As Sete Regras do Feedback

Há uma prática convencional no mercado empresarial de se dar feedback após a tabulação dos dados da Avaliação de Desempenho. Evidente que a eficácia do feedback não se restringe á essa situação, mas há um dado consistente nesta constatação que precisamos aproveitar:

Feedback se deve dar após o levantamento / identificação de um fato, negativo ou positivo na performance do (s) nosso (s) subordinado.

Os dados da Avaliação de Desempenho são exatamente isso, ou seja, a identificação de dados negativos ou positivos da performance do subordinado, com o objetivo de REORIENTAR o profissional para melhorias de sua performance. Este ponto, o Reorientar, reafirma, portanto, a ocorrência indispensável de se traçar um Plano de Ação com seu subordinado para melhoria dos pontos identificados como restritivos e para fortalecimento dos pontos identificados como positivos no desempenho desse profissional.

Se não há o plano de ação não há feedback. Sem plano de ação o comentário é apenas uma advertência, ou se quiserem uma opinião ou uma bronca do chefe, sem vínculo com o processo de desenvolvimento – questão chave do feedback!

Dizer apenas: “não gostei” ou “não ficou bom” não pode ser considerado um feedback. É apenas a manifestação de uma opinião, mas não é um feedback. Para ser um feedback preciso dizer PORQUE não gostei ou PORQUE não ficou bom, orientando o melhor caminho!

O feedback requer, para se configurar como tal, uma reorientação para melhoria.

Mas, nos referimos, acima, que o feedback não se restringe á situação da Avaliação de Desempenho.

Feedback é uma ferramenta de gestão para todos os dias!

Nesse caso como proceder?

1. Exerça o feedback logo após a ocorrência do fato. É fundamental que o subordinado relacione o feedback com o fato concreto realizado. Deixar passar muito tempo entre o fato e o feedback pode possibilitar que se levante hipóteses de que o chefe o está perseguindo ou que esta “usando” esse fato por outras razões e pode-se deixar de relacionar o fato com o desenvolvimento.
2. Por outro lado analise o “clima” da situação. Se a situação estiver tensa aguarde acalmar. Pessoas em situação de tensão estão, como se costuma dizer, com “os nervos a flor da pele”, com alto índice de adrenalina. Aguarde um momento mais oportuno. Respeite e Você terá muito maior eficácia na sua ação de feedback.
3. Complementarmente ao item anterior dê o feedback em particular. Não o faça na frente da equipe ou pior, na frente de profissionais de outras áreas. É particularmente danoso, principalmente para sua imagem de chefe. As pessoas não gostam de se verem expostas. Nestes casos é muito provável que seu subordinado não concorde (externa ou internamente) com a sua observação e o resultado será ainda pior. Uma frase muito antiga já dizia: “elogios em público, broncas em particular”!
4. Se preferir provoque reuniões semanais ou quinzenais para atualizar o feedback de algumas ações / projetos. Transforme seu feedback em reuniões de orientação. Desta forma o feedback será cada vez mais aceito e desejado pela equipe.Experimente esta solução e Você poderá surpreender-se positivamente!
5. Na ação de feedback VÁ DIRETO AO PONTO! Não comece dizendo: “Você está indo muito bem, MAS.....”. Não é necessário preparar a observação que pretende fazer. Preocupe-se, apenas, em concluir o feedback com uma observação encorajadora. Mostre confiança nos resultados. No mínimo sua intervenção procura evitar-se erros futuros.
6. Se durante seu feedback o seu subordinado esquivar-se dando desculpas sobre outros aspectos como: falta de tempo, sobrecarga, desconhecimento, ou qualquer outro argumento não discuta esses pontos. Entenda e faça-o entender que essas situações são comuns nos dias de hoje, mas reforce o FATO. Quanto aos fatos não há argumentos. Você não está fazendo uma avaliação, está, apenas, constatando um FATO! Você pode até reconhecer as dificuldades apresentadas pelo seu subordinado como reais, e pode até trabalhar na minimização dessas dificuldades, mas o FATO existiu e precisa ser observado, corrigido e melhorado. Não caia na “armadilha” de discutir outros aspectos do trabalho esquecendo-se do objetivo principal. Afinal “porque estamos aqui”?
7. A postura de quem dá um feedback FAZ TODA A DIFERENÇA! Se Você vai chamar a atenção para um erro cometido faça com que essa observação seja uma reorientação e não uma crucificação. Orientações e até broncas em voz baixa são muito mais intensas e consistentes. Faça-os perceber que sua intenção é, além de cumprir com sua missão de líder, orienta-los para melhorar, sempre. Esse é o verdadeiro objetivo do feedback – A EDUCAÇÃO.

Sem dúvida as dificuldades no exercício dessa ferramenta de enorme importância na função de chefia / liderança, não se encerram nas observações feitas. Sempre teremos outros problemas que não foram expostos aqui, mas essas sete regrinhas podem ajudar no desenvolvimento das equipes.

Para finalizar quero comentar um ponto que foi eleito, nas nossas pesquisas com gestores sobre o feedback, como uma das maiores dificuldades no exercício do feedback:  é quando os subordinados não concordam com nossas observações / avaliações.

Realmente quando há discrepância de opiniões a reunião fica tensa e a discussão acaba por transformar-se em um conflito de pontos de vista onde um dos lados terá que prevalecer.

Como evitar essa situação?

Um dos pontos chave para essa ocorrência é porque algumas vezes a avaliação apresentada é uma novidade para o subordinado (frequentemente ocorre nos casos em que o feedback se restringe á apresentação dos dados da Avaliação anual de Desempenho).

Este ponto, no entanto, pode ser administrável se a ocorrência do feedback for constante. É muito difícil, para qualquer pessoa, assimilar de pronto uma observação negativa sobre seu desempenho.

É necessário refletir e entender a situação para compreendê-la melhor, para aceita-la e corrigi-la. O ser humano não consegue corrigir uma dificuldade antes de aceita-la. Por isso o feedback constante previne situações de constrangimento e de surpresas desnecessárias.

Feedback é uma ferramenta gerencial. Seus resultados são fantásticos.

Ninguém consegue desenvolver sem feedback!

Pratiquem o feedback para melhoria de seus funcionários e equipes e Você e sua Empresa colherão os resultados.

Por - Bernardo Leite Moreira - http://www.qualidadebrasil.com.br