Gestores e gerentes pragmáticos têm um papel importante neste processo, garantindo que o todo não seja prejudicado pela soma das partes.

 Operacionais: refere-se à execução das metas departamentais, através de ações específicas e pontuais. Colaboradores dedicados e motivados serão aqueles que farão a diferença aos clientes, sejam empresas, pessoas físicas ou cidadãos necessitando de serviços públicos. É essencial nesta etapa criar e simplificar procedimentos e processos, evitando ao mesmo tempo a burocracia e o desvio de atenção e recursos, garantindo assim um serviço ou produto de qualidade.

 Creio que já tenha escutado a história do excelente técnico ou vendedor que se tornou um gerente mediano. Falta de habilidade em gerenciar pessoas e paixão pela pesquisa, estão entre as prováveis causas. Algumas empresas já se ocuparam sobre o tema, criando estruturas técnicas e gerenciais distintas, evitando assim a fuga de talentos. Preocupação semelhante ocorre com as questões de formação de lideranças e processos sucessórios, de maneira que se possa garantir a continuidade dos negócios em casos de aposentadoria, desligamento ou transferências.

 Moldar gestores e líderes é tarefa árdua, a qual demanda tempo e dedicação aos envolvidos. Imprevistos e acidentes de percurso podem ocorrer, nos quais há a necessidade de se antecipar ou queimar etapas, promovendo pessoas ainda não totalmente aptas para o exercício de determinado cargo ou função.

 Além da curva de aprendizado da nova atividade, o profissional terá que desenvolver habilidades não técnicas, tais como negociação, planejamento, visão de longo prazo, resolução de conflitos, comunicação e gerenciamento de pessoas.

 Enfim, muito se elogiou a presidente por seu perfil administrativo e gerencial em seus primeiros cem dias de governo. Importantes, porém menos essenciais a um líder que as habilidades interpessoais e de relacionamento, as quais fazem parte de seu dia a dia. Desejo boa sorte à nova ministra e que a fixação de metas, o acompanhamento das atividades e a cobrança de resultados, fiquem na Casa Civil - distanciando a presidente das decisões pertencentes a gerentes e gestores para que fique livre para efetivamente liderar o país

Por Marcos Morita - http://www.administradores.com.br/

O que tem mais valor: inventar, imitar ou inovar?

Especialistas comentam sobre as implicações que cada uma dessas três formas interfere na evolução do mercado e no dia a dia do consumidor. Confira. 

Você sabia que volta e meia as imitações benfeitas superam as invenções?

A empresa de restaurantes White Castle foi à primeira organizar o segmento de fast foods, mas um tempo depois, a rede MCDonald's copiou a idéia, melhorou o serviço e se transformou em uma das principais multinacionais do mundo. O Diners Club, por exemplo, foi o primeiro a disponibilizar cartões de créditos, mas foi superada pelos "imitadores" do segmento Visa, Mastercard e American Express.
Até o próprio Ipod da Apple é uma versão melhorada do aparelho Saehan Mpman, que não fez muito sucesso no mercado, mas trouxe o formato de mais capacidade nos MP3 já existentes.
Em todos os setores, nota-se a existência cada vez maior no número de empresas que oferecem serviços ou produtos semelhantes ao consumidor. Nesse aspecto, é evidente que a competitividade entre as organizações está em uma verdadeira crescente, por isso as empresas que procuram e oferecem algum diferencial ao seu cliente aparecem na dianteira de seus concorrentes. Mas o que significa esse diferencial? É inventar algo, aperfeiçoar uma invenção já existente (inovar), ou copiar um produto e fazer pequenos ajustes?
Pontos de vista

Um estudo realizado pelo professor Oded Shenkar, da instituição Fisher College Business nos EUA, sobre o impacto de invenções em modelos de negócios e suas imitações posteriores revelou que as imitações são importantes fontes de avanço para a evolução dos produtos. No estudo foi revelado que 97,8% do valor gerado por invenções vão para os "imitadores".

Mas o que seriam exatamente essas imitações?

