Diz-se que “o tempo gasto numa reunião é
inversamente proporcional à sua importância”, ou seja, quanto
menos importante mais longa, sem objetividade e chata é a reunião. Essa
afirmação é uma provocação, ela é utilizada na formação de gestores, visando
alerta-los para um dos itens que mais provoca perdas no processo produtivo e
apatia nos funcionários: o excesso de reuniões e o desmedido tempo gasto com
elas.
Dentre os indicadores de perda de produtividade e
ineficácia mais presentes nas empresas a ‘overdose de reuniões’, está
frequentemente em primeiro lugar.
São reuniões intermináveis, a maioria sem
objetividade e pouco resolutivas, geralmente longas e que vão, em sua maioria,
do nada para lugar nenhum.
São inúmeras, com total falta de foco, desfile interminável
de egos e discutindo assuntos absolutamente supérfluos.
E que
terminam, via de regra, com a mesma frase: “Vamos marcar a data da próxima
reunião! ”.
SOBREVIVI A MAIS UMA REUNIÃO!
Há reuniões que parecem um banquete, tamanha a
quantidade de comidas; outras que se assemelham a uma sessão de terapia, onde a
empresa pára para assistir a autopromoção do ‘pavão de paletó’; há
reuniões do ‘sim senhor’, onde o que importa é somente comparecer para ” ficar
bem na foto’; existem reuniões de competição, onde os participantes se
'esfolam' para impressionar o gestor; e aquelas com gente demais, onde a grande
maioria nem sabe porque foi convocado.
Uma afirmação frequente e preocupante
sobre o tema, que ouvimos com frequência é: “são tantas reuniões, que nem dá
tempo de trabalhar”
- ...”. Não
pude dormir, assombrado.
- A luz da
manhã me colheu estremunhado
- “Oh! Peço
somente uma
- mais uma
reunião
- Para
acabar com tantas reuniões!..
(Trecho
de “O Reunismo" de V. Maiakovski)
Em tempos
de ‘home office’ e reuniões virtuais, diversas corporações estão sendo forçadas
a diminuir o quantitativo de reuniões e tendo a oportunidade de verificar, na
prática, o quanto isso pode ser produtivo.
Nesta era digital, de inovações
disruptivas, onde o tempo é um dos recursos mais escassos do ser humano, é
preciso garantir objetividade e
fazer com que reuniões agreguem valor de fato e deixem de ser fontes de
desperdícios nas organizações.
'TEMPO É VIDA!'
Sobre essa situação das reuniões funcionarem mais
como fonte de desperdício, do que como fator agregador de valor para as
organizações, dois dois pontos devem ser ressaltados:
- Um primeiro ponto a ser considerado é o da
constatação de que excesso de reunião é um indicador efetivo de
ineficiência organizacional.
Reuniões são importantes ferramentas, que
podem exponenciar os resultados pretendidos, fazer aflorar ideias
inovadoras e integrar equipes de trabalho, desenvolvendo sinergia entre os
membros, mas devem ser usadas com rigor e objetividade.
- Um segundo ponto, refere-se ao fato de que
reuniões fazem parte do trabalho, ou seja, elas ‘são também trabalho’,
devendo, assim, resultar em algum tipo valor agregado, que deve ser,
inclusive, mensurado.
Sem um propósito claro e sem indicadores positivos
de resultado , não há porque realiza-las.
Embora existam vários tipos de
reunião:
- informativas,
- decisórias,
- operacionais,
- dentre outras,
Há
um modus operandi que deve ser seguido, visando
torna-las, produtivas.
REALIZANDO REUNIÕES ÁGEIS E
EFICIENTES
Vamos elencar alguns pontos fundamentais para a
realização de uma reunião eficaz, eficiente e efetiva.
1- O primeiro passo fundamental é responder à
questão:
- Para que a reunião?
- Qual o propósito da reunião?
- Qual o motivo?
- Que
valor se espera agregar ao final desta reunião?
Se essa questão não for
respondida com absoluta clareza não há porque realizar a reunião. Assim, em
decorrência, o primeiro movimento fundamental é o planejamento da reunião.
2- O segundo ponto essencial é a definição da pauta
para a reunião.
A pauta apresenta os assuntos que serão tratados, evitando
dispersão e tergiversação, inclusive e principalmente, de quem gerencia o
evento.
Reunião sem pauta é “bate papo informal” e, frequentemente, se torna
dispersa e, consequentemente, improdutiva.
A divulgação da pauta da reunião com antecedência
para os envolvidos é fundamental.
