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Administrador de Empresas(UEMA), Mestrado em Administração(FGV-RIO), Professor Universitário (FAMA/UFMA), Ex-Presidente do CRA-MA, Ex-Conselheiro Federal de Administração - CFA, Empresário (DEPYLMAR, ), Ex-Conselheiro Fiscal da ANGRAD, Vogal da Junta Comercial do Maranhão (JUCEMA)Consultor de Empresas, Avaliador do INEP/MEC, Maranhense de Pedreiras, filho de Valdinar e Cavalcante Filho, Casado (Graça Cavalcante), 02 Filhos (Nathália Johanna e Diego Henrique), apaixonado pelo Moto Club de São Luís, Botafoguense de Coração e Feliz da Vida...

terça-feira, 6 de setembro de 2016

10 Dicas Para Utilizar a Estrutura Organizacional em Sua Empresa

Criar a estrutura organizacional da sua empresa é o ponto de partida na jornada para determinar a melhor organização para o seu negócio.
Um ambiente desorganizado e caótico não é o lugar ideal para determinar a produtividade das pessoas e obter melhores resultados.
Nesta caminhada, diversos métodos e técnicas administrativas são indispensáveis para tornar o ambiente de trabalho propício às pessoas de alta performance.
Depois de falarmos sobre ambientes que geram boas ideias neste post e sobre algumas dicas para fazer sua equipe pensar fora da caixa, é hora de dar 10 dicas para definir a sua estrutura organizacional.
Mas antes, vamos fazer um breve tour pelo conceito e tipos de estruturas organizacionais.

Afinal, o que é estrutura organizacional?

A estrutura organizacional é a forma de alocação das pessoas e departamentos em uma organização.
Trata-se de uma divisão de tarefas e responsabilidades entre níveis hierárquicos da empresa.
A estrutura deve definir e coordenar as funções da empresa e orientá-las aos objetivos da organização.
A divisão de cargos, departamentos, funções e tarefas devem levar em consideração o estilo de cada empresa.
É a estrutura organizacional que vai ditar o controle da empresa, os níveis de demanda, planos de carreira e muitas vezes até mesmo a hora certa de contratar ou demitir funcionários.
É por isso que é extremamente importante escolher a forma certa de organizar a empresa, levando-se em consideração as responsabilidades de cada pessoa na estrutura.

Os tipos de estrutura organizacional

Existem alguns tipos de estruturas pré-formatadas que podem ajudar sua empresa no processo de definição do seu modelo.
É importante ressaltar que não existe a melhor estrutura ou a forma mais correta a ser utiliza.
A estrutura certa para sua empresa vai ser a que mais conseguir contribuir com a produtividade da sua equipe.
Selecionamos alguns tipos de estruturas para ajudar no entendimento e escolha para sua empresa.

  • Estrutura funcional

Este tipo de estrutura usa a lógica de agrupamento por funções e responsabilidades, ressaltando a ideia de departamentos.
As funções neste tipo de estrutura podem ser as áreas de marketing, finanças, vendas e produção, por exemplo. Uma característica clara é a relação clara entre chefe e subordinado, com pouca comunicação entre as áreas.
Nas organizações funcionais, cada departamento possui seus objetivos e projetos independentes, subentendendo que juntos contribuirão com os objetivos globais da organização.
O ponto positivo desta estrutura é a divisão clara de tarefas e responsabilidades entre as funções da estrutura.
Por exemplo, o departamento de marketing sabe claramente qual a sua responsabilidade para a organização, já que nenhum outro departamento possui funções semelhantes.
Porém, apresenta claramente como ponto negativo a pouca interação e comunicação entre os processos da empresa.

  • Estrutura celular

É um tipo de estrutura que prega linearidade entre as funções da organização.
Na estrutura celular, não há hierarquia clara entre as funções da organização, sendo praticamente abolida a supervisão rígida superior.
A estrutura celular é acompanhada por uma nova filosofia de liberdade no trabalho, chegando próximo à forma de condução de hierarquia no Google: “Contratar ótimas pessoas e sair da frente”.
As funções são compartilhadas e não há divisão clara entre chefes e subordinados ou hierarquia de ordem.
Este tipo de estrutura é utilizada por equipes experientes e de alta performance, tendo como vantagem a comunicação eficaz e o alinhamento estratégico.
Como ponto negativo, é dificilmente implantada em equipes pouco experientes devido o nível de maturidade exigido pela estrutura.