Em entrevista à revista Harvard Business Review, o professor Shekar fala que a boa imitação é aquela que agrega novos valores à invenção. São aquelas pessoas que vêem algo já existente e conseguem transformar aquele produto ou serviço em algo ainda melhor.
"O problema é que muitos imitadores se deixam seduzir pelos elementos visíveis de uma invenção e não copiam aquilo que garante seu sucesso, as 'vigas estruturais'. Às vezes, imaginam equivocadamente que o que deu certo num lugar vai dar certo em outro. Outros ficam tão presos ao original que acabam não fazendo ajustes que tornariam uma inovação melhor.", afirma o pesquisador Oded Shenkar para a revista HBR.

Marcos Morita, professor de estratégia e marketing da Universidade Mackenzie, comenta que os graus de imitação variam muito conforme os segmentos de mercado estudados. Em alguns como o farmacêutico, a imitação é impossível, haja vista as patentes.
"Vale salientar que há tanto imitações positivas, quanto negativas. As primeiras são aquelas que agregam valor ao produto ou serviço inicial, conforme expectativas dos consumidores. Aqui se enquadram, por exemplo, os produtos japoneses e agora coreanos. Já as segundas (imitações negativas), fazem cópias puras

Para Felipe Scherer, sócio da Innoscience Consultoria de Gestão da Inovação e autor do livro Gestão da Inovação na Prática, essas imitações como cópias não podem ser consideradas estratégias de sucesso, mas faz uma observação:

"Isso não significa que aqueles que apenas copiam não ganharão dinheiro também, porém o 'filé da rentabilidade' normalmente está associado à possibilidade de ser o diferencial do segmento e, consequentemente, não ter um parâmetro de comparação".

e simples, sem que nenhum valor seja agregado, além do preço baixo", declara o professor Morita.

Ele ressalta que às vezes não é necessário ser o pioneiro, mas é necessário sempre buscar inovar em seu segmento. "Ford não inventou o carro, porém desenvolveu uma forma de fabricá-los mais barato. O Cirque de Soleil não inventou o circo, porém conseguiu criar uma combinação de atrações melhor. Empresas como a 3M, Microsoft, Apple, Disney conseguiram manter um histórico contínuo de inovações e sempre agregam valor à sua marca", ressalta Felipe Scherer.

Invenção: E como ficam as patentes?

As patentes são um modo do governo dar ao inventor a propriedade de sua criação. Por um determinado período, os portadores de patentes têm permissão de controlar como suas invenções são usadas, permitindo que obtenham recompensa financeira sobre seu trabalho.

O professor Marcos Morita explica: "o papel das patentes é proteger os investimentos realizados pelas empresas, tais com as indústrias de medicamentos, nas quais este prazo perdura por 20 anos. Mesmo nestes casos, há governos que acabam quebrando este direito em nome do bem comum. Em outras indústrias, patentear um produto ou serviço é tarefa bem mais difícil e onerosa".

Para Morita, o mundo caminha para um sistema de inovações abertas ou "open innovations", nas quais o papel dos consumidores na concepção dos produtos é cada vez maior. "A web 2.0 traz este conceito em sua natureza. Veja o exemplo da Creative Commons, organismo internacional que regula a questão da propriedade intelectual, criando diversas modalidades conforme o uso e autor. Outro exemplo inimaginável foi a FIAT através do projeto MIO – (meu O consultor Felipe Scherer é absolutamente a favor das patentes e diz que, dessa forma, incentiva-se o mercado de invenções. "Sempre haverá risco e incerteza quando as empresas estiverem desenvolvendo coisas novas, portanto parte da recompensa advém dessa possibilidade de haver a proteção pelas patentes. Por que uma empresa iria gastar milhões de dólares em pesquisas para desenvolver determinada vacina ou medicamento se esse investimento não pudesse ser recuperado e o prêmio pelo pioneirismo recebido? É claro que as patentes funcionam bem em alguns setores enquanto que em outros, o melhor mesmo é continuar inovando.", conclui o consultor.

Por Fábio Bandeira de Mello, www.administradores.com.br

10 frases que você precisa saber para evitar péssimas ações com as marcas

A marca é fundamental na exposição da imagem de uma empresa diante o seu consumidor. Veja dicas de especialistas na área para melhor gerenciá-las

Você já escutou o termo Branding?

