Preciso Fazer um Orçamento, e Agora?

Vamos conversar um pouco. Puxe uma cadeira e chegue mais perto.

Meu amigo empresário, elaborar um orçamento não deve ser encarado como apenas colocar no papel, sem qualquer consulta ou análise prévia, a relação de itens que constituem um produto para demonstrar ao possível cliente a ficha técnica da mercadoria, com os valores a serem cobrados e o nome das pessoas envolvidas, pois este procedimento descompromissado pode significar o início de diversos problemas financeiros e de imagem, para você e sua empresa.

Lembre-se que a partir deste momento aconteceu um acordo pré-contratual entre as partes, portanto, tudo que estiver escrito tem validade jurídica e deve ser cumprido entre as partes.

Lembre-se que a partir deste momento aconteceu um acordo pré-contratual entre as partes, portanto, tudo que estiver escrito tem validade jurídica e deve ser cumprido entre as partes.

Colocar no corpo do orçamento a frase "sem compromisso" ou "sujeito a confirmação" evita o comprometimento legal, mas não o comercial, relativo a prazos de entrega, pagamento e principalmente quanto ao preço de venda informado.

Estabelecer uma metodologia para a elaboração do orçamento é sinônimo de segurança para o cumprimento de todas as cláusulas do documento.

Para garantir o pré-contrato com profissionalismo vamos definir as metodologias funcionais internas para a confecção do documento, porém antes disto é bom lembrar os parâmetros básicos de um orçamento:

Parâmetros Necessários: 

- Nome, endereço e telefone das partes envolvidas, para a necessidade de contatos sobre detalhes do orçamento, ou outras dúvidas entre as partes;
- Descriminação detalhada do produto, ou a ficha técnica;
- Datas importantes: entrega do orçamento, aceite do orçamento entre as partes, encaminhamento do pedido à produção, início da produção e entrega do pedido;
- Valores no orçamento, total e se for o caso detalhado, matérias-primas, mão-de-obra, serviços de terceiros, etc.;
- Forma e prazos de pagamento;
- Cláusulas sobre os direitos e deveres entre as partes envolvidas;
- Assinaturas com datas no documento;
- Entrega das vias do orçamento para as partes correspondentes.

Metodologia funcional para a elaboração do Orçamento:- 

Ter o conhecimento sobre a ficha técnica do produto, matérias-primas necessárias, insumos, produtos agregados e o tempo de produção, com a especificação das horas-máquina (h-M) e horas-homem (h-H) envolvidas;
- Caso a solicitação do orçamento seja por um produto ainda não existente no portfólio da empresa, solicitar um tempo ao cliente para o desenvolvimento de um protótipo, ou ao menos para a confecção do projeto detalhado;
- Dispor dos custos atualizados das matérias-primas, insumos e produtos agregados;
- Conhecer os custos da h-H (com os encargos) e da h-M;
- Avaliar os aspectos financeiros e mercadológicos, os riscos ou oportunidades com o aceite ou não do orçamento, como por exemplo a necessidade de contratação de mais empregados, ou a aquisição de novas máquinas e equipamentos, especificamente para atender um determinado orçamento;
- Ter critério sobre a precificação e os prazos de pagamentos.

Estes procedimentos, acima citados, não garantem o pronto aceite do orçamento pelo cliente, nem o lucro certo com a transformação do orçamento em pedido, mas podem evitar perdas financeiras e econômicas para o seu negócio.

Por: Jorge Luiz da Rocha Pereira - Consultor - Sebrae-SP - http://www.administracaovirtual.com