  • Estrutura divisional 

Esta estrutura permite a divisão da organização em unidades de negócios independentes.
Uma unidade de negócio pode ser uma linha de produto ou um país (Brasil, EUA e Canadá, por exemplo).
Para cada país, podem existir funções independentes tais como marketing, finanças e vendas, por exemplo.
É uma estrutura que tem como vantagem a velocidade de resposta ao dar independência para as unidades de negócio tomar decisões estratégicas, permitindo autonomia e pouca burocracia.
Possui uma desvantagem no fato de abrir margem para desalinhamento estratégico entre as unidades de negócio e desvio do foco principal da organização.

  • Estrutura matricial

Basicamente, este é um tipo de estrutura híbrida entre estruturas funcionais e divisionais, detalhadas acima.
Há divisão entre unidades de negócios, assim como na estrutura divisional, mas esta é mesclada com os departamentos oferecidos pela estrutura funcional.
Por exemplo, a organização pode ser dividida em linhas de produtos (unidades de negócios), mas cada uma delas pode possuir departamentos específicos baseados em funções (marketing, finanças e vendas, por exemplo), que por sua vez também formam funções corporativas.
Este tipo de estrutura possui como vantagem também a independência das unidades de negócios para tomada de decisão, mesmo baseadas em funções.
É uma estrutura extremamente eficiente, se bem utilizada, possuindo as mesmas desvantagens citadas para as estruturas funcionais e divisionais.

  • Estrutura por projetos

As organizações estruturadas por projetos possuem duas divisões básicas.
A primeira é bem semelhante com a estrutura funcional, dividida em departamentos básicos de trabalho no âmbito corporativo. A segunda divisão é baseada em projetos.
Uma equipe de trabalho é concebida para execução de um projeto de caráter temporário.
É geralmente adotada por organizações que trabalham com demandas específicas de caráter temporário, tais como Tecnologia da Informação, Construção Civil e Consultoria de Negócios.
Como vantagem deste tipo de estrutura, é possível destacar a comunicação eficiente e orientada a resultados, já que a equipe é concebida com objetivos específicos.
Como ponto negativo, uma organização baseada em projetos pode experimentar altas taxas de turnover (veja aqui como lidar com desligamentos) e dificuldades com a cultura organizacional.

10 dicas para a boa estrutura organizacional

Criar a estrutura organizacional para sua empresa não é difícil. Porém, existem algumas atitudes que podem facilitar ainda mais o seu trabalho.
Por isso, selecionamos 10 dicas que sua equipe precisa se atentar no processo de criação e definição da sua nova estrutura.

1. Faça uma análise da cultura do seu negócio

Cada tipo de negócio pode adaptar de uma forma aos tipos de estruturas que citamos acima.
A primeira dica deve ser praticada ainda antes de sua empresa dar início ao processo de criação da estrutura: olhe para sua cultura organizacional.
Empresas que possuem profissionais experientes podem se adaptar mais facilmente a alguns tipos de estruturas e equipes jovens e criativas a outros tipos.
Ao entender a experiência, competências e características de trabalho da sua equipe, você poderá escolher posteriormente o melhor modelo para sua empresa.
Por exemplo, pode ser prejudicial à sua empresa definir uma Estrutura Funcional em um ambiente com pessoas criativas e ágeis,já que o modelo permite pouca flexibilidade e comunicação.
Da mesma forma, a Estrutura Celular em uma equipe com profissionais pouco qualificados, pode criar um ambiente caótico na organização.

2. Escolha o modelo que melhor se adapta ao seu negócio

Não existe o modelo ideal. Não existe o modelo certo. Existe sim o modelo que melhor se adapta ao seu negócio.
Os tipos de estruturas citados anteriormente são as mais difundidas entre as organizações, mas não significa que sua empresa não possa criar e implantar uma estrutura própria.
É importante entender a teoria por trás de todos os modelos de estruturas, mas é natural que definição aconteça colocando as funções em prática.
É importante também que as pessoas não se engessem em torno da estrutura, mas que possam se adaptar ao longo do tempo para melhorar sua produtividade.
Não se trata simplesmente de uma escolha entre opções, mas sim de uma adaptação ao melhor modelo para sua empresa.

3. Faça um organograma

Depois de definir e modelar a estrutura à sua organização, formalize o modelo em um esquema visual que seja facilmente compreendido pelas pessoas da sua empresa.
Ao adotar um organograma, as funções podem ser melhor comunicadas e as pessoas podem visualizar suas posições na estrutura.
O organograma deve ser uma ferramenta de comunicação de responsabilidades.
Espera-se um impacto altamente positivo sobre a produtividade da equipe ao comunicar as expectativas e características de suas funções no organograma.