 Ela que dizer gestão de marcas, ou seja, o trabalho de construção e gerenciamento de uma marca junto ao mercado. Através dela são tomadas decisões para que as marcas aperfeiçoem o valor na relação empresas x consumidores.

 Branding, diferente de que muitos pensam, não se trata apenas de criar logotipos, desenhar embalagens e vender propagandas que afaguem o ego dos envolvidos. Ao cuidar do branding, etapas como criação, desenvolvimento, administração e comunicação de organizações estão envolvidas.

 Para Helio Moreira, diretor da NewGrowing Design & Branding, agência especializada em design de marcas, identidade visual e estratégias de branding, "essa termologia é nova, mas vem sendo aplicada há muito tempo por grandes companhias e aos poucos começa a fazer parte do cotidiano das pequenas e médias. Por isso, é importante entender, em primeiro lugar, o que significa, para depois colocá-la em prática".

 Moreira explica que "nos últimos anos a evolução das marcas mudou o comportamento de gestão de algumas companhias. Partindo da promessa à entrega, de dentro para fora, da teoria para a prática. Sendo assim, está cada vez mais claro que a marca deve ser melhor gerenciada e tratada como um ativo estratégico e com uma gestão específica. Não mais apenas como uma simples 'logomarca' jogada no mercado".

Atenção com os erros

 Muitas empresas já investiram fortunas em comunicação, sem que suas marcas parassem de se enfraquecer, perdessem margens de lucro, participações de mercado e, pior, a confiança dos seus públicos. Jaime Troiano, presidente do Grupo Troiano de Branding, destaca 10 frases que são preciso saber para que empresas não cometam erros quando o assunto é Branding.

 1. Confundir aparência com essência;

2. Supor que as marcas criam necessidades novas;

3. Esquecer que o valor das marcas é uma fração importante do valor das empresas;

4. Imaginar que todos os consumidores amam marcas;

5. Supor que um nome é suficiente para que a marca tenha êxito;

6. Estender o uso de marca de forma indiscriminada;

7. Desconsiderar o brand corporativo;

8. Criar "puxadinhos" na arquitetura das marcas;

9. Tratar a marca como se fosse um tapume que esconde como a empresa é de verdade;

10. Ignorar que as marcas são fortes o suficientes para resistir a essas 9 lições. 

Por Fábio Bandeira de Mello, www.administradores.com.br

Saiba como armazenar suas Notas Fiscais eletrônicas com segurança

A criação da Nota Fiscal eletrônica trouxe uma considerável mudança no processo de armazenamento dos documentos fiscais. 

Com a NF-e, o arquivamento físico das Notas Fiscais foi substituído pela guarda digital de arquivos eletrônicos. Os velhos formulários pré-impressos deram lugar aos arquivos XML. E agora, o que fazer?

A criação da Nota Fiscal eletrônica trouxe uma considerável mudança no processo de armazenamento dos documentos fiscais. O modelo baseado no arquivamento de documentos em caixas, fichários ou armários foi substituído pela guarda de arquivos em meio eletrônico. O que antes ocupava grandes espaços físicos, agora pode ser guardado em um pequeno HD de computador.

 O que mudou e o que não mudou

Essa alteração do meio físico para o meio digital não mudou a necessidade de guardar de forma segura o documento fiscal eletrônico. Como não há mais a 3ª via impressa, é preciso assegurar que o arquivo eletrônico referente a NF-e seja armazenado em um local seguro após a Autorização de Uso pela SEFAZ. É esse documento que o Fisco solicitará em uma auditoria.

Há muitas empresas que possuem essa preocupação e fazem o seu dever de casa corretamente. Mas há também aquelas que, por falta de conhecimento, não se preocupam muito com isso. Ainda há o pensamento de que essa preocupação deve ser do contador, o que não é algo verdadeiro. Assumir os deveres da empresa é papel do empreendedor, do administrador, do empresário.

Como armazenar de forma segura?

Muitas empresas utilizam o Software gratuito disponibilizado pelo governo. Entretanto esse software não disponibiliza nenhum recurso seguro para armazenamento das informações. Para quem usa esse software, a única forma de salvar os arquivos da notas é usando o "Copiar/Colar" em pastas/diretórios. Para empresas que se preocupam com segurança, utilizar este software não é uma boa prática.

