Administração do Tempo

 O que é administrar o tempo? 

Administrar bem o tempo é ser capaz de utilizar as 24hs que todos nós recebemos de Deus todos os dias sem desperdícios, planejando e investindo nosso tempo na realização dos nossos objetivos.

O objetivo é que você seja capaz de utilizar o seu tempo ao máximo em coisas importantes e pouquíssimo tempo em urgentes ou superficiais.

O grande problema da administração do tempo é que as pessoas passam o dia brincando de “bombeiro”, apagando um incêndio aqui e outro ali, e quando se apaga um incêndio por melhor que seja o “bombeiro” sempre acaba sobrando coisas queimadas e estragadas, quando não apenas cinzas...

• Quais tarefas realizamos com maior perfeição? 

• Aquelas que são planejadas e realizadas no tempo certo ou aquelas que temos que fazer de última hora?

Nós temos que utilizar a maior parte do nosso tempo em realizar as tarefas que são importantes antes que elas se tornem urgentes, e deixar de lado aquelas que são superficiais.

Aproximadamente 80% das tarefas que são urgentes no seu dia, são frutos de tarefas que eram importantes ou até mesmo superficiais e podiam ter sido realizadas no tempo certo com a devida calma e planejamento, porém foram sendo adiadas até que se tornaram urgentes e tiveram que ser realizadas de qualquer jeito!

Apenas 20% das tarefas urgentes, são urgentes porque nasceram urgentes! Normalmente são aquelas frutos de um acidente ou de um acontecimento inesperado, como por exemplo, um acidente de carro ou uma doença.

A grande maioria das tarefas urgentes, são urgentes por falta de planejamento, falta de processo, negligência ou esquecimento. 

O que leva muita gente a realizar “multitarefas”, ou seja, quer assoviar, chupar cana e cantar o hino nacional de trás para frente, tudo ao mesmo tempo! Quer abraçar o mundo com as próprias mãos o que gera muitos conflitos, erros e diminui muito a nossa produtividade.

Outro dia ajudar um amigo a fazer sua mudança, e quando estávamos chegando na chácara que havia comprado, sua esposa comentou: É “amor”, agora é melhor comprarmos outro botijão de gás, afinal se o gás acabar aqui, só vamos ter onde comprar bem longe daqui (Aproximadamente 20 km).  Ele cochichou comigo: Imagine que vai acabar eu comprei esse ontem! Tanta coisa para fazer e ela fica preocupada com isso...

É, ele tinha razão porque comprar outro botijão naquele momento era completamente superficial, porém passaram-se 30 dias e aquilo que era superficial passou a ser importante, afinal eles já tinham usado o botijão por um bom tempo, mas ele nem se preocupou... Calma que já eu compro...

E não é que aconteceu! Estávamos todos reunidos em um domingo esperando o almoço ficar pronto e...

Acabou! Aí a sogra xingou, a mulher disse: Eu não falei!

Até eu ajudei “bater”, afinal ele mereceu...

O que aconteceu? 

A decisão de comprar outro botijão que era totalmente superficial a 60 dias atrás, ficou importante a 30 dias atrás, mas na noite em que ele botijão se tornou urgente! 

Isso aconteceu porque aquilo que deveria ter sido resolvido lá trás não foi, então passou a ser importante, até ficar urgente e criar um problema!

Então o que tivemos que fazer? 

Saímos correndo como um “bombeiro” para apagar um incêndio, mas por melhor que seja o bombeiro, muitas vezes depois do incêndio apenas sobram coisas estragadas, pessoas machucadas ou apenas cinzas.

Então o grande segredo em administrar o tempo está em saber qualificar a importância das atividades que serão executadas, planejar a sua execução e executar! Qualifique suas tarefas em 3 tipos:

• Urgente: É aquela tarefa que não pode ser deixada para outra hora, tem que ser realizada exatamente agora incondicionalmente!

• Importante: É aquela tarefa que deve ser realizada, porém pode ser planejada com calma e executada no momento oportuno.

• Superficial: É aquela tarefa que pode ser feita quando houver tempo, ou até mesmo não tem a necessidade de ser feita.

Ao surgir uma atividade, pare coloque no papel e priorize numericamente qual a ordem que devem ser executadas essas tarefas, sempre utilizando a escala de Urgente – Importante - Superficial.

Às vezes é necessário saber falar não para algumas tarefas que nos são solicitadas para que possamos administrar melhor nosso tempo, afinal ninguém pode fazer tudo ao mesmo tempo, delegar tarefas pode ajudar muito em nossa administração.

Pense sobre seu dia a dia...

• Porque eu tenho urgência? 

• Porque algo importante deixou de ser feito ou algo inesperado aconteceu?

Administre melhor seu tempo isso trará uma sensação de “missão cumprida” no fim do dia, além de diminuir muito nosso nível de estresse com a correria do dia a dia.

• ACREDITE NISSO!
• PRATIQUE E APROVEITE OS MELHORES RESULTADOS!

Por:  Guilherme de Oliveira Rosa - http://www.qualidadebrasil.com.br