4. Treine as pessoas para suas funções

De nada adianta definir o modelo de estrutura organizacional e não capacitar as pessoas para suas funções que irão assumir.
Para cada posição do organograma, espera-se uma responsabilidade específica do colaborador.
É papel dos gestores de alta produtividade prover conhecimento e desenvolver habilidades da equipe dentro destas funções definidas.
A capacitação deve envolver todos os pontos críticos assumidos por sua função no organograma, mesclando teoria e prática em uma proporção que torne a rotina do colaborador mais fácil.
Dessa forma, as pessoas podem desenvolver suas habilidades que irão contribuir com os resultados da empresa.

5. Crie um ciclo de comunicação

A comunicação eficiente é um ingrediente diferenciado das organizações de sucesso.
E quanto mais linear for a sua estrutura, mais fácil será a comunicação entre as pessoas e menor a distância de boas tomadas de decisões.
Independente do modelo adotado, a comunicação deve fazer parte da rotina de trabalho da sua organização.
É por meio dela que os colaboradores criam sinergia e trocam informações importantes sobre o crescimento da empresa.
É por meio dela também que abre-se o ciclo de feedback entre diferentes funções da empresa.

6. Foque na produtividade

O objetivo final da sua estrutura organizacional deve ser apenas um: produtividade.
O modelo adotado por sua empresa deve permitir extrair o máximo desempenho de todas as pessoas envolvidas nas funções e departamentos definidos.
O processo principal de criação de valor para o negócio deve ser o foco de todas as outras funções da empresa.
Ao alinhar e criar sinergia em prol dos objetivos globais da organização e criação de valor, as funções oferecem o máximo de produtividade possível.

7. Proporcione entendimento sobre as funções

É de grande importância que todas as pessoas saibam claramente quais são suas responsabilidades na organização.
Mas muito mais do que isso, é importante que saiba também quais as responsabilidades das outras funções da empresa.
Ao fazer com que todas as pessoas entendam as responsabilidades de outros departamentos, existirá uma cultura de sinergia e ajuda mútua entre os colaboradores de diferentes setores, independente do modelo escolhido.
Torne claro para as pessoas que já estão na empresa e atualize sempre que houver mudanças.
Quando um novo colaborador chega na empresa, a verdade é a mesma. Faça-o entender e viver as responsabilidades e dificuldades dos outros setores.
8. Crie padrões de avaliação
Sua estrutura organizacional não será eterna. Não será a primeira e muito menos a última.
Mas para tomar decisões antes de modificar e fazer melhorias em sua estrutura, tenha dados concretos para medir sua eficiência e eficácia.
Alguns padrões de avaliação podem ajudar na hora de decidir se sua estrutura vigente cria valor para sua empresa ou não.
Estes padrões podem ser qualitativos e quantitativos, mas devem ter como objetivo traduzir o desempenho da equipe dentro da estrutura de funções e departamentos.

9. Escute as pessoas

Os padrões citados no item anterior são indispensáveis para medir a eficiência da sua estrutura.
Mas nenhum deles é tão importante quando conversar com as pessoas sobre sua estrutura.
Cada uma delas pode colaborar com alguma ideia ou sugestão sobre seu modelo, trazendo ainda mais produtividade para sua empresa.
É indispensável escutar as pessoas e coletar feedbacks sobre sua percepção em relação aos aspectos intangíveis que os padrões de avaliação não conseguem captar.
Pesquisas formais ou até mesmo conversas de corredores podem contribuir com a melhoria da sua estrutura e tornar ainda melhor o ambiente de trabalho da empresa.

10. Pivote quanto necessário

Mais uma vez vale dizer: sua estrutura não será eterna. Os padrões de avaliação definidos e a conversa com os colaboradores devem mostrar para os gestores a hora de certa de fazer mudanças. Quando esta hora chegar, simplesmente faça.
Empresas que não pivotam na hora necessária, podem perder tempo, recursos e, ainda pior, seus melhores funcionários.
O processo de adaptação é necessário em qualquer segmento e ambiente, e deve ser feito sempre que os indícios apontarem necessidade de mudança.
Entender o conceito e os tipos de estrutura organizacional é um processo crucial no momento de definição para a sua empresa. Estas dicas com certeza tornarão seu trabalho ainda mais fácil.
Lembramos que não existe o modelo certo. Escolha aquele que melhor se adapta ao seu negócio e faça as modificações necessárias.
Por: Renato Mesquita - http://saiadolugar.com.br/

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