Para guardar de forma segura os documentos fiscais eletrônicos, primeiramente é preciso ter em mente que será necessário efetuar um investimento financeiro. O valor de investimento é proporcional ao nível de segurança desejado, quanto maior o investimento, maior a segurança. Cabe a cada empresa determinar o nível de segurança desejado.

Um nível básico de segurança está na utilização de um software especialista para a gestão dos documentos eletrônicos. Softwares especialistas utilizam o conceito de armazenamento das informações em banco de dados e isso já garante parte do processo. Depois, é necessário que as informações desse banco sejam salvas periodicamente para outro local (esse processo é o bom e velho backup).

Soluções para armazenamento seguro

Guardar os arquivos em um banco de dados e efetuar o backup periódico é o nível de segurança mais simples e barato. Com um investimento um pouco maior, também é uma boa alternativa a contratação de um Datacenter para a guarda dos documentos. Há empresas que fornecem esse tipo de serviço e há também softwares que disponibilizam este recurso.

Muitas soluções disponíveis no mercado tornam o processo de gestão dos documentos eletrônicos bastante simples, dando agilidade no faturamento e possibilitando o armazenamento seguro e eficaz. Segurança não é só armazenar, é também garantir que os processos de geração do arquivo, assinatura digital e transmissão do documento para a SEFAZ sejam feitos de forma consistente e que preserve a integridade as informações trafegadas.

Cuidados com os arquivos eletrônicos recebidos

As empresas precisam ter a preocupação de armazenar em segurança todos os documentos fiscais eletrônicos envolvidos no contexto da organização. Não são somente as Notas eletrônicas emitidas que precisam ser salvas, é preciso também guardar todas as Notas eletrônicas recebidas de seus fornecedores e os Conhecimentos de Transporte eletrônicos (CT-e) enviados pelas transportadoras.

É interessante padronizar os processos que envolvam fornecedores e transportadoras. Deve ser criado um canal de comunicação único para a recepção e validação dos documentos eletrônicos, facilitando a sua organização e guarda. Esses processos também podem ser automatizados através de softwares especialistas e, neste caso, o uso deles é a melhor opção.

Maicon Klug é Diretor de Marketing da G2KA Sistemas, empresa especializada no desenvolvimento de soluções para a gestão de Documentos Eletrônico.

A Importância Da Gestão Do Conhecimento Nas Empresas

A globalização está fazendo com que as empresas, sem as proteções oficiais das reservas de mercado, tenham que se ajustar à Nova Economia. Precisam adequar seus custos e aumentar a produtividade para serem competitivas.

Por isso, muitas empresas já estão pensando em seus funcionários operacionais, administrativos e administradores, não mais como simples “Recursos Humanos”, mas sim, como “Capital Humano”.

Esse novo enfoque enfatiza que as pessoas são parte crucial de uma empresa e como tal, têm necessidade de serem desenvolvidas, gerenciadas e tratadas com o mesmo respeito distinguido a todos os outros capitais.

Introdução 

Na Nova Economia, as mudanças ocorrem com extrema rapidez e as pessoas apesar de não acompanharem essas mudanças com a mesma velocidade, têm que se amoldar às novas situações, necessitando de atenção para reduzirem ou eliminarem essa diferença e conseguirem atingir os objetivos empresariais.

Por outro lado, as empresas por muito tempo subestimaram o valor dos conhecimentos de seus funcionários. Hoje, sabe-se que a soma desse conhecimento tem um valor e que mensurá-lo e tê-lo sob controle, e acima de tudo, aplicá-lo em favor da empresa, torna-se um diferencial competitivo.

Mas para ser aplicado, não basta tê-lo. Nesse momento entra outro importante e decisivo componente: a motivação do funcionário para aplicá-lo.

Somente empresas atentas ao seu Capital Humano, conseguem reter os talentos e motivá-los a utilizar o seu conhecimento em benefício de ambos. A relação ganha/ganha faz parte dos valores dessas empresas.