Para extrair o máximo das pessoas, no que
tange a envolvimento, é preciso divulgar os temas para que elas saibam e possam
refletir sobre o que vai ser debatido e se prepararem.
3- Um terceiro item diz respeito à duração da
reunião.
O Tempo definido para a reunião e a obediência a esse tempo é
fundamental. Diversas fontes indicam que executivos gastam em torno de 50% de
seu tempo em reuniões, ou mais*.
Definitivamente, não há nada que
justifique a destinação de todo esse tempo de trabalho para reuniões, ao
contrário, certamente, esse excesso é contraproducente. Assim, o tempo tem que
ser previamente definido e respeitado. Se forem destinados 40 minutos à
reunião, ela deve começar e encerrar dentro deste tempo.
Além disso, é fundamental definir um horário exato
para o início das reuniões.
Embora a pontualidade não seja uma das
características fortes do brasileiro, certamente, ela pode ser exercitada. É
fato corrente, marcar o início da reunião para “mais ou menos” uma determinada
hora. Alguns chegam a marcar a reunião para, por exemplo, “as duas horas, para
começar duas e meia”.
Definição de horário de início e de término são
pontos essenciais para o bom andamento da reunião.
4- Um quarto item diz respeito ao número de
participantes.
A quantidade de pessoas que participarão das reuniões é
fundamental. Definir quem deve participar por aderência e capacidade de
agregação, é importante.
Reuniões corporativas são exemplos claros de que
quantidade não é sinônimo de qualidade. É fundamental convocar apenas as
pessoas que podem contribuir para resolução do problema.
Seguir a máxima “na
dúvida é melhor convocar todo mundo” é sempre contraproducente.
Há uma diretriz interessante, chamada “regra
8-18-1800”, que ilustra bem o que queremos indicar. Evidentemente é uma
orientação aproximada e que em síntese, preconiza o seguinte:
- Se você precisa tomar uma decisão ou resolver um
problema importante, não mais que 8 (oito) pessoas devem ser convocadas, mais
participantes podem dispersar o problema;
- Se você pretende executar um brainstorming,
fomentar ideias, então convoque, em torno de 18 (dezoito) pessoas;
- Mas, se for
para encorajar, motivar, estimular a equipe, convoque 1.800 pessoas (ou mais).
Essa é a chamada regra 8-18-1800, é apenas
um norteador, mas em resumo indica que, para tornar a reunião
produtiva, a pertinência do pessoal convocado para com o tema proposto e a
observância ao quantitativo de participantes são fundamentais.
5- O quinto item é a confecção de ata, pois,
documentar a reunião é estratégico.
É uma forma de dar uma amarração ao que foi
decidido e de criar responsabilidades.
A ata não precisa ser formal
e nem em papel, mas tem deve servir como um registro do que foi debatido e
deliberado, não somente para quem não pode participar da reunião, mas,
principalmente, para firmar compromissos com o que foi definido e para que
esses compromissos sejam cumpridos dentro dos prazos estabelecidos.
6- Por fim, e não menos importante, o último item a
ser destacado é o que diz respeito à responsabilidade de quem ocupa um cargo
hierarquicamente superior, em avaliar a real necessidade de realizar as
reuniões.
Deve-se ter cuidado para que reuniões não se prestem mais à
autopromoção do gestor do que à sua finalidade mesma. Uma ‘enxurrada’ de
reuniões, parece servir mais ao ego de quem as convoca do que, efetivamente,
aos interesses corporativos.
REUNIÕES SÃO IMPRESCINDÍVEIS
Enfim, dispomos hoje de um ferramental tecnológico
excelente para agilizarmos todas as formas de comunicação nas organizações,
inclusive as reuniões. Esse ferramental não é somente tecnológico, mas também
gerencial.
Assim, temos tecnologias disponíveis como plataformas de
videoconferências, edições colaborativas de documentos, aplicativos de reuniões
virtuais, bate papos online, " cloud computing" etc, como também,
novas estratégias gerenciais, como protocolo de comunicações on-line,
reuniões-relâmpago, ‘reuniões em pé’, mini reuniões no cafezinho, criação de
pequenos grupos-tarefa, e outras técnicas que permitem reduzir a quantidade,
abreviar o tempo e tornar mais ágeis e eficientes as reuniões
corporativas.
Reuniões são imprescindíveis numa organização, elas
se constituem numa poderosa ferramenta para alavancar a produtividade corporativa
e criar sinergia entre as pessoas.
No entanto, não devem funcionar com o um
ritual.
É preciso, através do conhecimento da ciência de gestão do
tempo, ponderar e realizar somente aquelas que são indispensáveis,
garantindo a essas, a eficiência necessária.
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