“QUEM NUNCA SE PERGUNTOU: O QUE EU ESTOU FAZENDO NESSA REUNIÃO? “

Diz-se que “o tempo gasto numa reunião é inversamente proporcional à sua importância”, ou seja, quanto menos importante mais longa, sem objetividade e chata é a reunião. 

Essa afirmação é uma provocação, ela é utilizada na formação de gestores, visando alerta-los para um dos itens que mais provoca perdas no processo produtivo e apatia nos funcionários: o excesso de reuniões e o desmedido tempo gasto com elas.

Dentre os indicadores de perda de produtividade e ineficácia mais presentes nas empresas a ‘overdose de reuniões’, está frequentemente em primeiro lugar. 

São reuniões intermináveis, a maioria sem objetividade e pouco resolutivas, geralmente longas e que vão, em sua maioria, do nada para lugar nenhum. 

São inúmeras, com total falta de foco, desfile interminável de egos e discutindo assuntos absolutamente supérfluos. 

E que terminam, via de regra, com a mesma frase: “Vamos marcar a data da próxima reunião! ”.

SOBREVIVI A MAIS UMA REUNIÃO!

Há reuniões que parecem um banquete, tamanha a quantidade de comidas; outras que se assemelham a uma sessão de terapia, onde a empresa pára para assistir a autopromoção do ‘pavão de paletó’; há reuniões do ‘sim senhor’, onde o que importa é somente comparecer para ” ficar bem na foto’; existem reuniões de competição, onde os participantes se 'esfolam' para impressionar o gestor; e aquelas com gente demais, onde a grande maioria nem sabe porque foi convocado. 

Uma afirmação frequente e preocupante sobre o tema, que ouvimos com frequência é: “são tantas reuniões, que nem dá tempo de trabalhar”

• ...”. Não pude dormir, assombrado.
• A luz da manhã me colheu estremunhado
• “Oh! Peço somente uma
• mais uma reunião
• Para acabar com tantas reuniões!..

  (Trecho de “O Reunismo" de V. Maiakovski)

Em tempos de ‘home office’ e reuniões virtuais, diversas corporações estão sendo forçadas a diminuir o quantitativo de reuniões e tendo a oportunidade de verificar, na prática, o quanto isso pode ser produtivo.

Nesta era digital, de inovações disruptivas, onde o tempo é um dos recursos mais escassos do ser humano, é preciso garantir objetividade e fazer com que reuniões agreguem valor de fato e deixem de ser fontes de desperdícios nas organizações.

'TEMPO É VIDA!'

Sobre essa situação das reuniões funcionarem mais como fonte de desperdício, do que como fator agregador de valor para as organizações, dois dois pontos devem ser ressaltados: 

1. Um primeiro ponto a ser considerado é o da constatação de que excesso de reunião é um indicador efetivo de ineficiência organizacional. 

Reuniões são importantes ferramentas, que podem exponenciar os resultados pretendidos, fazer aflorar ideias inovadoras e integrar equipes de trabalho, desenvolvendo sinergia entre os membros, mas devem ser usadas com rigor e objetividade.

1. Um segundo ponto, refere-se ao fato de que reuniões fazem parte do trabalho, ou seja, elas ‘são também trabalho’, devendo, assim, resultar em algum tipo valor agregado, que deve ser, inclusive, mensurado. 

Sem um propósito claro e sem indicadores positivos de resultado , não há porque realiza-las.

Embora existam vários tipos de reunião: 

• informativas, 
• decisórias, 
• operacionais, 
• dentre outras, 

Há um modus operandi que deve ser seguido, visando torna-las, produtivas.

REALIZANDO REUNIÕES ÁGEIS E EFICIENTES

Vamos elencar alguns pontos fundamentais para a realização de uma reunião eficaz, eficiente e efetiva.

1- O primeiro passo fundamental é responder à questão: 

• Para que a reunião? 
• Qual o propósito da reunião? 
• Qual o motivo? 
• Que valor se espera agregar ao final desta reunião? 

Se essa questão não for respondida com absoluta clareza não há porque realizar a reunião. 

Assim, em decorrência, o primeiro movimento fundamental é o planejamento da reunião.

2- O segundo ponto essencial é a definição da pauta para a reunião. 

A pauta apresenta os assuntos que serão tratados, evitando dispersão e tergiversação, inclusive e principalmente, de quem gerencia o evento. 

Reunião sem pauta é “bate papo informal” e, frequentemente, se torna dispersa e, consequentemente, improdutiva.

A divulgação da pauta da reunião com antecedência para os envolvidos é fundamental. 