Deve haver um alinhamento de todos os trabalhos de modo a converter o conhecimento dos trabalhadores em auto-realização e em benefícios para as empresas. A função gerencial passa a ter fundamental importância no desenvolvimento do “Capital Humano” devendo mesmo ser vista como sua missão.

O que diferencia as empresas na Nova Economia ou também chamada Economia da Era da Internet, é o quanto de valor elas criam para seus clientes e consumidores.

A frase: “As empresas se constroem através de pessoas e nunca serão maiores ou melhores que as pessoas que a compõe.”(autor desconhecido) exemplifica bem, o quanto a qualidade das pessoas pode ser o diferencial competitivo num mercado globalizado.

Nesse ponto, o Capital Humano é o que faz a diferença. Os outros capitais, tais como cadeiras, computadores, salas, etc. devem trabalhar para as pessoas e nunca devem ser tratados melhor que essas pessoas.

Por traz da melhor tecnologia, sempre haverá uma pessoa para comandá-la.

Outro fator de extrema importância a ser analisado, é o custo da reposição de talentos que deixam a empresa.

A maioria das pessoas muda de emprego em busca de trabalhos mais desafiadores, respeito profissional e a possibilidade de influenciar a organização.

Essa é a conclusão de uma pesquisa publicada pela Korn/Ferry International, apresentada no Fórum Mundial de Economia de 2001 em Davos na Suíça.

Reter talentos é sem dúvida um desafio para as organizações. Muitas empresas já comprovaram que é mais econômico desenvolver um plano de retenção, do que buscar outros talentos no mercado. Até porque não existem tantos talentos prontos no mercado para suprir todas as empresas.

Por Onde Começar? 

Não basta simplesmente contratar um curso já pronto ou desenvolver o seu próprio curso com o material utilizado nas aulas presenciais e colocá-lo na Internet ou Intranet da empresa para ser acessado pelos empregados.

Esse é de fato, o caminho mais simples e provavelmente o mais econômico inicialmente.

Sim, inicialmente, pois ao longo do tempo pode tornar-se tão ou mais dispendioso que um sistema completo e bem planejado. Além do que, uma iniciativa dessas sem os correspondentes controles e avaliação, pode desestimular os empregados a utilizarem o computador para aprenderem, e os empresários, diretores e gerentes a investirem num sistema mais abrangente e sério.

No nosso entender, o primeiro passo, é a organização decidir se quer ter mais um programa de treinamento, ou se quer ter um sistema de capacitação e desenvolvimento de talentos.

Se a opção for por ter mais um programa de treinamento, espera-se que essa decisão esteja baseada na conclusão da necessidade apresentada por ocasião do desenvolvimento de um sistema de capacitação e desenvolvimento de talentos. Caso contrário, o sucesso desse treinamento é questionável e a aplicação dos conhecimentos adquiridos (?) não terá como ser medida.

Se por outro lado, a opção for por ter um sistema de capacitação e desenvolvimento de talentos, que é o que recomendamos, a primeira coisa a se fazer é quebrar os paradigmas tradicionais de treinamento.

No gráfico abaixo, descrevemos o esquema completo de um sistema adequado:

Vamos detalhar todos os componentes desse gráfico:

Por Ambiente de Aprendizagem (AA), entendemos ser aquele que as organizações conscientemente desenvolvem e que tem por objetivo propiciar a todos na organização, independentemente do nível hierárquico, a oportunidade de aumentar seus conhecimentos e instrução. Essa característica é claramente identificada através de ações concretas, tais como: criação e desenvolvimento de cursos de alfabetização e supletivos; incentivo financeiro através de bolsas de estudo para graduação e pós-graduação; criação de bibliotecas fixas e circulantes; salas de estudo e leitura de jornais e revistas técnicas e assuntos gerais; treinamentos operacionais e administrativos; acesso à Internet e outros.

Mas não basta ter todas essa ações implementadas se as mesmas forem independentes, sem uma organização formal, e não tiverem um objetivo macro e mensurável.

Para que a organização possa mensurar e obter resultados desses investimentos, é que se faz necessário a implantação de um Sistema de Gerenciamento do Aprendizado (SGA).

