Aprenda como Priorizar Suas Tarefas

Você já ouviu falar do Quadrante de Prioridades? 

Muito utilizado no mundo corporativo, ele tem o objetivo de separar as tarefas importantes e prioritárias do restante, facilitando a visualização dos compromissos diários e o planejamento da agenda.

Segundo explica a personal organizer Ana Paula Vanzan, sócia da empresa Espaço Ordenado, o quadrante é composto por quatro eixos: tarefas importantes, tarefas não importantes, tarefas urgentes e tarefas não urgentes, como mostra a abaixo:

Quadrante de Prioridades 

O 1º quadrante é o das atividades urgente e importantes. "São os chamados incêndios, tarefas que já não temos mais tempo de resolver, ou um tempo muito curto. Elas acabam tomando grande parte na nossa agenda e são caracterizadas por nos causarem ansiedade", define a especialista. Alguns exemplos são:

• Contas vencidas 
• Entregas de relatórios com prazo curto 
• Crises 
• Reuniões
  

O 2º eixo contém as tarefas importantes e não urgentes. Elas são as que mais agregam valor ao nosso trabalho e trazem resultados, mas que ainda temos tempo de executar. "Este quadrante é muitas vezes negligenciado, justamente pela falta de urgência. Porém, é muito importante", revela Ana Paula. Incluem-se neste eixo:

• Planejamento a longo prazo 
• Networking 
• Trabalhos de prevenção 
• Aprendizado

O 3º quadrante é composto pelas tarefas que são urgentes, porém não têm importância alguma, ou seja, roubam tempo e não dão retorno. É preciso tomar cuidado, pois o caráter de urgência pode fazer com que as priorizemos. São elas:

• Assuntos secundários, de outras pessoas 
• Interrupções 
• Telefonemas 
• Tarefas totalmente delegáveis

Por fim, o 4º quadrante diz respeito às atividades que não são nem importantes e nem urgentes. "É conhecido como válvula de escape, aquela fuga no meio do caos para buscar assuntos mais interessantes", explica a personal organizer. Têm este caráter:

• Conversas triviais 
• Telefonemas irrelevantes 
• Uso excessivo da internet 
• Fofoca
  

Depois de anotar e categorizar suas tarefas, é hora de definir por onde começar 

O que priorizar

Uma vez separadas e categorizadas as atividades, é preciso definir em quais focar. Segundo a especialista, a prioridade são os afazeres importantes e os urgentes.

"As atividades importantes devem ocupar 70% da nossa agenda, e precisamos tentar sempre aumentar a proporção delas quando fazemos nosso planejamento. Além disso, é preciso tomar muito cuidado para que elas não se tornem urgente", ensina Ana Paula.

Já as tarefas urgentes devem ocupar apenas 20% do tempo, já que são aqueles incêndios que acabam nos tirando o foco. Precisamos tentar diminui-las.

"As atividades dos 3º e 4º quadrantes não nos agregam valor e apenas fazem com que percamos nosso tempo. Devemos eliminá-las, ou reduzi-las ao máximo", orienta a personal organizer.

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