Para extrair o máximo das pessoas, no que tange a envolvimento, é preciso divulgar os temas para que elas saibam e possam refletir sobre o que vai ser debatido e se prepararem.

3- Um terceiro item diz respeito à duração da reunião. 

O Tempo definido para a reunião e a obediência a esse tempo é fundamental. Diversas fontes indicam que executivos gastam em torno de 50% de seu tempo em reuniões, ou mais*. 

Definitivamente, não há nada que justifique a destinação de todo esse tempo de trabalho para reuniões, ao contrário, certamente, esse excesso é contraproducente. Assim, o tempo tem que ser previamente definido e respeitado. Se forem destinados 40 minutos à reunião, ela deve começar e encerrar dentro deste tempo.

Além disso, é fundamental definir um horário exato para o início das reuniões. 

Embora a pontualidade não seja uma das características fortes do brasileiro, certamente, ela pode ser exercitada. É fato corrente, marcar o início da reunião para “mais ou menos” uma determinada hora. Alguns chegam a marcar a reunião para, por exemplo, “as duas horas, para começar duas e meia”. 

Definição de horário de início e de término são pontos essenciais para o bom andamento da reunião.

4- Um quarto item diz respeito ao número de participantes. 

A quantidade de pessoas que participarão das reuniões é fundamental. Definir quem deve participar por aderência e capacidade de agregação, é importante. 

Reuniões corporativas são exemplos claros de que quantidade não é sinônimo de qualidade. É fundamental convocar apenas as pessoas que podem contribuir para resolução do problema. 

Seguir a máxima “na dúvida é melhor convocar todo mundo” é sempre contraproducente.

Há uma diretriz interessante, chamada “regra 8-18-1800”, que ilustra bem o que queremos indicar. Evidentemente é uma orientação aproximada e que em síntese, preconiza o seguinte:

• Se você precisa tomar uma decisão ou resolver um problema importante, não mais que 8 (oito) pessoas devem ser convocadas, mais participantes podem dispersar o problema; 
• Se você pretende executar um brainstorming, fomentar ideias, então convoque, em torno de 18 (dezoito) pessoas; 
• Mas, se for para encorajar, motivar, estimular a equipe, convoque 1.800 pessoas (ou mais).

Essa é a chamada regra 8-18-1800, é apenas um norteador, mas em resumo indica que, para tornar a reunião produtiva, a pertinência do pessoal convocado para com o tema proposto e a observância ao quantitativo de participantes são fundamentais.

5- O quinto item é a confecção de ata, pois, documentar a reunião é estratégico. 

É uma forma de dar uma amarração ao que foi decidido e de criar responsabilidades.  

A ata não precisa ser formal e nem em papel, mas tem deve servir como um registro do que foi debatido e deliberado, não somente para quem não pode participar da reunião, mas, principalmente, para firmar compromissos com o que foi definido e para que esses compromissos sejam cumpridos dentro dos prazos estabelecidos.

6- Por fim, e não menos importante, o último item a ser destacado é o que diz respeito à responsabilidade de quem ocupa um cargo hierarquicamente superior, em avaliar a real necessidade de realizar as reuniões. 

Deve-se ter cuidado para que reuniões não se prestem mais à autopromoção do gestor do que à sua finalidade mesma. Uma ‘enxurrada’ de reuniões, parece servir mais ao ego de quem as convoca do que, efetivamente, aos interesses corporativos.

REUNIÕES SÃO IMPRESCINDÍVEIS

Enfim, dispomos hoje de um ferramental tecnológico excelente para agilizarmos todas as formas de comunicação nas organizações, inclusive as reuniões. Esse ferramental não é somente tecnológico, mas também gerencial. 

Assim, temos tecnologias disponíveis como plataformas de videoconferências, edições colaborativas de documentos, aplicativos de reuniões virtuais, bate papos online, " cloud computing" etc, como também, novas estratégias gerenciais, como protocolo de comunicações on-line, reuniões-relâmpago, ‘reuniões em pé’, mini reuniões no cafezinho, criação de pequenos grupos-tarefa, e outras técnicas que permitem reduzir a quantidade, abreviar o tempo e tornar mais ágeis e eficientes as reuniões corporativas.

Reuniões são imprescindíveis numa organização, elas se constituem numa poderosa ferramenta para alavancar a produtividade corporativa e criar sinergia entre as pessoas. 

No entanto, não devem funcionar com o um ritual. 

É preciso, através do conhecimento da ciência de gestão do tempo, ponderar e realizar somente aquelas que são indispensáveis, garantindo a essas, a eficiência necessária.

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