Esse Sistema terá como finalidade precípua garantir através de ações e controles específicos, que tanto o investimento em treinamento quanto em ampliação do conhecimento, tenham retorno para a organização na melhoria da qualidade do Capital Humano e conseqüente dos produtos, dos níveis de produtividade, da satisfação dos clientes.

O SGA está dividido em outros dois sistemas para que melhor se possa entender a sua aplicação. Primeiro o Sistema Integrado de Gerenciamento do Aprendizado (SIGA) e o Sistema de Gerenciamento do Conhecimento (SGC). O SIGA por sua vez, está dividido em dois outros sistemas inter-relacionados e complementares que são o Sistema de Gerenciamento do Treinamento (SGT) e o Sistema de Gerenciamento do Plano de Carreira (SGPC).

O SIGA irá conjuminar os esforços de treinamento e de desenvolvimento orientados e desenvolvidos pela organização para a melhoria e qualificação do Capital Humano, com aqueles desenvolvidos pelos empregados (o Capital Humano) como investimento pessoal em suas carreiras.

O SGT promoverá a integração entre os sistemas de treinamento aplicados e que tipicamente são: os presenciais, os treinamentos vivenciais, os treinamentos por instrução programada através de manuais, o E-Learning que por sua vez pode ser dividido em Treinamento Baseado em Computador (TBC) e Treinamento Baseado na Web (TBW) e o Treinamento no Cargo (Trainnig on the Job). Esses treinamentos são definidos tomando-se em conta a Missão e Visão da organização comparada às qualificações e necessidades de desenvolvimento dos seus Talentos (Capital Humano) apuradas pelo SGPC.

O SGPC por sua vez, é um Sistema baseado na comunicação franca e aberta e feedback positivo e autêntico de mão dupla, onde tanto a Organização como os componentes de seu Capital Humano, sabem onde querem e devem chegar, identificam claramente o estágio em que se encontram, traçam objetivos em conjunto e assumem cada um, a sua parte de responsabilidade para atingi-los. Muitos instrumentos e ferramentas podem ser utilizados nesse Sistema: a Administração por Objetivos, a Pesquisa de Clima Organizacional, a Avaliação 360°, questionários e entrevistas pessoais, análise de potencial e desempenho, etc.

O Sistema de Gerenciamento do Conhecimento (SGC) é sem dúvida um dos mais importantes sistemas a serem desenvolvidos e implantados pelas organizações, para que possam disseminar toda informação e conhecimento que as permeiam.

Na grande maioria das organizações é comum que um determinado funcionário seja inscrito em um curso ou seminário, ao fim do qual, retoma as suas atividades cotidianas e eventualmente passa a utilizar o novo conhecimento adquirido, se é que de fato adquiriu algum.

A organização, representada pelo chefe imediato desse funcionário, normalmente não avalia qual novo conhecimento esse funcionário adquiriu e principalmente, não se certifica se ele está sendo aplicado em benefício da organização. Também não se preocupa que esse novo conhecimento fique restrito somente a uma pessoa, não propiciando a sua disseminação para os demais funcionários.

Conclusão: quando esse funcionário que recebeu investimentos para adquirir novos conhecimentos, desvincular-se da organização, o conhecimento vai junto com ele e a organização terá que refazer o investimento em outro funcionário e assim sucessivamente, com enorme dispêndio de recursos financeiros e principalmente de tempo.

Uma forma de garantir que o conhecimento seja compartilhado por toda organização é desenvolvendo um SGC. As ferramentas são inúmeras e variam desde simples reuniões pós-treinamento para divulgação e análise do aprendizado, até as mais modernas que são as salas de bate-papo, fóruns e conferências pela Internet.

Por exemplo, numa videoconferência, pode-se colocar um assunto ou problema para ser resolvido em grupo, de forma que todos possam opinar e contribuir para uma conclusão que seja aceita pela organização. O mesmo pode ser feito através de fóruns de debate sobre assuntos previamente agendados.

Mas o mais importante, é que tudo isso fique registrado e acessível a todos na organização para consulta a qualquer tempo.

Autor: Orivaldo Andreazza Peres - Formado em Administração de Empresas, vivência nas áreas de Recursos Humanos como executivo de empresas nacionais e multinacionais.