“Exatidão” esta é a palavra que melhor define o que é conciliação bancária. Isso porque o termo contábil compara o valor de uma conta bancária em movimento com o extrato, fazendo com que os valores coincidam com exatidão, não importa em qual data determinada.
Para que isso aconteça é preciso que seja considerada a composição do saldo como um todo, incluindo os lançamentos não realizados e cheques não compensados. Em outras palavras, a conferência da (s) conta (s) bancária (s) precisa bater com o controle financeiro da empresa sem que haja inconsistências nos dados.
Este resultado vem de uma organização bem feita e um controle que não deixa passar nenhum detalhe, tanto nas entradas, como nas saídas de dinheiro.
Confira como você pode se adequar aos modelos que tornam a conciliação bancária mais fácil:
Faça um controle diário das movimentações
Aprimorar a conciliação bancária depende do controle diário das entradas e saídas de todas as contas que precisam ser administradas. Com isso, fica mais fácil detectar alterações ou débitos inapropriados ou o pagamento de taxas bancárias, empréstimos ou fornecedores, assim como impostos indevidos.
Cruze as informações
Os saldos iniciais e finais do controle feito pelo financeiro precisam bater, assim como as datas em que estão sendo debitados. Diferenças de centavos aqui e ali podem desajustar todo o controle. Por isso, cruze todas as informações e em caso de divergências, corrija-as.
Guarde comprovantes
Notas fiscais, boletos, extratos ou outros tipos de comprovantes precisam ser guardados por um prazo mínimo, de acordo com o exigido por lei. Além disso, a cada final de mês a contabilidade precisa destes recibos, que podem ser enviados eletronicamente via sistema, caso a empresa o tenha.
Corrija as incoerências
Como citado, as informações diferentes, incorretas ou mesmo inexistentes precisam ser corrigidas, mas, sobretudo entendidas, como e porque aconteceram. Trata-se de erro interno no controle da empresa ou do banco? Recorrer aos arquivos e comprovantes sempre ajuda. Não esqueça de contabilizar possíveis valores de juros e multas nos títulos vencidos. Caso o erro tenha sido no banco, procure o gerente da conta para solicitar o estorno do valor. Lembrando que os depósitos não identificados devem ser reconhecidos e mantidos à parte, devidamente registrados.
Conte com a tecnologia
O controle manual deve ser feito apenas para simples conferência, já que se trata de um método com grande probabilidade de erro. Empresas com volume mediano ou grande de movimentação financeira devem investir num software que cruza todos os dados com suas áreas de origem, como Compras, Vendas, etc. Mais do que isso, tais sistemas permitem a extração de relatórios detalhados e de forma rápida.
A conciliação bancária depende – e muito – do grau de organização de quem a controla. Qualquer descuido pode causar incoerências nos dados e afetar o saldo final. Por isso, além da disciplina na organização, vale a pena ter um sistema que ajude nesta tarefa.
- E você, como faz a conciliação bancária da sua empresa?
- Utiliza algum programa que garante a manutenção e o controle dessas informações de forma confiável?
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